Business writing merupakan keterampilan yang perlu Anda kuasai untuk berkomunikasi dengan klien, supplier, maupun pelanggan. Dalam studi komunikasi melansir Wordrake, penulisan yang ceroboh dan buruk menyumbang 40% dari biaya transaksi.
Sementara Survei dari Josh Bernoff pada 2016 menunjukkan, 81% pebisnis menyatakan bahwa materi yang ditulis dengan buruk menghabiskan banyak waktu. Dengan mempelajari cara penulisan bisnis, Anda dapat menyampaikan pesan dengan lebih efektif. Simak informasi lengkapnya dalam artikel kali ini.
Apa itu business writing?
Business writing adalah tulisan yang umum Anda gunakan dalam lingkup profesional dan bertujuan untuk menyampaikan informasi relevan pada pembicara. Biasanya tulisan bisnis yang baik memiliki sifat jelas, ringkas, sesuai fakta, substantif, dan mudah dibaca, sedangkan tulisan bisnis yang buruk tidak memiliki sifat-sifat di atas.
Contoh penulisan bisnis meliputi laporan, email, memo, proposal, dan pemberitahuan. Tujuan mempelajari prinsip dan sifat business writing, agar Anda dapat membangun komunikasi yang efektif di tempat kerja.
Sifat-sifat business writing
Business writing biasanya berguna untuk komunikasi tertulis dengan supervisor, klien, stakeholder, dan kolega. Berdasarkan sifatnya, penulisan bisnis terbagi menjadi 4 bagian, yaitu:
1. Persuasive
Penulisan bisnis persuasif bertujuan untuk meyakinkan dan mempengaruhi target pembaca dalam mengambil keputusan ataupun merasa positif terhadap sesuatu. Contoh penulisan seperti ini adalah email marketing, siaran pers, dan proposal.
Biasanya, penulisan persuasif berguna untuk memasarkan produk dan layanan pada konsumen, serta mendapatkan kontrak kerjasama dengan klien.
2. Transactional
Penulisan bisnis bersifat transaksional merujuk pada komunikasi sehari-hari yang dilakukan di tempat kerja ataupun berkaitan dengan kegiatan bisnis. Contohnya, email, formulir, faktur pembelian, surat penagihan untuk klien.
3. Informational
Berdasarkan sifatnya, penulisan bisnis informasional bertujuan menginformasikan suatu hal pada pembaca atau mencatat informasi seputar bisnis secara konsisten serta akurat. Misalnya menulis laporan keuangan pada direksi untuk menginformasikan pengeluaran dan pemasukan bisnis.
Tujuan penulisan dokumen yang bersifat informasional untuk mendeskripsikan rencana, mematuhi kewajiban hukum, dan melacak pertumbuhan bisnis.
4. Instructional
Penulisan instruksional berfungsi sebagai pemberi arahan dan bimbingan pada pembaca untuk menyelesaikan tugas-tugas, umumnya seseorang menulis instruksi langkah demi langkah. Supervisor biasa menulis instruksi untuk memandu karyawan di masa mendatang.
Business writing di dunia kerja
Penulisan bisnis biasa Anda temui di tempat kerja, mulai dari catatan sederhana maupun laporan penting, berikut beberapa jenisnya:
1. Email
Email termasuk penulisan bisnis transaksional yang paling umum orang lakukan untuk menyampaikan pesan pada penerima lewat internet. Penggunaan email berlaku untuk kolega, klien, stakeholder, hingga pegawai.
Isi email umumnya bertujuan untuk memberikan informasi maupun meminta orang bersangkutan mengambil tindakan. Contoh email dari supervisor pada karyawan untuk melakukan riset pelanggan atau melakukan input dokumen.
Penulisan email terdiri dari salam, pembukaan, informasi pengirim, serta kalimat penutup. Email perlu menyertakan subject sehingga memudahkan penerima mengetahui sedikit tentang isi pesan.
2. Memo
Memo adalah contoh penulisan bisnis instruksional yang berisi instruksi. Biasanya memo menggunakan bahasa yang tidak begitu formal dan hanya menjadi alat komunikasi internal di dalam organisasi. Ketika ingin menyampaikan pesan ke seluruh karyawan, human resources cenderung menggunakan memo daripada mengirimkan pesan personal satu per satu.
