Salah satu cara bagi perusahaan ketika mengalami akuisisi, ekspansi unit bisnis, atau mengalami kesulitan dalam mengelola proses rekrutmen adalah menggunakan jasa outsourcing. Dengan mengalihdayakan beberapa tugas perekrutan kepada pihak eksternal yang lebih profesional, maka perusahaan dapat menghemat biaya operasional serta dapat lebih fokus pada core bisnisnya. RPO (Recruitment Process Outsourcing) menjadi solusi yang tepat pada masalah ini, sebab perusahaan bisa mendapatkan karyawan baru meskipun hanya memiliki waktu dan sumber daya terbatas. Sebenarnya apa itu RPO? Bagaimana caranya membantu perusahaan dalam mendapatkan new hires? Yuk, cari tahu selengkapnya di sini!
Pengertian RPO (Recruitment Process Outsourcing)
Dilansir dari RPO Association, RPO adalah bentuk outsourcing proses bisnis (BPO), dimana pemberi kerja mentransfer semua atau sebagian dari proses perekrutannya ke penyedia layanan eksternal. RPO juga dapat diartikan sebagai model bisnis dimana suatu perusahaan mengalihdayakan pengelolaan fungsi perekrutan (seluruhnya atau sebagian) kepada pihak ketiga. Melalui RPO, perusahaan dapat meminimalisir biaya pengeluaran, meningkatkan kualitas, efisiensi, layanan, serta skalabilitas nya.
Vendor RPO atau pihak penyedia jasa outsourcing akan bertanggung jawab untuk mencari, mendapatkan, serta merekrut talenta berbakat ke dalam perusahaan tersebut. Dengan melibatkan RPO, Anda dapat mengurangi waktu untuk merekrut hingga 40% dan menghemat biaya perekrutan lebih dari 50% di tahun pertama.
Dalam prosesnya, penyedia jasa RPO ini akan membantu proses perekrutan mulai dari menyusun profil pekerjaan (jobdesk dan kualifikasi), mekanisme dan metode perekrutan yang digunakan, proses merekrut talenta baru, membangun infrastruktur rekrutmen, hingga pelaporan hasil.
Terkadang penyedia jasa RPO sudah mempunyai staf atau sumber daya sendiri untuk dikirimkan kepada klien. Dalam kondisi seperti ini, penyedia jasa RPO tidak perlu lagi mencari talenta dari luar, karena mereka menyediakan tenaga kerja profesional yang bisa langsung dipekerjakan. Disamping itu, penyedia jasa RPO juga akan menyarankan teknologi dan metode yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan perekrutan klien. Yap, bisa dibilang perusahaan atau klien hanya perlu menunggu talenta baru datang dan melakukan perjanjian dengan pihak penyedia jasa RPO saja terkait kontrak serta biaya.
Mengapa RPO Menjadi Solusi?
RPO atau recruitment process outsourcing ini memiliki tujuan untuk memastikan bisnis Anda memperoleh sistem atau proses perekrutan yang terbaik sehingga bisa mendapatkan talenta berbakat dan profesional. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan RPO:
Menghemat biaya rekrutmen
Manfaat pertama yang bisa diperoleh adalah Anda dapat menghemat biaya rekrutmen secara signifikan, bahkan menurut hrnote.asia, rata-rata RPO dapat menurunkan biaya rekrutmen sekitar 50%. Selain itu, Anda bisa menggunakan biaya rekrutmen Anda untuk operasional bisnis Anda lainnya. Sehingga, setiap unit bisnis Anda pun dapat berjalan lancar tanpa adanya hambatan biaya.
Mempersingkat waktu rekrutmen
Selain menghemat biaya, RPO juga dapat menghemat atau mempersingkat waktu rekrutmen. Seperti yang Anda ketahui, pihak penyedia jasa RPO tentu saja sudah ahli, kompeten, dan profesional dalam melakukan proses rekrutmen. Sehingga, mereka tidak membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan talenta yang potensial dan tentunya sesuai kualifikasi perusahaan. Proses rekrutmen yang relatif singkat dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
Meningkatkan kualitas perekrutan
Dengan menggunakan jasa RPO, Anda dapat meningkatkan kualitas perekrutan perusahaan. Melalui penyedia jasa RPO yang ahli, maka mereka pasti akan menggunakan metode dan teknologi yang terbaik untuk memperoleh tenaga kerja profesional bagi perusahaan klien. Hal ini pun juga akan berdampak pada kualitas talenta yang direkrut, dimana semakin berkualitas talenta yang didapatkan maka akan semakin meningkat produktivitas perusahaan tersebut.
Memperluas akses saluran rekrutmen
Setiap penyedia jasa outsourcing pasti mempunyai banyak akses untuk mendapatkan tenaga kerja bagi kliennya. Dengan memanfaatkan saluran rekrutmen yang belum pernah digunakan sebelumnya, maka Anda akan berpeluang mendapatkan talenta-talenta terbaik.
