Dalam menjalankan operasional suatu perusahaan, terdapat berbagai elemen yang harus dikelola agar segala aktivitas berjalan dengan lancar dan terorganisir. Salah satu aspek penting dalam menjaga keteraturan ini adalah fungsi General Affairs (GA).
General Affairs memiliki peran sentral dalam memastikan aspek administratif, operasional, dan fasilitas perusahaan berada dalam kondisi optimal.
Dalam artikel ini, MyRobin akan menjelaskan lebih dalam mengenai peran, tanggung jawab, dan pentingnya General Affairs dalam mendukung kelancaran berbagai kegiatan di dalam perusahaan.
Pengertian General Affair
General Affair (GA) merujuk pada fungsi atau departemen di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kegiatan administratif dan operasional yang bersifat umum. Peran utama General Affair adalah mengelola aspek-aspek non-inti dari operasional perusahaan agar berjalan lancar.
Perbedaan Human Resources dengan General Affair
Human Resources (HR) dan General Affairs (GA) adalah dua fungsi yang berbeda dalam suatu organisasi, meskipun keduanya seringkali bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama. Berikut adalah perbedaan antara Human Resources dan General Affairs:
Human Resources (HR)
Fokus pada Sumber Daya Manusia
HR memiliki fokus utama pada pengelolaan sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, pengembangan, pengelolaan kinerja, dan pengaturan hubungan antara karyawan dan perusahaan.
Pengelolaan Tenaga Kerja
HR bertanggung jawab untuk mengelola tenaga kerja dan aspek-aspek yang terkait, seperti perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan pemutusan hubungan kerja.
Manajemen Penggajian dan Tunjangan
HR mengurus semua aspek terkait penggajian, tunjangan, dan kebijakan kesejahteraan karyawan.
Kepatuhan Terhadap Hukum Ketenagakerjaan
HR bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
Hubungan Karyawan
Membina hubungan antara karyawan dan manajemen, menangani konflik, dan memberikan dukungan terhadap kesejahteraan karyawan.
General Affairs (GA)
Fokus pada Aspek Operasional
GA fokus pada aspek operasional dan administratif perusahaan untuk menjaga kelancaran dan keteraturan dalam kegiatan sehari-hari.
Manajemen Fasilitas dan Layanan Umum
GA bertanggung jawab untuk menjaga fasilitas kantor, seperti kebersihan, perawatan, dan pemeliharaan, serta menyediakan layanan umum seperti transportasi dan akomodasi.
Pengelolaan Keuangan Internal
GA dapat terlibat dalam pengelolaan keuangan internal, termasuk manajemen anggaran dan pemantauan pengeluaran.
Pemenuhan Kebutuhan Karyawan
Menangani kebutuhan harian karyawan, seperti perjalanan dinas, dan memastikan tersedianya fasilitas kesejahteraan.
Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Prosedur Internal
GA memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur internal perusahaan, serta menjalankan tugas administratif lainnya.
Pemeliharaan Hubungan dengan Vendor
Bertanggung jawab untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan mengelola kontrak kerjasama.
Meskipun HR dan GA memiliki perbedaan fokus utama, keduanya sering bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Kolaborasi ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien, teratur, dan mendukung pengelolaan sumber daya manusia serta aspek operasional perusahaan.
Fungsi Utama General Affair di dalam Perusahaan
Dalam melaksanakan tugasnya, General Affair (GA) juga memiliki peran khusus dalam mengelola operasional perusahaan. Berikut adalah fungsi dari General Affair di perusahaan:
Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi pertama yang menjadi tanggung jawab GA adalah pemeliharaan dan perawatan kondisi serta fasilitas perusahaan. Ini mencakup fasilitas seperti toilet, gedung kantor, ruang kantor, gudang, instalasi listrik, dan aset lainnya.
GA juga bertugas menilai keadaan fasilitas dan membuat prioritas sebelum menyusun anggaran, memastikan bahwa kebutuhan perbaikan diutamakan sesuai dengan dampak positifnya terhadap operasional perusahaan.
Menyiapkan Laporan Berkala
Peranan penting lainnya dari GA adalah menyusun laporan berkala yang diperlukan untuk rapat anggaran. Laporan tersebut mencakup aset dan beban biaya kantor, memberikan perusahaan gambaran efektivitas investasi internal.
Membantu Perizinan
Sesuai dengan jobdesknya, Divisi GA juga turut serta dalam pengurusan perizinan yang diperlukan. Selain itu, GA menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, dan wartawan.
Membina Hubungan Baik
GA bertugas membina hubungan baik dengan supplier barang atau jasa. Jika GA tergabung dengan divisi HRD, tugas tambahan meliputi pembuatan kontrak kerja, pemastian pembayaran tepat waktu, dan menangani keluhan mewakili perusahaan. Hubungan baik ini berdampak positif pada kinerja dan produktivitas karyawan, serta mempengaruhi citra perusahaan di mata klien.
Dalam konteks ini, GA juga berperan menjaga kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan. Keberhasilan GA dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut penting bagi kinerja perusahaan.
Skill yang Perlu Dimiliki oleh General Affairs
General Affairs (GA) adalah departemen yang memiliki tanggung jawab luas dalam mengelola aspek administratif dan operasional di perusahaan. Untuk menjalankan tugas dengan baik, seorang profesional di bidang General Affairs sebaiknya memiliki sejumlah keterampilan atau skill. Berikut adalah beberapa skill yang penting untuk dimiliki oleh General Affairs:
Keahlian Administratif
Keahlian administratif menjadi kunci dalam peran General Affairs untuk menangani tugas-tugas administratif dan operasional. Hal ini mencakup kemampuan mengelola dokumen, mengorganisir data, dan menjalankan proses administratif dengan presisi.
