Bayangkan sebuah bisnis sebagai sebuah mesin yang kompleks dengan banyak bagian yang bergerak. Setiap bagian memiliki fungsi tertentu, dan semua bagian harus bekerja sama agar mesin dapat berjalan dengan lancar.
Struktur perusahaan adalah cetak biru yang mendefinisikan bagaimana bagian-bagian bisnis yang berbeda saling melengkapi dan bagaimana mereka bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Struktur perusahaan penting untuk bisnis dari semua ukuran. Struktur ini membantu memastikan bahwa tugas-tugas diberikan secara efisien, sumber daya dialokasikan secara efektif, dan komunikasi mengalir dengan lancar di seluruh bagian perusahaan.
Posisi yang berbeda dalam suatu perusahaan memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda, dan struktur yang ada dalam perusahaan mendefinisikan bagaimana posisi-posisi tersebut berhubungan satu sama lain.
Tujuan dari artikel ini adalah untuk membahas dan membandingkan jabatan fungsional vs jabatan struktural, dengan memperhatikan karakteristik unik dan keunggulannya.
Posisi fungsional berfokus pada fungsi atau tugas tertentu dalam sebuah perusahaan, seperti akuntansi, pemasaran, atau produksi. Posisi struktural bertanggung jawab atas keseluruhan struktur dan manajemen suatu perusahaan.
Definisi dan Karakteristik Jabatan Fungsional
Definisi dan Fokus Utama
Jabatan fungsional adalah jabatan dalam suatu perusahaan yang difokuskan pada fungsi atau tugas tertentu. Fungsi atau tugas ini dapat terkait dengan aspek apa pun dari operasi perusahaan, seperti akuntansi, pemasaran, produksi, atau layanan pelanggan.
Karyawan dalam posisi fungsional biasanya bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab spesifik yang terkait dengan fungsi mereka.
Misalnya, seorang akuntan dalam posisi fungsional mungkin bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan keuangan, mengelola utang dan piutang, dan melakukan audit. Seorang manajer marketing dalam posisi fungsional mungkin bertanggung jawab untuk mengembangkan dan melaksanakan kampanye pemasaran, mengelola akun media sosial, dan melacak analisis website. Seorang supervisor produksi dalam posisi fungsional mungkin bertanggung jawab untuk mengawasi proses produksi, memastikan standar kualitas terpenuhi, dan mengelola staf.
Sifat Hirarkis
Jabatan fungsional biasanya diatur secara hierarkis, dengan setiap jabatan melapor ke jabatan yang lebih tinggi dalam fungsi yang sama. Hirarki ini memungkinkan adanya jalur komunikasi dan wewenang yang jelas, dan membantu memastikan bahwa tugas-tugas diselesaikan secara efisien dan efektif.
Sebagai contoh, seorang akuntan dalam posisi fungsional mungkin melapor kepada kepala akuntan, yang pada gilirannya melapor kepada CFO.
Seorang manajer pemasaran dalam posisi fungsional mungkin melapor kepada direktur pemasaran, yang pada gilirannya mungkin melapor kepada CMO. Seorang supervisor produksi dalam posisi fungsional mungkin melapor kepada manajer produksi, yang pada gilirannya mungkin melapor kepada COO.
Keahlian dan Kemampuan Khusus
Jabatan fungsional biasanya membutuhkan keahlian tingkat tinggi dan keterampilan khusus dalam fungsi atau tugas yang menjadi fokus jabatan tersebut.
Keahlian ini dikembangkan melalui pendidikan, pelatihan, dan pengalaman. Sebagai contoh, seorang akuntan dalam posisi fungsional biasanya harus memiliki gelar sarjana di bidang akuntansi dan beberapa tahun pengalaman di bidangnya.
Seorang manajer pemasaran dalam posisi fungsional biasanya harus memiliki gelar sarjana di bidang pemasaran dan beberapa tahun pengalaman dalam peran pemasaran. Seorang supervisor produksi dalam posisi fungsional biasanya harus memiliki gelar sarjana di bidang terkait, seperti teknik atau manufaktur, dan beberapa tahun pengalaman dalam peran produksi.
Contoh Jabatan Fungsional
Berikut adalah beberapa contoh posisi fungsional yang umum di berbagai industri:
- Akuntansi: Akuntan, Auditor, Pemegang Buku
- Marketing: Manajer Marketing, Manajer Media Sosial, Content Writer
- Produksi: Supervisor Produksi, Quality Assurance Inspector, Engineer
- Customer Service: Customer Service Representative, Technical Support Specialist, Account Manager
- Departemen Sumber Daya Manusia: Human Resources Specialist, Recruiter, Benefit Administrator
- Teknologi Informasi: Software Engineer, Administrator Sistem TI, Network Engineer
Jabatan fungsional sangat penting untuk keberhasilan suatu perusahaan. Jabatan ini memberikan keahlian dan fokus yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan berkontribusi pada keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
Definisi dan Karakteristik Jabatan Struktural
Definisi dan Tanggung Jawab
Posisi struktural adalah posisi dalam suatu perusahaan yang bertanggung jawab atas keseluruhan struktur dan manajemen perusahaan.
