Cara Membuat Job Description Yang Baik dan Benar

Cara membuat job description sangat dibutuhkan karena job description mempermudah pembaca, terutama pencari kerja, untuk mengerti bahasa sederhana mengenai tugas yang akan mereka terima kelak.

Alat ini juga berguna untuk mengetahui fungsi dan tanggung jawab suatu posisi. Di dalamnya juga terdapat rincian orang yang melakukan jenis pekerjaan tertentu, cara pekerjaan itu harus diselesaikan, dan frekuensi serta tujuan pekerjaan yang terkait dengan misi dan tujuan perusahaan.

Alasan Seseorang Membutuhkan Cara Membuat Job Description

Job description digunakan untuk berbagai alasan, seperti menentukan tingkat gaji, melakukan tinjauan kinerja, mengklarifikasi misi perusahaan, menetapkan gelar dan nilai gaji, dan menciptakan kontrol akomodasi yang wajar, dan sebagai alat untuk perekrutan.

Job Description juga berguna dalam perencanaan karir, menawarkan latihan, dan menetapkan persyaratan hukum untuk tujuan kepatuhan. Job Description memberi karyawan sumber daya yang jelas dan ringkas untuk digunakan sebagai panduan untuk kinerja pekerjaan.

Demikian juga, seorang penyelia dapat menggunakan deskripsi pekerjaan sebagai alat pengukur untuk memastikan bahwa karyawannya memenuhi harapan kerja.

Jadi intinya, job description dibutuhkan bukan hanya untuk pelamar kerja tetapi juga perusahaan pembuat lapangan kerja.

Tahapan Cara Membuat Job Description

• Lakukan Analisis Pekerjaan

Proses pengumpulan, pemeriksaan, dan interpretasi data tentang tugas-tugas pekerjaan ini akan memberikan informasi yang akurat tentang suatu pekerjaan. Analisis tersebut dapat dilakukan dalam beberapa langkah seperti wawancara beberapa sumber, kuesioner dan lain sebagainya.

Setelah melakukan analisis, pihak perusahaan bisa mengetahui lebih detail tentang kebutuhan perusahaan atas pekerjaan tertentu. Hal ini bisa mengurangi ketidakefisienan dalam hal penempatan karyawan.

• Menetapkan Fungsi Esensial

Setelah standar kinerja untuk suatu pekerjaan tertentu dibuat, fungsi penting dari posisi tersebut harus ditentukan. Penentuan fungsi penting mencakup langkah seperti pemantauan guna melihat efektivitas pekerjaan dan memutuskan aturan selanjutnya.

Setelah fungsi penting didefinisikan, pengusaha dapat menentukan apakah fungsi tersebut esensial atau marjinal. Penggunaan istilah “fungsi esensial” harus menjadi bagian dari deskripsi pekerjaan, dan harus secara eksplisit menyatakan bagaimana seseorang melakukan pekerjaan itu.

Dengan demikian calon pekerja dapat mengukur kemampuan diri mereka sendiri sebelum memutuskan untuk melamar pekerjaan. Perusahaan pun bisa lebih selektif dalam memilih karyawannya.

• Atur Data Secara Ringkas

Struktur uraian pekerjaan dapat bervariasi dari perusahaan satu dengan perusahaan lainnya. Namun, semua uraian pekerjaan dalam suatu organisasi harus distandarisasi sehingga memiliki penampilan yang sama.

Unsur jobdesk yang harus dimasukkan berupa:

Judul pekerjaan — nama posisi.

Klasifikasi — deskripsi tentang kualifikasi yang dibutuhkan dalam posisi tersebut..

Kisaran gaji — kisaran gaji dengan nilai yang sama atau serupa, termasuk upah minimum dan maksimum.

Laporan ke — judul posisi yang akan dilamar.

Tanggal — tanggal ketika deskripsi pekerjaan ditulis atau terakhir ditinjau.

