Press release merupakan sarana menyampaikan informasi yang umum di dunia public relation (PR). Informasi yang disampaikan bisa untuk kebutuhan internal maupun pemasaran.
Sebagian perusahaan menggunakan press release untuk kegiatan branding. Berdasarkan data Early Stage Marketing, press release adalah alat ampuh untuk membagikan berita perusahaan, menurut 84% bisnis.
Lalu apa saja komponen dan bagaimana cara menyusun siaran pers dengan tepat? Yuk, ikuti pembahasan dalam artikel ini hingga tuntas.
Memahami apa itu press release
Press release adalah pernyataan resmi tertulis yang dikeluarkan perusahaan pada media berita atau publik untuk memberikan informasi penting. Pembuatan siaran pers biasanya ditangani oleh public relation internal.
Perusahaan mengeluarkan siaran pers untuk mengumumkan produk baru, laporan pendapatan, kabar terkini berkaitan dengan kegiatan organisasi, hingga upaya merger.
Ketika perusahaan mengirimkan siaran pers ke media, tujuan press release untuk menarik minat jurnalis dan agar mereka mempublikasikannya, sehingga meningkatkan exposure.
Pengertian press release menurut M. Fikri Akbar, dkk dalam buku Public Relations (2021) melansir Kompas adalah informasi yang dibuat serta disusun oleh PR suatu industri, organisasi, ataupun lembaga, dengan tujuan memberi informasi kepada publik melalui media massa, baik secara online maupun offline.
Tujuan press release
Fungsi press release adalah sebagai media penyebaran humas sekaligus untuk menarik perhatian perusahaan dan menciptakan citra positif di kalangan konsumen lewat publisitas.
Sementara tujuan press release adalah untuk branding dan mendapatkan paparan (exposure). Perusahaan dapat menulis beberapa topik seputar:
- Peluncuran produk baru
- Kampanye
- Kegiatan sosial yang brand jalankan
- Inovasi yang perusahaan lakukan
- Menginformasikan kabar terkini
Siaran pers digunakan untuk liputan media, meningkatkan kesadaran merek (karena makin banyak eksposure yang perusahaan dapatkan), membangun backlink, dan pemasaran.
Selain itu, siaran pers juga digunakan sebagai manajemen krisis, ketika perusahaan mengalami krisis atau kesulitan press release membantu PR mengontrol narasinya.
Dengan perkembangan internet, berjuta-juta informasi bisa ditemukan, ini menjadi tantangan bagi praktisi Humas agar bisa menulis siaran pers yang unik, sehingga menarik pembaca dan jurnalis.
Tidak semua informasi disampaikan pada perusahaan dan tidak semua informasi bisa disampaikan pada masyarakat luas.
Jenis-jenis press release
Siaran pers ada berbagai macam tergantung tujuannya. Perusahaan mungkin menggunakan press release untuk mengatasi krisis reputasi yang dialami brand atau memberikan informasi penting pada masyarakat luas.
Press release terbagi menjadi 6 yaitu basic press release, event release, product release, financial release, employee updates, dan crisis management. Berikut penjelasan lengkapnya:
1. Basic press release
Basic press release adalah berbagai informasi yang mencakup hal umum berkaitan dengan suatu peristiwa yang dilakukan perusahaan. Informasi dalam siaran ini bisa diterima media dan publik.
Basic press release adalah jenis yang paling umum di dunia PR. Contoh press release basic adalah ketika perusahaan melakukan partnership dengan brand lain, merger, ataupun akuisisi.
2. Press release event
Sesuai dengan namanya, siaran event berupa informasi kegiatan atau acara yang perusahaan selenggarakan, hadiri, maupun sponsori. Di dalamnya mencakup tanggal kegiatan, lokasi, kegiatan, dan waktu acara.
3. Produk release
Perusahaan dapat mempromosikan produk atau layanan baru melalui siaran pers. Dengan bantuan jurnalis yang memublikasikan berita tentang peluncuran, brand Anda lebih mudah dikenali.
