Penting bagi suatu perusahaan untuk mengelola aset yang dimilikinya dengan baik, mulai dari tanah, bangunan, mesin dan peralatan produksi, hak cipta, saham, merek dagang, dan lain sebagainya. Pengelolaan aset harus dilakukan dengan manajemen aset yang tepat agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Nah, sebenarnya apa sih itu manajemen aset? Mengapa perusahaan harus melakukan manajemen aset ini? Daripada penasaran, yuk langsung aja simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Manajemen Aset?
Sebelum mengetahui apa itu manajemen aset, Anda harus memahami terlebih dahulu pengertian dari aset. Sebenarnya, aset merupakan segala sesuatu yang mempunyai nilai ekonomi yang bisa dimiliki oleh perorangan, perusahaan, hingga pemerintah. Dari sudut pandang akuntasi, aset ini dapat diartikan sebagai kekayaan yang lancar (uang kas), aset tetap (rumah, pabrik, peralatan), prepaid and deferred assets (asuransi, hak sewa dan bunga), ataupun harta yang tidak berwujud (trademark, hak paten, copyright).
Lalu apa itu manajemen aset? Jadi, manajemen aset adalah suatu proses pengelolaan aset yang dimiliki oleh seseorang, kelompok, organisasi, ataupun perusahaan yang dilakukan secara efektif dan efisien sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Gima Sugiama, manajemen aset merupakan sebuah ilmu atau seni yang memberikan panduan dalam pengelolaan kekayaan, dimana mencakup proses merencanakan, mendapatkan, menilai, mengoperasikan, memelihara, membaharukan, menghapuskan, hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien, termasuk inventarisasi dan legal audit.
Mengapa Manajemen Aset Itu Penting?
Setiap perusahaan harus melakukan manajemen aset untuk mengelola seluruh aset yang dimilikinya. Mengapa demikian? Sebab, manajemen aset sangat dibutuhkan dalam pengambilan sebuah keputusan yang tepat, sehingga aset dapat menjadi lebih bermanfaat. Namun agar bisa bermanfaat dan menghasilkan keuntungan, diperlukan berbagai elemen dan sudut pandang yang lebih luas.
Seperti yang dijelaskan di awal, aset yang dikelola secara efektif dan efisien akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Melalui manajemen aset perusahaan dapat melakukannya dengan tepat dan terorganisir. Jadi bisa dibilang manajemen aset ini tidak hanya membantu mengelola dan mencatat daftar inventaris serta aset yang dimiliki oleh perusahaan saja, namun juga mendukung perusahaan agar tujuannya tercapai.
Perlu Anda ketahui, seluruh sumber daya perusahaan harus dioptimalkan dengan baik untuk mencegah adanya kerugian. Maka dari itu, perusahaan perlu memeriksa kembali semua aset dan sumber daya yang dimilikinya setiap tahun. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah ada aset yang masih bisa digunakan atau diganti dengan yang baru karena habis waktu ekonomisnya. Jika perusahaan mengetahui hal ini, maka perusahaan dapat menekan dan menambah pemasukan uang kas dengan tepat.
Fungsi dan Tujuan Manajemen Aset
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan manajemen aset yang bisa didapatkan oleh perusahaan, yaitu:
Menjaga nilai aset yang dimiliki perusahaan
Dengan menerapkan manajemen aset, perusahaan dapat menjaga nilai aset yang dimilikinya agar tetap tinggi dan berjangka panjang. Selain itu, perusahaan juga mencegah terjadinya kerusakan pada aset sehingga nilai jualnya tidak turun dan bisa tetap stabil ataupun meningkat.
Namun, perlu diperhatikan bahwa perusahaan harus menyediakan biaya operasional yang mencukupi agar menghasilkan output yang tinggi dan sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.
Memonitor penyusutan aset
Penyusutan adalah salah satu risiko dari penggunaan aktiva tetap (mesin produksi, peralatan produksi, dsb), baik mulai dari penyusutan fungsi sampai nilai jualnya. Dengan adanya manajemen aset, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan pemantauan terhadap penyusutan aset tersebut.
Sebagai bentuk pengamanan aset dan dana
Manajemen aset merupakan upaya perusahaan untuk mengalokasikan aset agar dapat dimanfaatkan secara efisien dalam jangka panjang. Melalui upaya ini, perusahaan pun bisa mencegah terjadinya penurunan nilai aset atau pemborosan penggunaan aset maupun dana perusahaan.
