Metode Kanban banyak digunakan dalam industri manufaktur untuk memvisualisasikan alur kerja sehingga Anda dapat meningkatkan workflow lebih efektif dan efisien.
Visualisasi ini turut membantu tim memahami apa yang perlu dikerjakan dan pekerjaan yang sedang berlangsung serta kapan waktu mengerjakannya.
Selain pada manufaktur, metode ini bisa digunakan untuk beberapa industri. Yuk, simak penjelasan MyRobin seputar prinsip hingga langkah penerapannya di bawah ini.
Apa itu metode Kanban?
Metode Kaban pertama kali diperkenalkan oleh Taiichi Ohno sebagai sistem penjadwalan untuk manufaktur ‘just in time’ ke dalam produksinya pada akhir 1940-an.
Sementara menurut Indeed, Kanban merujuk pada mekanisme pensinyalan visual yang digunakan untuk mengontrol pekerjaan yang sedang berlangsung.
Kanban berasal dari Bahasa Jepang yang memiliki arti kartu atau sinyal visual. Dengan metode ini perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi, fleksibel, mengurangi pemborosan sumber daya, serta mengontrol proses.
Pengembangan Kanban bertujuan mempelajari efisiensi dan produktivitas Toyota yang belum memadai, apabila dibandingkan dengan pesaing otomotif asal Amerika.
Metodologi Kanban membatasi sumber daya, sehingga karyawan bisa konsentrasi pada pekerjaan saat ini dan memiliki visi dari tujuan yang jelas.
Dengan Kanban, perusahaan dapat mengatur ulang proyek menjadi tahapan yang dilalui individu hingga proyek selesai.
Dalam Nimble Work, sistem Kanban memerlukan pemantauan proses secara berkala dengan tujuan menghindari kemacetan yang berisiko menghambat proses produksi.
Prinsip metode Kanban
Kanban turut berperan sebagai pemandu demi meminimalisir kegiatan yang tidak penting dan mengoptimalkan tujuan yang Anda capai. Ada 3 jenis kanban board yang bertuliskan “Requested,” “In progres,” dan “Done.”
Penerapan metode Kanban umumnya didasarkan pada 4 manajemen perubahan mendasar dan penyampaian layanan, diantaranya:
1. Mulailah dengan apa yang Anda lakukan sekarang
Prinsip pertama adalah mulai dari apa yang Anda kerjakan saat ini. Metode Kanban tidak mendorong Anda untuk membuat perubahan drastis.
Melainkan harus diterapkan langsung pada alur kerja saat ini. Perubahan yang diperlukan dapat diterapkan secara bertahap, sehingga tidak membuat tim kewalahan hingga hilang arah.
2. Setuju untuk mengejar perubahan bertahap dan evolusioner
Metode ini mengajarkan untuk melakukan perubahan secara bertahap dan evolusioner. Daripada melakukan transformasi besar-besaran, Kanban mendukung perubahan kecil yang saling membangun seiring waktu. Perubahan besar dapat menyebabkan kekacauan dan penolakkan dalam tim.
3. Hormati peran, tanggung jawab, dan jabatan saat ini
Kanban tidak memaksa organisasi melakukan perubahan peran dan fungsi yang sudah ada terutama yang memiliki kinerja baik.
Pemimpin dan tim berkolaborasi memahami dan mengimplementasikan perubahan yang memang diperlukan.
Tujuan prinsip ini mampu mengatasi retensi emosi yang muncul di antara tim dan ketakutan pada perubahan.
4. Mendorong tindakan kepemimpinan di semua tingkatan
Dengan metode Kanban, perbaikan berkelanjutan di semua tingkat organisasi. Setiap orang dapat memberikan ide dan menunjukkan kepemimpinan untuk menerapkan perubahan.
Saran peningkatan bisa berasal dari kemampuan mengobservasi tim. Jadi, tindakan kepemimpinan bukan hanya dari manajer senior saja.
