Workforce planning, atau manpower planning, alias perencanaan tenaga kerja merupakan strategi yang digunakan HR untuk memastikan perusahaan mendapat kandidat berkualitas dengan jumlah dan posisi yang tepat.
Proses ini membantu menganalisis tenaga kerja yang ada dan memperkirakan kebutuhan di masa mendatang. Mempekerjakan karyawan dengan keterampilan khusus di posisi yang tepat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
Data dari CXC global menunjukkan, sekitar 67% perekrut mengalami tantangan saat menemukan kandidat yang tepat. Oleh karena itu, bagian sumber daya manusia perlu memahami perencanaan tenaga kerja melalui pembahasan berikut ini.
Pengertian workforce planning/perencanaan tenaga kerja
Perencanaan tenaga kerja adalah proses menganalisis, mengidentifikasi kebutuhan tenaga tenaga kerja, membuat perencanaan supply dan demand, menempatkan karyawan di posisi yang sesuai, serta manajemen bakat.
Perencanaan memastikan perusahaan memiliki orang dengan keterampilan yang tepat, di posisi dan waktu yang tepat, sehingga bisa mendukung bisnis berkembang.
Dengan membuat perencanaan maka perusahaan telah menekan anggaran untuk mempekerjakan tenaga kerja yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
Selain itu, menempatkan karyawan di peran yang sesuai keterampilannya juga dapat meningkatkan produktivitas dan profitabilitas organisasi secara menyeluruh.
Prosedur ini melalui beberapa tahapan seperti peninjauan staff saat ini, mempelajari kebutuhan tenaga kerja kini dan di masa mendatang, serta mengidentifikasi kesenjangan antara penawaran dan permintaan.
Pentingnya perencanaan tenaga kerja
Definisi perencanaan tenaga kerja menurut para ahli, Mangunegara adalah proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti menentukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaanya berintegrasi dengan rencana organisasi.
Perencanaan tenaga kerja strategis membantu perusahaan mengevaluasi karyawan saat ini. Apakah keterampilan mereka masih relevan dengan kebutuhan bisnis dan membantu proses perekrutan lebih baik.
Tanpa workforce planning perusahaan bisa tidak menyadari kebutuhan tenaga kerja, sehingga dapat menghambat produktivitas.
Memahami kesenjangan yang ada membantu organisasi mempekerjakan profesional yang memahami lebih banyak tentang aspek yang harus ditingkatkan.
Berdasarkan Indeed, pentingnya workforce planning diantaranya:
- Memudahkan akuisisi bakat
- Mempelajari kesenjangan skill dengan posisi
- Mengalokasikan anggaran untuk investasi pada pelatihan kesenjangan
- Mengendalikan biaya terkait tunjangan bagi karyawan
- Mengantisipasi perubahan bisnis dengan efisien
Keuntungan memiliki perencanaan tenaga kerja
Perusahaan yang memiliki perencanaan tenaga kerja akan mendapatkan keuntungan berupa:
1. Mengisi kesenjangan tenaga kerja
Memahami kesenjangan tenaga kerja dengan posisi tertentu, membantu membentuk strategi perekrutan, penempatan personel, dan pelatihan kembali demi menangani inefisiensi karyawan.
2. Mendorong inovasi
Persaingan bisnis menjadi tantangan bagi perusahaan untuk tetap unggul di pasaran. Adanya inovasi memungkinkan bisnis mengeluarkan produk baru yang potensial populer untuk menggantikan produk kompetitor.
Melalui perencanaan ini, perusahaan dapat membuat tim khusus dengan kemampuan adaptasi dan untuk merancang produk maupun layanan baru.
3. Manajemen karyawan
Perencanaan tenaga kerja sangat terkait erat dengan manajemen sumber daya manusia. Tidak sedikit perusahaan mencari kandidat berbakat bahkan sebelum proses perekrutan berlangsung.
