Meeting adalah pertemuan yang dilakukan untuk mendiskusikan suatu proyek maupun hal yang berkaitan dengan pekerjaan. Kegiatan ini sering dilakukan di dunia kerja, baik di dalam divisi kecil hingga lingkup yang lebih besar.
Umumnya, perusahaan mengadakan meeting untuk membahas ide, inovasi, solusi dari sebuah permasalahan, mengetahui status proyek, membuat strategi hingga keputusan.
Bisa dikatakan juga meeting sebagai upaya mendapatkan ide melalui pemikiran banyak individu. Cek cara mengadakan pertemuan di tim Anda lewat artikel berikut.
Pengertian meeting
Secara harfiah meeting artinya pertemuan yang dilakukan untuk membahas suatu topik. Dalam pekerjaan, meeting sering diadakan untuk menemukan solusi atas masalah yang ada atau membahas kelanjutan proyek yang tengah berjalan.
Melalui meeting atasan juga bisa mendapatkan perspektif baru dan masukan dari anggota timnya, sehingga memberikan lebih banyak ide untuk membantu mengambil keputusan serta perencanaan strategi.
Menurut Cambridge Dictionary, meeting merupakan pertemuan yang direncanakan dalam upaya mendiskusikan suatu hal secara online maupun offline.
Selain definisi meeting, simak tipe dan tata cara menjalankan pertemuan online hingga offline melalui informasi di bawah ini.
Tipe-tipe meeting
Ada banyak tipe meeting yang umum diadakan di perusahaan. Sebelum Anda merencanakan pertemuan bersama tim, simak dulu jenis-jenisnya agar diskusi berjalan sesuai rencana.
1. Brainstorming
Brainstorming merupakan meeting yang umum diadakan tiap divisi dengan tujuan untuk mendapatkan inovasi dalam upaya membentuk strategi atau menemukan solusi.
Selama sesi ini, setiap anggota saling membagikan ide untuk melihat apa yang bisa tim ciptakan melalui ide tersebut. Contohnya, Anda mengadakan brainstorming terkait kampanye pemasaran atau memikirkan ide konten sosial media.
Dengan mendengarkan pendapat orang lain, Anda makin mudah menghasilkan ide-ide yang bahkan belum terpikirkan sebelumnya.
Di sini setiap orang mendapatkan kebebasan menyalurkan opini tanpa adanya interupsi langsung dan kritik yang membuat tak nyaman.
Tujuan dari brainstorming menemukan ide kreatif yang cocok Anda aplikasikan pada strategi atau campaign pemasaran.
Brainstorming juga dikenal sebagai metode untuk menyelesaikan masalah dengan melibatkan spontanitas dan kontribusi ide.
Cara lain melakukan brainstorming yaitu Anda bisa membagi orang menjadi beberapa kelompok lalu memintanya berdiskusi mengenai ide kampanye.
Ide-ide dari tiap grup bisa Anda gabungkan atau disaring sehingga hanya ide terbaik lah yang Anda terapkan pada kegiatan pemasaran.
2. Status-update meeting
Status-updatemeeting merupakan pertemuan yang membahas tentang status proyek yang sedang berjalan. Misalkan perusahaan Anda ingin mengadakan kampanye sosial media untuk brand awareness.
Setiap tim sudah mendapatkan tugasnya masing-masing dan harus menjalankan tugas sesuai instruksi. Atasan bisa mengadakan status-update meeting jika ingin mengetahui progress proyek.
Tujuan pertemuan ini adalah memahami tujuan dan ekspektasi tim Anda. Sekaligus, untuk mengetahui sejauh mana proyek sudah berjalan dan adakah kendala yang harus diselesaikan bersama.
3. Information meeting/briefing
Meeting ini membahas informasi penting mengenai perubahan kebijakan perusahaan, klien baru, acara yang akan berlangsung, rencana peluncuran produk hingga hal lainnya yang berkaitan dengan kesejahteraan banyak orang di dalam tim maupun perusahaan.
