Kamu pasti pernah mendengar istilah outsourcing dalam dunia kerja. Dimana suatu perusahaan merekrut pekerja untuk melakukan pekerjaan tertentu di perusahaannya. Seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan yang mengubah beberapa aktivitas dan manajemennya menjadi berfokus pada mobile maupun internet untuk melebarkan bisnisnya.
Hal ini tentu membuat bisnis outsourcing pun juga semakin berkembang ke arah teknologi atau IT. Saat ini banyak perusahaan yang menyewakan jasa IT outsourcing untuk membantu perusahaan lain dalam mengelola infrastruktur IT di kantornya. Mulai dari pengembangan aplikasi, web hosting, database, dan technical support lainnya. Selain dapat menghemat waktu, namun juga IT outsourcing ini cocok untuk perusahaan yang mempunyai sedikit karyawan dan dana yang terbatas.
Tetapi sebenarnya apa sih IT outsourcing itu? Lebih untung mana memakai jasa ini dengan merekrut pegawai baru? Yuk, temukan jawabannya di bawah ini!
Apa Itu IT Outsourcing?
Sebelum masuk ke pembahasan utama, kamu harus mengerti terlebih dahulu definisi dari outsourcing. Outsourcing merupakan sebuah praktik bisnis yang layanan maupun fungsi pekerjaannya diserahkan kepada pihak ketiga. Kerja sama yang dilakukan tentu membutuhkan adanya kesepakatan atau kontrak antara kedua belah pihak, yakni penyedia atau outsider provider dan penerima jasa.
Layanan outsourcing ini tidak hanya berupa cleaning service, keamanan, dan transportasi saja. Namun, sekarang juga ada layanan outsourcing di bidang IT yang menyediakan external IT resource untuk perusahaan.
Jadi singkatnya, IT outsourcing adalah praktik penggunaan sumber daya IT eksternal untuk membantu berbagai aktivitas IT suatu perusahaan. IT outsourcing ini disebut juga sebagai penyedia tenaga kerja di bidang IT atau teknologi.
Pelayanan yang diberikan biasanya berurusan dengan sistem informasi perusahaan berupa pembuatan, perbaikan, maintenance, perencanaan, hingga implementasi. Layanan tersebut mencakup beberapa hal seperti pembuatan aplikasi atau perangkat lunak, IT infrastruktur, peningkatan database, technical support, maupun pengembangan web hosting. Tidak hanya itu saja, IT outsourcing ini juga mempunyai tanggung jawab penuh pada sistem IT perusahaan berdasarkan perjanjian layanan atau Service Level Agreement (SLA).
Jenis IT Outsourcing
Secara umum, IT outsourcing ini terbagi menjadi beberapa jenis, yakni:
Total outsourcing
Jenis outsourcing ini mengharuskan perusahaan untuk menyerahkan seluruh tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan IT ke pihak penyedia jasa atau pihak ketiga. Mulai dari hardware, software, hingga brainware.
Total Insourcing
Jenis total insourcing lebih berfokus pada penyewaan tenaga ahli yang dimiliki oleh penyedia jasa IT outsourcing kepada perusahaan yang membutuhkan atau pihak penyewa.
Selective Sourcing
Khusus jenis ini perusahaan dapat memilih sendiri fasilitas IT yang akan diserahkan atau dikelola oleh pihak penyedia layanan IT outsourcing. Misalnya perusahaan ingin membuat aplikasi pembukuan sebagai produk terbaru mereka, maka perusahaan bisa meminta bantuan jasa IT outsourcing untuk membuat dan mengembangkan aplikasi tersebut.
De Facto Insourcing
Pada jenis de facto insourcing pihak penyewa mengalihkan semua hal mengenai masalah IT ke pihak penyedia layanan atas faktor kemitraan yang telah dibangun sebelumnya. Misalnya ketika di awal merintis bisnis kamu pernah menyewa jasa IT sourcing untuk membantu mengembangkan aplikasi. Kemudian saat ini kamu menyerahkan kembali urusan IT perusahaan lainnya kepada IT outsourcing yang sama untuk dikelola dengan baik.
Manfaat Menggunakan IT Outsourcing
IT outsourcing mempunyai banyak kelebihan dan manfaat bagi perusahaan yang membutuhkannya. Berikut adalah beberapa manfaat dari IT outsourcing:
Lebih menghemat waktu dan biaya
Dengan menggunakan jasa IT outsourcing, perusahaan dapat menghemat biaya operasional. Mulai dari biaya perawatan, waktu, rekrutmen, dan sumber daya manusia.
Biaya perawatan IT perusahaan tentu sangat besar, apalagi jika jumlah dan beban perangkat yang digunakan begitu banyak dan tinggi. Namun, dengan menyewa jasa IT outsourcing perusahaan tidak perlu mengkhawatirkan masalah tersebut. Sebab, semuanya akan langsung ditangani dengan baik dalam satu paket layanan yang ditawarkan oleh pihak penyedia jasa.
Di samping itu, jika perusahaan memanfaatkan layanan IT outsourcing untuk membantu mengelola sistem informasi perusahaan, maka mereka bisa menghemat biaya pengeluaran hingga dua kali lipat dibandingkan dengan melakukannya sendiri.
