Perusahaan sering menghadapi tuntutan yang melebihi kemampuan mereka, terlepas dari apakah mereka memulai bisnis kecil atau bisnis besar. Di sinilah outsourcing menjadi cara yang sangat berguna untuk mengelola kelebihan tugas tersebut.
Dalam era persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan harus mampu beradaptasi dengan cepat dan efektif agar tetap bertahan dan tumbuh. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan memanfaatkan jasa BPO (Business Process Outsourcing) untuk menangani sebagian atau seluruh proses bisnis yang tidak menjadi fokus utama perusahaan.
Namun, hanya memanfaatkan jasa BPO saja tidak cukup, perusahaan juga harus mampu membangun partnership yang baik dengan BPO. Hal ini menjadi sangat penting karena dengan membangun partnership yang baik, perusahaan dapat memperoleh layanan yang berkualitas dengan biaya yang efektif dan waktu yang lebih cepat, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu mengelola partnership dengan BPO dengan baik agar dapat mencapai hasil yang optimal dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Strategi Membangun Partnership yang Baik dengan BPO
Agar hubungan antara perusahaan dengan BPO bisa berhasil dan menjadi hubungan yang bertahan lama, berikut beberapa tipsnya:
1. Mengutamakan Komunikasi yang Terbuka
Strategi utama untuk membangun kemitraan yang sukses dengan BPO (Business Process Outsourcing) adalah dengan mengutamakan komunikasi yang terbuka antara kedua belah pihak. Dengan mengutamakan komunikasi yang terbuka, perusahaan dapat memperjelas harapan dari layanan yang diberikan oleh BPO dan memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan keinginan. Jujurlah tentang segala sesuatu sejak awal, terutama pada masalah yang berhubungan dengan bisnis. Daripada menyembunyikan informasi dengan mengharapkan outsourcing dapat menyelesaikan masalah tertentu, lebih baik Anda bekerja sama dengan penyedia outsourcing untuk memperbaiki masalah tersebut.
Selain itu, perusahaan juga bisa memberikan feedback yang konstruktif untuk membantu BPO memperbaiki proses dan meningkatkan kualitas layanan yang mereka berikan. Buatlah jadwal pertemuan secara teratur yang dapat membantu Anda untuk tetap mendapat informasi terbaru tentang kemajuan proyek outsourcing Anda.
Gunakan teknologi komunikasi modern, seperti email, pesan instan, dan video conference untuk komunikasi antara kedua belah pihak agar bisa dilakukan dengan lebih cepat.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya
2. Mengadopsi Model Tata Kelola
Sebagai perusahaan, penting untuk memiliki model tata kelola yang jelas dan terstruktur untuk memastikan bahwa kerja sama antara perusahaan dan BPO berjalan dengan baik. Model tata kelola yang baik mencakup pembagian tanggung jawab yang jelas antara kedua belah pihak, jadwal komunikasi yang teratur, dan prosedur dalam menyelesaikan masalah terkait proyek. Hal ini akan membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dan memastikan bahwa kedua belah pihak bekerja sama dengan efisien dan efektif.
Selain itu, dengan mengadopsi model tata kelola yang baik, perusahaan dapat mempercepat proses pengambilan keputusan, meningkatkan transparansi dalam kerja sama dan meminimalkan risiko yang terkait dengan kerja sama dengan BPO.
3. Berinovasi Secara Proaktif
Strategi lain yang dapat dilakukan untuk membangun partnership yang baik dengan BPO adalah dengan berinovasi secara proaktif. Inovasi proaktif berarti mengantisipasi tren masa depan dan menciptakan solusi baru yang memungkinkan bisnis Anda secara efektif memenuhi tuntutan masa depan.
Inovasi dalam hal ini tidak hanya mencakup teknologi, tetapi juga mencakup cara kerja dan proses bisnis. Dengan berinovasi secara proaktif, perusahaan dapat memperbaiki proses, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh BPO. Inovasi juga membantu perusahaan untuk tetap bersaing di pasar yang terus berkembang dan meningkatkan nilai tambah yang mereka berikan kepada pelanggan. Selain itu, dengan berinovasi secara proaktif, perusahaan diharapkan bisa menghadapi tantangan yang mungkin muncul di masa depan dengan lebih siap dan tanggap.
4. Bersikaplah Terbuka untuk Berkompromi
Sebagai perusahaan, terkadang kebutuhan bisnis dapat bertentangan dengan kebutuhan BPO. Dalam situasi seperti ini, perusahaan perlu bersikap terbuka untuk berkompromi dan mencari solusi yang memuaskan bagi kedua belah pihak. Dengan bersikap terbuka untuk berkompromi, perusahaan dapat memastikan bahwa kerja sama dengan BPO berjalan lancar tanpa ada ketidaknyamanan atau ketegangan yang berlebihan.