4. Employee updates
Perusahaan dapat menggunakan siaran pers untuk mengumumkan karyawan baru, janji temu, kegiatan internal, maupun promosi jabatan. Teknik penulisan press release adalah 5W+1H. Namun, untuk jenis ini bisa saja PR menggunakan format berbeda.
5. Financial release
Arti dari financial press release adalah siaran yang berisi informasi tentang keuangan perusahaan. Biasanya laporan tahunan yang diberikan pada stakeholder dan pemegang saham.
6. Crisis management
Crisis management press release adalah bentuk mitigasi risiko ketika mengalami krisis. Contohnya, mengatasi isu produk perusahaan menggunakan bahan berbahaya atau berkualitas rendah.
7. Grand opening
Pembukaan besar baik kantor atau outlet pertama kali bisa diumumkan dalam siaran pers. Umumkan tanggal dan lokasi pelaksanaan grand opening, bintang tamu yang datang, dan penawaran spesial jika ada.
8. Rebranding
Perusahaan yang melakukan branding ulang perlu mengumumkannya pada publik, demi menghindari kebingungan. Salah satu cara efektif adalah membuat siaran pers berisi mengapa ada rebranding, tanggal berlakunya perubahan, dan kutipan dari tim pemimpin jika ada.
Pentingnya press release
Nama lain dari press release adalah siaran pers. Jadi, jangan bingung lagi apabila dalam artikel ini penulis akan lebih banyak menyebut istilah lainnya.
Dalam kegiatan Humas, press release merupakan praktik penulisan informatif dan fungsinya cukup vital. Siaran pers berguna untuk membangun hubungan baik dengan media.
Ketika Anda menulis siaran yang relevan dengan industri yang sama dengan salah satu media, mereka akan menghargai dan mengangkat informasi tersebut dalam situsnya.
Siaran pers turut membantu meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan konsumen pada suatu merek, menurut laporan khusus Edelman Trust Barometer pada 2021.
Bagian dalam press release
Penulisan siaran pers terbagi menjadi beberapa bagian yaitu headline, informasi kontak, waktu, paragraf pembuka, isi, dan call to action.
1. Headline
Headline atau judul press release harus menarik dan mengandung informasi yang ingin disampaikan. Contoh headline press release, “Merger PT Tokopedia dan PT Gojek Indonesia,” sehingga pembaca bisa langsung tahu sedikit isi dari siaran tersebut.
2. Waktu
Waktu merujuk pada upaya PR memastikan siaran pers tepat waktu bagi pembaca. Misalnya, melakukan riset acara lain yang dijadwalkan sekitar tanggal peluncuran, sehingga audiens dapat melihat rilis Anda di berita.
3. Paragraf pembuka
Paragraf utama harus informatif agar pembaca memahami tentang apa siaran tersebut. Sertakan detail dalam pengumuman. Contohnya, “PT Tokopedia resmi melakukan merger dengan PT Gojek Indonesia per 25 April 2023 dengan membentuk entitas baru bernama GoTo.”
4. Boilerplate
Boilerplate press release adalah deskripsi singkat tentang bisnis perusahaan. Biasanya ditulis maksimal 100 kata dan penulisannya harus jelas, menarik, serta ringkas.
5. Quote pendukung
Quote pendukung biasanya ada di paragraf kedua. Tujuannya untuk menambah validasi pengumuman dan menciptakan kegembiraan atau menjawab pertanyaan berkaitan dengan informasi siaran.
6. Call to action
Bagian terakhir adalah call to action, misalnya mengajak pembaca mendatangi acara, membeli produk, atau menonton film yang baru dirilis.
Cara membuat press release
Setelah memahami elemen penting, berikutnya pelajari langkah-langkah menulis siaran pers di bawah ini.