Memudahkan pembuatan anggaran
Dengan menerapkan manajemen aset, perusahaan akan lebih mudah dalam membuat perencanaan dan anggaran terkait pendanaan aset seperti dana untuk pembelian bahan produksi, konstruksi bangunan, pemeliharaan sumber daya, perpanjangan aset, hingga penghapusan aset perusahaan.
Tidak hanya anggaran saja, namun manajemen aset juga dapat mempermudah dalam menyusun laporan keuangan, yang kemudian harus dilampirkan pada saat pelaporan SPT PPh Badan di akhir tahun pajak.
Mengetahui status dan kondisi aset
Tujuan manajemen aset lainnya yaitu untuk mengetahui status dan kondisi aset yang dimiliki perusahaan. Ketika melakukan perencanaan dan pemeliharaan aset, perusahaan dapat mengetahui apakah asetnya masih mempunyai nilai tinggi dan bisa terus meningkat di masa depan. Jika memang nilainya sudah tidak lagi menguntungkan atau berpotensi akan menimbulkan kerugian, maka perusahaan bisa menghapus aset tersebut.
Mencegah melakukan pembelian yang berlebihan
Dengan adanya manajemen aset, perusahaan dapat lebih mudah dalam mengontrol semua aset-asetnya secara efektif dan efisien. Hal ini memungkinkan perusahaan dapat menghindari pembelian atau pembelanjaan yang tidak diperlukan dan melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Sebaliknya, jika tidak menerapkan manajemen aset, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menentukan prioritas penyediaan barang untuk bisnisnya.
Menciptakan manajemen risiko
Seperti yang kita ketahui, manajemen risiko adalah metode pengelolaan ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman seperti penilaian risiko. Melalui manajemen risiko ini, perusahaan dapat menciptakan kesadaran bagi seluruh orang yang terlibat dalam bisnisnya mengenai bahaya dan risiko dari aset yang perusahaan miliki. Selain itu, manajemen aset dapat membantu perusahaan meminimalisir risiko dengan meningkatkan langkah pengendalian yang dibutuhkan serta untuk pencegahan.
Siklus Manajemen Aset
Dalam mengelola aset, ada beberapa siklus yang harus dilakukan oleh perusahaan secara berurutan agar proses akhir atau output manajemen dapat berfungsi dengan maksimal. Berikut ini adalah tahapan siklus manajemen aset:
Perencanaan kebutuhan aset
Tahap pertama yang harus dilakukan dalam proses manajemen aset adalah merencanakan segala kebutuhan aset perusahaan. Tahap perencanaan ini harus bisa memberikan informasi terkait tingkat kebutuhan perusahaan atas aset tetap (fixed asset) yang akan dikelola, baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Melalui perencanaan ini, perusahaan dapat meningkatkan keuntungan dan meminimalisir risiko kerugian perusahaan di masa mendatang.
Pengadaan aset
Selanjutnya setelah melakukan perencanaan, perusahaan perlu melakukan pengadaan aset, yakni serangkaian kegiatan untuk mendapatkan aset yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal yang ditunjuk sebagai penyedia aset bersangkutan (supplier).
Inventarisasi aset
Tahap berikutnya yaitu perusahaan bisa melakukan inventarisasi aset melalui pendataan dan pencatatan aset berwujud maupun tidak berwujud. Dalam prosesnya, perusahaan harus memberikan kode aset dan menuliskan keterangan terkait aset tersebut seperti lokasi, luas, harga perolehan, peruntukan, bukti kepemilikan, identitas penanggung jawab, hingga spesifikasi aset. Hasil dari data-data tersebut kemudian dilaporkan dan didokumentasikan pada waktu tertentu untuk mendapatkan data dari seluruh aset yang dimiliki.
Legal audit aset
Sesuai namanya, tahap legal audit aset adalah tahap pemeriksaan status kepemilikan aset, sistem dan prosedur pengadaan, serta sistem dan alur pengalihan. Selain itu, tahap yang disebut juga sebagai uji tuntas hukum ini juga akan mengawasi jika ada masalah hukum terkait aset dan menemukan solusi yang tepat bagi masalah tersebut.
Pengoperasian dan pemeliharaan aset
Pada tahap pengoperasian dan pemeliharaan aset ini, perusahaan akan menggunakan semua asetnya dalam proses bisnis sesuai dengan fungsinya masing-masing. Tidak hanya itu saja, perusahaan juga melakukan pemeliharaan aset agar semua aset-aset tersebut dapat berfungsi secara optimal.
Penilaian aset
Setiap perusahaan harus melakukan penilaian terhadap aset-asetnya untuk mengetahui dengan jelas nilai kekayaan apa saja yang mereka miliki, yang dialihkan maupun yang akan dihapuskan. Biasanya penilaian ini akan dilakukan setahun sekali tergantung dari kebijakan perusahaan.