Meningkatkan/menurunkan skala rekrutmen
Ketika menggunakan jasa RPO, Anda sebagai klien bisa meminta untuk meningkatkan maupun menurunkan skala rekrutmen sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Misalnya, Anda melakukan perluasan bisnis sehingga membutuhkan banyak talenta baru untuk mengisi berbagai posisi penting. Nah, pihak penyedia jasa RPO pun akan meningkatkan skalabilitas rekrutmen agar bisa memperoleh banyak kandidat dengan waktu yang cepat.
Sebaliknya, jika Anda sedang melakukan efisiensi serta tidak terlalu membutuhkan banyak karyawan baru, maka penyedia jasa RPO akan menurunkan skala rekrutmennya untuk membatasi jumlah karyawan yang akan direkrut.
Transparansi laporan
Salah satu keuntungan menggunakan jasa RPO adalah Anda dapat mengetahui laporan real time terkait proses rekrutmen yang dilakukan oleh mereka. Tentu saja hal ini dapat membantu Anda memantau kualitas rekrutmen, meminimalisir kesalahan, dan memprediksi metode serta strategi rekrutmen yang bisa digunakan untuk selanjutnya.
Cara Kerja RPO
Secara umum, terdapat beberapa model kerja dalam RPO berdasarkan kebutuhan klien. Berikut ini adalah penjelasannya masing-masing:
End-to-end model
Model kerja pertama yaitu end-to-end model, dimana pihak penyedia jasa RPO bertanggung jawab penuh terhadap proses rekrutmen yang dilakukan. Mulai dari penyebaran lowongan, wawancara, offering, hingga onboarding. Model end-to-end ini dapat digunakan untuk seluruh perusahaan global atau dalam wilayah geografis, divisi, departemen, atau fungsi tertentu.
Model end-to-end bisa dibilang paling populer dan banyak diminati oleh banyak perusahaan. Sebab, dari segi skalabilitas, akses talent, dan pengurangan biaya jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan model RPO lainnya.
RPO project model
Untuk model RPO yang satu ini biasanya berdurasi tiga sampai enam bulan saja. Pihak penyedia jasa RPO dituntut untuk memenuhi tantangan tertentu dan memberikan dampak positif terhadap bisnis klien dengan cepat. RPO project banyak digunakan untuk inisiatif perusahaan baru, mengurangi backlog perekrutan, peluncuran produk baru, hingga perluasan atau reorganisasi tenaga kerja. Sederhananya, perusahaan mempekerjakan penyedia jasa RPO untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen yang sifatnya khusus dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
On-demand recruitment model
Sebenarnya, model RPO ini mirip dengan RPO berbasis proyek, namun bedanya pada on-demand recruitment model hanya melibatkan satu atau dua perekrut outsourcing saja untuk bergabung dengan tim rekrutmen klien dalam periode waktu tertentu. Jadi, bisa dibilang perekrut dari pihak penyedia jasa RPO akan berkolaborasi/bekerja sama dengan perekrut dari pihak klien untuk mendapatkan talenta terbaik. Disini, pihak penyedia jasa RPO akan menyediakan sumber perekrutan, penyaringan, wawancara, hingga layanan teknologi sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.
Beberapa sumber menyebutkan model ini dengan shortlisting model, dimana penyedia RPO hanya fokus pada seleksi kandidat saja. Namun, untuk pemilihan kandidat tetap dilakukan oleh pihak klien. Dengan demikian, pihak klien bisa tetap menjaga kompetensi sekaligus memberikan nasihat serta konsultasi bisnis melalui HR Business Partnernya (HRBP) yakni penyedia jasa RPO.
Berapa Biaya RPO?
Sebenarnya, tidak ada biaya tetap untuk layanan RPO dan tidak ada kisaran harga untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Besar biaya RPO akan bergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik klien dengan penyedia RPO. Menurut Mike Mayeux, pendiri RPOA, ada lima model biaya RPO yang umum digunakan, yaitu:
Model biaya manajemen
Untuk model manajemen, biaya jasa akan dibayarkan kepada penyedia RPO untuk mengerjakan sejumlah posisi yang telah disepakati. Biaya ini dapat berubah tergantung dari kesepakatan atau faktor eskalasi jika jumlah karyawan meningkat selama periode tertentu. Selain itu, model biaya manajemen ini biasanya dibayarkan bulanan kepada pihak penyedia RPO.
Model biaya per perekrutan
Sesuai namanya, pada model ini biaya jasa akan dibayarkan untuk setiap kandidat yang berhasil dipekerjakan oleh klien. Model biaya per perekrutan dapat digunakan untuk RPO proyek jangka pendek atau fungsi perekrutan tertentu seperti mengisi saluran kandidat.
