Manajemen kualitas atau manajemen mutu tidak boleh dianggap sepele. Mengetahui dan menguasai konsep ini dapat menjadi kunci untuk mengembangkan kualitas produk, layanan, dan proses bisnis yang unggul. Namun, manfaatnya tidak berhenti di situ.
Salah satu dampak positif yang signifikan dari penerapan manajemen mutu yang efektif adalah kemampuan untuk mempertahankan konsumen yang setia pada bisnis Anda. Dalam dunia bisnis yang kompetitif, kesetiaan pelanggan sangat berharga dan dapat menjadi faktor penentu keberhasilan jangka panjang.
Dengan mempelajari dan mengimplementasikan prinsip-prinsip manajemen mutu, Anda dapat memastikan bahwa produk dan layanan yang Anda tawarkan memenuhi standar yang ketat dan memuaskan kebutuhan pelanggan. Dalam hal ini, manajemen mutu membantu membangun reputasi yang baik dan kepercayaan dari konsumen, yang pada gilirannya memperkuat hubungan bisnis jangka panjang. Simak selengkapnya mengenai manajemen mutu disini!
Memahami manajemen mutu
Manajemen mutu adalah upaya untuk memastikan produk atau pelayanan sesuai standar serta selalu konsisten. Melalui quality management, pebisnis berusaha agar setiap produk yang diproduksi tidak mengecewakan dan membahayakan konsumen.
Mutu bisa menjadi penyebab ketidakpuasan pelanggan, seringkali ini menjadi permasalahan serius. Ketika pelanggan kecewa dengan kualitas produk, mereka bisa membagikan pengalamannya di internet.
Alhasil, semua orang dapat melihat dan memiliki pandangan bahwa produk Anda memang buruk. Ini akan berpengaruh pada reputasi dan profitabilitas jangka panjang.
Oleh karena itu, pebisnis dan karyawan yang terlibat harus berkomitmen untuk menciptakan produk berkualitas tinggi.
Pengertian manajemen kualitas menurut para ahli Gaspersz (2005) merupakan cara untuk meningkatkan performansi secara terus – menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi dengan menggunakan sumber daya manusia dan modal yang tersedia.
Pentingnya manajemen mutu
Istilah quality management juga didefinisikan sebagai tindakan memonitoring dan mengelola kualitas proyek maupun operasi bisnis. Sistem manajemen mutu memberikan panduan tentang bagaimana mengerjakan tugas dan melihat hasil akhirnya.
Dengan adanya manajemen mutu, bisnis dapat terus konsisten mencapai dan mempertahankan standar yang diinginkan. Di bawah ini beberapa alasan mengapa manajemen kualitas dibutuhkan pebisnis:
1. Mendukung kepuasan dan retensi pelanggan
Pentingnya manajemen mutu adalah mendukung kepuasan dan retensi pelanggan. Konsumen cenderung setia dan melakukan pembelian berulang dari bisnis yang menawarkan produk berkualitas serta memberikan layanan pelanggan yang baik. Manajemen kualitas dapat membantu bisnis mempertahankan harapan pelanggan ini.
2. Meningkatkan revenue
Ketika Anda memiliki basis pelanggan yang setia, mereka dapat membantu bisnis meningkatkan pendapatan secara signifikan. Dengan mengelola mutu, Anda juga terbantu karena Anda bisa mengurangi pemborosan yang mungkin terjadi karena penumpukkan stok di gudang.
3. Membangun reputasi baik
Manajemen kualitas penting karena mampu membangun reputasi jangka panjang. Bisnis yang berkomitmen mempertahankan produk atau layanan berkualitas tinggi akan mendapat reputasi baik di masyarakat. Ini memerlukan upaya bertahun-tahun untuk membangun reputasi, tetapi dengan manajemen mutu Anda bisa selangkah lebih cepat.
4. Mendorong pengembangan berkelanjutan
Manajemen kualitas total dapat mendorong pengembangan berkelanjutan. Manajemen mutu melibatkan identifikasi cara dan implementasi langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas.
Melalui praktik ini pebisnis dapat menilai bisnis secara kontinuitas dan memanfaatkan peluang untuk mengembangkan bisnis lebih baik lagi.
5. Membantu bisnis berkembang
Manajemen mutu membantu bisnis tumbuh. Ketika Anda memiliki basis pelanggan yang kuat dan konsumen yang puas, besar kemungkinan Anda memperluas jangkauan bisnis. Anda mungkin mempekerjakan karyawan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dengan manajemen kualitas yang jelas, karyawan dapat memahami peran dan tanggung jawab mereka.
6. Menjamin produk dan jasa berkualitas tinggi
Manajemen mutu membantu Anda menjamin setiap produk atau layanan berkualitas tinggi. Anda bisa menghindari risiko komplain pelanggan karena produk telah memenuhi standar bisnis yang ditetapkan. Setiap produk yang di bawah standar bisa diperbaiki sebelum dijual.