Melalui perencanaan strategis bagian SDM mampu memanajemen staf yang ada, sehingga mereka tetap termotivasi dan perusahaan dapat memfasilitasi mereka dengan baik.
4. Menangani masalah demografi karyawan
Masalah terkait demografi karyawan contohnya ketika perusahaan memiliki tenaga kerja yang sudah menua, mungkin perlu merekrut talenta baru yang punya keterampilan sesuai kebutuhan bisnis saat ini. Perencanaan yang efektif memudahkan manajemen mengidentifikasi masalah demografis dan mengembangkan strategi untuk mencegahnya.
5. Menghemat biaya
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja menguntungkan organisasi karena menghemat biaya. Pasalnya, dengan merekrut karyawan dengan jumlah sesuai maka manajemen meminimalisir terjadinya over hiring yang berdampak pada finansial perusahaan.
Jenis-jenis perencanaan tenaga kerja
Jenis perencanaan tenaga kerja umumnya terbagi menjadi 2 yaitu strategic planning dan operational planning. Perbedaan jenis ini sebagai berikut:
1. Strategic planning
Dalam materi perencanaan tenaga kerja, perencanaan strategic juga dikenal dengan soft planning. Perencanaan strategis berfokus memastikan perusahaan memiliki tenaga kerja yang selaras dengan tujuan bisnis secara menyeluruh, visi, serta target jangka panjang.
Prosedur tersebut meliputi evaluasi karyawaan saat ini, memprediksi kebutuhan kandidat di masa mendatang, mengidentifikasi hambatan berkaitan proses perekrutan, serta mengembangkan strategi yang efektif.
Keuntungan menyusun perencanaan strategis yaitu meningkatkan ketangkasan dan memberikan informasi manajemen yang berkualitas, sehingga mampu menganalisis dan meningkatkan performa dan produktivitas tenaga kerja.
2. Operational planning
Operational planning bisa dipelajari dalam makalah perencanaan tenaga kerja. Rencana operasional mengutamakan perencanaan pada individu dan kesepakatan jumlah.
Perusahaan memprediksi kandidat dengan keterampilan tertentu yang dibutuhkan untuk merampingkan operasional harian.
Perencanaan operasional membantu perusahaan menyusun jadwal kerja harian untuk membantu staff memahami tugasnya serta mendorong produktivitas kerja.
Manajemen turut mempelajari potensi kesenjangan karyawan, menganalisis bakat dan mendistribusikannya, serta meneliti posisi yang tidak berpengaruh pada bisnis.
Tujuan perencanaan tenaga kerja/workforce planning
Menurut jurnal perencanaan tenaga kerja, tujuan workforce planning adalah menjamin perusahaan memiliki sumber daya manusia yang memenuhi kualifikasi dengan jumlah sesuai dan peran yang cocok. Ini meliputi hard skill maupun soft skill yang akan mendukung bisnis berkembang.
Contohnya, apabila bisnis ingin memasuki pasar di luar negeri tetapi tim penjualan hanya berada di satu negara saja. Perusahaan dapat mengidentifikasi jumlah tenaga penjualan yang dibutuhkan, bahasa yang harus dikuasai, hingga pengetahuan yang perlu dipahami.
Prinsip dalam menyusun workforce planning
Setiap perusahaan bisa saja mengaplikasikan prinsip berbeda untuk menyusun perencanaan tenaga kerja, contohnya:
1. Shape
Shape merujuk pada sumber daya manusia dengan keahlian yang tepat untuk menunjang tanggung jawab yang dibutuhkan. Perusahaan perlu mengevaluasi proses demi menetapkan kompetensi inti yang diperlukan.
2. Agility
Agility bertujuan agar perusahaan memiliki karyawan yang profesional dan fleksibel terhadap perubahan. Seiring perkembangan, bisnis terus berubah demi memenuhi tuntutan target pasar.