4. Pertemuan untuk membangun tim
Team building meeting merupakan pertemuan yang ditujukan untuk membangun hubungan dengan tim melalui permainan atau pertanyaan ice breaker, sehingga orang lain merasa nyaman berada diantara satu sama lain.
Selama meeting berjalan manager atau HRD mengapresiasi partisipasi karyawan. Melalui pertemuan ini, setiap orang mendapat kesempatan terkoneksi dengan anggota setim atau antar divisi.
Baca Juga: Tips Manajemen karyawan Secara Efektif dan Efisien
5. Pengambilan keputusan
Memberikan solusi atas masalah bisa dilakukan seorang diri. Namun, melalui meeting Anda berpeluang mendapatkan solusi alternatif yang sama-sama berguna.
Decision making meeting merupakan pertemuan yang umum dilakukan oleh C level untuk mengatasi masalah bersama jajaran lainnya.
Selama sesi berlangsung Anda dan tim mendiskusikan aspek berbeda untuk membuat keputusan yang terbaik bagi perusahaan.
6. Learning workshop
Learning workshop merupakan meeting berupa pelatihan dan pengembangan khusus tiap karyawan dengan tujuan meningkatkan value dan keahlian profesional.
Melalui workshop setiap karyawan belajar menguasai suatu skill yang mampu menunjang rutinitas pekerjaan.
7. Sesi pelatihan
Kegiatan meeting ini biasanya diadakan untuk karyawan baru, sehingga mereka bisa mengetahui tentang kebijakan perusahaan, prosedur, tugas-tugas yang dibebankan, dan mempelajari skill penunjang.
8. Performance review
Setiap pekerjaan memiliki KPI-nya sendiri. Sebagai atasan Anda bisa mengadakan meeting performance review untuk mengetahui hasil kerja karyawan. Lewat pertemuan ini, Anda bisa memahami letak kendala yang karyawan alami dan memberikan saran untuk membantunya.
Pada saat meeting berlangsung, Anda dan tim dapat membuat target baru, melakukan pengembangan, dan strategi agar bisa berhasil.
9. Pertemuan perkenalan
Ketika Anda memiliki karyawan yang baru bergabung, penting mengadakan meeting sederhana untuk memperkenalkannya ke tiap tim atau divisi lain.
Tujuannya agar memudahkan delegasi dan penyelesaian tugas yang melibatkan orang dari tim lainnya.
Karyawan yang mengikuti meeting perkenalan jadi tahu pada siapa saja mereka harus melaporkan pekerjaan atau meminta bantuan terkait tugas-tugasnya. Sekaligus menghilangkan kecanggungan antar karyawan.
10. Meeting untuk menyelesaikan masalah
Sesuai dengan namanya, problem solving meeting bertujuan untuk mendiskusikan permasalahan yang perusahaan alami untuk menemukan solusi yang tepat. Proses ini mirip dengan brainstorming.
11. Meeting Bisnis
Meeting bisnis adalah pertemuan formal yang diadakan antara anggota tim, karyawan, atau pemangku kepentingan lainnya dalam suatu perusahaan atau organisasi. Tujuannya adalah untuk membahas topik-topik tertentu yang terkait dengan kegiatan bisnis, strategi, perencanaan, evaluasi kinerja, atau penyelesaian masalah.
Meeting bisnis berfungsi sebagai sarana komunikasi dan kolaborasi di antara berbagai pihak yang terlibat dalam perusahaan, memungkinkan mereka untuk saling berbagi informasi, pendapat, ide, dan pengalaman.
Dalam sebuah meeting bisnis, biasanya ada seorang moderator atau pemimpin yang memfasilitasi jalannya pertemuan dan memastikan bahwa agenda yang telah ditetapkan terlaksana. Peserta meeting diharapkan berkontribusi aktif dalam diskusi, memberikan pandangan mereka, dan mencari solusi atas masalah yang dihadapi. Meeting bisnis dapat berlangsung dalam berbagai format, mulai dari tatap muka langsung di ruang pertemuan, telekonferensi, hingga pertemuan daring melalui platform komunikasi virtual.
