Mempertahankan kualitas produk menjadi bagian krusial dalam bisnis untuk memastikan kepuasan pelanggan. Salah satu faktor yang berperan penting adalah supplier. Melakukan supplier audit adalah hal yang perlu Anda lakukan sebagai pemilik bisnis agar bisnis tetap berjalan dan unggul dibanding kompetitor.
Dalam artikel kali ini, MyRobin akan membahas pengertian supplier audit, jenis, hingga tips-tips yang bisa Anda ikuti.
Definisi supplier audit
Supplier audit adalah inspeksi yang perusahaan lakukan sebelum menjalin kerjasama dengan pemasok dan melibatkan proses menyelidiki penggunaan praktik regulasi industri supplier. Mulai dari keselamatan, manufaktur, kesehatan, kepatuhan sosial, dampak lingkungan, proses produksi yang benar, dan terpenting sistem manajemen mutu pemasok.
Proses menilai supplier dalam rantai pasokan bertujuan untuk memastikan pemasok memenuhi standar dan persyaratan spesifik industri, demi mempertahankan standar pelanggan dan memastikan supply chain memadai.
Perusahaan melakukan supplier audit secara mandiri maupun melalui pihak ketiga minimal 1 tahun sekali. Masalah pemasok bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan, oleh karena itu harus diantisipasi dengan melakukan audit rutin.
Mengapa audit pemasok perlu dilakukan?
Supplier audit dilakukan oleh tim internal atau eksternal yang perusahaan bayar untuk mengumpulkan informasi dan mengevaluasi kepatuhan supplier terhadap regulasi serta standar perusahaan.
Audit pemasok sangat penting, terutama bagi bisnis baru atau yang ingin berganti supplier. Hal ini karena terkadang apa yang tercantum dalam situs mereka tidak selalu apa yang Anda dapatkan. Pertanyaan yang akan terjawab lewat audit diantaranya:
- Apakah mesin sudah mempersiapkan instruksi kerja?
- Apakah area produksi supply higienis?
- Apakah jalur alat yang dimiliki memadai untuk produk Anda?
- Bagaimana supplier menangani perintah perubahan yang bersifat teknis?
- Bisakah pemasok memberikan laporan kualitas untuk setiap produk?
- Apakah supplier memiliki instruksi kerja di area perakitan?
- Bagaimana supplier memperbaiki produk yang cacat?
- Apakah mereka memiliki sertifikat di bidang tertentu?
Melalui audit, Anda dapat mengidentifikasi area risiko dalam produksi rantai pasokan, kualitas, teknik, dan keseluruhan proses milik supplier.
Jenis-jenis supplier audit
Jenis audit pemasok yang biasa bisnis lakukan yaitu sebagai berikut:
1. Desktop audit
Audit desktop merujuk pada proses audit yang berfokus pada dokumentasi dan sertifikasi untuk menjamin audit selalu diperbarui dan akurat.
2. Announced audit
Audit yang diumumkan merupakan jenis inspeksi di mana pemilik usaha atau klien dari supplier memberikan informasi tentang adanya audit. Dengan begitu mereka dapat melakukan persiapan.
3. System audit
System audit adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap sistem mutu pemasok. Tujuannya memverifikasi sistem memenuhi persyaratan industri. Proses audit melibatkan analisis pengembangan, implementasi, dan dokumentasi sistem.
4. Unannounced audit
Audit yang tidak diumumkan merupakan jenis inspeksi tanpa memberikan pemberitahuan sebelumnya pada pemasok, sehingga yang didapat audit nantinya apa adanya. Biasanya, klien tidak mengizinkan pemasok melakukan persiapan apapun. Dengan begitu, pemilik bisnis mengetahui lebih jelas mengenai proses supplier sehari-hari dan operasinya.
5. Process audit
Proses audit adalah investigasi untuk mengeksplorasi proses, meliputi mesin, peralatan, orang, hingga material untuk menghasilkan produk. Seorang auditor bertugas membandingkan proses yang ada dengan yang tertulis dalam instruksi kerja serta standar pengerjaan yang memandu tahapan pembuatan produk.
6. Product audit
Audit produk yaitu memeriksa kualitas dan penampilan produk akhir, kontinuitas kelistrikan, dan sifat dimensinya sebelum mengirimkan produk ke ritel. Tujuan investigasi ini adalah menganalisis kesesuaian persyaratan produk, proses pembuatannya, efektivitas, serta kehandalannya.