Seorang profesional GA yang memiliki keahlian administratif yang baik dapat memastikan bahwa tugas-tugas rutin seperti manajemen file, penyusunan laporan, dan pencatatan data berjalan lancar, mendukung efisiensi operasional perusahaan.
Kemampuan Komunikasi dan Bernegosiasi
Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif adalah keterampilan penting bagi seorang General Affairs. Dalam berinteraksi dengan internal maupun eksternal, kemampuan berkomunikasi yang baik membantu memastikan informasi disampaikan dengan tepat dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif.
Selain itu, kemampuan bernegosiasi yang baik membantu dalam berurusan dengan pihak eksternal, seperti vendor atau mitra bisnis, untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi perusahaan.
Kemampuan Manajemen Waktu
Dalam peran General Affairs yang melibatkan berbagai tugas dan tanggung jawab, kemampuan manajemen waktu menjadi krusial.
Profesional GA perlu dapat mengatur prioritas, mengidentifikasi tugas yang mendesak, dan menjalankan tugas-tugasnya sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
Dengan manajemen waktu yang baik, seorang GA dapat memastikan kelancaran operasional tanpa mengabaikan kualitas pekerjaan.
Keterampilan Problem Solving
Keterampilan problem-solving menjadi penting ketika seorang General Affairs dihadapkan pada tantangan atau masalah operasional.
Kemampuan untuk menganalisis situasi, mengidentifikasi akar permasalahan, dan mengembangkan solusi yang efektif membantu dalam mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
Seorang GA yang memiliki keterampilan ini dapat berkontribusi pada peningkatan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Kemampuan Organisasi dan Perencanaan
Kemampuan organisasi dan perencanaan menjadi landasan bagi General Affairs dalam mengelola tugas-tugas yang melibatkan berbagai aspek.
Seorang profesional GA yang terorganisir dapat mengatur dokumen, menyusun jadwal, dan merencanakan kegiatan dengan baik.
Dengan keterampilan ini, GA dapat menjaga keberlanjutan operasional dan menyediakan dukungan administratif yang efisien bagi seluruh organisasi.
Keterampilan Penelitian Hukum
Mampu melakukan penelitian hukum untuk menjawab pertanyaan atau mengatasi masalah yang mungkin muncul, serta memastikan bahwa kebijakan perusahaan selalu sesuai dengan perkembangan hukum terkini.
Job Desk General Affairs
Jobdesk atau deskripsi pekerjaan General Affairs (GA) mencakup berbagai tugas administratif dan operasional untuk memastikan kelancaran fungsi perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas umum dalam job desk General Affairs:
Manajemen Fasilitas
- Memastikan fasilitas kantor berfungsi dengan baik, termasuk AC, pencahayaan, dan peralatan kantor.
- Menjaga kebersihan dan keteraturan kantor, serta melakukan perawatan berkala.
Pengelolaan Keuangan Internal
- Memantau dan mengelola keuangan internal, termasuk pembayaran, penerimaan uang, dan pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
- Berkoordinasi dengan bagian keuangan untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.
Hubungan dengan Vendor
- Menjaga dan mengelola hubungan dengan vendor seperti pemasok makanan, jasa kebersihan, dan perusahaan IT.
- Menyusun dan menegosiasikan kontrak dengan vendor untuk memastikan pelayanan yang baik.
Pengaturan Perjalanan Dinas
- Mengkoordinasikan dan mengatur perjalanan dinas pegawai, termasuk pemesanan tiket pesawat, akomodasi, dan fasilitas lainnya.
- Memastikan semua persyaratan perjalanan dan dokumentasi terpenuhi.
Manajemen Dokumen Perusahaan
- Menjaga dan mengatur dokumen perusahaan seperti surat, proposal, laporan, dan dokumen penting lainnya.
- Membuat sistem penyimpanan yang efisien untuk memudahkan akses dan manajemen dokumen.
Kepatuhan dan Regulasi
- Memastikan kepatuhan terhadap regulasi perusahaan dan ketentuan hukum yang berlaku.
- Mengurus perizinan dan dokumen-dokumen resmi lainnya yang diperlukan perusahaan.
Pengelolaan Acara Perusahaan
- Merencanakan dan mengkoordinasikan acara perusahaan, pertemuan internal, dan kegiatan karyawan.
- Memastikan semua persiapan acara berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Pemenuhan Kebutuhan Karyawan
- Menangani kebutuhan harian karyawan seperti transportasi, akomodasi, dan kebutuhan umum lainnya.
- Memberikan dukungan umum kepada karyawan untuk meningkatkan kesejahteraan di tempat kerja.
Keamanan dan Keselamatan
- Bertanggung jawab atas kebijakan dan praktik keamanan dan keselamatan karyawan serta fasilitas.
- Mengkoordinasikan pelatihan keselamatan dan prosedur evakuasi.
Nah itu dia artikel mengenai General Affair atau biasa disingkat dengan sebutan GA. Dapat dilihat bahwa peran GA tidak hanya melibatkan pengelolaan harian, tetapi juga memberikan kontribusi strategis terhadap kesuksesan jangka panjang dan pertumbuhan perusahaan.
MyRobin dapat menjadi solusi yang efektif dan terpercaya dalam menyalurkan tenaga kerja untuk kebutuhan GA perusahaan Anda. Sebagai perusahaan outsourcing yang berpengalaman, MyRobin menyediakan layanan penyaluran tenaga kerja dengan seleksi dan rekrutmen yang cermat, memastikan bahwa karyawan yang disediakan sesuai dengan kebutuhan dan kriteria perusahaan Anda. Konsultasikan kebutuhan tenaga kerja untuk perusahaan Anda bersama MyRobin!