7. Menurunkan human error
Manajemen mutu menunjukkan standar kualitas dan metode terbaik untuk mencapai standar tersebut. Karyawan yang memahami tujuan dan rencana untuk mencapai standar akan lebih percaya diri, sehingga menurunkan risiko kesalahan.
Prinsip manajemen kualitas
Sebelum menerapkan manajemen mutu, Anda perlu memahami 7 prinsip di bawah ini untuk memandu proses bisnis demi meningkatkan kinerja.
1. People engagement
Prinsip people engagement merujuk pada keterlibatan karyawan. Ketika karyawan terlibat dengan bisnis, selaras dengan value dan sasaran inti, mereka lebih termotivasi untuk mencapai standar dan meningkatkan proses kualitas bisnis.
Pebisnis harus mendorong karyawan untuk selalu meningkatkan keterampilan dan konsisten dalam pekerjaannya.
Anda mungkin perlu menjalankan program pemberdayaan karyawan dan memberikan apresiasi atas prestasi mereka di tempat kerja.
2. Leadership
Prinsip selanjutnya kepemimpinan. Pemimpin yang kuat bisa menjadi contoh bagi karyawan. Ketika Anda mengutamakan kualitas di atas segalanya, karyawan dapat melihat hal itu dan mengikuti prioritas Anda.
Bisnis memerlukan pemimpin yang baik dan menginspirasi untuk memotivasi karyawan agar tetap konsisten dalam bekerja, sehingga manajemen mutu berjalan efektif.
3. Perbaikan terus-menerus
Prinsip perbaikan terus-menerus artinya manajemen mutu yang efektif harus dilakukan secara kontinuitas di semua bidang yang relevan.
Peninjauan dan analis berlaku sangat penting untuk melihat sistem manajemen mutu. Apakah ada bagian yang perlu diperbaiki atau tidak.
4. Customer focus
Prinsip manajemen mutu adalah fokus pada pelanggan. Quality management membantu bisnis memenuhi dan melampaui ekspektasi konsumen.
Apabila pelanggan melihat bisnis Anda mampu memenuhi harapan mereka, pelanggan biasanya rela mengeluarkan uang lebih banyak untuk mendapatkan produk Anda.
Kemampuan memenuhi ekspektasi pelanggan bisa menghasilkan loyalitas di masa mendatang.
5. Process approach
Prinsip ini berfokus menjadikan proses bisnis seefektif dan seefisien mungkin. Prosedur yang teratur membantu bisnis berjalan lebih baik, mengurangi anggaran, dan menghindari pemborosan. Manajemen mutu membantu bisnis mengelola kualitas secara efektif dengan selalu mencari cara meningkatkan proses.
6. Relationship management
Manajemen hubungan merupakan prinsip tentang menciptakan hubungan yang saling menguntungkan antara pemasok dan pengecer, serta pihak yang bisa mempengaruhi upaya manajemen kualitas bisnis.
Mengelola hubungan dengan pihak ini membantu mereka mempelajari tujuan mutu bisnis dan ikut terlibat membantu Anda mencapai tujuan tersebut. Misalnya, menjalin komunikasi terbuka, menerima, dan menindaklanjuti umpan balik.
7. Pengambilan keputusan dengan dukungan bukti
Pendekatan faktual dibutuhkan untuk mengambil keputusan penting dan memperbesar peluang keberhasilan rencana manajemen mutu. Bisnis dapat menggunakan data sistem manajemen mutu di masa lalu untuk saat ini. Pengambilan keputusan berbasis fakta membantu memahami sebab-akibat dari berbagai hal serta menjelaskan konsekuensi yang harus dihindari.
Komponen manajemen kualitas
Di bawah ini komponen dari manajemen kualitas/manajemen mutu. Anda dapat mempelajarinya dan mengimplementasikannya pada bisnis.
1. Perencanaan kualitas
Proses perencanaan yakni mengidentifikasi standar mutu yang relevan dengan bisnis dan memutuskan bagaimana memenuhinya.Kegiatan ini mencakup:
- Mendefinisikan standar kualitas yang bisa diimplementasikan dalam bisnis
- Mempelajari bagaimana memenuhi standar mutu
- Melakukan penjadwalan prosedur dan proses
- Mengidentifikasi ekspektasi pemangku kepentingan berkaitan dengan kualitas
- Mengevaluasi berkala proses dan standar mutu
Melalui perencanaan kualitas, Anda juga bisa melihat titik kelemahan dalam produk atau layanan, serta dapat menyesuaikannya. Tools untuk quality planning bisa berupa flowchart, check sheet, dan template.