7. Compliance audit
Pengertian audit kepatuhan (compliance audit) adalah membandingkan dan membedakan dokumentasi tertulis untuk menunjukkan supplier mematuhi prosedur, kewajiban kontrak, serta instruksi kerja.
Manfaat melakukan supplier audit
Semakin besar bisnis, penting melakukan supplier audit demi menjamin kualitas produk tetap terjaga. Di bawah ini manfaat mengadakan audit pemasok.
1. Meningkatkan komunikasi dengan pemasok
Manfaat audit pemasok meningkatkan komunikasi antara produsen atau pemilik bisnis dengan supplier. Pertukaran informasi yang terbuka dan transparan terkait aktivitas pemasok mempengaruhi hubungan keduanya.
Apabila audit dijalankan secara rutin hal ini dapat membantu pemasok mencapai tujuan yang selaras dengan pemilik bisnis.
2. Mengurangi biaya dari kualitas yang buruk
Audit memberikan informasi pada pemilik bisnis tentang kinerja rantai pasokan supplier. Salah satu faktor yang mempengaruhi biaya kualitas adalah pemasok.
Oleh karena itu, pemilik bisnis dapat mengidentifikasi kekurangan dan bekerjasama dengan supplier untuk meningkatkan kualitas demi memulihkan biaya produk yang rusak.
3. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Manfaat audit pemasok adalah meningkatkan proses untuk menghasilkan barang berkualitas ke pasar sasaran.
Ketika barang yang dijual memiliki mutu tinggi, konsumen akan tertarik membeli dan menggunakan produk terus-menerus. Hal ini turut berdampak pada reputasi bisnis jangka panjang.
Memastikan kepuasan pelanggan merupakan pekerjaan yang cukup tricky untuk bisnis. Diperlukan kombinasi yang baik antara seluruh stakeholder di perusahaan.
Outsourcing dapat menjadi solusi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada inti bisnisnya sementara tugas-tugas lainnya didelegasikan kepada perusahaan outsourcing. Misalnya, layanan pelanggan dapat di-outsourcing kepada perusahaan yang memiliki keahlian khusus di bidang manajemen pelanggan.
Outsourcing juga dapat membantu perusahaan mengakses sumber daya yang mungkin sulit mereka dapatkan secara internal. Ini bisa mencakup keahlian teknis, teknologi terbaru, atau bahkan fleksibilitas dalam meningkatkan kapasitas operasional.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!
Tentu saja, penting untuk memilih mitra outsourcing yang tepat dan menjaga komunikasi yang baik untuk memastikan bahwa standar kualitas perusahaan tetap terjaga
4. Mengimplementasikan standar bisnis
Kualitas supplier akan berpengaruh pada mutu produk akhir. Melalui audit, Anda dapat mengetahui mana rangkaian atau proses milik supplier yang tidak memenuhi standar bisnis.
Audit membantu pemilik bisnis menerapkan serangkaian standar yang sama di seluruh rantai pasokan agar mutu tetap konsisten.
5. Mengidentifikasi area yang berisiko
Investigasi terhadap bidang yang berisiko dapat memberikan wawasan tentang kesenjangan apapun dalam proses kualitas pemasok, pengiriman, manufaktur yang berpotensi menyebabkan penundaan maupun ketidaksesuaian.
Selain itu, audit juga menjamin pemasok patuh terhadap standar maupun regulasi yang ada, sehingga tidak menyebabkan masalah bagi bisnis di masa mendatang.
Prosedur audit pemasok (Supplier audit)
Persiapan matang dan pendekatan audit yang tertarget membantu bisnis mempelajari informasi tentang supplier untuk mengambil keputusan untuk berkolaborasi. Berikut ini MyRobin rangkum prosedur yang perlu dilakukan sebelum mengadakan supplier audit.
1. Pra-audit
Sebelum melakukan audit, penting meninjau ekspektasi dan tanggung jawab organisasi dengan pemasok. Pemilik bisnis dapat membuat daftar item yang bisa diulas berdasarkan spesialisasi atau material supplier untuk menjamin Anda mendapat informasi yang penting.
Pra-audit lainnya meliputi riset riwayat bisnis dalam menggunakan suplai dari pemasok dan laporan audit masa lalu. Sebagai tambahan, pemilik bisnis juga bisa meneliti tingkat keberhasilan produk menyeluruh.
