Notulen rapat adalah rangkuman yang berisi jalannya sebuah rapat meliputi apa yang dibicarakan, hasil akhir yang ditetapkan hingga langkah yang diambil selanjutnya. Umumnya, catatan singkat ini ditulis oleh seorang notulis.
Notulen memiliki fungsi penting dalam sebuah pertemuan bisnis, meeting perusahaan maupun instansi. Di dunia kerja istilah tersebut juga dikenal dengan meeting of minute atau MoM. Yuk, simak pembahasan di sini untuk tahu cara membuat notulen yang benar dan efektif.
Apa itu notulen rapat
Notulen adalah catatan yang berisi informasi atau pembahasan yang dilakukan saat rapat berlangsung. Di dalamnya meliputi apa yang dibahas, siapa yang terlibat, dan keputusan apa yang diambil berdasarkan meeting tersebut.
Notula atau notulen juga diibaratkan sebagai hasil suatu pembicaraan rapat yang memuat poin-poin kesepakatan dan ketidaksepakatan dari pertemuan yang telah berlangsung.
Di dunia kerja biasanya atasan atau pemimpin rapat akan menunjuk salah satu karyawannya untuk menjadi notulis dan membuat rangkuman meeting atau diskusi.
Dilansir dari Corporate Finance Institute, MoM menyoroti topik pembahasan, argumen pihak lain, dan kegiatan yang akan dilakukan.
Penulis notula wajib menyajikan rangkuman yang akurat, agar bisa digunakan untuk keperluan lain nantinya. Selain itu, Anda wajib memilih informasi mana yang harus ditulis dan dihilangkan agar rangkuman tetap relevan, sesuai, dan efektif.
Mengenal fungsi notulen rapat
Apabila merujuk pada The Balance Career fungsi notulen adalah catatan resmi dari hasil konferensi atau diskusi yang digunakan untuk jadi rujukan jika diperlukan.
Selain itu notulen atau MoM memiliki banyak fungsi dan berperan penting bagi kelangsungan bisnis atau instansi. Berikut beberapa fungsi notulen:
1. Menjadi pengingat
Informasi sejak rapat dimulai hingga berakhir dicatat dalam satu dokumen atau kertas dengan rapi dan terstruktur. Fakta-fakta dan hasil keputusan penting dicatat agar tidak terlupakan.
Apabila akan diadakan rapat lanjutan, atasan bisa mengulang sejenak hasil keputusan rapat pertama berkat notulen yang Anda buat.
Di sisi lain, jika pemimpin rapat keliru menyebut hasil keputusan, notulen akan sangat membantu untuk meralat informasi tersebut.
2. Mengetahui progres rencana
Segala sesuatu yang dibicarakan dalam rapat, erat kaitannya dengan rencana untuk melaksanakan program atau suatu kegiatan.
Melalui notulen, setiap anggota yang mengikuti meeting dapat mengetahui tugas masing-masing dan progres dari pekerjaan yang dikerjakan.
Pada rapat kedua, anggota diskusi bisa membandingkan atau melihat apakah ada kemajuan dari apa yang dibahas di meeting pertama.
3. Bisa dijadikan sebagai referensi
Menurut All Business, MoM bisa melindungi bisnis atau perusahaan dari tuntutan hukum. Notulen dapat dijadikan referensi atau bukti di persidangan. Keputusan yang diambil diluar hasil notulen dianggap tidak pernah terjadi atau tidak sah.
4. Memberitahukan anggota yang tidak hadir tentang hasil rapat
Keputusan rapat harus diketahui oleh semua pihak yang terlibat. Apabila ada yang berhalangan hadir karena sakit atau kepentingan mendadak, orang tersebut dapat mengetahui progres diskusi melalui notulen.
Lantaran fungsinya yang krusial, maka sebagai notulen Anda wajib mengetahui cara penulisan yang benar sesuai dengan format. Berikut informasi lengkapnya.
Format notulen rapat
Ketika mencatat notulen, seorang notulis membutuhkan alat penunjang seperti laptop, buku catatan, pulpen, hingga perekam. Nah, untuk format penulisannya bisa perhatikan pembahasan di bawah ini.
1. Judul rapat
Paling utama yang tidak boleh dilupakan adalah judul rapat. Selain untuk mengetahui tujuan dari pertemuan dilakukan, juga agar mudah dicari ketika dibutuhkan pada meeting selanjutnya.
Tambahkan pula tanggal, lokasi, dan waktu pertemuan berlangsung. Apabila ada istirahat maka tulis juga berapa lama jeda berlangsung. Ingat, notulen harus jelas, agar bisa digunakan sebagai referensi hukum.