Management fee plus cost per hire
Model biaya yang satu ini merupakan kombinasi dari model biaya manajemen dan biaya per perekrutan. Management fee plus cost per hire menggabungkan upaya perekrutan yang konsisten di bawah biaya manajemen, dengan pembayaran keberhasilan (perekrutan) program.
Biaya per slate
Selanjutnya yaitu biaya per slate, dimana penyedia RPO membebankan biaya untuk sejumlah kandidat yang memenuhi syarat di setiap posisi. Kemudian, kandidat akan diserahkan kepada perekrut internal/klien untuk melanjutkan proses rekrutmen. Jadi, RPO di sini dibayar hanya untuk mendapatkan kandidat yang memenuhi kualifikasi atau sampai proses shortlisting saja. Sebab, tahap berikutnya seperti test, interview, hingga onboarding dihandle oleh klien sendiri.
Biaya per transaksi
Sedikit berbeda dengan model sebelumnya, biaya per transaksi ini dibebankan untuk proses tertentu yang harus diselesaikan oleh penyedia RPO, contohnya seperti proses screening. Biaya per transaksi biasa digunakan oleh model on-demand recruitment atau layanan RPO sesuai permintaan.
Perhatikan 4 Hal Ini Sebelum Menggunakan RPO
Okey, Anda sudah mengerti apa itu RPO, manfaat, hingga cara kerjanya. Mungkin Anda mulai tertarik dengan layanan RPO ini, namun sebelum itu Anda memperhatikan beberapa hal berikut ini sebelum menggunakan layanan RPO. Diantaranya yaitu:
Kriteria kandidat
Sebelum menggunakan layanan RPO, pastikan Anda mengetahui dengan pasti kandidat seperti apa yang Anda inginkan. Tentukan kriteria, persona, dan kualifikasi untuk posisi yang sedang ditawarkan. Hal ini juga dapat membantu pihak penyedia jasa RPO untuk mencari talenta terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Bagian yang dialihdayakan
Perlu Anda ketahui, ada beberapa bagian atau posisi untuk menjalakan proses rekrutmen. Misalnya bagian penyebaran lowongan, interview, offering, ataupun onboarding. Nah, Anda harus memastikan dengan tepat mana bagian yang akan dialihdayakan kepada pihak penyedia jasa RPO dan mana bagian yang akan dikelola oleh pihak internal perusahaan. Tujuannya adalah agar masing-masing pihak mengetahui dengan pasti tugas dan posisi yang dikerjakan, sehingga meminimalisir kesalahan atau double job.
Biaya
Memang menggunakan jasa RPO dapat menghemat pengeluaran, namun Anda tetap harus memikirkan tentang efektivitas biaya. Hal ini dapat Anda ukur melalui besaran biaya yang Anda keluarkan dan keuntungan yang Anda peroleh. Pertimbangkan seberapa efektif dan efisien layanan RPO terhadap proses rekrutmen perusahaan. Jangan sampai Anda sudah mengeluarkan biaya besar namun prosesnya tidak efektif.
Penyedia jasa RPO
Selanjutnya yang tidak kalah penting untuk Anda perhatikan yaitu perusahaan penyedia jasa RPO. Anda harus melakukan riset terlebih dahulu terhadap perusahaan jasa RPO yang ingin Anda jadikan mitra. Pilih penyedia RPO yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dan mempunyai track record yang bagus di mata orang lain. Anda bisa melihat dari review atau klien-klien yang pernah mereka tangani. Hal ini dapat meyakinkan Anda untuk lanjut bermitra dengan mereka atau tidak.
Perbedaan RPO Vs BPO
Layanan outsourcing begitu banyak jenisnya salah satunya yaitu BPO (Business Process Outsourcing). Walaupun sama-sama membantu bisnis klien, namun BPO ini berbeda dengan RPO.
Dengan BPO, perusahaan dapat mengalihdayakan pengelolaan fungsi bisnis internal kepada penyedia jasa outsourcing untuk mendorong manfaat biaya, kualitas, efisiensi, layanan, hingga skalabilitasnya. Contohnya seperti dukungan infrastruktur IT, pengembangan aplikasi, hutang/piutang usaha, hingga pemrosesan klaim.
Berbeda dengan RPO, pihak penyedia jasa outsourcing hanya bertanggung jawab menempatkan seseorang ke dalam perusahaan klien, tidak sampai mengelola kinerja orang-orang yang mereka tempatkan tersebut.
Itulah penjelasan singkat mengenai RPO (Recruitment Process Outsourcing) yang bisa Anda gunakan untuk membantu proses rekrutmen perusahaan Anda. Tertarik untuk mendapatkan layanan RPO yang profesional dan kompeten? Yuk, kunjungi laman MyRobin sekarang juga!