Sementara menurut Kanbanize, ada 3 tambahan prinsip yaitu:
5. Fokus pada kebutuhan dan harapan pelanggan
Metode Kanban mendorong pemahaman tentang kebutuhan dan harapan pelanggan demi meningkatkan kualitas layanan yang diberikan dan nilai yang diciptakan.
6. Mengelola pekerjaan
Dalam Kanban organisasi harus mengelola pekerjaan bukan pekerja. Metode ini menghormati setiap individu dan tanggung jawab mereka. Kanban mampu memberdayakan kemampuan anggota untuk mengelola diri sendiri ketika berhubungan dengan pekerjaan.
7. Meninjau jaringan layanan berkala
Kanban mendorong anggota untuk bisa berkolaborasi, berbagi observasi, ide, maupun umpan balik dengan tujuan meningkatkan pekerjaan melalui monitoring seluruh jaringan layanan.
Praktik utama Kanban
Praktik Kanban dilakukan dengan 6 praktik di bawah ini. Anda dapat menerapkannya untuk mulai mengimplementasi metode Kanban, yaitu:
1. Membuat visualisasi alur kerja
Langkah pertama adalah memvisualisasikan secara manual maupun digital tahapan proses saat ini untuk mendistribusikan pekerjaan atau layanan.
Buat model untuk semua pekerjaan dan alur kerja dari tiap tim, sehingga mempermudah komunikasi dari masing-masing proses yang berjalan.
Visualisasi bisa menggunakan kartu dengan beberapa warna untuk menunjukkan kelas layanan atau item pekerjaan yang berbeda.
Tujuan visualisasi membantu setiap orang mengidentifikasi halangan, alur kerja, dan membuat pekerjaan jadi transparan.
2. Menentukan batasan pekerjaan dalam proses
Membatasi pekerjaan dalam proses artinya setiap orang bertanggung jawab pada pekerjaannya terlebih dahulu sebelum memulai tugas baru.
Pekerjaan dengan label ‘berlangsung’ harus diselesaikan dan apabila telah selesai maka Anda harus menggantinya dengan status ‘selesai’.
Hal ini bertujuan agar tim tidak kewalahan mengerjakan pekerjaan dan menghindari multitasking yang justru mengurangi produktivitas.
Selain itu, membatasi pekerjaan dalam progres juga membuat tim makin fokus serta pengerjaan lebih efisien.
3. Mengelola alur
Sistem Kanban membantu mengelola alur kerja dengan menyoroti masing-masing aliran maupun status pekerjaan di tiap tahapan.
Tergantung pada batasan yang ditetapkan dan performa alur kerja, Anda dapat mengatasi aliran lancar dalam batas WIP (Work in progress) atau sebaliknya yakni pekerjaan terhambat.
Kanban membantu mengidentifikasi, menganalisis, mengatasi hambatan, dan melakukan penyesuaian, demi efisiensi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kunci proses memonitoring pekerjaan dapat Anda lakukan dengan melihat tahap menunggu perantara, berapa lama item pekerjaan bertahan di tahap ini.
4. Menyusun kebijakan proses yang eksplisit
Menyusun kebijakan secara eksplisit bertujuan menjamin setiap orang memahami bagaimana pekerjaan harus dilakukan.
Alhasil meminimalisir kesalahan dan mendorong konsistensi. Anda perlu mendefinisikan dan mengkomunikasikan aturan proses pada setiap anggota tim.
Kebijakan bisa dibuat tertampil pada board ataupun swim line level untuk tiap kolom. Contoh aturan berupa kapan tugas dikerjakan, selesai, deskripsi jalur, hingga siapa yang menarik papan.
5. Mendorong umpan balik
Sistem Kanban mendorong anggota tim saling memberikan umpan balik. Ini juga berlaku bagi pelanggan serta pemangku kepentingan sebagai upaya untuk identifikasi kekurangan.