Selain itu, meeting bisnis seringkali melibatkan penggunaan berbagai alat bantu seperti presentasi slide, laporan tertulis, atau data statistik untuk mendukung argumen atau proposal yang diajukan. Hasil dari meeting bisnis bisa berupa keputusan, rencana tindakan, atau tanggung jawab yang telah ditetapkan untuk para peserta.
Oleh karena itu, meeting bisnis memainkan peranan penting dalam mengkoordinasikan aktivitas perusahaan, memastikan tujuan tercapai, dan memfasilitasi kolaborasi yang efektif di antara anggota tim dan pemangku kepentingan.
12. Meeting Bulanan
Meeting bulanan adalah pertemuan rutin yang diadakan setiap bulan oleh sebuah tim atau kelompok dalam suatu perusahaan atau organisasi. Tujuan utama dari meeting bulanan adalah untuk mengkaji kemajuan, pencapaian, dan tantangan yang dihadapi dalam jangka waktu satu bulan terakhir. Pertemuan ini juga menjadi kesempatan bagi anggota tim atau karyawan untuk berbagi informasi, menyampaikan laporan, dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam meeting bulanan, berbagai materi penting disampaikan untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi dan kinerja perusahaan. Beberapa materi yang biasanya disampaikan dalam meeting bulanan antara lain:
Laporan Kinerja
Anggota tim atau karyawan akan menyampaikan laporan tentang pencapaian kinerja individu atau tim dalam satu bulan terakhir. Laporan ini mencakup hasil proyek, pencapaian target, dan tantangan yang dihadapi.
Progress Proyek
Jika ada proyek besar atau beberapa proyek yang sedang berlangsung, meeting bulanan menjadi kesempatan untuk melaporkan kemajuan dan perkembangan masing-masing proyek. Meeting juga membantu memastikan bahwa semua proyek berjalan sesuai jadwal dan mencapai tujuan yang ditentukan.
Analisis Data
Bila relevan, data dan angka penting akan disajikan dalam bentuk grafik atau tabel untuk memperlihatkan tren dan pola yang berpengaruh terhadap kinerja bisnis. Proses analisis data ini berperan penting dalam meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan.
Rencana Tindakan
Jika terdapat isu atau tantangan yang perlu diatasi, meeting bulanan bisa menjadi wadah untuk merumuskan rencana tindakan guna menghadapinya. Hal ini membantu memastikan bahwa semua anggota tim atau karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang tindakan yang akan diambil.
Agenda Kedepan
Pada akhir meeting, biasanya akan dibahas agenda untuk bulan berikutnya. Rencana kegiatan, target, dan proyek yang akan dilaksanakan akan disampaikan untuk memastikan keselarasan dalam tujuan dan aktivitas perusahaan.
Pertanyaan dan Klarifikasi
Bagian ini memungkinkan anggota tim atau karyawan untuk bertanya, memberikan masukan, atau meminta klarifikasi mengenai materi yang telah disampaikan atau topik lain yang relevan.
13. Technical Meeting
Technical meeting adalah jenis pertemuan khusus yang diadakan untuk membahas isu-isu teknis atau teknologi tertentu dalam suatu proyek, produk, atau layanan. Pertemuan ini melibatkan para ahli teknis, insinyur, atau tim yang memiliki pengetahuan mendalam dalam bidang teknologi yang relevan.
Tujuan dari technical meeting adalah untuk mendiskusikan detail teknis, merancang solusi, menyelesaikan masalah, dan memastikan bahwa semua aspek teknis dari proyek atau produk berjalan sesuai rencana.
Dalam technical meeting, peserta akan membahas isu-isu teknis yang spesifik dan rumit yang mungkin sulit dipahami oleh orang awam. Topik yang dibahas meliputi detail desain teknis, implementasi sistem, spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak, pemecahan masalah teknis, uji coba dan validasi, serta integrasi komponen atau sistem yang berbeda.
Peserta technical meeting seringkali memiliki latar belakang teknis yang beragam dan menguasai aspek-aspek tertentu dari proyek atau produk. Oleh karena itu, meeting ini memungkinkan para ahli teknis untuk saling berkolaborasi, berbagi pengetahuan, dan menyelesaikan tantangan teknis bersama-sama.