2. Tujuan meeting
Setiap meeting di instansi maupun perusahaan yang memiliki banyak program kerja atau rencana kegiatan, pasti sering diadakan pertemuan. Nah, sebagai notulis jangan lupa mencantumkan tujuan rapat supaya jelas dan tidak ambigu.
Di samping itu, tujuan rapat yang tertulis di notulen bisa digunakan untuk evaluasi pada pertemuan selanjutnya. Misalnya “Menentukan konsep campaign brand spesial hari kasih sayang.”
3. Peserta rapat
Hampir di semua notula dan notulen, harus ada nama peserta yang menghadiri rapat maupun yang berhalangan hadir. Nama peserta yang absen akan mendapatkan notulen untuk mengetahui jalannya pertemuan.
4. Pendapat yang diusulkan
Pendapat yang diusulkan oleh peserta rapat sebaiknya ditulis beserta dengan nama atau divisinya. Anda mungkin bisa mengabaikan argumen dari pihak lain yang bersifat opini.
5. Pembahasan yang didiskusikan
Poin penting dalam pembahasan rapat wajib ditulis di dalam MoM. Informasi yang ditulis meliputi tugas setiap anggota, rencana kegiatan, dan keputusan akhir meeting.
Ada baiknya tulis dalam bentuk bullet, demi memudahkan saat dibaca. Cantumkan tanggal meeting lanjutan di lembar notulen apabila ada pertemuan selanjutnya.
Cara membuat notulen rapat
Walaupun hanya bertugas mencatat, tetapi ketika menulis diperlukan fokus dan kemampuan berpikir cepat. Anda harus mendengarkan pembahasan meeting dengan saksama, sembari memilih mana informasi yang penting atau bisa diabaikan.
Banyak cara yang bisa ditempuh untuk membuat notulen dengan rapi dan efektif. Demi memudahkan, cek cara membuat catatan rapat berikut ini.
1. Manfaatkan website e-notulen
Seiring perkembangan teknologi, kegiatan menulis bisa dilakukan tanpa buku dan pena. Hanya menggunakan device tablet, laptop, atau smartphone Anda bisa akses e-notulen.
Website e-notulen akan memudahkan Anda mencatat poin penting selama rapat. Menariknya, hasil catatan jadi lebih cepat selesai dan rapi karena bukan tulisan tangan.
Adanya notulen daring turut mempermudah kegiatan berbagi yaitu dengan memasukkan alamat e-mail peserta rapat dan tersedia banyak template.
2. Terapkan mind mapping
Cara alternatif berikutnya adalah membuat mind mapping supaya memudahkan mencatat banyak ide ketika sesi brainstorming. Tools yang digunakan adalah buku atau mind map daring.
3. Menggunakan notes
MoM dalam versi notes hanya bisa dilakukan untuk diskusi casual yang bersifat personal dengan satu pihak. Jadi, metode ide tidak disarankan diterapkan pada rapat besar.
Perbedaan notulen rapat dengan notula
Seringkali notulen dan notula dianggap sebagai istilah yang sama, padahal keduanya memiliki arti yang sedikit berbeda.
Notulen adalah catatan mengenai pembahasan selama meeting yang disajikan secara rinci. Sementara notula adalah catatan singkat seputar apa yang dibicarakan dalam sebuah pertemuan.
Meskipun demikian, banyak orang menganggap keduanya sebagai satu kesatuan karena sama-sama kegiatan mencatat hasil percakapan rapat.
Salah satu contoh notula rapat adalah notes diskusi, sedangkan notulen biasanya lebih panjang dan formal daripada notula.
Contoh notulen rapat
Membuat notulen bukan hal sulit, tetapi jika Anda baru pertama kali memegang tanggung jawab ini dan tidak pernah berlatih bisa cukup menantang. Perhatikan deretan contoh di bawah untuk jadi referensi.