Umpan balik berperan untuk memastikan seberapa baik sistem Anda dan cara apa yang mungkin dilakukan untuk memperbaikinya.
Langkah ini mencakup peninjauan metrik, laporan, papan kerja, dan serangkaian isyarat visual yang memberikan informasi tentang kemajuan atau kekurangan pada sistem.
6. Tingkatkan secara kolaboratif dengan model dan metode ilmiah
Kanban merupakan proses perbaikan berkelanjutan yang menekankan kolaborasi dan inovasi untuk menemukan maupun memecahkan masalah.
Kemudian, melakukan peningkatan dan mengembangkan proses agar lebih memenuhi kebutuhan pelanggan serta pemangku kepentingan.
Setiap perubahan yang dilakukan dievaluasi dan diukur menggunakan sinyal yang tersedia pada sistem Kanban Anda.
Tipe metode Kanban di manufakturing
Selain praktik utama, mempelajari macam-macam metode Kanban juga sama pentingnya. Anda dapat menggunakan salah satu dari tipe di bawah ini untuk memanajemen proses manufakturing.
1. Sistem E-Ban dan Fax-Ban
Di era serba digital, membuat sistem Kanban tidak perlu dilakukan secara manual. Anda dapat menggunakan pemindaian kode batang untuk berkomunikasi dengan satu sama lain dengan bantuan pesan elektronik.
E-ban dan Fax-ban mampu membantu organisasi menghemat waktu, sebab tidak perlu memindahkan kartu fisik di setiap proses.
2. Kartu Kanban dan Kanban Bind
Kanban Zone menjelaskan, kartu disini berperan sebagai sinyal yang melekat pada kumpulan bahan saat bergerak melalui jalur produksi. Biasanya ada 2-3 kartu di sistem untuk setiap produk.
Cara kerja sistem dua kartu yaitu saat langkah dalam proses dilakukan dengan menggunakan bahan terkait dengan kartu Kaban tertentu, kartu yang dilampirkan dikembalikan ke langkah sebelumnya.
Kemudian, kartu tersebut digunakan sebagai sinyal (otoritas) untuk langkah sebelumnya untuk menghasilkan suku cadang.
Dalam sistem ini, langkah (tahap) sebelumnya perlu menunggu sejumlah kartu untuk kembali sebelum mulai memproduksi.
3. Sistem CONWIP
Continual work in progress atau pekerjaan berkelanjutan dalam kemajuan. Ilustrasi pendekatan ini seperti display ulang rak minimarket.
Kanban merupakan lokasi lokasi sebenarnya dari bahan-rak yang kosong. Nantinya jadwal produksi sistem ini bergantung pada permintaan.
Manfaat penggunaan Kanban dalam project management
Manfaat penggunaan metode Kanban tidak hanya berlaku untuk manufacturing saja. Metode ini juga kerap digunakan untuk project management, marketing, sales, dan IT.
1. Komunikasi lebih efektif
Kanban berguna untuk memperjelas komunikasi antar tim dan departemen dalam memahami proses manufaktur. Kartu ataupun sistem Kanban lainnya memastikan semua orang berada di jalur dan memiliki tujuan yang sama.
Dengan Kanban, Anda jadi terbantu meminimalisir kesalahpahaman yang mungkin terjadi akibat kurang jelasnya aturan dan visualisasi.
2. Mengurangi pengeluaran untuk inventory
Menggunakan sistem Kanban mampu mengurangi biaya pengangkutan dan mencegah pemborosan akibat inventaris. Sistem ini membantu meningkatkan keuntungan dan meminimalkan risiko kelebihan produksi.
3. Meningkatkan efisiensi
Keuntungan selanjutnya adalah meningkatkan efisiensi, sebab dengan visualisasi setiap orang dapat mengetahui pekerjaan apa yang harus dilakukan dan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Di samping itu, melalui sinyal visual yang baik Anda dapat mengidentifikasi kemacetan dalam proses dan melakukan perbaikan segera.