Hasil dari technical meeting biasanya berupa rencana tindakan teknis yang telah disepakati, penugasan tugas, atau keputusan teknis penting yang akan diimplementasikan dalam proyek atau produk. Pertemuan ini juga dapat menyebabkan perubahan dalam desain, teknologi yang digunakan, atau jadwal pelaksanaan proyek untuk memastikan keselarasan dengan persyaratan dan tujuan teknis yang telah ditetapkan.
Dengan adanya technical meeting, organisasi atau tim proyek dapat memastikan bahwa aspek teknis dari proyek atau produk mereka dikelola dengan baik, masalah teknis diidentifikasi dan diatasi, serta mencapai tingkat kualitas dan performa teknis yang diharapkan. Pertemuan ini juga berperan penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja anggota tim teknis dalam mencapai tujuan keseluruhan proyek atau produk.
14. Stand up Meeting
Standup meeting adalah jenis pertemuan singkat yang diadakan secara rutin dalam suatu tim atau kelompok kerja. Pertemuan ini biasanya dilakukan secara harian, tetapi dapat juga dilakukan beberapa kali dalam seminggu tergantung pada kebutuhan tim. Nama “standup” berasal dari praktik bahwa peserta stand up meeting diharapkan berdiri selama pertemuan untuk mendorong pertemuan yang efisien dan singkat.
Tujuan utama dari standup meeting adalah untuk memfasilitasi komunikasi yang teratur, koordinasi, dan keterbukaan dalam tim. Pertemuan ini berfungsi sebagai platform untuk melacak kemajuan proyek, berbagi informasi penting, mengidentifikasi masalah atau hambatan yang dihadapi, dan menentukan tindakan yang harus diambil. Standup meeting juga membantu anggota tim untuk saling memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta memastikan bahwa semua anggota tim bergerak sejalan menuju tujuan yang telah ditetapkan.
Selama standup meeting, setiap peserta akan berbicara secara bergantian untuk memberikan laporan singkat tentang apa yang telah mereka lakukan sejak pertemuan sebelumnya, apa yang sedang mereka kerjakan, dan jika ada halangan atau masalah yang perlu diselesaikan. Peserta juga dapat saling bertanya atau memberikan dukungan jika ada anggota tim yang menghadapi kendala.
Karena standup meeting berlangsung dalam waktu yang singkat, biasanya sekitar 10 hingga 15 menit, peserta diharapkan untuk berfokus pada informasi yang paling relevan dan penting. Pertemuan ini harus efisien, langsung ke inti permasalahan, dan berorientasi pada tindakan yang harus diambil setelah pertemuan selesai.
Standup meeting sangat berguna untuk tim yang bekerja secara kolaboratif dan proyek yang terus bergerak maju. Dengan adanya pertemuan ini, tim dapat mengidentifikasi perubahan atau masalah dengan cepat, memastikan setiap anggota tim terinformasi tentang kemajuan keseluruhan, dan meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam tim kerja.
Tujuan meeting
Tujuan utama meeting adalah untuk menghasilkan ide, memahami situasi, dan menemukan solusi atas suatu permasalahan.
Namun, setiap pertemuan tentunya memiliki tujuannya sendiri sesuai topik yang dibahas, seperti:
- Membuat keputusan terbaik,
- Mengumpulkan banyak saran yang berguna bagi bisnis,
- Menyelesaikan masalah,
- Menghasilkan ide kreatif,
- Mengetahui progres pekerjaan,
- Membangun hubungan dengan tim,
- Mendiskusikan hal spesifik,
- Memberikan briefing pekerjaan, dan
- Memperkenalkan anggota tim yang baru.
Manfaat meeting
Manfaat meeting tidak jauh berbeda dengan tujuannya. Setiap meeting yang berjalan diharapkan mampu memberikan insight pada tiap anggota untuk mengambil langkah, baik memutuskan sesuatu atau menyusun strategi.