Contoh lainnnya, manajer mengirimkan memo berisi kebijakan terbaru mengenai absensi di perusahaan pada seluruh karyawan. Struktur penulisan memo biasanya terdiri dari pendahuluan, header, paragraf isi, kesimpulan, tanggal, dan informasi pengirim.
3. Handbook
Buku pegangan alias handbook termasuk penulisan bisnis instruksional karena berisi panduan dan instruksi bagi karyawan, agar mereka memahami kebijakan dan prosedur di organisasi.
Handbook berisi instruksi yang harus karyawan ikuti dalam menjalankan pekerjaannya. Umumnya, HRD lah yang bertanggung jawab dalam pembuatan handbook di perusahaan.
Penulisan handbook menggunakan bahasa yang sederhana, lugas, dan ringkas, sehingga karyawan mudah memahami informasi di dalamnya, mencakup standar, nilai yang perusahaan pegang, jadwal masuk dan istirahat, aturan berpakaian, hingga kebijakan terkait cuti maupun kompensasi.
4. Business letter
Surat bisnis merupakan penulisan transaksional karena merujuk pada dokumen formal yang perusahaan atau seseorang pada supervisor, klien, supplier, kolega, maupun rekan kerja. Penggunaan surat bisnis berguna untuk komunikasi yang berhubungan dengan pekerjaan.
Struktur penulisan surat bisnis cenderung formal, meliputi kontak pengirim, identitas penerima, salam, kalimat pembuka, isi, kalimat penutup, dan tanda tangan pengirim. Contoh surat bisnis seperti:
- Surat penawaran
- Surat resign
- Wawancara surat tindak lanjut
- Proposal bisnis
- Surat rekomendasi
5. Press release
Business writing tipe persuasif salah satunya adalah siaran pers. Organisasi memanfaatkan siaran pers untuk mengumumkan kabar terbaru pada audiens eksternal. Nantinya, PR dari perusahaan mengirimkan siaran pers pada journalist untuk kemudian diunggah di beberapa portal media.
Di samping memberitahukan kegiatan atau peluncuran produk, siaran pers juga berguna untuk menanggapi berita negatif. Penulisan siaran pers tidak lebih dari 500 kata, agar audience tertarik membaca hingga habis.
6. Agenda rapat
Agenda rapat merupakan jenis penulisan bisnis informasional yang memaparkan topik yang dan memuat tujuan organisasi. Jenis tulisan seperti ini mampu membuat rapat lebih produktif dan efisien.
Fungsi agenda rapat adalah sebagai garis besar yang menginformasikan pembahasan, durasi, dan pemimpin rapat. Penulisan agenda rapat menggunakan poin-poin dan bahasa yang tidak formal.
7. Newsletter
Newsletter berfungsi sebagai alat komunikasi internal dan eksternal yang memuat informasi yang informatif dan persuasif. Buletin internal dapat berisi informasi atau update mengenai produk serta kegiatan perusahaan untuk karyawannya.
Sementara buletin eksternal merujuk pada audiens di luar organisasi, seperti pelanggan. Penggunaan bahasa pada buletin internal jauh lebih kasual daripada buletin eksternal.
8. Laporan bisnis
Laporan bisnis merupakan salah satu jenis business writing tipe informasional. Hal ini karena dokumen berisi informasi penting mengenai proyek maupun bisnis. Tujuan laporan bisnis adalah menyajikan penelitian dan data yang membantu dewan direksi membuat keputusan.
Contoh laporan bisnis seperti laporan investigasi, laporan kepatuhan, laporan keuangan, laporan kelayakan, serta laporan rekomendasi. Penulisan laporan bisnis harus objektif, mengandalkan fakta, dan keakuratan data, sebab akan mempengaruhi pengambilan keputusan.
Format laporan bisnis biasanya meliputi ringkasan rencana bisnis, perkenalan, daftar isi, paragraf, kesimpulan, referensi, dan lampiran.
