Gunakan Template Email Pemberitahuan Peringatan Karyawan ini untuk mengirim pemberitahuan peringatan tertulis formal kepada karyawan yang melanggar kebijakan perusahaan Anda. Anda dapat menyesuaikan template ini baik itu pemberitahuan peringatan pertama atau terakhir.
Apa yang dimaksud dengan surat peringatan karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh employer kepada seorang karyawan untuk secara resmi memberitahu seorang karyawan terkait pelanggaran protokol perusahaan dan untuk memberitahu mereka tentang konsekuensi disipliner apapun. Karyawan menandatangani peringatan tertulis untuk mengakui penerimaannya dan salinannya disimpan dalam arsip personalia mereka.
Cara Menulis Surat Peringatan Karyawan
Pemberitahuan peringatan adalah cara formal untuk mendisiplinkan karyawan tentang kesalahan mereka. Pelanggaran dapat merujuk pada:
- Keengganan untuk melakukan tugas pekerjaan
- Masalah kehadiran
- Pelanggaran kebijakan perusahaan
- Jenis pelanggaran ringan lainnya atau pelanggaran ringan satu kali
Mengambil tindakan yang lebih ketat (seperti penangguhan atau pemberhentian) untuk pelanggaran serius seperti pelecehan atau penipuan.
Bergantung pada kebijakan tindakan disipliner perusahaan Anda, mungkin yang terbaik adalah meminta manajer atau perwakilan SDM terlebih dahulu mengeluarkan peringatan lisan dan menasehati karyawan tentang cara memperbaiki perilaku mereka. Jika mereka tidak sesuai dengan standar perusahaan Anda, Anda dapat mengirimkan pemberitahuan peringatan tertulis untuk menekankan keseriusan kesalahan mereka dan menjelaskan apa yang akan terjadi jika perilaku ini berlanjut.
Tujuannya adalah untuk membantu karyawan memahami bagaimana perilaku buruk mereka berdampak pada perusahaan dan pekerjaan mereka, apa konsekuensinya dan bagaimana mereka dapat mendisiplinkan diri agar tidak menghadapi tindakan disipliner yang lebih serius, termasuk pemutusan hubungan kerja. Di sisi perusahaan, pemberitahuan peringatan karyawan membantu Anda melacak tindakan yang diambil sebelum memutuskan untuk memberhentikan karyawan yang mengabaikan peraturan dan teguran perusahaan.
Gunakan template email pemberitahuan peringatan karyawan berikut sebagai referensi dan edit sesuai dengan jenis pelanggaran. Pastikan untuk menyertakan insiden spesifik yang menunjukkan bagaimana atau kapan karyawan melakukan kesalahan di tempat kerja dan bagaimana hal ini melanggar kebijakan perusahaan Anda . Jika ini adalah pemberitahuan peringatan pertama yang Anda kirimkan kepada seorang karyawan, mintalah mereka untuk bertemu di kantor Anda sehingga Anda dapat mendiskusikan masalah tersebut lebih lanjut atau menyarankan solusi alternatif (seperti mengambil cuti beberapa hari jika mereka memiliki masalah pribadi yang mempengaruhi perilaku mereka.) Jika ini adalah pemberitahuan peringatan terakhir sebelum pemecatan, jelaskan kepada karyawan sehingga mereka memiliki satu kesempatan terakhir untuk memperbaiki perilaku mereka.
Contoh Template Email Surat Peringatan Karyawan
Subjek email: Pemberitahuan peringatan untuk [ kehadiran ] / Pemberitahuan peringatan / Pemberitahuan peringatan terakhir
Yang terhormat [ Nama karyawan ],
Seperti yang baru-baru ini kita diskusikan, [ ketidakhadiran ] Anda secara negatif mempengaruhi kinerja individu Anda di tempat kerja dan produktivitas tim Anda. Kami menganggap bahwa [ kehadiran di tempat kerja ] serius dan kami mengharapkan semua karyawan kami [ mematuhi kebijakan perusahaan kami mengenai waktu istirahat ].
Namun, Anda telah sering melanggar [ kebijakan ini ] dan [ telah melebihi jumlah hari Anda dapat tidak masuk kerja ] meskipun telah ditegur. Lebih khusus, [ dalam sebulan terakhir Anda tidak muncul di tempat kerja pada X, Y, Z tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada HR atau manajer Anda. ] Kami memahami bahwa masalah tak terduga dapat muncul sesekali dan kami [ fleksibel (misalnya, dengan memberikan pilihan untuk bekerja dari rumah atau mengambil cuti sakit untuk merawat anggota keluarga yang sakit). ] Namun, kami tetap mengharapkan karyawan kami untuk bersikap profesional dan bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan kami.
Ini adalah pemberitahuan peringatan [ pertama ] Anda. Kami mengharapkan Anda untuk memperbaiki perilaku Anda dan [ meminta waktu istirahat terlebih dahulu dan secara formal (misalnya melalui email ke manajer Anda atau melalui HRIS kami.) ] Jika tidak, kami harus mengambil tindakan disipliner lebih lanjut, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.
Saya siap mendiskusikan segala komplikasi yang Anda hadapi yang menyebabkan [ ketidakhadiran Anda di tempat kerja. ] Tolong, hubungi saya langsung jika Anda membutuhkan bantuan.
Hormat Kami,
[ Nama Anda ]
[ Tanda Tangan Email Anda ]
Demikian merupakan template email pemberitahuan peringatan karyawan. Kunjungi laman MyRobin dan temukan berbagai pekerja berkualitas dari berbagai profesi. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!