Pentingnya mengadakan meeting menurut Indeed, yakni berbagi informasi penting, membuat keputusan, mengetahui sejauh mana project berjalan, mengatasi kendala di organisasi, dan meminta masukkan.
Secara organisasi, meeting yang diadakan rutin dan berjalan efektif mampu mendorong kedekatan antar karyawan sehingga menurunkan gap atau kecanggungan.
Secara organisasi, meeting yang diadakan rutin dan berjalan efektif mampu mendorong kedekatan antar karyawan sehingga menurunkan gap atau kecanggungan.
Topik-topik meeting
Tujuan adanya meeting tergantung situasi dan kondisi perusahaan. Topik yang diangkat pun bisa berbeda-beda antara satu divisi dengan yang lainnya. Apabila baru pertama mengadakan meeting, cek deretan topik di bawah ini untuk Anda jadikan pembahasan.
1. Ice breaking
Pembahasan topik ‘icebreakers’ biasanya berlangsung antara 10-15 menit dengan tujuan memecah kecanggungan antara karyawan. Masing-masing bisa membagikan rencana liburan atau memulai percakapan ringan dengan tim. Contohnya,
- Emoticon apa yang sering Anda gunakan ketika chat dengan orang?
- Siapa celebrity crush Anda?
- Jika berandai-andai menjadi bagian dari film harry potter, kelompok mana yang ingin Anda pilih?
- Olahraga atau bahasa apa yang tim minati?
2. Project terbaru
Topik kedua yang bisa Anda bahas selanjutnya yaitu pembaruan project. Anda bisa menanyakan jadwal proyek, status pembaruan anggaran, dan penentuan kualitas. Melalui topik ini Anda juga bisa mengetahui apakah tim mengalami kendala atau tidak.
3. Update industri
Perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan atau penyediaan barang konsumen perlu memahami apa yang lagi trend dan diminati masyarakat. Topik ini bisa jadi bahasan ketika rapat pertengahan bulan atau bahkan jelang akhir tahun.
Selain mengetahui update informasi mengenai industri, Anda juga bisa membahas pembaharuan produk, pengembangan sistem, dan algoritma.
4. Cerita konsumen tentang brand dan perusahaan
Bagian pemasaran dan produk mungkin memerlukan feedback dari customer untuk melakukan perubahan atau pengembangan terkait produk maupun jasanya. Anda perlu mengetahui apa pendapat konsumen dan keluhan tentang brand Anda.
5. Acara kantor yang akan datang
Topik terakhir yaitu acara kantor yang akan berlangsung seperti gathering, social event, dan conference, hingga webinar. Lewat acara tersebut Anda turut meningkatkan branding perusahaan.
Tahapan proses meeting
Meeting kantor yang direncanakan dengan matang akan berjalan efektif dan memberikan hasil sesuai harapan Anda. Oleh sebab itu, coba ikuti beberapa tahapan di bawah ini agar meeting pertama Anda tidak mengalami kendala.
1. Tentukan tujuan meeting
Langkah pertama adalah menentukan tujuan meeting agar topik yang dibahas tetap relevan dan tidak menyimpang. Pertimbangkan apa yang ingin Anda selesaikan, informasi yang mau Anda bagikan, dan keputusan apa yang akan dibahas.
Selain tujuan, Anda pun bisa memberikan tugas atau peran pada anggota yang terlibat. Misalkan, mempersiapkan materi berkaitan meeting.
2. Buatlah agenda
Tahap kedua adalah membuat agenda dan jadwal agar setiap orang yang Anda harapkan bisa bergabung. Terutama jika mengadakan meeting dengan berbagai divisi. Seperti marketing dan product.
Pertimbangkan posisi dan spesialisasi karyawan ikut diskusi, orang yang punya pengetahuan tentang topik yang Anda bahas, juga ukuran meeting.
Biasanya jika membahas sesuatu yang vital atau mencari solusi, jumlah orang di meeting cenderung sedikit agar bahasan bisa dikendalikan.
3. Tentukan jadwal
Langkah berikutnya menentukan jadwal dan durasi rapat. Ingat, meskipun berada di dalam perusahaan yang sama, anggota Anda mungkin punya beban kerja dan punya kesibukan berbeda.