1. Tentukan angle penulisan
Langkah pertama adalah menentukan angle penulisan terutama untuk menuliskan deskripsi tentang bisnis. Misalnya Anda menyoroti informasi spesifik yang selaras dengan citra merek perusahaan, penghargaan yang baru dicapai, budaya perusahaan, atau pendanaan.
2. Membuat draft
Cara agar mudah menulis siaran pers adalah membuat draft. Tulis poin utama dalam press release dan urutkan dalam template. Kumpulkan informasi dan kutipan yang relevan dengan isi. Kemudian, baca ulang draft sebelum membuat siaran aslinya.
3. Membuat headline
Membuat headline sama ketika Anda menulis unggahan di website. Penulisan headline harus menarik dan informatif. Gunakan kata kerja tindakan dan tulis judul secara spesifik, tetapi tetap jaga panjang kalimat.
4. Lakukan riset
Jurnalis mendapat puluhan siaran pers setiap harinya, mereka akan memilih mana press release yang unik dan bernilai untuk dipublikasikan. Oleh karena itu, Anda perlu memasukkan fakta ke dalam tulisan untuk menjamin informasi kredibel dan memiliki value.
Walaupun siaran pers cenderung pro ke perusahaan, tetapi harus ada fakta pendukung yang akurat. Tambahkan pula angka dan statistik untuk meningkatkan trustworthy. Cantumkan testimoni jika ada untuk menambah kesan positif dalam siaran pers.
5. Gunakan teknik 5W+1H
Permudah rekan media memahami informasi Anda dengan menggunakan teknik 5W+1H ketika menulis siaran pers. Anda harus menentukan What, When, Where, Why, Who dan How yang akan disampaikan pada jurnalis.
6. Layout konten inti Anda
Perhatikan bagaimana Anda menempatkan informasi penting dalam siaran. Bagian body copy sebaiknya letakan di atas untuk mempermudah orang dengan waktu baca terbatas memahami pesan. Pertimbangkan menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
7. Sesuaikan rilis Anda berdasarkan audiens atau kontak
Menyesuaikan siaran pers untuk audiens memungkinkan tulisan dibaca dan ditindaklanjuti. Misalnya, Anda mungkin membedakan tulisan untuk jurnalis dengan pelanggan. Pertimbangkan untuk mempersonalisasikan siaran pers dengan memasukkan nama penerima pesan.
8. Memastikan tidak ada typo
Sebelum mengirimkan siaran pers, pastikan tidak ada kesalahan tanda baca atau penulisan. Selain berisiko mengubah makna juga menunjukkan Anda kurang profesional.
Contoh press release
Berikut ini contoh-contoh siaran pers untuk berbagai kegiatan. Anda bisa mempelajarinya untuk jadi bahan referensi:
1. Contoh press release
Museum Sejarah Fatahilah Meluncurkan Inisiatif Bilingual
Jakarta, Indonesia, 01 Februari 2023—Museum Sejarah Fatahilah mengumumkan pada Rabu bahwa mereka berencana untuk meluncurkan program inisiatif dwibahasa baru pada tahun 2023. Pengunjung museum dapat segera melihat semua label dan panduan galeri tersedia dalam bahasa Melayu dan Inggris untuk mendukung jumlah yang terus bertambah keluarga yang sebagian besar berbicara bahasa Inggris di rumah. Informasi lebih lanjut tersedia di situs web mereka.
Kepala kurator Melissa Castillo menggambarkan inisiatif tersebut sebagai keberhasilan besar bagi masyarakat. “Saya senang berbagi kekayaan sejarah kami dengan lebih banyak orang yang mungkin merasa tidak nyaman mengunjungi museum sebelumnya,” kata Castillo. “Saya harap kami dapat segera menyediakan koleksi kami dalam lebih banyak bahasa.”
Selain materi bilingual, Museum Sejarah Fatahilah berencana untuk menawarkan tur koleksi berbahasa Melayu setiap hari Jumat pukul 3 sore.
