Survei yang dilakukan terhadap pekerja di Inggris mengatakan bahwa sekitar 92,5% dari mereka telah berbohong atau melebih-lebihkan CV mereka. Sebagian besar berbohong mengenai durasi pekerjaan, jabatan, atau bahkan melebih-lebihkan gaji sebelumnya. Memang sulit untuk dipercaya tapi hal ini sungguh nyata.
Anda mungkin berpikir kalau Anda dapat mendeteksi kebohongan-kebohongan tersebut, tetapi kenyataannya adalah, 71,6% karyawan mendapatkan pekerjaan yang mereka lamar sebagai hasil dari kebohongan mereka yang berarti mereka lolos.
Untuk menghindari kebohongan, dan klaim yang sangat dilebih-lebihkan serta menemukan kandidat yang jujur dan mumpuni, Pemeriksaan referensi sangat dianjurkan dalam proses rekrutmen.
Ketika Anda melakukan reference checking, atau pemeriksaan referensi dengan menghubungi orang-orang yang pernah menjadi atasan atau rekan kerja dari calon kandidat dalam proses rekrutmen, akan ada dua kemungkinan yang dapat terjadi.
Pertama, Anda akan mengkonfirmasi bahwa kandidat memiliki semua keterampilan dan pengalaman yang fantastis seperti yang mereka katakan atau sertakan di CV. Atau yang kedua, Anda mungkin akan kecewa karena kenyataannya dapat berbeda.
Dalam artikel ini MyRobin akan menjelaskan secara lengkap mengenai pemeriksaan referensi, mulai dari definisi, tips, manfaat, hingga contoh-contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan ketika melakukan reference checking sehingga Anda dapat mengetahui kebenaran dari klaim yang dinyatakan kandidat dalam CV mereka.
Apa itu Reference Check?
Reference check atau pemeriksaan referensi adalah aktivitas yang dilakukan oleh seorang rekruter, atau mungkin user dalam proses rekrutmen untuk menghubungi tempat kerja sebelumnya dari seorang kandidat untuk mendapatkan lebih banyak informasi mengenai kinerja dan keterampilan kandidat. Tujuan dari pemeriksaan referensi adalah untuk memastikan bahwa kandidat memiliki kualifikasi yang diperlukan.
Apa yang Diperiksa Saat Reference Check?
Selama pemeriksaan referensi, rekruter akan mengkonfirmasi informasi yang tercantum dalam CV kandidat. Mereka juga mungkin akan menelusuri lebih dalam pengalaman kandidat dengan perusahaan sebelumnya dengan bertanya mengenai hal-hal berikut:
Apakah mereka datang bekerja sesuai yang diharapkan?
Kontribusi Hal-hal positif apa saja yang dilakukan oleh seorang karyawan selama masa kerja mereka di perusahaan sebelumnya?
Apa saja kemampuan yang membedakannya dengan pekerja lainnya?
Bagaimana hubungan mereka dengan atasan dan rekan kerja?
Serta pertanyaan lain yang relevan dengan peran yang mungkin ingin diketahui oleh majikan baru.
Di Tahap Apa Biasanya Reference Check Dilakukan?
Reference check seringkali dilakukan sebagai langkah terakhir yang dilakukan rekruter dalam proses rekrutmen. Di tahap ini mereka akan melakukan pemeriksaan latar belakang dan riwayat kerja dari kandidat.
Berikut adalah gambaran tentang proses penyaringan pelamar, dan di mana tahap dilakukannya proses pemeriksaan referensi:
Pre-Screening Kandidat
Setelah Anda memposting iklan lowongan pekerjaan dan lamaran mulai berdatangan. Sekarang, saatnya untuk pre-screening. Dalam fase ini, sortir pelamar yang tidak memiliki kualifikasi dasar yang diperlukan untuk berhasil di posisi tersebut, seperti pendidikan yang sesuai atau pengalaman yang relevan di industri.
Dalam menyortir kandidat, biasanya rekruter akan menggunakan tools seperti ATS, HRS, dan berbagai tools lain yang dapat membantu rekruter dalam menyortir kandidat.
Tes penilaian juga dapat digunakan untuk mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi kualifikasi dengan lebih mudah.
