Dalam menjalankan bisnis, setiap perusahaan pasti membutuhkan proses untuk bisa menghasilkan produk, baik itu berupa barang maupun jasa. Proses bisnis ini akan menggerakkan sumber daya yang ada untuk bisa mencapai tujuan atau goal perusahaan.
Tidak hanya pembuatan produk atau layanan baru saja, proses bisnis juga bisa berupa perekrutan karyawan, teknologi informasi, hingga menanggapi keluhan dari pelanggan. Proses bisnis tentu saja tidak bisa bergerak sendiri, perlu adanya rencana, pengoptimalan, dan metode yang tepat agar dapat sesuai dengan standar yang berlaku. Proses inilah yang disebut dengan Business Process Management (BPM). Yuk, pelajari lebih lanjut apa itu BPM di sini!
Pengertian Business Process Management (BPM)
Business Management Process atau BPM adalah sebuah pendekatan sistematis yang digunakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari kegiatan bisnis. BPM juga dapat diartikan sebagai pendekatan manajemen yang digunakan untuk mengoptimalkan hasil bisnis. BPM akan membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen dalam proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, supplier, hingga workflow.
Perlu diketahui bahwa setiap bisnis mempunyai proses yang berbeda-beda berdasarkan karakteristik dari perusahaan dan bidang usahanya seperti proses pembuatan produk atau layanan baru, pengadaan barang, menjawab pertanyaan pelanggan, hingga perekrutan karyawan baru. Untuk menyelaraskan kinerja dari proses-proses tersebut, diperlukan manajemen proses yang baik.
Fungsi utama dari pendekatan BPM ini adalah sebagai perantara segala proses yang terlibat dalam bisnis. Dalam prosesnya, BPM akan memberikan metode yang tepat agar pengelolaan bisnis dapat berjalan dengan baik. Tidak hanya itu saja, BPM juga berperan untuk menganalisis kondisi pasar. Dengan begitu, pengelolaan bisnis dapat disesuaikan dengan tren dan kondisi pasar saat ini untuk bisa memperoleh keuntungan yang besar.
Berikut ini adalah beberapa contoh permasalahan yang dihadapi oleh suatu bisnis tanpa ada BPM di dalamnya:
- Adanya duplikasi data atau penginputan yang berulang
- Inefficient, dimana banyak pekerjaan yang dikerjakan secara berulang
- Manajemen atau workflow sulit untuk dikontrol
- Tidak bisa melihat proses yang sedang terjadi di setiap departemennya
- Unstructured task atau pekerjaan yang tidak terdata dalam sistem
- Terbatasnya visibility
- Kesulitan administratif
Komponen Business Process Management (BPM)
Setiap solusi yang diberikan oleh BPM untuk perusahaan umumnya terdiri dari empat komponen utama. Diantaranya yaitu:
Pemodelan
BPM dapat membantu mendesain sebuah proses bisnis beserta seluruh elemen, aturan, sub-proses, dan workflow dengan mudah tanpa adanya keahlian programming khusus maupun bantuan dari staf IT. Sebelum BPM bekerja, pihak perusahaan atau pengguna akan mendefinisikan serta mendesain struktur dari setiap proses bisnisnya secara grafis. Sehingga, apa yang dikerjakan oleh manajer proses sesuai dengan apa yang diinginkan perusahaan.
Pengintegrasian
Solusi yang kedua adalah pengintegrasian, dimana BPM akan menghubungkan setiap elemen dalam proses bisnis untuk bisa saling berkolaborasi dan bertukar informasi guna mencapai tujuan. Pada level aplikasi, komponen ini bisa berupa Apllication Programming Interface (API) dan messaging. Perusahaan dapat memiliki sebuah workspace pada komputernya atau perangkat wireless untuk mengerjakan tugas sesuai dengan peran dalam suatu proses bisnis.
Pengawasan
Melalui solusi ini, perusahaan dapat mengawasi dan mengontrol kinerja dari proses bisnis yang sedang berjalan dan sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya. Perusahaan dapat memperoleh berbagai informasi terkait proses yang sedang on going maupun yang sudah selesai, sekaligus data-data di dalamnya.
Optimalisasi
Selain pengawasan, BPM juga memberikan solusi optimalisasi agar perusahaan dapat menganalisa dan memonitor suatu proses. Jika ada yang tidak sesuai atau tidak bekerja secara efisien, maka perusahaan bisa langsung mengambil tindakan cepat untuk memperbaiki proses tersebut dengan cara meningkatkan efisiensinya.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu End-to-End Process dalam Outsourcing
Manfaat Business Process Management (BPM)
Adapun manfaat yang bisa diperoleh dengan menerapkan pendekatan bisnis berupa Business Process Management (BPM) adalah sebagai berikut:
Meningkatkan profit
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, BPM dapat membantu mengelola segala proses bisnis, termasuk sumber daya manusia. Dengan meningkatnya kualitas dan kinerja dari para karyawan, maka proses produksi dapat berjalan secara efisien dan menghemat biaya operasional.