3. Anggaran
Biaya berkaitan dengan anggaran yang perusahaan keluarkan untuk membayar karyawan, baik dari gaji maupun tunjangan. Prinsip biaya membantu perusahaan menetapkan anggaran yang pas, sehingga tidak menyebabkan beban keuangan yang berat.
4. Size
Prinsip size yaitu mempelajari keseimbangan antara lowongan yang dibuka dengan staf yang ada. Jika perusahaan memiliki terlalu banyak tenaga kerja daripada yang dibutuhkan risikonya terjadi inefisiensi.
Prinsip perencanaan tenaga kerja lainnya yaitu harus bisa atasi inefisiensi, meningkatkan kualitas SDM maupun perekrutan, adaptasi dengan perubahan, mengurangi biaya staff, serta meningkatkan retensi.
Dasar-dasar perencanaan tenaga kerja
Dasar-dasar workforce planning dapat bervariasi. Di bawah ini beberapa contoh dasar perencanaan tenaga kerja.
1. Menemukan skill yang tepat
Perusahaan harus memahami keterampilan seperti apa yang diperlukan untuk mendukung tujuan bisnis saat ini maupun di masa mendatang.
Temukan kandidat dengan pengalaman dan kompetensi yang relevan dengan target perusahaan, sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.
2. Memanfaatkan sumber daya
Sumber daya meliputi keuangan, waktu, dan tenaga untuk mempersiapkan iklan, mempromosikan lowongan pekerjaan, dan membayar platform khusus maupun gaji pekerja.
3. Menemukan kandidat
Perencanaan membuka kesempatan perusahaan mendapat orang berkualitas dengan keterampilan di posisi tepat. Menambah karyawan kompeten mampu mendorong produktivitas dan tujuan bisnis.
4. Merekrut kandidat di waktu tepat
Merekrut tenaga kerja terus menerus akan menambah beban keuangan dan inefisiensi. Oleh sebab itu, perusahaan harus mempekerjakan orang di waktu yang tepat.
Proses perencanaan tenaga kerja
Perencanaan tenaga kerja merupakan upaya untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di posisi yang kosong dalam organisasi. Melalui rencana perekrutan kebutuhan karyawan terpenuhi tanpa membebankan finansial perusahaan.
Prosedur perencanaan tenaga kerja mencakup strategi direction, supply analysis, demand analysis, gap analysis, implementasi solusi, dan monitoring. Berikut penjelasannya:
1. Strategi direction
Menentukan arah strategi artinya memahami tujuan masa kini dan masa depan dengan maksud menyelaraskan tenaga kerja untuk mencapai tujuan bisnis. Beberapa pertanyaan untuk memudahkan menentukan arah strategi yaitu:
- Tantangan seperti apa yang muncul di target pasar?
- Apa goals jangka pendek dan jangka panjang perusahaan?
- Apa ketentuan dan tantangan perusahaan?
- Seberapa baik posisi organisasi bertahan dari perubahan?
2. Supply analysis
Menganalisis pasokan bertujuan untuk memahami tenaga kerja saat ini dan bagaimana hal tersebut berubah di masa mendatang.
Misalnya, karena pengurangan karyawan ataupun perubahan trend tenaga kerja. Hal yang perusahaan pertimbangkan yaitu:
- Seberapa relevan keterampilan tenaga kerja dengan bisnis saat ini?
- Posisi mana yang sulit terisi?
- Berapa tenaga kerja yang dibutuhkan tiap divisi?
- Bagaimana distribusi masa staf kerja saat ini?
3. Analisis permintaan
Menganalisis permintaan melibatkan pemahaman tentang kebutuhan tenaga kerja di perusahaan. Pertanyaan yang patut dipertimbangkan seperti:
- Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan tiap layanan?
- Bagaimana beban kerja setiap staf? Apakah mempengaruhi performa mereka?
- Apakah ada peluang untuk memanfaatkan sumber daya saat ini?
4. Analisis kesenjangan
Memahami kesenjangan antara demand dan supply turut berpengaruh pada perusahaan. Contoh pertimbangannya seperti:
- Bagaimana kompetensi tersebut dapat ditingkatkan?
