Semenjak diterapkannya sistem work from home (WFH) membuat banyak perusahaan yang mulai melakukan meeting atau rapat secara online agar tetap bisa berkomunikasi dengan para karyawannya. Apalagi saat ini sudah banyak aplikasi meeting online yang dapat digunakan dengan mudah tanpa harus menghabiskan biaya yang besar.
Walaupun tidak bertatap muka secara langsung, namun dengan adanya meeting online ini para pekerja tetap bisa berkolaborasi, bertukar pikiran atau ide, menyampaikan hasil kerja, hingga menyelesaikan suatu masalah terkait pekerjaan.
Sayangnya, seringkali meeting online ini menjadi kurang kondusif dan efektif karena adanya berbagai kendala seperti koneksi internet, kebisingan di sekitar rumah, dan sebagainya.
Maka dari itu, kamu perlu mengetahui bagaimana cara agar meeting online dapat berjalan dengan efektif dan lancar. Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!
Cara Melakukan Meeting Online
Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan agar meeting online berjalan dengan lancar, kondusif, serta produktif. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Tetapkan tujuan dan agenda yang jelas
Pastikan sebelum mengadakan meeting online kamu mengetahui tujuan dari meeting tersebut dengan jelas. Misalnya untuk membahas campaign, melakukan evaluasi hasil kerja, maupun menyampaikan progress pekerjaan. Hal ini bertujuan agar peserta meeting tidak bingung dan merasa waktunya terbuang percuma.
Jadi persiapkan terlebih dahulu topik atau poin penting apa yang akan dibahas atau didiskusikan, jadwal meeting (hari, tanggal, dan jam), hingga peserta yang hadir dalam meeting tersebut. Dengan begitu, para peserta meeting akan mengetahui secara pasti dan menyesuaikan jadwalnya masing-masing.
Selain itu, agar agenda dan jadwal meeting menjadi lebih teratur gunakan aplikasi seperti Google Calendar. Melalui aplikasi ini, kamu hanya perlu memasukkan jadwal meeting, termasuk judul rapat, anggota rapat, hingga dokumen atau catatan penting untuk keperluan rapat. Kemudian, aplikasi akan secara otomatis mengirimkan undangan meeting kepada para peserta melalui email dan mereka akan mendapatkan notifikasi terkait meeting tersebut.
2. Pilih moderator
Layaknya seperti rapat pada umumnya, meeting online juga membutuhkan moderator untuk memimpin jalannya rapat. Apalagi kali ini kamu tidak bisa bertatap muka dengan para peserta, tentu kamu perlu kontrol dan komando agar meeting tetap bisa kondusif dan berjalan lancar.
Dengan adanya moderator, meeting online bisa berlangsung lebih tertib dan teratur. Sebab, moderator akan mengatur pembicaraan agar tidak keluar dari topik bahasan. Bahkan tak jarang mereka memberikan batasan waktu kepada para peserta yang ingin menjelaskan sesuatu hal.
Jadi, sebelum meeting online pastikan kamu sudah memilih moderator. Kamu bisa memilih seseorang yang mampu atau berpengalaman melakukan hal ini. Namun, jika dari manajemen sudah ditentukan siapa yang berhak menjadi moderator rapat, maka kamu hanya perlu menghubungi seseorang tersebut dan memintanya menjadi moderator rapat.
3. Siapkan peralatan meeting
Jangan lupa untuk mempersiapkan peralatan yang kamu butuhkan selama meeting. Misalnya laptop, alat tulis, koneksi internet, earphone, dan sebagainya. Selain itu, pastikan baterai perangkat yang kamu gunakan terisi penuh selama jalannya meeting untuk mencegah jika perangkat tiba-tiba mati dan kamu tertinggal informasi atau materi yang disampaikan dalam meeting tersebut.
Tidak hanya itu saja, kamu juga perlu mendownload aplikasi meeting online yang akan digunakan. Misalnya Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, maupun Skype. Beberapa aplikasi ini bisa kamu gunakan di semua perangkat, sehingga jika salah satu perangkat kamu sedang lowbat atau error maka kamu tetap bisa mengikuti meeting online.
4. Atur batas waktu meeting
Penting bagi kamu untuk menentukan batas waktu meeting agar lebih kondusif. Kamu bisa mengatur meeting selama 30 menit hingga 1 jam, tergantung dari tujuan atau topik yang akan dibahas dalam meeting.