Selain itu, dengan mempertimbangkan kebutuhan BPO dan bersedia mengambil langkah-langkah untuk memenuhinya, perusahaan dapat memperkuat hubungan dengan BPO dan memastikan keberlangsungan kerja sama di masa depan. Sikap terbuka untuk berkompromi juga membantu perusahaan untuk memahami perspektif BPO dan menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh BPO.
5. Tetapkan Tujuan yang Realistis
Meskipun Anda harus menetapkan ekspektasi yang tinggi untuk bisnis Anda, ekspektasi tersebut juga harus masuk akal. Anda harus benar-benar mengetahui keterampilan dan keterbatasan penyedia outsourcing untuk membantu Anda mengembangkan tujuan yang realistis. Memiliki pemahaman lengkap tentang kompetensi mereka sejak awal dapat membantu selama diskusi tentang tanggung jawab, jadwal, dan hasil yang Anda harapkan dari kemitraan.
Cara Mengukur Keberhasilan Kerjasama dengan BPO
Setelah membangun hubungan yang baik dengan BPO, bagaimana cara mengukur keberhasilannya? untuk mengukur keberhasilan kerjasama dengan BPO, ada beberapa metrik yang dapat digunakan, di antaranya:
1. Kepuasan Pelanggan
Kepuasan pelanggan adalah ukuran penting dalam mengevaluasi kualitas layanan yang diberikan oleh BPO dan bagaimana kerjasama dengan BPO mempengaruhi pengalaman pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat diukur melalui survei pelanggan, feedback dari pelanggan, dan indikator lain seperti tingkat retensi pelanggan dan peningkatan volume penjualan.
Jika kepuasan pelanggan meningkat setelah bekerja sama dengan BPO, maka dapat dianggap sebagai tanda keberhasilan kerjasama. Hal ini menunjukkan bahwa layanan yang diberikan oleh BPO telah memenuhi ekspektasi pelanggan dan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan yang akan diberikan kepada pelanggan. Di sisi lain, jika kepuasan pelanggan menurun setelah bekerja sama dengan BPO, maka hal ini menunjukkan bahwa kerjasama dengan BPO mungkin tidak efektif dan memerlukan evaluasi lebih lanjut.
2. Efisiensi dan Efektivitas Layanan
Salah satu cara mengukur keberhasilan kerjasama dengan BPO adalah dengan mengukur efisiensi dan efektivitas layanan yang diberikan oleh BPO. Efisiensi dapat diukur melalui peningkatan produktivitas dan penurunan biaya, sedangkan efektivitas dapat diukur melalui peningkatan kualitas layanan dan pemenuhan SLA (Service Level Agreement). Peningkatan produktivitas dapat dilihat melalui peningkatan jumlah pekerjaan yang diselesaikan oleh BPO dalam periode waktu tertentu atau peningkatan jumlah pelanggan yang dilayani oleh BPO.
Peningkatan produktivitas yang signifikan menunjukkan bahwa kerjasama dengan BPO telah membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas, yang dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan pertumbuhan bisnis. Semakin tinggi tingkat efisiensi dan efektivitas layanan, semakin sukses kerjasama antara perusahaan dengan BPO.
3. Kualitas Layanan
Pengukuran kualitas layanan yang diberikan oleh BPO melalui sejumlah indikator kualitas seperti tingkat kesalahan, tingkat keluhan pelanggan, tingkat kepatuhan pada prosedur, dan lainnya yang dapat memberikan gambaran yang jelas tentang sejauh mana BPO telah memberikan layanan yang berkualitas bagi perusahaan. Semakin tinggi tingkat kualitas layanan yang diberikan oleh BPO, semakin besar kemungkinan untuk mencapai tujuan bisnis dan semakin sukses kerjasama antara perusahaan dan BPO.
4. Keuntungan dan Biaya
Keuntungan dan biaya juga dapat menjadi indikator keberhasilan kerjasama. Keuntungan dapat diukur dengan memantau jumlah penghematan atau keuntungan yang dihasilkan oleh BPO bagi perusahaan, sedangkan biaya dapat diukur dengan memantau biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menggunakan layanan BPO. Dengan memantau indikator keuntungan dan biaya secara teratur, perusahaan dapat mengetahui seberapa efektif BPO dalam membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis dan memperoleh keuntungan dari kerjasama tersebut.