Prinsip penulisan bisnis business writing
Beberapa prinsip perlu Anda pahami sebelum membuat tulisan bisnis, sehingga tetap profesional dan memenuhi standar penulisan yang baik, seperti:
1. Clarity of thought
Kejelasan pemikiran artinya penulis perlu memikirkan kerangka tulisan sebelum mulai menulis. Pasalnya, berpikir sambil menulis membuat tulisan jadi kurang terstruktur dan berulang-berulang. Penulisan bisnis menuntut Anda untuk menulis sesuatu dengan jelas, ringkas, dan padat.
2. Convey accurate and relevant information
Prinsip penulisan bisnis selanjutnya adalah informasi yang tertulis harus relevan, akurat, dan lengkap, sebab dokumen bisa saja mempengaruhi keputusan pembaca.
3. Clarity of purpose
Kejelasan tujuan merujuk pada target pembaca atau surat. Anda perlu mengetahui siapa pembacanya dan apa yang akan Anda sampaikan. Dengan begitu, Anda dapat menentukan struktur dan nada tulisan.
4. Memastikan tulisan tetap ringkas
Tulisan bisnis harus tetap ringkas, meskipun Anda memasukkan informasi penting. Gunakan kalimat langsung dan fokus pada poin utama. Ini karena penerima Anda mungkin hanya memiliki sedikit waktu untuk membaca surat.
5. Menggunakan bahasa dan struktur penulisan yang baik
Struktur kalimat dan tata bahasa yang benar merupakan prinsip penulisan bisnis yang perlu Anda pahami. Penggunaan diksi dan tata bahasa yang tepat merefleksikan kecakapan penulis dan perhatiannya terhadap detail.
6. Menghindari penggunaan jargon
Penggunaan jargon berlebihan dapat menimbulkan hilangnya makna pesan dan mengurangi profesionalitas. Penggunaan gaya tulis sederhana dan rapi akan membantu mengkomunikasikan pesan pada audience.
Tips menulis business writing
Selain memahami prinsip-prinsip business writing, berikut terangkum tips dalam penulisan bisnis, yaitu:
1. Membagi teks menjadi beberapa kalimat
Penulisan teks yang panjang mampu membuat pembaca lelah dan bosan. Oleh sebab itu, pastikan Anda memberikan spasi (jarak) antar paragraf atau kalimat, sehingga tulisan tetap menarik. Gunakan poin-poin untuk menyoroti informasi penting dan tambahkan elemen untuk mendemonstrasikan ide utama.
2. Baca dan revisi tulisan
Pasca Anda menulis tulisan, baca kembali untuk memeriksa kesalahan tulisan dan tanda baca. Revisi sebelum mengirim surat akan menghindari miskonsepsi akibat typo dan kesalahan penggunaan diksi.
3. Menggunakan template
Pertimbangkan menggunakan template agar surat yang perusahaan kirim seragam dan memiliki identitasnya. Template membuat proses penulisan jadi lebih efisien, sebab kerangka surat sudah selesai dan hanya perlu dimodifikasi sedikit sebelum Anda kirim.
4. Perbanyak latihan menulis
Latihan menulis membuat Anda mahir dalam menulis surat bisnis. Cara agar tulisan terasa mengalir dan memiliki struktur yang baik adalah perbanyak menulis berbagai tipe surat bisnis. Perhatikan struktur kalimat, gaya penulisan, dan kosakata ketika menulis.
5. Pastikan mudah dipindai
Dokumen untuk eksekutif bisnis dapat Anda sempurnakan dengan menambahkan point-point, paragraf yang ringkas, penggunaan italic dan font tebal untuk menyoroti bagian penting dalam surat.
6. Hindari verbositas
Verbositas artinya penggunaan kalimat yang tidak perlu. Apabila pesan bisa disampaikan dalam 5 kalimat, hindari memperpanjang kata hanya untuk memenuhi target jumlah kata. Hal ini akan membuat kalimat bertele-tele.
Business writing adalah keterampilan yang perlu Anda kuasai, terlepas sebagai pekerja, human resources, maupun pemilik bisnis.
Selain business writing, ada berbagai cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan bisnis Anda. Salah satunya adalah outsourcing.
Dengan outsourcing, Anda dapat mengalihkan sebagian tugas atau pekerjaan kepada pihak eksternal untuk membantu agar Anda dapat fokus pada tugas inti bisnis. Outsourcing merupakan salah satu langkah yang efektif untuk mengurangi beban kerja internal, menghindari burnout, dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!