2. Merencanakan program audit
Merencanakan program audit dengan membentuk tim auditor, membuat jadwal pelaksanaan, mempertimbangkan seberapa sering audit supply dilakukan, dan menentukan area mana saja yang akan diaudit.
Pada beberapa kasus, audit memerlukan peninjauan yang nantinya informasi akan membantu pemilik bisnis maupun supplier menentukan ruang lingkup audit.
3. Melakukan review reputasi supplier
Meneliti reputasi supplier melalui sosial media dan halaman website. Prioritaskan membaca ulasan pelanggan yang berkaitan dengan kinerja pemasok dan kualitas produk.
Melalui website resmi, Anda bahkan dapat menemukan informasi mengenai management dan perlakuan supplier terhadap karyawannya.
Ulasan yang berkaitan tentang lini produk akan memberikan wawasan tentang titik kelemahan dan kekurangan pemasok, serta mempertimbangkan apakah bisnis akan menggunakan pemasok ini atau beralih ke supplier lain.
4. Memberitahukan supplier
Tergantung jenis audit yang dilakukan, Anda mungkin perlu memberitahukan supplier perihal audit, seperti jadwal inspeksi, nama dan detail auditor, serta tujuan diadakannya audit.
5. Mendokumentasikan laporan audit
Mendokumentasikan rincian hasil audit untuk membantu mengelola dan menyoroti informasi penting seperti bukti. Sertakan bukti yang bisa dijadikan referensi oleh Anda atau supplier di lain waktu, misalnya memuat data kuantitatif.
Laporan hasil audit bisa berupa tindakan perbaikan atau pencegahan yang dibahas selama audit hingga saran dari auditor.
Terakhir adalah peninjauan formal yang mengidentifikasi apakah supplier mengimplementasikan saran auditor dalam jangka waktu tertentu.
Dalam kurun waktu yang telah disepakati, pihak-pihak yang bersangkutan dapat meninjau hasil audit dan melihat keberhasilan atas tindakan yang sudah dilakukan.
Lewat tinjauan terakhir kedua belah pihak dapat mendiskusikan ulang kontrak kerjasama atau melakukan peningkatan proses yang disepakati.
Tips supplier audit mandiri
Audit melalui pihak ketiga lebih simpel dan akurat, tetapi Anda juga bisa melakukan supplier mandiri, ikuti beberapa tipsnya di bawah ini.c
1. Revisit masalah yang sudah ada
Meninjau kembali isu sebelumnya berguna memverifikasi bahwa masalah yang ada telah diatasi dan diselesaikan. Anda mungkin memerlukan alat untuk mengukur tingkat risiko dan membuat keputusan apakah supplier memerlukan tindakan tambahan.
2. Menjalankan interview dengan staff supplier
Audit pemasok terkadang juga melibatkan staf dari supplier itu sendiri. Anda dapat mewawancarai karyawan mereka untuk mendapatkan umpan balik dan mempelajari etika umum yang berlaku di tempat kerja supplier, proses, hingga produknya.
3. Tetap fokus saat audit
Membaca semua dokumen dan mendengarkan informasi dari pemasok sangat krusial untuk mempelajari supplier lebih dalam. Pemasok mungkin saja menolak menjawab pertanyaan seputar kualitas menjadi tanda adanya ketidakterbukaan.
Contoh checklist audit supplier
Checklist supplier audit berikut akan membantu Anda memeriksa apa yang harus diinspeksi saat melakukan audit, sehingga mendapatkan informasi yang diperlukan.
- Kinerja pengiriman
- Manajemen mutu
- Biaya
- Praktik pembelian
- Rantai pasokan pemasok
- Proses desain produk
- Jenis masalah mutu produk yang menyebabkan penolakan produk
- Kualifikasi personel
- Kapasitas dan pemanfaatan kapasitas
- Pemeliharaan mesin
- Kepatuhan terhadap regulasi
- Manajemen risiko dan mitigasi
- Program keselamatan staff dan lingkungan
- Program perbaikan proses
Supplier audit termasuk hal wajib Anda lakukan sebelum bekerja sama dengan pemasok. Kesalahan dalam memilih supplier akan berdampak pada produktivitas dan profit bisnis. Temukan artikel menarik lainnya Blog MyRobin.