Namun, perlu diingat bahwa keuntungan dan biaya bukanlah satu-satunya faktor yang harus dipertimbangkan dalam mengukur keberhasilan kerjasama antara perusahaan dan BPO. Aspek-aspek seperti kualitas layanan, inovasi, dan fleksibilitas juga harus diperhatikan untuk memastikan kerjasama yang sukses dan berkelanjutan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Operasional dengan Business Process Outsourcing?
5. Perubahan Bisnis
Perubahan bisnis yang dihasilkan oleh kerjasama dengan BPO juga dapat menjadi indikator keberhasilan kerjasama tersebut. Misalnya, jika BPO membantu klien dalam meningkatkan efisiensi operasi bisnis, mengurangi biaya, atau meningkatkan pendapatan, maka hal ini dapat dianggap sukses kerjasama antara klien dan BPO. Atau jika perusahaan berhasil mencapai tujuan-tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya melalui kerjasama dengan BPO, maka hal ini dapat dianggap sebagai indikator keberhasilan.
Selain itu, perubahan bisnis juga dapat terlihat dari sisi adaptasi perusahaan terhadap perubahan pasar dan teknologi. Dalam era digital, perusahaan dituntut untuk terus beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi agar tetap kompetitif. Kerjasama dengan BPO yang sukses dapat membantu perusahaan untuk menghadapi perubahan tersebut.
Sebagai contoh, BPO membantu perusahaan untuk mengimplementasikan teknologi baru, mengelola data, atau memperluas jangkauan pemasaran secara online. Namun, perlu diketahui bahwa perubahan bisnis juga memerlukan waktu lama untuk melihatnya dan dapat terjadi dalam jangka panjang.
Manfaat Membangun Partnership yang Baik dengan BPO Bagi Perusahaan
Membangun partnership yang baik dengan BPO (Business Process Outsourcing) dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh:
Fokus pada Inti Bisnis
Dengan mempercayakan beberapa aspek operasional kepada BPO, perusahaan dapat fokus pada kegiatan inti bisnisnya. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, serta memungkinkan perusahaan untuk lebih inovatif dan responsif terhadap perubahan pasar.
Meningkatkan Kualitas Layanan jadi Lebih Baik
BPO biasanya memiliki keahlian dan pengalaman yang luas dalam bidang tertentu. Dengan mengambil alih aspek operasional, BPO dapat meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh perusahaan. Hal ini dapat memperbaiki reputasi perusahaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Biaya yang Lebih Rendah
BPO biasanya memiliki skala ekonomi yang lebih besar dan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya sehingga biaya dapat ditekan sehingga mengurangi biaya operasional dan investasi modal yang diperlukan perusahaan.
Akses ke Teknologi Baru
BPO biasanya menginvestasikan sumber daya dan waktu dalam pengembangan teknologi dan proses bisnis terbaru. Dengan memanfaatkan layanan BPO, perusahaan dapat memperoleh akses ke teknologi terbaru tanpa harus melakukan investasi besar dalam pengembangan dan implementasi teknologi tersebut.
Fleksibilitas
BPO dapat membantu perusahaan untuk lebih fleksibel dalam mengatasi fluktuasi permintaan pasar dan kebutuhan bisnis. Dalam situasi di mana perusahaan membutuhkan peningkatan kapasitas, BPO dapat membantu dalam mengelola sumber daya yang tersedia dan memastikan operasi perusahaan berjalan dengan efektif.
Secara keseluruhan, membangun partnership yang baik dengan BPO dapat memberikan manfaat yang positif bagi perusahaan. Dengan mempercayakan beberapa aspek operasional kepada BPO, perusahaan dapat fokus pada kegiatan inti bisnisnya, meningkatkan kualitas layanan yang diberikan, mengurangi biaya operasional, mendapatkan akses ke teknologi terbaru, dan menjadi lebih fleksibel dalam mengatasi fluktuasi permintaan pasar.
Namun, perusahaan juga harus mempertimbangkan risiko dan tantangan dalam outsourcing, seperti masalah keamanan data dan pengendalian operasi. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih BPO yang terpercaya dan memiliki rekam jejak yang baik dalam memberikan layanan berkualitas tinggi. Dengan demikian, dengan membangun partnership yang baik dengan BPO, perusahaan dapat mencapai keuntungan dan mencapai tujuan bisnis jangka panjang.
MyRobin adalah perusahaan outsourcing yang melayani berbagai kebutuhan ketenagakerjaan. Kunjungi laman MyRobin dan temukan beragam pekerja berkualitas dalam berbagai profesi. Hubungi sekarang untuk kebutuhan perekrutan Anda!