Selain menghemat biaya perawatan, melalui IT outsourcing perusahaan juga dapat menekan biaya rekrutmen dan sumber daya manusia. Perusahaan tidak perlu lagi dipusingkan dengan kesejahteraan karyawan maupun program imbalan pasca kerja atau pensiun. Sebab, perusahaan hanya membutuhkan sedikit karyawan tetap di bidang IT dan sisanya akan diserahkan kepada perusahaan layanan IT outsourcing.
Lebih fokus pada bisnis
Manfaat kedua yang bisa dirasakan oleh perusahaan pengguna jasa IT outsourcing adalah mereka dapat lebih fokus pada core business. Sebab, segala urusan IT akan ditangani oleh tenaga ahli yang profesional dan berpengalaman dari pihak jasa IT outsourcing. Perusahaan pun tidak perlu lagi membuang waktu dan tenaga untuk pekerjaan yang tidak ada hubungannya dengan bisnis utamanya.
Tidak hanya itu saja, perusahaan juga bisa mengalih dayakan pekerjaan sehari-hari bidang IT kepada penyedia layanan agar staff IT perusahaan dapat fokus mengerjakan tugas khusus yang berdampak langsung pada pendapatan.
Misalnya untuk tugas-tugas seperti updating sistem operasi, backup data, konfigurasi antivirus, dan perangkaian jaringan data akan dikelola oleh IT outsourcing. Sedangkan untuk pengembangan aplikasi sebagai produk perusahaan akan langsung ditangani oleh staff IT perusahaan sendiri.
Mempercepat go-to-market
Biasanya perusahaan yang menggunakan strategi marketing omnichannel mengutamakan kecepatan taktik untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Misalnya perubahan fitur, penambahan platform teknologi seperti website, dan kemudahan akses pada aplikasi.
Hal ini tentu tidak bisa dilakukan sendiri oleh tim IT internal saja, sehingga membuat perusahaan menggunakan jasa IT outsourcing untuk membantu mengelola berbagai hal yang berhubungan dengan aktivitas bisnis dan pemasaran perusahaan dapat cepat tertangani. Dengan begitu, staf internal dapat lebih fokus untuk memikirkan strategi yang akan dilakukan selanjutnya.
Pengerjaan oleh ahli
Tenaga kerja jasa IT outsourcing tentu sudah melewati berbagai seleksi dan ketentuan yang ketat sebelum diterjunkan langsung di lapangan atau disewakan ke perusahaan yang membutuhkan. Sehingga dapat dipastikan tenaga kerja yang mereka miliki merupakan ahli di bidangnya.
Selain itu, pemilihan tenaga ahli juga dapat mempengaruhi kualitas dan performa pekerjaan dari perusahaan. Dengan tenaga kerja yang sudah terlatih dan ahli di bidangnya maka perusahaan pun juga tidak akan rugi dan merasa puas menggunakan jasa IT outsourcing tersebut.
Mengurangi resiko
Sudah dijelaskan di atas bahwa dengan menggunakan jasa IT outsourcing perusahaan dapat menghemat biaya rekrutmen atau mempekerjakan sedikit karyawan saja. Hal ini tentu dapat mengurangi resiko ketidakpastian bisnis di masa depan. Sebab, bisnis yang tidak pasti akan berdampak pada kesejahteraan karyawan sehingga berpotensi pada pemutusan hubungan kerja.
Pemakaian jasa IT outsourcing ini sangat cocok untuk startup dan bisnis yang baru dirintis atau berskala kecil. Tujuannya tentu untuk mengurangi resiko kebangkrutan dan kerugian bisnis.
Lebih fleksibel dalam perubahan IT
Seringkali teknologi informasi mengalami perubahan yang sangat cepat dan tidak mudah untuk diprediksi. Salah satunya layanan SaaS (Software as a Service) yang telah banyak digunakan perusahaan untuk mengatasi berbagai permasalahan seperti finance, accounting, human resources, dan sebagainya.
Maka dari itu, perusahaan harus bisa cepat beradaptasi pada setiap perubahan jika ingin memperoleh layanan yang lebih baik. Dengan IT outsourcing, perusahaan akan lebih mudah mengikuti perubahan. Sebab, tenaga ahli dari IT outsourcing biasanya dapat menyesuaikan tren yang sedang terjadi.
Hal yang Perlu Diperhatikan Ketika Memilih IT Outsourcing
Sebelum menggunakan jasa IT outsourcing, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pihak penyewa. Apalagi biasanya kontrak kerja dengan IT outsourcing akan berlangsung dalam jangka yang panjang. Maka dari itu, jika kamu ingin menyewa jasa IT sourcing harus memahami hal-hal berikut ini:
Mempunyai track record yang baik
Salah satu hal yang harus kamu pertimbangkan sebelum memilih jasa IT sourcing adalah memastikan apakah layanan yang akan kamu gunakan mempunyai testimoni yang baik dan positif dari orang lain. Jika memang demikian, maka kamu bisa bermitra dengan jasa IT sourcing tersebut.