Untuk tools-tools lain yang sering digunakan rekruter dalam tahap pre-screening dapat Anda baca dalam artikel yang telah kami sediakan berikut.
Setelah melewati proses pre-screening, Anda akan memiliki kumpulan kandidat yang lebih cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Wawancara Telepon
Wawancara telepon adalah cara yang mudah dan hemat biaya untuk mencari kandidat yang tepat. Wawancara ini dapat membantu rekruter mendapatkan gambaran tentang gaya komunikasi, selera humor, keterampilan mendengarkan, dan lain-lain dari seorang kandidat.
Wawancara telepon biasanya digunakan untuk membahas pendidikan, pengalaman, dan harapan kandidat dalam hal pekerjaan, tingkat pekerjaan, dan gaji, untuk memastikan mereka sejalan dengan perusahaan..
Wawancara Tatap Muka
Tergantung pada model dan struktur perusahaan, tahap wawancara dapat dilakukan oleh rekruter, user, maupun orang-orang lain yang memiliki kepentingan terhadap rekrutmen ini baik secara langsung atau melalui video.
Tahap ini akan digunakan perusahaan untuk menyelidiki secara mendalam tentang pengalaman kandidat sebelumnya dan bagaimana mereka akan mengaplikasikannya dalam posisi potensial baru mereka.
Pewawancara tidak hanya memeriksa keterampilan teknis dan kualifikasi mereka, tetapi juga memberi rekruter, user, dan pihak pihak lain yang hadir dalam wawancara pemahaman yang lebih baik tentang keterampilan interpersonal calon dan seberapa baik kandidat akan berbaur dengan budaya tempat kerja.
Pemeriksaan Latar Belakang dan Riwayat Kerja
Pada tahap ini, rekruter seharusnya memiliki beberapa kandidat ideal. Pastikan bahwa Anda memeriksa latar belakang kandidat untuk memverifikasi identitas, pendidikan, dan rincian lain yang perlu diketahui, seperti role pada pekerjaan sebelumnya, perusahaan tempat mereka bekerja, dan informasi relevan lainnya.
Pemeriksaan Referensi
Setelah rekruter yakin bahwa semua yang di klaim kandidat adalah benar dan kandidat memang memiliki pengalaman serta latar belakang sebagaimana yang mereka klaim, saatnya untuk memeriksa referensi mereka.
Minta daftar referensi dari kandidat, pastikan Anda mendapatkan izin dari mereka untuk menghubungi referensi tersebut, dan hubungi satu hingga tiga orang dari mereka untuk mendapatkan pandangan mereka tentang kandidat.
Dengan menyertakan pemeriksaan referensi dalam proses perekrutan, Anda akan dapat mengkonfirmasi kualifikasi calon, mengklarifikasi pertanyaan yang Anda miliki tentang pengalaman kerja mereka, dan semoga, memiliki kepercayaan diri yang Anda butuhkan untuk merekrut mereka tanpa ragu.
Selain itu penting bagi rekruter untuk membimbing kandidat dan memberikan informasi di tahap apa sekarang kandidat berada. Semua ini demi menciptakan pengalaman kandidat yang baik, sehingga akan meningkatkan reputasi perusahaan.
Apa Manfaat Background Check?
Background checking adalah komponen penting dalam menunjukkan pertimbangan yang hati-hati dan mendalam terhadap kinerja terkini dan masa lalu kandidat. Secara umum background check memiliki manfaat, yaitu:
- Memverifikasi informasi yang telah diberikan oleh kandidat.
- Memberikan informasi tambahan mengenai keterampilan, kinerja, pengetahuan, dan riwayat kerja kandidat dari sumber selain kandidat itu sendiri.
- Membantu Anda menilai potensi keberhasilan kandidat di posisi tersebut.
- Membantu Anda dalam menilai peringkat kandidat dan memilih kandidat akhir.
Siapa yang Dapat Digunakan Sebagai Referensi oleh dalam Reference Check?
Biasanya, tim rekruter akan melakukan pemeriksaan referensi dengan mantan manajer atau supervisor langsung dari kandidat. Namun, tidak selalu demikian. Jika kandidat mengincar posisi supervisor, rekruter mungkin akan memperoleh informasi yang lebih baik mengenai kemampuan kepemimpinan mereka dengan berbicara kepada karyawan yang pernah mereka pimpin sebelumnya.
