Mengenal BPO (Business Process Outsourcing): Tujuan, Fungsi dan Jenisnya

Apa itu Business Process Outsourcing (BPO)? –  kehadiran Business Process Outsourcing (BPO) memberikan angin segar bagi perusahaan terutama perusahann yang baru merintis. Sebagai pelaku usaha, kehadiran BPO dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan dan mengembangkan perusahaan. Ketika perusahaan membutuhkan suatu SDM untuk melaksanakan pekerjaan penunjang, perusahaan akan mudah menemukan tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.

Dalam pelaksanaanya, perusahaan akan melakukan perjanjian dengan vendor yang menyediakan tenaga kerja. Jika Anda ingin melakukan kerja sama dengan penyedia outsourcing, ada baiknya mengetahui terlebih dahulu mengenai apa itu BPO. Berikut akan diulas informasi mengenai pengertian BPO, kelebihan dan kekurangan, serta layanan yang disediakan oleh BPO.

Apa itu Business Process Outsourcing (BPO)?

Businness process Outsourcing (BPO) adalah praktik bisnis di mana sebuah organisasi mengontrak penyedia layanan eksternal untuk melakukan fungsi atau tugas bisnis yang penting. Pengalih pekerjaan ini melalui kerjasama antara perusahaan dengan vendor sebagai penyedia tenaga kerja dengan tertulis. Kontrak kerjasama tentu saja mencakup kewajiban dan hak masing-masing pihak baik perusahaan atau vendor. Adapun kedudukkan dari keduanya sebagai partner bukan sebagai atasan dan bawahan. Jadi, harus memeberikan keuntungan yang sama dari segala aspek. 

Pekerjaan yang diserahkan oleh perusahaan kepada pihak Outsourcing biasanya merupakan pekerjaan penunjang. Namun, bisa saja perusahaam juga memberikan pekerjaan dalam proses produksi. Penyerahan pekerjaan kepada Outsourcing tentu saja memberikan banyak manfaat kepada peusahaan. Salah satunya efisiensi pekerjaan yang mana perusahaan dapat lebih fokus dalam pekerjaan utama. Ada beberapa hal yang perlu dipahami dalam BPO seperti sistem kerja, manfaat, serta kekurangan dan kelebihan. 

Apa itu BPO Company?

BPO company adalah perusahaan pengalihdayaan proses bisnis yang menawarkan layanan yang berfungsi sebagai perpanjangan dari perusahaan klien. Sekarang, beberapa perusahaan, baik itu besar atau kecil, memilih untuk melakukan outsourcing tim.

Tim-tim ini terdiri dari individu-individu yang merupakan troubleshooter atau pemecah masalah yang terbilang sangat baik, pemikir inovatif dan keseluruhan yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Sebagian besar perusahaan terlibat dalam outsourcing proses bisnis untuk fungsi back-office dan front-office.

Apa itu Back dan BPO Fronting?

Kemudian, apa itu back dan BPO fronting? Perlu kalian ketahui bahwa ini merupakan 2 (dua) dari jenis struktur BPO, yaitu front-office dan back-office.

BPO back-office seringkali memerlukan aspek internal bisnis, seperti penggajian, pembelian inventaris, dan penagihan.

BPO kantor depan, front-office, atau yang dikenal dengan BPO fronting merupakan tipe struktur yang berfokus pada kegiatan di luar perusahaan, seperti pemasaran dan layanan pelanggan.

Tujuan dan Fungsi BPO (Business Process Outsourcing)

Agar lebih memahami tentang pengertian BPO atau Business Process Outsourcing, pastinya Anda juga harus mengetahui apa saja tujuan dan fungsinya.

Untuk tujuannya sendiri, BPO biasanya bertujuan menjadi pengisi atau pelengkap sebagai lawan dari fungsi bisnis core (inti), dengan layanan yang bisa bersifat teknis atau nonteknis.

