Dalam dunia karir, seseorang harus menguasai beberapa soft skill untuk bisa bekerja secara efektif dan efisien. Salah satu soft skill yang perlu dimiliki adalah organizational skills, atau kemampuan berorganisasi. Sesuai namanya, kemampuan ini digunakan agar seseorang dapat lebih mudah untuk mengatur dan menggunakan waktu, sumber daya, hingga energi secara efisien dalam pekerjaannya. Yuk, simak lebih lanjut mengenai organization skills ini beserta manfaat dan cara meningkatkannya!
Pengertian Organizational Skills
Organizational skills adalah kemampuan seseorang dalam menggunakan waktu, energi, kemampuan fisik serta mental untuk mengelola berbagai tugas secara bersamaan dan mencapai hasil yang maksimal. Sederhananya, organizational skills ini terkait dengan kemampuan untuk mengorganisir segala hal yang berhubungan dengan tugas dan pekerjaan.
Dengan menguasai kemampuan ini, seseorang dapat memprioritaskan dan merencanakan berbagai hal yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan agar lebih efisien, yakni tepat waktu sesuai deadline yang telah ditentukan.
Contohnya ketika karyawan sedang mengerjakan empat proyek sekaligus selama tiga bulan. Untuk menyelesaikan semua pekerjaan, karyawan tersebut harus berkolaborasi dengan orang yang berbeda untuk setiap proyeknya. Organizational skills yang kuat akan membantunya dalam mengatur tugas mana yang harus segera diselesaikan terlebih dahulu dan memilih orang yang tepat untuk bisa membantunya menyelesaikan tugas. Dengan begitu, tugas dapat selesai tepat waktu dan mencapai hasil yang maksimal.
Organizational skills akan sulit untuk dikembangkan seorang diri jika tidak ada dukungan atau partisipasi dari orang lain. Maka dari itu, perusahaan atau leader harus membantu mengembangkan kemampuan ini pada karyawannya dengan memberikan pemahaman tentang organizational skills di awal kerja. Hal ini tentu akan membuat para karyawan mengerti bagaimana cara mengorganisir pekerjaan dan saling membantu karyawan lain bila ada yang membutuhkan tenaganya.
Kurangnya organizational skills dalam diri seseorang menyebabkan beban kerja terasa berat, waktu pengerjaan tugas kurang, dan adanya tekanan dalam pekerjaan. Masalah-masalah seperti ini tentu akan menyebabkan produktivitas menurun dan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memberikan pengarahan mengenai hal ini.
Seberapa Penting Memiliki Organizational Skills?
Dalam dunia kerja, pasti Anda pernah mendapatkan tugas dadakan dan harus selesai dalam waktu yang relatif singkat. Nah, pada situasi seperti ini, Anda harus bisa langsung beradaptasi dan sigap dalam menghadapinya. Melalui organizational skills, memungkinkan bagi Anda untuk dapat beradaptasi dengan segala situasi, baik tugas yang banyak atau waktu pengumpulan tugas yang mepet.
Jika Anda tidak terbiasa untuk multitasking terhadap sesuatu, maka tentu Anda akan kesulitan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Apalagi jika deadline yang diberikan sangat singkat, tentu hal ini dapat membuat Anda menjadi panik dan tidak bisa fokus dalam mengerjakan tugas. Alhasil, Anda menjadi stres, performa menurun, dan hasil yang diperoleh kurang maksimal.
Berbeda halnya jika sudah menguasai organizational skills, tugas dapat terselesaikan dengan baik sesuai waktu yang telah ditentukan dan lebih tenang dalam menghadapi situasi seperti ini. Sebab, seseorang yang mempunyai organizational skills ini sudah mengetahui apa yang harus diprioritaskan terlebih dahulu agar pekerjaan dapat selesai tepat waktu dan mencapai hasil yang maksimal.
Organizational skills juga dapat menjadi tolak ukur bagi seseorang, apakah mereka mampu menyelesaikan tugas tambahan yang diberikan dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Berdasarkan kemampuannya dalam mengatur rencana dan jadwal, maka mereka bisa menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik.