Apa Perbedaan Reference Check vs Background Check?
Pemeriksaan referensi dan pemeriksaan latar belakang biasanya menjadi satu kesatuan dalam proses perekrutan. Pemeriksaan referensi melibatkan wawancara terhadap rekan kerja kandidat sebelumnya untuk mengetahui kinerja kerja seorang kandidat di perusahaan lamanya, sedangkan pemeriksaan latar belakang bertujuan untuk mencari tahu latar belakang dari kandidat, seperti misalnya catatan kriminal, penggunaan narkoba, dan sebagainya.
Bisa dibilang, reference check merupakan bagian dari background check.
Bergantung pada tim rekrutmen. perusahaan, dan kualifikasi pekerjaan, pemeriksaan latar belakang dapat sangat berbeda, namun umumnya mencakup:
Verifikasi Identitas
Verifikasi identitas memastikan bahwa identitas pribadi yang diberikan oleh kandidat sesuai dengan dokumen resmi yang dimilikinya, contohnya seperti KTP, KK, bahkan Paspor.
Pemeriksaan Riwayat Pekerjaan
Pemeriksaan riwayat pekerjaan mencakup jabatan, tempat kerja sebelumnya, lama bekerja di tempat tersebut, dan rincian gaji yang pernah diterima oleh kandidat.
Verifikasi Pendidikan
Verifikasi pendidikan biasanya memeriksa gelar, sertifikat, atau kualifikasi lain yang dimiliki oleh calon pekerja untuk memastikan keabsahan dan kecocokannya dengan posisi yang dilamar.
Pemeriksaan Catatan Pidana
Pemeriksaan ini melibatkan pengecekan apakah calon pekerja memiliki catatan pidana atau masalah hukum lain yang relevan.
Pemeriksaan BI
Rekruter akan menilai sejarah kredit calon pekerja, termasuk hutang, pinjaman, dan pembayaran kredit lainnya.
Penyaringan Media Sosial
Rekruter akan melihat rekam jejak digital kandidat melalui platform media sosial untuk memahami perilaku dan reputasi online mereka.
Uji Narkoba dan Alkohol
Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi apakah kandidat menggunakan narkoba atau alkohol secara aktif, yang dapat mempengaruhi kinerja dan perilaku di tempat kerja.
Perlukah Rekruter Juga Melakukan Pemeriksaan Riwayat Kerja?
Sebagai rekruter, jika Anda membutuhkan informasi mengenai pengalaman kerja seorang kandidat dengan lebih mendalam, Anda mungkin dapat mempertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan riwayat kerja. Seperti namanya, pemeriksaan ini memberikan detail yang lebih lengkap mengenai pengalaman kerja karyawan.
Pemeriksaan riwayat kerja akan membantu memberikan rekruter informasi seperti:
- Nama dan lokasi bekas tempat kerja mereka
- Jabatan-jabatan yang pernah dipegang
- Gaji yang diterima
- Durasi bekerja di setiap tempat kerja
Terdapat beberapa layanan yang menawarkan pemeriksaan riwayat kerja mendalam bagi pengusaha yang ingin mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai seorang kandidat. Selain detail yang disebutkan di atas, investigasi yang lebih komprehensif dapat memberikan informasi:
- Alasan karyawan meninggalkan perusahaan
- Apakah kandidat menganggur dalam jangka waktu lama? Jika ya, mengapa?
- Apakah kandidat pernah melakukan wirausaha dan sebagainya?
Tips Melakukan Reference Check
Dalam melakukan reference check, pertama-tama rekruter perlu mendapatkan izin dari kandidat untuk menghubungi bekas atasan mereka. Idealnya, rekruter akan menerima referensi dari atasan terakhir dari kandidat. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan.
Jika proses rekrutmen dilakukan saat kandidat masih aktif bekerja, atasan mereka mungkin tidak tahu bahwa mereka berencana untuk meninggalkan perusahaan. Tentunya Anda tidak ingin membuat kandidat merasa tidak nyaman di tempat kerja mereka saat ini, meskipun mereka akan segera meninggalkan perusahaan.