Posisi ini biasanya memiliki tingkat otoritas yang tinggi dan bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh perusahaan. Posisi struktural juga memainkan peran penting dalam mengkoordinasikan dan memastikan alur kerja yang efisien di antara berbagai area fungsional.
Sebagai contoh, seorang CEO bertanggung jawab atas keseluruhan strategi dan arah perusahaan. Seorang COO bertanggung jawab atas operasional sehari-hari perusahaan. Manajer dan pemimpin tim bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan tim mereka dan memastikan bahwa mereka memenuhi tujuan mereka.
Tanggung Jawab dan Lingkup Wewenang
Posisi struktural biasanya memiliki berbagai tanggung jawab, termasuk:
- Menetapkan dan mencapai tujuan perusahaan
- Mengembangkan dan menerapkan strategi perusahaan
- Mengelola sumber daya dan mengalokasikan anggaran
- Merekrut, melatih, dan mengembangkan karyawan
- Mengawasi pekerjaan dari berbagai bidang fungsional yang berbeda
- Mengambil keputusan yang mempengaruhi seluruh anggota perusahaan
Ruang lingkup wewenang yang terkait dengan posisi struktural bervariasi tergantung pada tingkat posisi dalam perusahaan. Sebagai contoh, seorang CEO biasanya memiliki lebih banyak wewenang daripada seorang manajer, yang pada gilirannya biasanya memiliki lebih banyak wewenang daripada pemimpin tim.
Memastikan Koordinasi dan Alur Kerja yang Efisien
Posisi struktural memainkan peran penting dalam memastikan koordinasi dan alur kerja yang efisien di antara berbagai area fungsional dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan:
- Menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas untuk setiap area fungsional
- Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan antara area fungsional yang berbeda
- Menyediakan sumber daya dan dukungan untuk area fungsional yang berbeda
- Menyelesaikan konflik dan masalah yang muncul di antara area fungsional yang berbeda
Dengan memastikan koordinasi dan alur kerja yang efisien, posisi struktural membantu perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya secara keseluruhan.
Contoh Jabatan Struktural
Berikut adalah beberapa contoh posisi struktural yang umum:
Posisi struktural sangat penting untuk keberhasilan setiap perusahaan. Mereka menyediakan kepemimpinan dan koordinasi yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Perbedaan Utama Antara Jabatan Fungsional dan Jabatan Struktural
Tujuan
Tujuan mendasar dari jabatan fungsional adalah untuk memberikan keahlian dan dukungan di area atau departemen tertentu. Di sisi lain, jabatan struktural berfokus pada keberhasilan dan kesejahteraan perusahaan secara keseluruhan.
Wewenang dalam Mengambil Keputusan
Posisi struktural biasanya memiliki tingkat otoritas pengambilan keputusan yang lebih besar daripada posisi fungsional. Hal ini karena mereka bertanggung jawab untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh organisasi, bukan hanya area atau departemen tertentu.
Lingkup Tanggung Jawab
Lingkup tanggung jawab untuk jabatan fungsional biasanya terbatas pada fungsi atau tugas tertentu. Sebaliknya, jabatan struktural memiliki cakupan tanggung jawab yang jauh lebih luas, mencakup semua aspek dalam perusahaan.
Tingkat Spesialisasi dan Keahlian
Jabatan fungsional biasanya membutuhkan tingkat spesialisasi dan keahlian yang tinggi dalam fungsi atau tugas spesifik yang menjadi fokus jabatan tersebut. Di sisi lain, posisi struktural membutuhkan keahlian yang lebih luas, termasuk pengetahuan tentang berbagai fungsi perusahaan, serta keterampilan kepemimpinan dan manajemen yang kuat.
Dampak pada Komunikasi dan Kolaborasi
Posisi fungsional dan struktural sama-sama memainkan peran penting dalam komunikasi dan kolaborasi di dalam suatu perusahaan. Posisi fungsional membantu memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi berjalan efektif di dalam fungsi atau departemen tertentu. Di sisi lain, posisi struktural membantu memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi berjalan efektif di seluruh perusahaan.
Hubungan Antara Jabatan Fungsional dan Jabatan Struktural
Posisi fungsional dan struktural saling bergantung. Jabatan fungsional memberikan keahlian dan dukungan yang dibutuhkan jabatan struktural untuk membuat keputusan yang tepat dan memimpin perusahaan secara efektif. Di sisi lain, jabatan struktural memberikan kepemimpinan dan koordinasi yang dibutuhkan jabatan fungsional untuk menjadi sukses.