Testimoni merupakan sebuah bukti dari klien terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan IT sourcing. Kamu bisa mencari tahu testimoni para kliennya dari website resmi atau media sosial. Coba cek perusahaan apa saja yang pernah bekerja sama dengan jasa IT sourcing tersebut, bagaimana hasil performa atau pelayanannya baik atau buruk, dan strategi apa yang sering digunakan.
Biasanya jika jasa IT sourcing tersebut pernah menangani beberapa perusahaan besar dengan SLA yang tinggi seperti BUMN, bank, atau rumah sakit, kemudian bermitra dengan perusahaan IT yang besar, maka jasa IT sourcing tersebut pasti layanannya bagus dan dapat diandalkan.
Tenaga ahli
Pastikan tenaga kerja dari jasa IT outsourcing yang kamu pilih memang ahli di bidangnya, bersertifikasi, serta mempunyai pengalaman kerja yang cukup. Dengan begitu, kamu sebagai penyewa jasa pun menjadi lebih yakin dan tenang untuk menyerahkan segala pekerjaan IT kepada mereka.
Tenaga profesional yang mempunyai sertifikasi berdasarkan keahliannya cenderung akan lebih mampu menangani masalah dengan baik dan tidak asal asalan. Misalnya jika tenaga ahli di bidang infrastruktur, maka mereka akan menangani masalah IT terkait server, storage, maupun networking.
Teknologi dan layanan yang disediakan
Penting sekali bagi kamu untuk memeriksa apakah fitur, teknologi, dan layanan yang disediakan oleh jasa IT sourcing versi terbaru atau mengikuti perkembangan teknologi. Sebab, hal ini akan berdampak pada kinerja dan performa perusahaan. Cek terlebih dahulu fitur keamanan yang ditawarkan, fitur perangkat virtualisasi seperti Hyper Converged Infrastructure (HCI), serta layanan pada fitur hardware maupun software lainnya.
Tips Menggunakan Jasa IT Outsourcing
Ada beberapa tips yang bisa kamu ikuti dalam menggunakan jasa IT outsourcing agar lebih produktif dan menguntungkan bisnis kamu. Berikut adalah tipsnya:
Mulailah dari proyek kecil
Jika baru pertama kali menggunakan jasa ini, pilih untuk proyek yang kecil terlebih dahulu untuk ditangani oleh IT outsourcing. Hal ini untuk mengetahui bagaimana kinerja atau pelayanan yang diberikan oleh mereka. Namun, jika kamu sudah yakin dengan reputasi perusahaan jasa IT outsourcing tersebut kamu bisa langsung mengalihkan seluruh proyek kepada mereka.
Tapi ingat untuk selalu mengecek testimoni atau track record pekerjaan mereka sebelumnya, seperti siapa klien yang sering mereka tangani dan hasil yang diperoleh oleh klien mereka. Dengan begitu, kamu akan merasa aman dan yakin untuk bekerja sama dengan IT outsourcing tersebut.
Membuat jadwal komunikasi dan updating
Meskipun keseluruhan pekerjaan IT akan diserahkan oleh tenaga ahli dari IT outsourcing, namun kamu tetap harus selalu memantau pekerjaan mereka. Buatlah jadwal meeting dengan mereka untuk updating tugas maupun melaporkan hasil dari pekerjaan.
Sesuaikan dengan kebutuhan
Pastikan perusahaan jasa IT outsourcing yang kamu pilih mengerti konteks misi perusahaan kamu dan mampu memenuhi kebutuhan pelanggan kamu. Hal ini bertujuan agar apa yang dikerjakan oleh tenaga ahli dari IT outsourcing sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun pelanggan kamu.
Jangan berasumsi
Usahakan ketika menyampaikan proyek atau pekerjaan yang akan diserahkan jelas dan mudah dipahami oleh IT outsourcing. Tujuannya agar segala pekerjaan yang dilakukan oleh tenaga IT outsourcing sesuai dengan target atau arah bisnis kamu. Kecuali jika dalam hal ini kamu meminta saran atau pendapat mereka dalam melakukan inovasi untuk bisnis kamu.
Contoh IT outsourcing
Berikut adalah beberapa contoh layanan IT outsourcing yang sering digunakan oleh perusahaan:
1. E-Outsourcing
Merupakan tugas atau proyek yang bisa diproses secara online untuk pihak ketiga. Misalnya proyek logo dan situs web serta pengoptimalan mesin pencarian atau hosting server.
2. Penyedia layanan aplikasi (ASP)
Layanan outsource aplikasi individual seperti sistem ERP dan CRM, aplikasi intelijen bisnis atau perangkat lunak yang digunakan sebagai layanan bisnis (SaaS).
3. Cloud computing
Salah satu contoh pengalihan layanan IT namun dengan model harga dan lebih fleksibel bagi pelanggan.
Nah, itulah penjelasan singkat mengenai IT outsourcing yang saat ini banyak digunakan oleh berbagai perusahaan untuk tujuan tertentu. Ingin tahu informasi menarik lainnya? Yuk, temukan di Blog MyRobin sekarang!