Ringkasan  — ringkasan keseluruhan pekerjaan.

Fungsi-fungsi penting — termasuk cara seseorang akan melakukan pekerjaan tersebut dan frekuensi pelaksanaan tugas.

Kompetensi — pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan.

Tanggung jawab pengawasan — laporan langsung, jika ada, dan tingkat pengawasan.

Lingkungan kerja — lingkungan kerja; suhu, tingkat kebisingan, di dalam atau di luar, atau faktor-faktor lain yang akan mempengaruhi kondisi kerja seseorang saat melakukan pekerjaan.

Tuntutan fisik — tuntutan fisik pekerjaan, termasuk membungkuk, duduk, mengangkat, dan mengemudi.

Jenis posisi dan jam kerja yang diharapkan — penuh waktu atau paruh waktu, jam kerja dan shift tipikal, hari dalam seminggu, dan apakah ada lembur atau tidak.

Pendidikan dan pengalaman yang dibutuhkan — pendidikan dan pengalaman berdasarkan persyaratan yang terkait pekerjaan dan konsisten dengan kebutuhan bisnis.

Pendidikan dan pengalaman yang disukai — pendidikan dan pengalaman pilihan berdasarkan pada persyaratan yang berhubungan dengan pekerjaan dan konsisten dengan kebutuhan bisnis.

Kualifikasi kelayakan tambahan — persyaratan tambahan seperti sertifikasi, pengalaman khusus industri dan pengalaman bekerja dengan peralatan tertentu.

Tugas lainnya — tergantung kebutuhan tiap perusahaan / organisasi.

• Tambahkan

Merupakan ide bagus untuk menambahkan pernyataan yang menunjukkan bahwa uraian pekerjaan tidak dirancang untuk mencakup atau memuat daftar kegiatan, tugas, atau tanggung jawab komprehensif yang diperlukan karyawan.

Tugas, tanggung jawab dan kegiatan dapat berubah atau yang baru dapat ditugaskan kapan saja dengan atau tanpa pemberitahuan.

Hal ini guna menanggulangi protes dari pihak karyawan karena ada jam kerja tambahan dan semacamnya.

• Tambahkan Tanda Tangan

Tanda tangan adalah bagian penting dari memvalidasi deskripsi pekerjaan. Mereka menunjukkan bahwa uraian pekerjaan telah disetujui dan bahwa karyawan memahami persyaratan, fungsi esensial, dan tugas jabatan itu. Tanda tangan harus termasuk dari atasan.

• Langkah Akhir

Draft uraian tugas harus disampaikan kepada manajemen tingkat atas dan pengawas posisi untuk ditinjau dan disetujui. Draf memungkinkan kesempatan untuk meninjau, menambah, atau mengurangi detail sebelum uraian tugas akhir disetujui.

Job description final harus disimpan di lokasi yang aman, dan salinannya harus digunakan untuk posting pekerjaan, wawancara, permintaan akomodasi, ulasan kompensasi dan penilaian kinerja. Pengusaha juga mungkin ingin mempostingnya di media sosial mereka.

Cara membuat Job Description ternyata tidak hanya penting untuk calon karyawan saja, tetapi juga untuk perusahaan terkait karena akan berhubungan langsung dengan kinerja perusahaan. Kalimat yang digunakan harus jelas dan tidak ambigu guna menghindari kesalahpahaman yang bisa saja terjadi di kalangan pelamar kerja.

Job description harus dibuat sedetail mungkin dan juga setransparan mungkin. Hal ini juga akan membantu penyelia untuk menetapkan kandidat terbaik guna bergabung dengan perusahaan.

Selain memaksimalkan job description, Anda juga dapat berkonsultasi dengan perusahaan penyedia tenaga kerja, atau outsourcing.

Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!

Anda dapat mengunjungi Blog MyRobin untuk mendapatkan informasi terkini terkait karir, pekerjaan, dan lain sebagainya.