- Keahlian seperti apa yang dibutuhkan dan relevan dengan tujuan perusahaan?
- Adakah kesenjangan keterampilan pada SDM perusahaan?
- Apakah ada posisi yang membutuhkan keterampilan dan peran ahli?
5. Implementasi solusi
Setelah melakukan beberapa analisis, perusahaan dapat menjalankan solusi untuk mengurangi kesenjangan yang ada, sehingga memenuhi tujuan strategisnya. Hal-hal yang dipertimbangkan meliputi:
- Bagaimana cara memilih sumber daya mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
- Bagaimana menyelaraskan tenaga kerja dengan strategi perusahaan?
- Bagaimana cara menggunakan data untuk mengidentifikasi tenaga kerja?
6. Memonitor rencana
Terakhir adalah memonitor proses solusi dan pengaruhnya terhadap kesenjangan. Monitor proses berguna untuk melihat efektifitas solusi dan adakah peningkatan yang diperlukan. Perusahaan dapat mempertimbangkan hal-hal seperti:
- Metrik apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan?
- Strategi seperti apa yang dibutuhkan untuk menyempurnakan perencanaan?
Langkah-langkah dalam menyusun perencanaan tenaga kerja
Langkah langkah dalam menyusun perencanaan tenaga kerja mencakup evaluasi karyawan saat ini, menentukan strategi perusahaan, hingga melakukan monitor. Pasca mempelajari prinsip dan dasar-dasar workforce planning, simak langkah-langkahnya di bawah ini:
1. Evaluasi karyawan yang ada
Sebelum membangun perencanaan, perusahaan harus mengevaluasi karyawan yang ada. Pikirkan tentang tenaga kerja saat ini dan kemampuan mereka. Apakah ada skill khusus yang tidak dimiliki sehingga berpotensi menghambat produktivitas? Perusahaan dapat merekrut tenaga kerja baru apabila keuangan dan akses ke talenta memadai.
2. Memahami tujuan perusahaan
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi tujuan dan kebutuhan perusahaan. Pertimbangkan tenaga kerja yang dapat memimpin perusahaan mencapai tujuan tersebut Contohnya, apakah kepergian karyawan akan berpengaruh pada perusahaan?
Perusahaan juga perlu menetapkan syarat bagi kandidat mengenai skill yang dibutuhkan serta memberikan informasi tentang tanggung jawab yang akan mereka jalani.
3. Mencari kesenjangan
Menganalisis kesenjangan keterampilan memberikan wawasan bagi perusahaan berupa skill yang dibutuhkan bisnis agar berkembang dan apakah karyawan butuh pelatihan untuk meningkatkan skill yang kurang.
4. Mengembangkan rencana
Setelah menemukan kesenjangan dan memahami kebutuhan perusahaan, tim SDM dapat menciptakan solusi untuk menangani masalah tersebut. Misalnya, merekrut karyawan baru dengan skill sesuai, atau memberikan pelatihan pada karyawan internal.
5. Implemen perubahan
Berikutnya mengimplementasikan rencana. Apabila perusahaan merekrut tenaga kerja baru, bantu mereka menyesuaikan diri dengan posisi dan tim yang ada. Komunikasikan tanggung jawab, tantangan, dan fasilitas yang tersedia.
6. Melakukan monitor berkala
Prinsip perencanaan tenaga kerja salah satunya melakukan monitor berkala. Tujuannya agar perusahaan dapat mengukur keberhasilan dan mengambil langkah apabila tindakan tidak membawa hasil signifikan.
Workforce planning/perencanaan tenaga kerja biasanya dikombinasikan dengan pemahaman yang baik tentang talent dan strategi bisnis.
Perusahaan dapat menggunakan jasa outsourcing seperti MyRobin.id untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja dengan keterampilan sesuai perusahaan dalam waktu singkat.
ID 
EN