Pentingnya Integrasi yang Efektif
Penting untuk mengintegrasikan posisi fungsional dan struktural secara efektif dalam sebuah perusahaan. Hal ini dapat dicapai dengan:
- Menetapkan jalur komunikasi dan pelaporan yang jelas
- Menciptakan peluang untuk berkolaborasi di antara berbagai bidang fungsional
- Memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan baik di posisi fungsional maupun struktural
- Menciptakan budaya kerja tim dan kerja sama
- Dengan mengintegrasikan posisi fungsional dan struktural secara efektif, perusahaan dapat menciptakan tempat kerja yang lebih efisien dan efektif.
Contoh
Contoh berikut ini mengilustrasikan perbedaan mendasar antara posisi fungsional dan struktural:
Jabatan Fungsional: Manajer Marketing
- Tujuan: Untuk mengembangkan dan melaksanakan kampanye marketing yang mempromosikan produk atau layanan perusahaan
- Wewenang Pengambilan Keputusan: Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan tentang kampanye marketing, anggaran, dan staf
- Lingkup Tanggung Jawab: Bertanggung jawab atas semua aspek marketing, termasuk periklanan, hubungan masyarakat, dan media sosial
- Tingkat Spesialisasi dan Keahlian: Membutuhkan keahlian tingkat tinggi dalam prinsip dan praktik marketing
- Dampak pada Komunikasi dan Kolaborasi: Membantu memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi berjalan efektif di dalam departemen marketing
Jabatan Struktural: CEO
- Tujuan: Memimpin perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran secara keseluruhan
- Wewenang Pengambilan Keputusan: Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan tentang semua aspek perusahaan, termasuk strategi, operasi, dan keuangan
- Lingkup Tanggung Jawab: Bertanggung jawab atas semua aspek perusahaan, termasuk menetapkan dan mencapai tujuan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi, dan mengelola sumber daya
- Tingkat Spesialisasi dan Keahlian: Membutuhkan pemahaman yang luas tentang perusahaan dan fungsi-fungsi yang berbeda, serta keterampilan kepemimpinan dan manajemen yang kuat
- Dampak pada Komunikasi dan Kolaborasi: Membantu memastikan bahwa komunikasi dan kolaborasi berjalan efektif di seluruh perusahaan
Hubungan Antara Dua Posisi:
Manajer Marketing dan CEO saling bergantung. Manajer Marketing menyediakan keahlian dan dukungan yang dibutuhkan CEO untuk membuat keputusan yang tepat mengenai kampanye dan strategi marketing.
Di sisi lain, CEO menyediakan kepemimpinan dan koordinasi yang dibutuhkan Manajer Marketing untuk menjadi sukses.
Kebutuhan akan Integrasi yang Efektif:
Penting bagi Manajer Marketing dan CEO untuk bekerja sama secara efektif. Hal ini dapat dicapai dengan membangun jalur komunikasi dan pelaporan yang jelas, menciptakan peluang untuk berkolaborasi, dan memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan bagi kedua karyawan. Dengan bekerja sama secara efektif, Manajer Marketing dan CEO dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran secara keseluruhan.
Manfaat dan Kekurangan Jabatan Fungsional dan Struktural
Posisi Fungsional
Keuntungan:
- Keahlian mendalam dalam fungsi atau tugas tertentu
- Peningkatan efisiensi melalui spesialisasi
- Pemecahan masalah dan inovasi yang terfokus
- Jalur komunikasi dan pelaporan yang jelas
Kelemahan:
- Pemikiran yang terkotak-kotak dan kurangnya kolaborasi lintas fungsi
- Kesulitan melihat gambaran besar dan memahami dampak keputusan terhadap fungsi-fungsi lain
- Terbatasnya kesempatan untuk berkembang di luar fungsi saat ini
Posisi Struktural
Keuntungan:
- Pengambilan keputusan dan perencanaan strategis
- Koordinasi dan penyelarasan fungsi-fungsi yang berbeda secara keseluruhan
- Pertumbuhan dan pengembangan perusahaan
- Perspektif dan pemahaman yang lebih luas tentang perusahaan secara keseluruhan
- Lebih banyak kesempatan untuk kemajuan dan kepemimpinan
Kelemahan:
- Potensi birokrasi dan birokrasi yang berbelit-belit
- Kesulitan untuk tetap mengikuti tren dan perkembangan terbaru dalam fungsi-fungsi tertentu
- Kesempatan terbatas untuk mengembangkan keahlian yang mendalam di bidang tertentu
Keseimbangan Optimal
Keseimbangan optimal antara posisi fungsional dan struktural akan bervariasi tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Namun, beberapa prinsip umum dapat diterapkan:
- Perusahaan yang lebih kecil mungkin perlu lebih mengandalkan posisi fungsional untuk mencapai efisiensi dan fokus.