Ini memungkinkan organisasi untuk fokus pada operasi inti mereka alih-alih mengkhawatirkan masalah yang tidak berhubungan di dalamnya.

Mulai dari startup pemula hingga perusahaan besar seperti Fortune 500, bisnis dari semua ukuran proses outsourcing, dan permintaannya terus tumbuh. Terutama ketika layanan baru dan inovatif diperkenalkan dan bisnis mencari keuntungan untuk menjadi yang terdepan dalam persaingan bisnis. 

BPO dapat menjadi alternatif untuk migrasi tenaga kerja, yang memungkinkan angkatan kerja tetap di negara asal mereka sambil menyumbangkan keterampilan mereka di luar negeri.

Perlu Anda ketahui bahwa organisasi menjadi terlibat dalam proses bisnis untuk 2 (dua) fungsi bidang utama pekerjaan, yaitu fungsi back-office dan front-office.

Organisasi dapat melakukan outsourcing berbagai fungsi back-office (juga disebut sebagai fungsi bisnis internal) termasuk akuntansi, layanan teknologi, Sumber Daya Manusia (SDM), jaminan kualitas atau Quality Assurance (QA) dan pemrosesan pembayaran.

Demikian pula, organisasi tersebut dapat melakukan outsourcing berbagai fungsi front-office, seperti layanan hubungan pelanggan, marketing (pemasaran) dan penjualan.

Organisasi juga dapat mengalihdayakan fungsi tertentu, sebagai contoh misalnya untuk penggajian (seperti pembiayaan BPO pegadaian) pada area tersebut selain melakukan outsourcing seluruh area fungsional (misalnya untuk SDM).

Jenis-Jenis BPO atau Business Process Outsourcing

Setelah Anda mengetahui apa itu pengertian Business Process Outsourcing (BPO) serta tujuan dan fungsinya di atas, selanjutnya Anda akan mengetahui jenis-jenisnya.

Karena perusahaan di seluruh dunia menyediakan layanan BPO ke organisasi lain, maka Business Process Outsourcing dapat dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan lokasi penyedia layanannya sebagai berikut.

a. Offshore Outsourcing

Jenis BPO yang pertama adalah offshore outsourcing (lepas pantai), atau yang dikenal dengan sebutan offshoring.

Jenis ini adalah proses yang terjadi ketika suatu organisasi kontrak untuk layanan yang diberikan dengan perusahaan di negara asing.

b. Onshore Outsourcing

Jenis Business Process Outsourcing berikutnya adalah onshore outsourcing (di darat) atau onshoring.

Pengalihdayaan dalam negeri ini terjadi ketika suatu organisasi mengontrak jasa yang disediakan oleh perusahaan yang beroperasi di negara yang sama dengan organisasi yang mempekerjakannya.

c. Nearshore Outsourcing

Jenis yang terakhir adalah outsourcing nearshore (dekat pantai) atau nearshoring. Ini terjadi ketika suatu organisasi kontrak untuk layanan yang diberikan oleh perusahaan yang berbasis di negara-negara tetangga.

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, proses bisnis outsourcing juga kadang-kadang disebut sebagai layanan yang mendukung teknologi informasi, atau ITES (sebuah nama yang mengakui bahwa infrastruktur IT memungkinkan terjadinya outsourcing).

Macam-Macam Bentuk Layanan BPO

Dalam membahas mengenai apa itu BPO dan artinya serta jenis dan macamnya di atas, pastinya adalah juga merupakan hal yang penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja macam bentuk atau kategori layanannya bukan?

Proses bisnis outsourcing atau BPO yang merupakan singkatan dari Business Process Outsourcing ini juga terkadang dikategorikan berdasarkan macam-macam jenis layanan yang diberikannya.

Adapun beberapa macam-macam bentuk layanan BPO (Business Process Outsourcing) yang harus Anda ketahui adalah sebagai berikut.

1. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Macam yang pertama adalah proses pengetahuan atau Knowledge Process Outsourcing (KPO).