Semakin produktif karyawan dalam suatu perusahaan, maka akan semakin banyak pula produk yang dihasilkan, sehingga secara tidak langsung keuntungan perusahaan pun menjadi bertambah.
Mengasah kemampuan berbisnis
Salah satu rintangan yang seringkali dihadapi oleh suatu bisnis adalah perubahan kondisi pasar yang terkadang susah untuk ditebak. Melalui BPM, perusahaan dapat lebih siap untuk mengimbangi perubahan tersebut. Sebab, BPM akan membantu menganalisis tren dan kondisi pasar, serta memberikan solusi yang tepat bagi perusahaan. Dengan begitu, perusahaan dapat beradaptasi dengan kondisi yang ada sekaligus mengasah kemampuannya dalam berbisnis.
Efisiensi proses bisnis
Dengan adanya BPM yang berbasis aplikasi atau software, perusahaan dapat melakukan berbagai proses bisnis dengan mudah dan cepat. Contohnya seperti pembuatan laporan, melalui BPM, perusahaan tidak perlu lagi melakukan perincian laporan secara manual.
Aplikasi akan menyimpan berbagai data penting yang langsung bisa diakses dan diinput ke dalam laporan. Begitu juga dengan pengiriman laporan, aplikasi akan mengirimkan laporan kepada pihak terkait secara tepat waktu sehingga meminimalisir keterlambatan pengiriman informasi.
Peningkatan keselamatan dan keamanan bisnis
Setiap perusahaan tentu membutuhkan laporan keuangan, undang-undang, kebijakan, serta peraturan yang harus ditaati oleh elemen perusahaan. Dengan menggunakan metode BPM, perusahaan dapat memastikan bahwa bisnis yang dijalankannya sudah sesuai dengan aturan dan hukum yang berlaku. Sehingga, perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kerugian dan kesalahan yang dapat mengancam keselamatan serta kemanan dari seluruh karyawan di perusahaan.
Memastikan proses bisnis sesuai permintaan konsumen
Ciri perusahaan yang dapat berkembang dengan cepat adalah mampu memahami keinginan para pelanggannya terhadap produk dan layanan yang diberikan. Dengan menerapkan BPM, perusahaan berpotensi lebih mudah untuk melakukan evaluasi produk yang dihasilkan.
Sehingga, perusahaan dapat menghasilkan produk sesuai dengan kebutuhan konsumen. Jika tidak sesuai dengan keinginan pasar, perusahaan harus melakukan perubahan, bik sebagian proses produksinya maupun secara keseluruhan.
Peningkatan visibilitas
Manfaat BPM selanjutnya yaitu perusahaan dapat melakukan pengamatan kinerja yang lebih up to date. Sebab, BPM menggunakan aplikasi atau software komputer untuk membantu jalannya proses bisnis. Tentu hal ini akan memberikan keuntungan bagi perusahaan karena proses penilaian dan evaluasi menjadi lebih efektif serta efisien.
Meminimalisir risiko error
BPM memberikan pendekatan bagi proses bisnis secara cepat dan akurat melalui aplikasi maupun software. Cara ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan atau risiko error terhadap proses bisnis, seperti pembuatan produk. Apalagi jika produk yang dihasilkan banyak, maka proses evaluasi dan quality control pun harus tepat dan sesuai dengan kondisi di lapangan.
Menghindari kehilangan data
Setiap proses produksi harus dilaporkan secara berkala untuk memudahkan proses evaluasi. Jika pembuatan dan pengiriman laporan dilakukan secara manual, maka dapat berpotensi adanya kehilangan data, sebab data-data tersebut tidak disimpan oleh sistem komputerisasi.
Berbeda halnya dengan menerapkan BPM, data dan informasi penting perusahaan akan secara otomatis tersimpan dan aman dalam aplikasi. Sehingga, ketika data tersebut dibutuhkan perusahaan tidak perlu lagi bingung mencarinya. Selain itu, data yang tersimpan dalam sistem dapat dijadikan sebagai inventaris perusahaan.
Baca Juga: 6 Mitos dan Miskonsepsi tentang Outsourcing, beserta Faktanya
Langkah Business Process Management (BPM)
Dalam menerapkan BPM dalam bisnis, ada beberapa tahapan atau langkah yang perlu Anda dilakukan, yaitu:
1. Buat rencana dan strategi yang tepat
Langkah pertama yang harus Anda lakukan terlebih dahulu adalah membuat perencanaan dan strategi bisnis yang tepat agar nantinya bisa sesuai dengan hasil yang diinginkan, misalnya terpenuhinya kebutuhan konsumen. Buat perencanaan yang terperinci dan terstruktur, agar kepuasan konsumen dapat meningkat sekaligus meningkatkan keuntungan perusahaan.