- Perusahaan yang lebih besar dengan operasi yang lebih kompleks mungkin membutuhkan campuran yang lebih seimbang antara posisi fungsional dan struktural untuk memastikan keselarasan dan koordinasi strategis.
- Perusahaan yang terus berinovasi dan mengembangkan produk atau layanan baru mungkin perlu memberikan penekanan yang lebih besar pada posisi struktural untuk memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi lintas fungsi.
Pada akhirnya, tujuannya adalah untuk menciptakan struktur perusahaan yang memungkinkan karyawan di posisi fungsional dan struktural untuk berkembang dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
Berikut ini beberapa tips untuk mencapai keseimbangan optimal antara posisi fungsional dan struktural:
- Membuat jalur komunikasi dan pelaporan yang jelas antara posisi fungsional dan struktural.
- Menciptakan peluang untuk berkolaborasi antara area fungsional yang berbeda.
- Memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan bagi karyawan baik di posisi fungsional maupun struktural untuk membantu mereka mengembangkan pemahaman yang lebih luas tentang perusahaan.
- Menciptakan budaya kerja tim dan kerja sama.
- Secara teratur meninjau struktur perusahaan untuk memastikan bahwa struktur tersebut masih selaras dengan kebutuhan bisnis.
Dengan mengikuti tips-tips ini, perusahaan dapat menciptakan tempat kerja yang lebih efisien dan efektif di mana karyawan di posisi fungsional dan struktural dapat berkembang.
Kesimpulan
Posisi fungsional dan struktural sama-sama penting untuk kesuksesan perusahaan. Jabatan fungsional memberikan keahlian dan fokus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu, sementara jabatan struktural memberikan kepemimpinan dan koordinasi yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa semua bagian perusahaan bekerja sama secara efektif.
Penting untuk memahami perbedaan utama antara posisi fungsional dan struktural agar dapat menggabungkan keduanya secara efektif demi kesuksesan perusahaan. Jabatan fungsional biasanya memiliki tingkat spesialisasi dan keahlian yang tinggi dalam fungsi atau tugas tertentu, sedangkan jabatan struktural membutuhkan keahlian yang lebih luas, termasuk pengetahuan tentang berbagai fungsi dalam perusahaan, serta keterampilan kepemimpinan dan manajemen yang kuat.
Untuk menilai struktur perusahaan dan membuat keputusan yang tepat mengenai jabatan fungsional dan struktural. Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
- Apakah struktur perusahaan mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab jabatan fungsional dan struktural?
- Apakah terdapat jalur komunikasi dan pelaporan yang jelas antara jabatan fungsional dan struktural?
- Apakah ada kesempatan untuk berkolaborasi antara area fungsional yang berbeda?
- Apakah karyawan di posisi fungsional dan struktural memiliki kesempatan pelatihan dan pengembangan yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses?
- Apakah budaya perusahaan mendorong kerja tim dan kerja sama?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area di mana struktur organisasi mereka dapat ditingkatkan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas yang lebih besar.
Outsourcing Sebagai Solusi Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan
Outsourcing dapat menjadi strategi yang efektif untuk mengoptimalkan peran dan fungsi jabatan fungsional serta struktural dalam suatu perusahaan.
Dalam mengoptimalkan peran jabatan fungsional, outsourcing dapat diterapkan dengan cara mengidentifikasi dan menghilangkan tugas-tugas yang tidak penting atau tidak memberikan nilai tambah.
Tugas-tugas tersebut dapat dialihkan ke pihak ketiga yang lebih efisien dan berpengalaman, memungkinkan perusahaan untuk fokus pada aspek-aspek yang benar-benar membutuhkan perhatian.
Selain itu, outsourcing memberikan fleksibilitas yang lebih besar, memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan bisnis atau tuntutan pasar.
Sekarang pertanyaannya adalah, penyedia jasa outsourcing mana yang harus Anda pilih?
MyRobin merupakan perusahaan outsourcing end-to-end yang dapat menyalurkan pekerja secara on-demand sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jika Anda membutuhkan pekerja, MyRobin dapat memenuhinya dalam waktu kurang dari 24 jam.
Tidak hanya itu, MyRobin dapat mengelola pekerja tersebut mulai dari onboarding, absensi, manajemen kontrak, hingga payroll, sehingga Anda dapat menghemat fokus dan sumber daya Anda serta mengalokasikannya ke aspek inti dari bisnis manufaktur Anda. Tunggu apa lagi? Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda disini!