2. Quality improvement
Peningkatan kualitas bisa dilakukan untuk meningkatkan keandalan hasil maupun kepercayaan. Komponen ini terdiri dari peningkatan produk, proses, maupun peningkatan berbasis orang.
Metode untuk meningkatkan kualitas yakni Kaizen. Metodologi Kaizen artinya perbaikan berkelanjutan. Selama masih ada, bisnis selalu berkembang dan bisa menjadi lebih sukses.
Tujuan perbaikan terus-menerus yaitu mengoptimalkan aktivitas yang memberikan hasil dan mengurangi pemborosan.
Ada 3 jenis pemborosan yang dihilangkan metode ini yaitu pemborosan sumber daya, tetapi tidak menambah nilai (Muda), ketidakmerataan (Mura) yaitu kelebihan produk, dan beban berlebih (Muri) terlalu banyak tekanan pada sumber daya.
3. Quality control
Kontrol kualitas merujuk kegiatan memeriksa dan menguji cetak biru untuk kualitas yang telah dikembangkan dari tahap perencanaan.
Manajemen kontrol kualitas mencakup identifikasi kesalahan yang diakibatkan implementasi rencana. Memperbaiki permasalahan mampu membantu bisnis mencapai mutu yang diinginkan.
Kontrol kualitas juga didefinisikan sebagai upaya kontinuitas untuk membangun integritas dan keandalan proses.
4. Quality assurance
Quality assurance yaitu jaminan kualitas yang mencakup kegiatan penilaian barang dan jasa. Sebelum dikirimkan pada pelanggan, bisnis perlu menilai kualitas produknya agar tidak memicu ketidakpuasan di masa mendatang.
Jaminan kualitas tidak hanya ketika barang dikirim, tetapi juga ketika produk dibuat. Quality assurance mengidentifikasi langkah-langkah untuk meningkatkan mutu serta efisiensi produk.
Cara mengembangkan sistem manajemen kualitas
Manajemen mutu sudah menjadi bagian penting dalam bisnis. Berikut ini deretan cara membangun sistem manajemen kualitas yang baik.
1. Menyusun dokumen yang mendefinisikan kualitas
Mulailah mendokumentasikan komitmen bisnis terhadap produk dan layanan yang berkualitas serta bagaimana itu didefinisikan hingga diukur.
Kegiatan ini memberikan perincian tentang apa yang termasuk dalam lingkup kualitas bisnis. Dokumen ini berisi seperti apa kualitas produk, layanan, hingga proses.
2. Membangun prosedur dan instruksi kerja
Membangun prosedur dan instruksi kerja ditujukan untuk memastikan karyawan memahami langkah-langkah yang harus diikuti demi menjamin kualitas.
Anda dapat menulis prosedur yang spesifik seperti siapa, apa, di mana, dan kapan pekerjaan harus dilakukan. Selain itu, cantumkan daftar tanggung jawab dan ekspektasi pekerjaan.
3. Mengumpulkan data
Tentukan proses pengumpulan data untuk meninjau bagaimana kemajuan pekerjaan. Apakah sesuai standar atau tidak. Data tersebut selanjutnya dikumpulkan, disimpan, dan dilaporkan untuk kemudian di analisis. Data ini dapat digunakan untuk meningkatkan perencanaan dalam manajemen mutu.
Contoh manajemen kualitas
Sebagai referensi, Anda bisa mempelajari contoh manajemen kualitas di sini untuk beberapa jenis bisnis.
1. Manajemen kualitas bisnis roti
Pebisnis roti memproduksi 3 variasi roti dalam bisnisnya yaitu cokelat, strawberry, dan blueberry. Pebisnis memastikan roti memiliki rasa yang nikmat dan tampilan yang menarik. Apabila pebisnis merekrut tim pengawas mutu, mereka akan melakukan tes sampel untuk melihat apakah setiap jenis sudah memiliki tampilan sesuai standar dan rasa yang konsisten.
Jika muncul ketidaksesuaian dari standar, pengendali mutu akan mengembalikkan produk, agar diperbaiki atau menghentikan produksi sementara. Umpan masuk dari pengendali mutu ditujukan untuk meningkatkan kualitas produk.
2. Manajemen mutu bisnis fashion
Manajemen mutu diperlukan semua jenis bisnis, termasuk fashion anak-anak. Pebisnis menetapkan standar bahwa produk harus nyaman digunakan, tidak panas, memiliki model yang kekinian, dan tahan lama. Pengendali mutu bertugas melakukan tes untuk menilai apakah produk sudah mengikuti standar yang ditetapkan.
Itulah konsep dan contoh manajemen kualitas yang bisa Anda ikuti. Sebagai pemilik bisnis, penting memastikan produk atau layanan memiliki mutu yang tinggi. Temukan informasi menarik seputar bisnis lainnya di blog MyRobin.