Tentang Museum Sejarah Fatahilah
Museum Sejarah Fatahilah didirikan pada 1707 di Jalan Taman Fatahillah No.1 Jakarta Barat. Museum dengan nama lain Museum Sejarah Jakarta menampung koleksi replika prasasti Tugu, Pot Keramik Jepang dari abad ke-17, Lempengan batu bergambar kapal VOC di dinding Museum Sejarah Jakarta, dan lainnya.
Kontak
Bianda Harris
Koordinator Humas
bianda.harris@example.com
806-555-1322
2. Contoh press release
Humas rumah sakit dapat mempelajari press release yang MyRobin terima dari Hospital Management Asia di bawah ini.
Konferensi Hospital Management Asia 2023 Dorong Pemanfaatan Teknologi Pintar dan Digital untuk Perawatan Kesehatan yang Lebih Efisien
JAKARTA, 10 Mei 2023 — Hospital Management Asia (HMA) dan Association of Private Hospitals Malaysia (APHM) hari ini mengumumkan bahwa mereka akan menjadi tuan rumah bersama (co-host) penyelenggaraan konferensi regional HMA tahun 2023, yang akan berlangsung pada 5-6 September di Kuala Lumpur, Malaysia. Acara tahunan bergengsi untuk pemilik rumah sakit, C-Suite, direktur, dan pemimpin industri layanan kesehatan ini akan mengusung tema ‘Embracing Change for More Efficient Healthcare’, dan akan dibuka secara resmi oleh Dr. Zaliha Mustafa, Menteri Kesehatan Malaysia.
“Konferensi kami dirancang untuk menghubungkan para pemimpin layanan kesehatan dari seluruh Asia dan memfasilitasi diskusi-diskusi penting,” kata Pinky Fadullon, Project Director HMA. “Melalui tema ‘Embracing Change for More Efficient Healthcare’ ini, acara ini kami adakan dengan tujuan untuk menginspirasi dan mengajak rumah sakit dalam pemanfaatan teknologi digital yang dapat meningkatkan hasil pemeriksaan kesehatan pasien.”
Dr. Kuljit Singh, Presiden APHM menegaskan, “Sebagai profesional di bidang kesehatan, kita harus terus beradaptasi dan berinovasi meningkatkan sistem pelayanan kesehatan agar dapat memberikan yang terbaik bagi masyarakat, apapun tantangannya di industri ini. Kami berharap konferensi HMA ini nantinya akan menjadi wadah kolaborasi bagi para kolega dan penggiat industri kesehatan untuk mendiskusikan dan mengimplementasikan solusi berbasis teknologi yang mengarah pada sistem perawatan kesehatan yang berkelanjutan dan efisien, dan pada akhirnya menghasilkan peningkatan kesehatan pasien.”
Tema konferensi tahun ini sejalan dengan momentum untuk menjawab tantangan industri perawatan kesehatan yang berubah dengan cepat. Secara khusus, konferensi ini akan menampilkan rumah sakit yang telah memanfaatkan teknologi pintar dan digital terbaru, yang dianggap sangat penting dalam upaya berkelanjutan perawatan kesehatan untuk meningkatkan kualitas perawatan pasien dan efisiensi operasional. Turut hadir pula berbagai perusahaan healthtech dan startup yang akan menyampaikan ide-ide dan teknologi paling inovatif dalam hal perawatan kesehatan.
Peserta dapat melihat sesi panel yang menampilkan bagaimana rumah sakit terkemuka di Asia memanfaatkan teknologi digital untuk menciptakan solusi inovatif untuk masalah kritis – mulai dari kekurangan perawat global, kesalahan pengobatan, hingga infeksi yang didapat di rumah sakit. Topik yang akan dibahas meliputi otomatisasi tugas keperawatan; peran data mining dan analisis data dalam peningkatan kualitas dan pengalaman pasien; pengembangan sistem digital terintegrasi untuk meningkatkan akses perawatan pasien; dan adopsi langkah-langkah cybersecurity untuk memastikan ketahanan sistem digital terhadap ancaman siber. Selain itu, para peserta dapat mempelajari lebih jauh tentang pemanfaatan AI dan cloud, serta penggunaan peralatan digital yang mumpuni di rumah sakit dalam menyediakan perawatan dan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan efisien.