Dengan kamu mengetahui berapa lama waktu yang akan dibutuhkan untuk meeting, maka kamu bisa mengatur waktu tersebut lebih detail. Misalnya, 10 menit pertama untuk evaluasi hasil kerja minggu lalu, sedangkan 20 menit berikutnya untuk menyampaikan progres masing-masing divisi.
Cara ini juga bisa membantu kamu dan para peserta agar tetap bisa fokus dalam pembicaraan. Meeting yang terlalu lama hanya akan membuat peserta menjadi bosan, lelah, dan bahkan mengantuk. Hal ini tentu membuat meeting menjadi tidak efektif dan menghabiskan banyak waktu. Lebih baik buat meeting yang singkat namun mencakup semua agenda atau menghasilkan keputusan.
5. Meminimalisir distraksi atau gangguan
Salah satu hal yang membuat meeting online menjadi kurang kondusif adalah karena adanya gangguan, seperti audio yang kurang jelas, suara berisik di sekitar tempat meeting, maupun background yang terlalu gelap. Pastikan gangguan seperti ini tidak terjadi kepada kamu agar kamu bisa mengikuti meeting dengan fokus.
Selain itu juga, hilangkan segala sesuatu yang dapat membuat kamu terdistraksi selama meeting online berlangsung. Kamu bisa menonaktifkan notifikasi ponsel terlebih dahulu atau pindah ke tempat yang lebih tenang dan terang. Dengan begitu, kamu dapat lebih maksimal menjalani meeting.
6. Buat peraturan meeting
Tips selanjutnya yaitu buatlah peraturan selama meeting berlangsung agar lebih kondusif dan tidak terjadi hal-hal yang dapat mengganggu jalannya meeting. Kamu bisa mengirimkan peraturan tersebut beberapa hari sebelum meeting atau kamu sampaikan secara langsung ketika peserta sudah masuk semua ke dalam aplikasi.
Contoh peraturan yang sering diterapkan dalam meeting online yaitu menghidupkan kamera perangkat, menyalakan microphone atau audio hanya ketika menyampaikan sesuatu, mengangkat tangan sebelum bertanya, dan lain sebagainya.
Jika kamu ditunjuk sebagai moderator, maka kamu harus menegur atau mengarahkan kembali jika suasana meeting sudah mulai tidak kondusif atau melenceng dari peraturan.
7. Ajak peserta untuk aktif
Meeting online dapat dikatakan berhasil dan berjalan lancar jika seluruh peserta responsif dan ikut berpartisipasi dalam rapat. Untuk bisa seperti ini, maka kamu bisa memberikan mereka giliran untuk mengajukan maupun menjawab pertanyaan.
Kamu juga bisa mengajak mereka untuk menyalakan kamera agar mereka bisa lebih nyaman untuk saling berinteraksi. Terkadang dengan melihat ekspresi dan reaksi orang lain, maka mereka bisa lebih percaya diri dan mengetahui bagaimana harus bertindak.
8. Kumpulkan masukan dari peserta yang tidak bisa hadir meeting
Jangan lupa untuk mengumpulkan ide atau masukan dari peserta yang tidak bisa hadir dalam meeting. Jika mereka menitipkan ide, masukan, atau pertanyaan seputar topik bahasan dalam meeting, maka kamu bisa menjadi perwakilan mereka untuk menyampaikan hal tersebut kepada semua peserta meeting.
Dengan begitu, peserta yang tidak dapat bergabung ini akan merasa dilibatkan dan dihargai. Bahkan “titipan” mereka ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi peserta lain dalam menentukan sebuah keputusan lho.
9. Review atau rekap hasil meeting
Sebelum meeting berakhir, kamu bisa melakukan review kembali mengenai meeting tersebut. Minta setiap peserta untuk mereview dan menyimpulkan apa yang telah mereka sampaikan dan dapatkan tadi.
Hal ini bertujuan agar mereka mengetahui dengan jelas apa tanggung jawab yang harus dilakukan dan mengingat kembali pembahasan yang terlupakan atau tertinggal sebelumnya.
Selain itu, cara ini harus kamu lakukan untuk memastikan meeting selesai dengan hasil yang jelas. Jika perlu, bagikan notulen rapat atau rekaman selama meeting kepada seluruh peserta agar mereka semua paham dengan keputusan akhir rapat dan tindakan apa yang harus mereka lakukan kedepannya.
Nah, itulah beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk membuat meeting online berjalan lebih efektif dan lancar. Ingin tahu informasi menarik lainnya terkait dunia karir? Yuk, kunjungi langsung Blog MyRobin sekarang juga!