KPO adalah di mana penyedia layanan outsourcing disewa tidak hanya karena kapasitasnya untuk melakukan proses bisnis atau fungsi tertentu, tetapi juga untuk memberikan keahlian di sekitarnya.

2. Legal Process Outsourcing (LPO)

Selanjutnya adalah proses hukum dan legal atau Legal Process Outsourcing (LPO).

Ini adalah jenis KPO yang seperti namanya dan artinya yaitu khusus untuk layanan hukum, mulai dari menyusun dokumen hukum dan melakukan penelitian hukum hingga menawarkan saran.

3. Research Process Outsourcing (RPO)

Terakhir adalah proses penelitian atau Research Process Outsourcing (RPO).

Ini adalah jenis KPO lain yang mengacu pada fungsi penelitian dan analisis, perusahaan biotek, perusahaan investasi, dan agen pemasaran yang merupakan beberapa tipe organisasi yang akan terlibat dalam RPO untuk layanannya.

Kelebihan dan kekurangan BPO

Kelebihan Business Process Outsourcing

• Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam bisnisnya. Menghemat biaya serta waktu lebih efisien. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk merekrut karyawan serta memberikan pelatihan. 
• Pengunaan BPO erdampak pada karyawan tetap. Dengan kesempatan dan waktu yang ada  karyawan dapat meningkat kineraja dalam mengurus pekerjaan inti perusahaan. Sehingga, meningkatkan keunggulan kopetitif dalam bersaing dengan perusahaan lain.
• Perusahaan akan mengalami peningkatan bisnis. Dengan menggunakan BPO SDM profesional dan ahli yang dibutuhkan akan cepat tersedia. Sehingga, pekerjaan perusahaan dapat terselesaikan.

Kekurangan Business Prosess Outsourcing

• Kerjasama antar perusahaan dan BPO tidak memungkiri adanya pelanggaran dalam privasi data perusahaan. Oleh karena itu, harus ada perjanjian yang jelas untuk mencegah hal tersebut terjadi.
• Perjanjia atau kontrak kerja antar perusahaan dan vendor relatif singkat. Hal ini cukup merepotkan bagi perusahaan yang mana harus selalu memperbaharui kontrak. Selain itu masih dibutuhkan waktu untuk proses peralihan tugas dan rekruiten karyaan Outsourcing
• Ketergantungan perusahaan terhadap pekerja Outsourcing. tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan Outsourcing memilki sistem atau cara kerja yang tidak diktahui perusahaan. Sehingga menimbulkan ketergantungan karena suatu hal.
• Perusahaan dapat kehilangan kontrol manajerial. Dalam hal ini dapat terjadi ketika perusahaan Outsourcing tidak mendorong perusahaan untuk maju melainkan membuat keuntungan sendiri atas pelayanan yang mereka sediakan.

Sistem kerja operasional BPO

Terdapat cara kerja tersendiri BPO dalam perusahaan. Berikut beberapa hal yang perlu Anda ketahui.

Sistem kontrak pada karyawan Outsourcing

Sistem kontrak karyawan ousourching telah diatur dalam undang-undang tentang ketenagakerjaan pasal 56. kontrak pada karyawan Outsourcing yaitu perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dan perjanian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). Pada kontrak PKWT ada batasan waktu selesinya pekerjaan maksimal 3 tahun, tidak ada masa percobaan,  pemberhentian kerja sesuai denga waktu perjanjian, perusahaan tidak wajib membayar pesangon dan uang penghargaan kerja, dan wajib dicatat dalam instansi ketenagakerjaan.

Berbda dengan sistem kontrak PKWTT. Dalam sistemnya PKWTT dalam kontrak tidak ada batasa waktu bekerja. Jangka waktu bisa sampai pensiun atau meninggal dunia. Dalam PHK karyawan perusahaan harus melalui LPPHI (lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industri), perusahaan juga wajib memberikan pesangon terhadap karyawan yang terkena PHK, perjanjian kerja bisa tertulis atau lisan. Perusahaan juga dapat melakukan uji coba selama 3 bulan. 