Tidak hanya itu saja, seseorang dengan kemampuan ini akan lebih mudah bertahan atau survive dalam lingkungan kerja yang serba cepat dan fleksibel. Hal ini tentu akan membuat mereka menjadi pribadi yang profesional dan disiplin dalam bekerja.
Itulah alasan mengapa organizational skills ini sangat penting dimiliki oleh seorang karyawan. Selain dapat menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien, juga mampu memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan tempatnya bekerja.
Manfaat Organizational Skills
Melihat pentingnya seseorang mempunyai organizational skills yang baik tentu ada manfaat yang bisa diperoleh. Beberapa manfaat menguasai organizational skills dalam bekerja adalah sebagai berikut:
- Membantu menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien, terutama tugas yang harus segera diselesaikan.
- Meningkatkan performa kerja dan produktivitas.
- Secara tidak langsung mendorong untuk mengembangkan kemampuan lain seperti manajemen waktu dan kolaborasi.
- Mengurangi tingkat stres dalam bekerja.
- Mampu merencanakan segala sesuatu dengan baik, sehingga meminimalisir adanya kesalahan.
- Mencapai work-life balance, contohnya dengan membuat to-do list, seseorang dapat mengelola pekerjaan dan tidak perlu lembur bekerja.
- Meningkatkan kualitas kerja.
- Memberikan kesempatan baik di masa depan, seperti promosi jabatan.
Jenis Organizational Skills
Ada beberapa jenis organizational skills yang perlu untuk Anda kuasai, diantaranya yaitu:
Manajemen waktu
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, organizational skills memungkinkan Anda untuk mengatur waktu dengan baik, sehingga tugas dapat selesai sesuai tenggat waktu yang telah ditentukan. Dengan memiliki kemampuan manajemen waktu ini, Anda tidak perlu bekerja overtime atau lembur untuk menyelesaikan tugas. Selain itu, kemampun ini juga dapat menghemat energi Anda. Sebab, Anda tidak akan menghabiskan waktu dan tenaga saat mengerjakan tugas.
Menentukan tujuan
Penting bagi seorang karyawan untuk menentukan tujuan atau goals pekerjaannya lebih awal. Dengan begitu, mereka dapat lebih termotivasi dalam menyelesaikan tugas dan mencapai hasil yang terbaik. Melalui organizational skills, Anda dapat menetapkan tujuan jangka pendek maupun panjang bagi diri sendiri serta perusahaan. Setiap tujuan yang telah berhasil tercapai menandakan bahwa Anda telah menguasai organizational skills dan mampu memanfaatkan sumber daya dengan baik.
Perencanaan
Seseorang dengan kemampuan organisir yang baik tentu akan merencanakan terlebih dahulu apa yang mereka butuhkan dan bagaimana cara kerja yang tepat agar pekerjaan dapat selesai tepat waktu serta hasilnya maksimal. Akhirnya, waktu dan energi yang dimiliki pun tidak terbuang sia-sia. Untuk membuat perencanaan, Anda bisa menggunakan aplikasi atau menulis secara manual to-do list, termasuk jadwal meeting, dan durasi bekerja.
Pengambilan keputusan
Dalam mengambil suatu keputusan yang tepat, Anda pasti membutuhkan berbagai pertimbangan dan pemikiran yang matang. Umumnya, seseorang dengan organizational skills mempunyai pola pikir yang baik, analitis, dan logis. Mereka mampu berkomunikasi dengan baik serta sikap yang berorientasi pada tujuan. Hal ini tentu menjadi modal Anda untuk mendapatkan keputusan yang tepat bagi organisasi.
Tidak hanya itu saja, organizational skills juga mampu membuat Anda untuk mudah membaca situasi atau informasi yang ada. Dimana hal ini dapat dijadikan sebagai kesimpulan akhir yang logis saat akan mengambil suatu keputusan penting.
Komunikasi
Salah satu jenis organizational skills yang juga penting untuk dikuasai adalah kemampuan berkomunikasi secara baik dan efektif. Melalui kemampuan ini, Anda akan menjadi lebih mudah untuk menerima dan menyampaikan suatu informasi di tempat kerja. Sehingga, Anda dapat bekerja sama dengan orang lain dalam menyelesaikan tugas.