Dalam hal ini, Anda dapat menghubungi mantan atasan mereka sebelumnya, dosen di kampus kandidat berkuliah, atau referensi lainnya.
Dapatkan masukan dari semua pihak yang terlibat dalam proses wawancara dan perekrutan (User misalnya) untuk mengetahui pertanyaan atau kekhawatiran yang mereka miliki tentang kandidat.
Siapkan daftar pertanyaan sebelum memulai pemeriksaan referensi. Sesuaikan pertanyaan dengan kandidat, posisi yang dilamar, dan pertanyaan apa pun yang muncul selama proses wawancara. Ajukan pertanyaan khusus dan jelas untuk menghindari jawaban-jawaban ambigu.
Perkenalkan diri Anda kepada referensi yang Anda hubungi sehingga mereka tahu dari mana Anda berasal.
Tanyakan kepada mereka, apakah sekarang adalah mereka sedang luang dan sekarang waktu yang tepat untuk kalian berbicara, Anda dapat menanyakan waktu yang kosong untuk kalian berbicara jika referensi sedang sibuk atau tidak dapat diganggu.
Minta transparansi tentang peran kandidat sebelumnya agar referensi tahu bagaimana mengevaluasi mantan karyawan mereka.
Rekomendasi Pertanyaan untuk Diajukan dalam Reference Checking
Berikut adalah 17 pertanyaan yang dapat diajukan selama pemeriksaan referensi:
- Apa hubungannya dengan kandidat?
- Berapa lama mereka bekerja dengan kandidat?
- Apa peran kandidat? (Tanggung jawab, tugas, dll.)
- Apa kekuatan utama kandidat?
- Apa yang menjadi tantangan kandidat?
- Apakah kandidat pernah menerima peringatan lisan atau tertulis? Jika ya, mengapa?
- Apakah kandidat pernah menerima keluhan dari tim atau klien? Jika ya, apa saja?
- Bisa berikan contoh pekerjaan terbaik kandidat?
- Seberapa baik kandidat bekerja dengan timnya?
- Bagaimana Anda akan mendeskripsikan sikap kandidat terhadap pekerjaan dan tim?
- Mengapa kandidat meninggalkan perusahaan?
- Mengingat konteks peran baru, apakah Anda pikir kandidat memiliki kualifikasi yang sesuai?
- Apakah Anda akan merekrut kembali orang ini jika Anda diberi kesempatan?
- Apakah kandidat sering absen atau sering terlambat?
- Seberapa baik mereka beroperasi di bawah tekanan?
- Apakah mereka pernah dipromosikan atau didegradasi?
- Apakah ada hal lain yang ingin Anda bagikan tentang kandidat?
Reference Check untuk Rekrutmen Internal
Tidak hanya rekrutmen eksternal, pengecekan referensi untuk rekrutmen internal terkadang menjadi salah satu tahap yang harus dilakukan. Banyak perusahaan melakukan proses wawancara internal sebelum mencari kandidat di luar organisasi.
Banyak posisi pekerjaan baru hanya di posting di dalam internal perusahaan, dan karyawan yang berambisi dan memenuhi kualifikasi pekerjaan tersebut dapat melamar untuk salah satu posisi internal.
Dalam rekrutmen internal, kandidat sudah menjadi karyawan perusahaan, sehingga izin khusus untuk berbicara dengan rekan kerja atau atasan tidak selalu diperlukan. Hal ini membuat proses ini efisien dan lebih relevan. Memastikan kandidat internal cocok untuk pekerjaan sama pentingnya dengan evaluasi kandidat eksternal.
Outsourcing Sebagai Solusi Reference Checking
Outsourcing dapat menjadi solusi efektif untuk memastikan penilaian yang obyektif dan profesional terhadap kandidat yang sedang dipertimbangkan. Menggunakan layanan outsourcing dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan.
MyRobin selaku perusahaan outsourcing dan BPO on-demand memiliki tim rekruter profesional yang telah memiliki pengalaman mumpuni. Dengan pengalaman dan profesionalitas MyRobin, perusahaan dapat menyerahkan proses rekrutmen hingga manajemen pekerja tanpa perlu khawatir.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!