Hadir sebagai salah satu pembicara adalah Dr. Ben Widaja, President Director, Mandaya Hospital Group, Indonesia. Ada juga Dr. Anton Decker, Presiden Internasional di Mayo Clinic yang akan memberikan keynote speech tentang pentingnya penggunaan data, AI, dan konektivitas dalam perawatan kesehatan. Daftar pembicara lainnya termasuk:
- Dr. Zaliha Mustafa, Minister of Health of Malaysia
- Stephanie Bayer, Senior Director Patient Experience, Cleveland Clinic (US)
- Dr. Asawin Puwatanasan, Deputy Hospital Director, Bangkok International Hospital (Thailand)
- Benedict Tan, Group Digital Strategy Officer and Chief Data Officer, Singapore Health Services (Singapore)
- Stephen Tan, Hospital Administrator, University of Cebu Medical Center (Philippines)
- Monojit Mitra, Facility and Biomedical Director, FV Hospital (Vietnam)
Untuk informasi lebih lengkapnya terkait agenda konferensi dapat diunduh secara online. Peserta juga dapat melakukan registrasi untuk HMA 2023 tautan ini. Tarif awal tersedia hingga 8 Juni 2023 dengan harga mulai dari USD 525 (IDR 7,751,625).
###
Tentang Hospital Management Asia 2023
Hospital Management Asia (HMA) adalah platform regional tahunan bagi pemilik rumah sakit, C-Suite, direktur, dan pemimpin layanan kesehatan untuk berjejaring, berkolaborasi, dan berbagi wawasan tentang praktik terbaik dan solusi manajemen layanan kesehatan yang membentuk masa depan industri di Asia. Di tahun ke-22, acara ini diharapkan dapat mengumpulkan 70+ pembicara dan 1.500+ pemilik rumah sakit, eksekutif tingkat C, direktur, dokter, dan pemimpin layanan kesehatan dari Asia Pasifik pada 5-6 September di Kuala Lumpur, Malaysia. Manajemen Rumah Sakit Asia 2023 diselenggarakan bersama oleh Asosiasi Rumah Sakit Swasta Malaysia dan didukung oleh 15 asosiasi rumah sakit terkemuka di Asia. www.hospitalmanagementasia.com/hma-2023.
Tips menulis press release
Setelah mempelajari langkah-langkah, simak deretan tips menulis siaran pers berikut ini.
1. Buat ringkas
Siaran pers umumnya tidak lebih dari 2 halaman atau berisi 300-500 kata yang memuat informasi penting. Tujuannya agar pembaca tidak kehilangan minatnya pada isi siaran pers, terutama rekan media yang biasanya memiliki waktu terbatas. Hindari mencantumkan detail yang tidak penting dan pastikan
2. Gunakan notasi yang tepat
Notasi digunakan dalam siaran pers seperti “###” yang umumnya diletakkan di akhir paragraf. Anda dapat menggunakan notasi lain yang sesuai, misalnya menambahkan “-more-” apabila isi siaran lebih dari satu halaman.
3. Masukan media tambahan
Tambahkan lampiran berupa foto atau video dalam siaran pers. Hal ini akan membantu rekan media mempublikasikan berita di situs website. Terutama jika acara atau produk yang Anda rilis sangat eksklusif.
4. Pertimbangkan menggunakan template
Ada banyak template siaran pers di internet, Anda dapat memanfaatkannya untuk memudahkan menulis press release.
Itulah langkah-langkah membuat press release yang bisa Anda ikuti. Sebagai praktisi Humas, membuat siaran pers perusahaan sudah menjadi tanggung jawab Anda. Dapatkan informasi terbaru seputar bisnis, karir, dan konten-konten terkait HR hanya di Blog MyRobin.