Detail oriented
Seseorang yang mempunyai organizational skills akan lebih detail dibandingkan oleh orang lain. Sebab, mereka akan selalu memastikan setiap pekerjaannya dapat terselesaikan dengan benar, tepat, dan teliti. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terbuangnya tenaga dan waktu secara percuma di kemudian hari. Biasanya, seseorang dengan kemampuan ini akan memeriksa pekerjaannya lebih dari satu kali dan segera memperbaiki jika terdapat kesalahan di dalamnya. Maka dari itu lah, orang-orang dengan organizational skills baik hasil pekerjaannya selalu maksimal dan memuaskan.
Cara Meningkatkan Organizational Skills
Memang tidak semua orang ketika bekerja mempunyai organizational skills yang baik, maka dari itu, perlu adanya latihan untuk bisa meningkatkan kemampuan. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan organizational skills:
Buat to-do list pekerjaan
Cara pertama yang bisa Anda dilakukan adalah dengan membuat to-do list pekerjaan yang akan dilakukan dalam beberapa hari kedepan. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam mengatur waktu, sumber daya, dan energi. Dalam to-do-list perlu ditambahkan pula informasi mengenai deadline pekerjaan, penanggung jawab atau orang yang dilibatkan dalam tugas, dan hal-hal penting lainnya.
Untuk membuat to-do list bisa dengan menggunakan aplikasi Google Calendar, Notion, Evernote, ataupun Trello. Beberapa aplikasi ini terdapat fitur pengingat, dimana ketika tenggat waktu sudah dekat akan ada notifikasi yang muncul. Dengan mempunyai to-do-list seperti ini, Anda dapat lebih terorganisir dalam bekerja dan meminimalisir kesalahan.
Kerjakan sesuai jadwal
Setelah membuat to-do-list pekerjaan, Anda harus mengerjakan pekerjaan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Dengan begitu, Anda dapat menyelesaikan tugas tepat waktu dan tidak menghambat pekerjaan orang lain. Tipsnya adalah kurangi distraksi atau gangguan yang dapat memecah konsentrasi sehingga membuat pekerjaan menjadi terhambat dan menumpuk. Gunakan penutup telinga untuk mengurangi suara di sekitar Anda, atau pilih ruangan kerja yang tenang dan mendukung untuk bekerja.
Komunikasikan dengan tim
Penting bagi Anda untuk mengkomunikasikan jadwal atau rencana kepada tim. Tujuannya adalah agar mereka memahami apa yang Anda rencanakan dalam menyelesaikan tugas. Apalagi jika tugas yang dikerjakan membutuhkan kerja sama tim, tentu perlu adanya komunikasi sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan meminimalisir adanya miskomunikasi antara tim. Hal ini juga dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi distraksi dalam mengerjakan tugas. Anda dapat menginformasikan kepada mereka bahwa Anda ada pekerjaan yang penting dan tidak ingin diganggu oleh siapapun.
Cara Mencantumkan Organizational Skills dalam CV
Jika Anda menguasai organizational skills, Anda boleh mencantumkannya dalam CV untuk mengekspresikan kemampuan soft skill. Apalagi posisi yang Anda lamar membutuhkan kemampuan ini, seperti sekretaris, project manager, merchandiser, atau event planner. Dilansir dari betterup.com, lebih dari 43% perekrut mencari kandidat yang mempunyai kemampuan organisasi yang baik. Maka dari itu lah, tidak ada salahnya Anda mencantumkan atau menunjukkan organizational skills ini ketika melamar pekerjaan.