Penghapusan dan pengalihan aset
Jika memang suatu aset tidak dapat dimanfaatkan lagi, maka perusahaan dapat memutuskan untuk menghapus aset tersebut dengan cara mengalihkannya atau memusnahkannya. Pengalihan dan pemusnahan aset merupakan hal yang berbeda, dimana pengalihan aset adalah pemindahan hak atau tanggung jawab aset pada divisi lain, sedangkan pemusnahan aset merupakan penghancuran aset untuk mengurangi aset yang dimiliki.
Pembaruan aset
Tahap terakhir dalam siklus manajemen aset adalah pembaruan aset. Ketika ada sebagian aset yang tidak dapat digunakan kembali atau bekerja secara optimal, maka perusahaan bisa memperbarui aset tersebut sehingga bisa tetap dimanfaatkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan proses pembaruan atau peremajaan aset secara berkala sehingga tidak ada proses bisnis yang terhambat karena aset yang tidak optimal.
Tips Melakukan Manajemen Aset Secara Efektif dan Efisien
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan agar manajemen aset berjalan secara efektif dan efisien, diantaranya yaitu:
Revaluasi aset secara berkala
Cara pertama yang bisa dilakukan yaitu melakukan revaluasi seluruh aset perusahaan setiap semester atau setiap kuartal untuk memperkuat keputusan bisnis. Melalui revaluasi aset, perusahaan dapat menentukan apakah sumber daya yang dimiliki sudah cukup untuk membayar kewajiban-kewajiban bisnis atau belum. Selain itu, perusahaan juga bisa meminimalisir berbagai risiko dan keraguan yang mungkin terjadi dalam bisnis.
Optimalisasi aset
Perusahaan harus memastikan seluruh asetnya dapat menghasilkan pendapatan secara efektif. Dengan menghitung jumlah pendapatan yang telah dihasilkan dari aset, perusahaan dapat menentukan apakah perusahaannya sudah menghasilkan cukup uang untuk melunasi pinjaman dan pembayaran lainnya. Jika belum, maka perusahaan bisa melakukan manajemen aset untuk menyeimbangkan kembali. Caranya bisa dengan menjual sebagian aset atau meningkatkan produktivitas perusahaan. Perusahaan yang berhasil menyeimbangkan pendapatan dari aset dan kewajiban, maka dapat mencegah terjadinya kegagalan dalam melunasi kewajiban bisnis.
Optimalisasi investasi
Selain aset, perusahaan juga perlu melakukan optimalisasi investasi untuk mencetak profit serta memaksimalkan keuntungan bisnis. Bentuk investasi bermacam-macam seperti saham, obligasi, reksadana, dan lain sebagainya. Namun, perlu diingat bahwa semakin banyak berinvestasi, maka akan semakin tinggi juga risiko yang harus diambil. Jadi, perusahaan harus menerapkan manajemen risiko investasi secara baik agar bisa mendapatkan keuntungan dari investasi yang dilakukannya.
Buat jadwal arus kas
Cara lainnya agar manajemen aset dapat berjalan efektif dan efisien adalah dengan membuat jadwal arus kas masuk dan keluar. Dengan begitu, waktu arus kas masuk dan keluar lebih bisa dikontrol dan perusahaan dapat menjaga keseimbangan aset kas serta kewajiban bisnis dengan baik. Apalagi setiap perusahaan pasti mempunyai arus kas yang sangat banyak sehingga membuat seseorang lupa bahwa hal ini berhubungan dengan jumlah aset perusahaan.
Tentukan penanggung jawab aset
Agar kondisi aset dapat terkontrol dan berjalan dengan baik, maka perusahaan perlu menunjuk penanggung jawab untuk setiap aset yang dimilikinya. Jika ada yang mengawasi secara berkala, maka seluruh aset perusahaan dapat terkelola dan bekerja sesuai dengan fungsinya masing-masing tanpa ada kendala. Selain itu, ketika aset mengalami masalah pun dapat segera terdeteksi dan diatasi dengan cepat.
Gunakan solusi manajemen set pintar
Saat ini sudah banyak teknologi yang membantu proses pengelolaan aset perusahaan. Hal ini tentu akan sangat memudahkan perusahaan karena tidak perlu lagi mencatat secara manual data-data aset karena sudah ada sistem informasi manajemen aset yang melakukannya dengan cepat dan efektif. Nah, itulah penjelasan singkat mengenai manajemen aset yang sangat penting untuk dilakukan perusahaan agar seluruh asetnya terkelola dengan baik. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!