2. Buat desain bisnis
Setelah membuat rencana dan strategi bisnis, Anda harus membuat desain dan permodelan bisnis. Gambarkan secara detail proses produksi, termasuk alur kerja serta pihak yang terlibat. Contohnya mulai dari perekrutan karyawan, pengadaan bahan baku, proses pengolahan, hingga peluncuran produk.
3. Terapkan proses bisnis
Rencana, strategi, dan produk yang telah dibuat kemudian coba Anda implementasikan untuk mengetahui apakah hasilnya sesuai dengan harapan atau tidak. Jika memang belum sesuai, maka Anda harus mengganti strategi atau mengulang proses produksi.
4. Pantau proses bisnis
Langkah berikutnya yaitu lakukan pemantauan dan pengendalian proses bisnis. Setelah Anda mencoba mengimplementasikan suatu proses, maka Anda harus memantau dan mengendalikannya secara berkelanjutan.
Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan seperti feedback pelanggan, antusiasme dan respon audiens, dan lainnya. Dengan begitu, Anda dapat memastikan kualitas dan keberhasilan dari proses yang telah Anda terapkan sebelumnya.
Tidak hanya itu saja, Anda juga harus menganalisis data berdasarkan riwayat penerapan pendekatan BPM. Hal ini berfungsi untuk menilai apakah pelaksanaan BPM sudah tepat sasaran atau belum.
5. Lakukan perbaikan dan pengembangan
Walaupun proses bisnis sudah berjalan, namun Anda tetap perlu melakukan perbaikan dan pengembangan terhadap proses bisnis tersebut. Dengan menerapkan BPM, Anda dapat mempertahankan kualitas dan kinerja dari proses sudah dilakukan sebelumnya.
Jadi, jika hasil implementasi sebelumnya belum bisa memenuhi target, maka Anda harus segera melakukan perbaikan. Sedangkan untuk proses produksi yang sudah berjalan optimal, Anda bisa melakukan pengembangan (jika memang dibutuhkan).
6. Otomatisasi proses produksi
Langkah yang terakhir dalam menerapkan BPM adalah melakukan otomatisasi proses produksi. Pengelolaan produk harus dilakukan secara berulang-ulang dan seringkali menghabiskan banyak waktu. Agar lebih efisien, maka Anda harus menggunakan aplikasi atau software berbasis komputer untuk bisa mendapatkan informasi terkait penerapan dan hasil proses bisnis secara langsung.
Anda tidak perlu merangkum laporan satu per satu untuk mengevaluasi proses, karena semua data yang Anda butuhkan sudah ada dalam aplikasi tersebut. Bahkan penggunaan aplikasi ini juga dapat menekan biaya operasional perusahaan dan mengurangi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Perbedaan BPO Vs BPM
Saat ini banyak perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dengan cara melibatkan proses bisnisnya kepada pihak eksternal. Beberapa cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan Business Process Outsourcing (BPO) atau Business Process Management (BPM). Dari namanya saja cukup mirip yakni sama-sama berhubungan dengan proses bisnis, namun ternyata keduanya ini berbeda lho!
Jika BPM merupakan suatu pendekatan terhadap proses bisnis agar menjadi lebih efektif dan efisien, berbeda halnya dengan BPO ini. Jadi, BPO adalah suatu bisnis yang menyediakan layanan pengalihdayaan proses bisnis tertentu, seperti IT support, layanan pelanggan, atau akuntansi.
BPO dan BPM memang dapat menghemat biaya operasional perusahaan, akan tetapi gaya manajemen timnya cukup berbeda. Dimana, staf BPO rata-rata hanya akan dipekerjakan untuk membantu tugas harian perusahaan saja.
Contohnya seperti mendengar dan menjawab keluhan pelanggan, membuat laporan keuangan, dan menyelesaikan masalah atau error pada sistem teknologi perusahaan. Sedangkan, staf BPM memungkinkan untuk ikut andil dalam tugas yang berhubungan dengan core bisnis. Mereka akan terlibat dalam perencanaan, desain, produksi, hingga evaluasi proses bisnis dari suatu perusahaan.
Selain itu, dari segi efisiensi proses BPO dan BPM juga tidak sama. Pihak penyedia BPO terkadang masih terlalu terbebani jika harus mengelola semua operasional bisnis klien secara mendetail tanpa adanya keahlian khusus.
Berbeda dengan BPM, mereka akan bekerja sama dengan perusahaan untuk menentukan SOP, peningkatan produktivitas, dan lain sebagainya, sehingga proses bisnis dapat lebih efisien. Singkatnya, BPM di sini lebih mengacu pada proses manajemennya tidak hanya sebatas mengganti tugas harian saja.
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai Business Managemet Process (BPM) yang saat ini banyak dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu mengelola proses bisnisnya. Jika Anda membutuhkan jasa outsourcing untuk bisnis, kunjungi langsung laman MyRobin dan dapatkan tenaga kerja professional dengan kualitas terbaik!