Berikut ini adalah tips untuk menunjukkan organizational skills dalam CV:
1. Buat resume yang ringkas
Tidak perlu menjelaskan secara detail mengenai informasi Anda, namun buat secara ringkas dan gunakan kata kunci yang dibutuhkan. Selain itu, informasi dalam CV harus terlihat terorganisir, maksudnya jangan mencampur adukkan informasi dan buat pembatas per informasi. Contohnya seperti pada gambar di bawah ini:
2. Sebutkan organizational skills dalam CV
Cara berikutnya adalah Anda bisa menyebutkan organizational skills yang diminta di deskripsi pekerjaan ke dalam CV. Seperti yang sudah dijelaskan di awal, organization skills jenisnya bermacam-macam, ada kolaborasi, manajemen waktu, dan lain sebagainya. Nah, masukkan kemampuan tersebut dalam bagian informasi soft skill. Hal ini tentu akan menarik perhatian rekruter untuk memasukkan CV Anda ke tahap penyaringan.
Buat CV gratis dengan mudah hanya di MyRobin Super App. Selain membuat CV, Anda juga dapat memilih dan melamar pekerjaan yang Anda inginkan di sana. Tunggu Apalagi? Unduh MyRobin Super App sekarang juga!
3. Masukkan Organizational Skills dalam Deskripsi Diri
Dengan memasukkan informasi terkait organizational skill pada bagian deskripsi diri, tentu lebih mudah untuk membuat recruiter melihat kemampuan tersebut pada Anda. Mereka biasanya menghabiskan rata-rata 7 detik untuk melihat CV seseorang dan bagian pertama yang dilihat pasti adalah deskripsi diri yang berada di paling atas CV. Contohnya adalah seperti berikut:
4. Tampilkan organizational skills pada bagian pengalaman kerja
Selain pada deskripsi diri, Anda juga bisa menampilkan organization skills pada bagian pengalaman kerja. Tunjukkan bagaimana Anda menggunakan kemampuan organisasi ini untuk mencapai hasil kerja. Gunakan kata kerja tindakan untuk menggambarkan kemampuan ini dan poin-poin agar lebih mudah dibaca. Berikut contohnya:
Cara Menampilkan Organizational Skills dalam Interview
Lalu bagaimana cara menampilkan organizational skills ketika interview kerja? Seringkali HRD atau User sebagai pewawancara menanyai terkait kemampuan ini kepada Anda. Berikut ini adalah cara yang bisa Anda lakukan:
1. Ceritakan tentang pekerjaan sebelumnya
Agar pewawancara dapat mengetahui bagaimana Anda menerapkan organizational skills dalam bekerja, Anda bisa menceritakan tentang peran dan pekerjaan Anda di pekerjaan sebelumnya. Walaupun bukan proyek besar, namun jika ketika bekerja Anda menerapkan kemampuan ini maka Anda bisa menjelaskan kepada pewawancara.
Misalnya, bagaimana Anda mengatur waktu ketika ada pekerjaan yang mendadak dengan deadline yang mepet, atau bagaimana Anda memimpin tim untuk mengerjakan proyek besar bersama. Mulailah dengan ungkapan meyakinkan seperti “Memiliki kemampuan organisasi sangat penting dalam pekerjaan saya sebelumnya”, baru kemudian jelaskan bagaimana Anda membagi tujuan/goals menjadi unit-unit yang lebih kecil, proses perencanaan, bagaimana Anda mendelegasikan tugas, dan setiap langkah yang Anda ambil untuk mencapai hasil kerja yang maksimal.
2. Jelaskan organizational skills dalam kehidupan pribadi
Biasanya perekrut melihat bagaimana cara Anda mengorganisir kehidupan pribadi Anda. Sebab, jika sudah terbiasa hidup terorganisir dalam sehari-harinya, maka orang tersebut juga akan bekerja secara terorganisir.
Apalagi jika Anda belum banyak pengalaman bekerja, Anda harus menggunakan pengalaman pribadi untuk membuktikan bahwa melakukan sesuatu secara terorganisir adalah salah satu kompetensi Anda. Jangan lupa juga untuk menunjukkan kesalahan Anda dan bagaimana cara Anda menanganinya.
Nah, itulah penjelasan singkat tentang organizational skills yang merupakan salah satu kemampuan penting yang harus dimiliki dalam dunia kerja. Jika Anda menguasai kemampuan ini, maka segala aktivitas bekerja Anda akan berjalan lancar. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung Blog MyRobin sekarang juga!