Di samping waktu, pilihlah tempat mengadakan meeting sesuai jumlah anggota. Jika diskusi hanya dengan tim dari divisi Anda bisa memanfaatkan ruang kerja, sedangkan dengan C level atau atasan pertimbangkan menggunakan meeting room agar lebih formal.
4. Pilih tools untuk meeting
Semenjak pandemi, kegiatan meeting lebih banyak dilakukan via online. Jika Anda bekerja dari rumah maka gunakan aplikasi Google Meet Gratis untuk menunjang diskusi.
Buatlah rapat baru via aplikasi lalu bagikan link ke setiap partisipan. Peserta bisa masuk di Google Meet melalui tautan yang Anda bagikan dengan bantuan koneksi internet yang lancar.
Bedanya meeting dengan briefing
Meeting dan briefing adalah dua jenis pertemuan yang umum di dunia bisnis dan organisasi, meskipun mereka memiliki tujuan dan cakupan yang berbeda.
Meeting adalah pertemuan yang diadakan untuk membahas masalah atau topik tertentu dengan lebih rinci. Meeting umumnya melibatkan sejumlah peserta yang berperan aktif dalam diskusi dan pengambilan keputusan.
Tujuan dari meeting adalah untuk menyampaikan informasi, memecahkan masalah, merencanakan tindakan, berkoordinasi, atau mengambil keputusan bersama. Pemimpin atau moderator biasanya memimpin diskusi dan berusaha mencapai tujuan yang ditetapkan dalam waktu tertentu. Meeting bisa berlangsung dalam waktu yang lebih lama karena sifatnya yang lebih mendalam dan melibatkan lebih banyak interaksi antara peserta.
Sementara itu, briefing adalah pertemuan yang lebih singkat dan fokus pada penyampaian informasi secara cepat dan langsung dari satu pihak ke pihak lain. Biasanya, briefing dipimpin oleh seorang pembicara yang menyampaikan berbagai informasi penting, berita terkini, atau peristiwa terbaru kepada peserta briefing. Peserta briefing biasanya lebih pasif dalam interaksinya, dengan fokus mendengarkan dan mencatat informasi yang disampaikan.
Tujuan dari briefing adalah memberikan informasi terkini secara jelas dan efisien kepada pihak yang terlibat atau memiliki kepentingan terkait. Durasi briefing biasanya lebih pendek dan efisien karena tidak ada diskusi atau kolaborasi yang terjadi, kecuali ada waktu yang diberikan untuk pertanyaan dan klarifikasi.
Secara umum, perbedaan utama antara meeting dan briefing adalah pada sifat pertemuan, interaksi peserta, dan tujuan yang ingin dicapai. Meeting berfokus pada diskusi, kolaborasi, dan pengambilan keputusan, sedangkan briefing lebih berorientasi pada penyampaian informasi secara cepat dan langsung tanpa adanya interaksi mendalam.
Platform untuk mengadakan meeting online
Tersedia banyak platform yang akan membantu Anda mengadakan meeting salah satunya Zoom dan Google Meet. Aplikasi gratis tersebut cukup praktis dan bisa untuk mengundang banyak partisipan.
Berikut tata cara membuat link Google Meet yang wajib Anda ketahui:
- Buka aplikasi Meet melalui desktop maupun smartphone.
- Ketuk menu Rapat Baru, lalu klik satu opsi.
- Dapatkan link untuk Anda bagikan secara manual.
- Mulai rapat instan atau
- Menjadwalkan melalui kalender
Tata cara menjadwalkan rapat lewat Google Kalender hanya perlu mengetuk ikon tambah acara. Selanjutnya, tambahkan tamu (masukkan e-mail setiap undangan), klik selesai dan simpan. Nantinya, tamu yang Anda undang akan mendapatkan notifikasi lewat surel mereka.
Itulah definisi, jenis hingga tata cara membuat link meeting untuk pekerjaan yang benar dan efektif. Baca artikel menarik lainnya di Blog MyRobin untuk temukan informasi seputar karier dan lowongan kerja.