Proses manufakturing jadi hemat waktu tunggu, tingkat persediaan makin optimal serta mengurangi pemborosan.
4. Meningkatkan fleksibilitas
Sistem Kanban memungkinkan akomodasi perubahan permintaan, persyaratan produksi, maupun hal lain yang mempengaruhi proses manufakturing. Itulah mengapa metode Kanban dinilai fleksibel.
5. Mendukung perbaikan berkelanjutan
Kanban didesain untuk mendorong organisasi melakukan peningkatan berkelanjutan. Metode ini menekankan setiap orang mampu mengidentifikasi kesalahan dan memberikan feedback untuk mengatasi masalah tersebut.
Kekurangan metode Kanban pada manufakturing
Meskipun menawarkan keuntungan, tetapi metode Kanban juga memiliki kekurangan yaitu penerapannya memerlukan waktu dan cukup kompleks pada proses manufaktur yang sudah lama berjalan.
Di samping itu, apabila ada ketidakkonsistenan akan sulit menerapkan sistem Kanban yang bekerja konsisten di semua tahapan produksi.
Perusahaan yang berisi tim yang tidak solid dan selalu menolak perubahan, akan lebih sulit menerapkan metode Kanban yang menekankan perubahan secara kontinuitas.
Tips penerapan metodologi Kanban
Setelah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan, kini Anda bisa memahami tips mengimplementasi metode Kanban diantaranya:
1. Definisikan proses kerja Anda
Tips mengimplementasikan metode Kanban adalah menetapkan proses dan mempelajari letak pemborosan dan kemacetan paling umum terjadi. Petakan aliran proses dan identifikasi dimana Kanban membantu meningkatkan aliran dan mengurangi pemborosan.
2. Menetapkan jumlah maksimum
Selanjutnya, buatlah batasan untuk setiap kartu Kanban, seperti waktu tunggu atau tingkat persediaan maksimum. Tujuannya demi mencegah pemborosan produksi dan memastikan lini produk seimbang.
3. Menggunakan visual design
Menggunakan visual design mempermudah tim memahami kapan produksi perlu diperlambat, dihentikan, hingga diisi ulang. Pertimbangkan menggunakan kotak berkode warna untuk membantu tim memahami apa yang mereka lakukan.
4. Mengadakan pelatihan
Tips terakhir pertimbangkan mengadakan pelatihan pada tim sehingga mereka memahami cara kerja metode Kanban dan mengapa perlu menerapkannya.
Itulah jenis dan langkah penerapan metode Kanban dalam manufakturing. Menerapkan metode kanban memiliki potensi untuk meningkatkan efektivitas dan perkembangan bisnis manufaktur. Namun disamping itu Anda perlu memiliki sumber daya manusia yang kapabel dalam menjalankan metode kanban.
Namun merekrut dan mengelola pekerja berkualitas bukanlah hal yang mudah, diperlukan sumber daya dan fokus bisnis yang cukup besar, yang harusnya dapat Anda alihkan untuk aspek lain bisnis manufaktur Anda.
Outsourcing MyRobin dapat menjadi solusi untuk mengatasi hal tersebut. MyRobin merupakan perusahaan outsourcing end-to-end yang dapat menyalurkan pekerja secara on-demand, termasuk semua pekerja untuk industri manufaktur.
Dengan tim rekruter yang handal dan berpengalaman, MyRobin dapat merekrut pekerja yang Anda butuhkan kurang dari 24 jam.
Tidak hanya itu, MyRobin juga akan mengelola pekerja tersebut, mulai dari absensi, monitoring performa, manajemen kontrak, hingga payroll, sehingga dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Tunggu apa lagi? Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!
Dengan mengetahui informasi ini Anda dapat mengimplementasikannya agar proses lebih efisien. Temukan informasi menarik lainnya di blog MyRobin.