Sistem perekrutan dan pembayaran karyawan Outsourcing

Sistem seleksi karyawan Outsourcing sama dengan seleksi karyawan pada umumnya. Namun, perbedaanya seleksi dilakukan oleh penyedia jasa tenaga kerja bukan perusahaan. Tahapan seleksi juga sama yakni tes tulis, wawancara, pengukuran berat dan tinggi badan atau tes lain menyesuaikan kebutuhan dari perusahaan.

 Dalam proses pembayaran gaji tenaga kerja ousourching diberikan oleh perusahaan kepada penyedia jasa tenaga kerja Outsourcing. Setiap bulan perusahaan Outsourcing akan memberikan tagihan kepada perusahaan yang nanatinya akan diberikan kepada karyawan sebagai gaji. Biasanya terdapat kesepakan potongan gaji antara karyawan dengan penyedia jasa. Namun, ada juga perusahaan penyedia jasa yang tidak memotong gaji. Dalam hal ini perusahaan menambahkan tagihan kepada perusahaan.

Layanan BPO untuk perusahaan

BPO dapat melaksanakan beragam tugas untuk membantu perusahaan Anda. pertama, BPO akan membantu dalam akunting, pembukuan, dan penyusunan, pengisian serta pelaporan pajak. Dalam proses tersebut tentu saja membutuhkan ahli konsultan pajak  yang tentunya juga menghabiskan banyak waktu dan uang. Dengan memanfaatkan BPO akan membantu perusahaan dan menghemat waktu dan uang.

Kedua, BPO juga dapat membanu dalam proses rekruitmen. Bagi perusahaan proses ini dinilai banyak memakan banyak waktu. Masih harus menyeleksi banyak orang, memberikan training serta meninjau pekerjaan. Dengan BPO pekerjaan perusahaan akan banyak terbantu.

Ketiga, BPO juga dapat membantu dalam bidang teknologi. Jika perusahaan belum memiliki ahli TI, apalagi perushaan yang baru merintis dan membutuhkan ahli teknologi keputusan menggunala BPO aalah langkah efektif.

Keempat, pekerjaan kreatif jua dapat menggunakan BPO. Jika perusahaan Anda membutuhkan SDM kreatif, Anda dapat menggunakan jasa BPO. Tenaga kerja tersebut dapat memberikan layanan dalam mendesin situs, media cetak, penulisan konten, dan berbagai hal kretaif untuk memajukan perusahaan Anda.  

Bagaimana Cara Menerapkan BPO dalam Organisasi?

Lalu, bagaimana cara implementasi untuk menerapkan BPO (Business Process Outsourcing) ini dalam sebuah organisasi?

Memang benar, hampir setiap organisasi dapat memanfaatkan manfaat proses bisnis outsourcing. Namun, itu tidak berarti bahwa strategi satu-ukuran-untuk-semua akan berfungsi. Perusahaan perlu merencanakan kebutuhan unik mereka sendiri dan mengubah keseluruhan rencana outsourcing mereka.Jika pemilik bisnis tahu bagaimana mengatur strategi BPO jangka panjang perusahaan mereka, mereka mungkin ingin mempertimbangkan untuk berkonsultasi dengan profesional sebelum mengambil langkah real (nyata).

Demikian ulasan mengenai pengertian dan berbagai hal tentang apa itu Business Process Outsourcing. dengan memanfaatkan BPO akan membantu meningkatkan dan mengembangkan perusahaan Anda. informasi diatas semoga memberi inspirasi Anda dan sebagai pertimbangan menggunakan BPO untuk membantu perusahaan. Semoga bermanfaat.

MyRobin merupakan perusahaan outsourcing yang melayani berbagai permintaan atas kebutuhan tenaga kerja. Kunjungi laman MyRobin dan temukan berbagai pekerja berkualitas dari berbagai profesi. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!

Frequently Asked Question