1. Contoh notulen rapat dinas
PEMERINTAH PROVINSI BANTEN
DINAS PERHUBUNGAN
CABANG DINAS PERHUBUNGAN TANGERANG SELATAN
NOTULEN
Nama rapat : Rapat dinas
Tanggal : Selasa, 12 Maret 2021
Waktu : 09.00-12.00 WIB
Tempat : Cabang Dinas Perhubungan Wilayah Tangerang Selatan
Tujuan acara : Membahas Penertiban Angkutan Umum tak Layak Beroperasi
Pemimpin rapat : Kepala Dinas Perhubungan Darat Wilayah Tangerang Selatan
Notulis : Aristya Shea
Hasil rapat : 30 Anggota Seksi Pengawas Lalu Lintas Jalan ikut serta dalam
- Menindak angkutan umum dengan kendaraan yang tidak layak dikendarai
- Memberhentikan dan menindak tegas angkutan dengan muatan berlebih
- Menertibkan pengendara yang tidak memenuhi dokumen berkendara
- Menilang pengendara dengan kendaraan yang tidak memenuhi standar keselamatan angkutan umum penumpang
Kepala Cabang Dinas Perhubungan
Wilayah Tangerang Selatan
Ahmad Hidayat, SH, MM
NIP.16288399
2. Contoh notulen rapat sekolah
SMK Negeri 210 Jakarta
Jalan Sukabumi Selatan, Jakarta Barat
Telp:021002938
NOTULEN RAPAT
Nama rapat : Rapat Sekolah
Tanggal : Kamis, 10 April 2020
Waktu : 09.00-12.00 WIB
Tempat : Meeting room SMK Negeri 210 Jakarta
Materi pembahasan : Penetapan Tanggal Uji Sertifikasi Jurusan Pemasaran
Pemimpin rapat : Vivin Lindawati
Notulis : Sharena Aulia
Jumlah peserta : 6 orang
Kegiatan pembukaan :
- Rapat dibuka oleh Vivin Lindawati
- Sambutan dari Ketua Program Studi
Hasil rapat :
Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada Kamis, 10 April 2020, maka tanggal pelaksanaan Ujian Sertifikasi Jurusan Pemasaran diadakan pada 22 Mei 2020. Ujian akan diikuti oleh seluruh siswa jurusan Bisnis Daring dan Pemasaran kelas 11.
Pemimpin Rapat Notulis
ViVin Lindawati Sharena Aulia
3. Contoh notulen rapat desa
NOTULEN RAPAT DESA
Nama rapat : Rapat Desa
Tanggal : Jum’at, 8 Juli 2022
Waktu : 10.00-12.00 WIB
Tempat : Balai Desa Karangmojo-Gandu
Jumlah peserta : Sebelas orang
Materi pembahasan : Penetapan Acara Rasulan 2022
Pemimpin rapat : Sutisno Riyadi
Notulis : Ahmad Hidayat
Kegiatan pembukaan :
- Rapat dibuka oleh Sutisno Riyadi
- Sambutan dari Ketua RW 002 Karangmojo-Gandu
Hasil rapat :
Berdasarkan rapat yang diselenggarakan pada Jum’at, 8 Juli 2022, maka tanggal pelaksanaan acara Rasulan Tahunan 21 September 2022. Dengan daftar acara sebagai berikut:
- Sambutan Kepala Desa
- Sambutan Kepala RW 002 Karangmojo Gandu
- Acara Pewayangan
Pemimpin Rapat Notulis
Sutisno Riyadi Ahmad Hidayat
4. Contoh notulen rapat zoom meeting
Notulensi Diskusi Online Tips Membuat CV Fresh Graduate
Tanggal : 11 Mei 2022
Waktu : 17.00-18.00 WIB
Tempat : Zoom Meeting
Jumlah peserta : Dua puluh lima orang
Materi pembahasan : Tips membuat Cv fresh graduate
Pembicara : Nur Hasanah
Notulis : Kalisa Mutiara
Biodata pembicara : HRD PT Alfaria Prima Tbk
Isi diskusi :
- Tips membuat CV fresh graduate yang menarik HRD yaitu
- Buat deskripsi diri yang lengkap dengan menuliskan nama kampus, pengalaman, dan ketertarikan di bidang tertentu.
- Tulis riwayat pendidikan dari yang terbaru dan jabarkan kegiatan selama studi.
- Soroti pengalaman kerja dengan menjelaskan detail pekerjaan yang dilakukan.
- Masukkan pencapaian yang relevan dengan job yang dilamar.
- Cantumkan sertifikasi dan pelatihan yang menunjang pekerjaan.
- Hindari menuliskan skill dengan grafik
Kesimpulan: Menulis CV fresh graduate tanpa pengalaman kerja, bisa dimaksimalkan dengan menyoroti pencapaian selama masa studi atau magang.
5. Contoh notulen rapat osis
SMKN 45 Jakarta
Jalan Pesanggrahan, Jakarta Selatan
Telp (021) 3374889
NOTULEN RAPAT
Nama rapat : Rapat Osis
Tanggal : 6 Juni 2019
Waktu : 15.00-17.00 WIB
Tempat : Ruang Osis SMKN 45 Jakarta
Jumlah peserta : Dua puluh orang
Materi pembahasan : Penggalangan Dana Pentas Seni 2020
Pemimpin rapat : Fadya Hasanah
Notulis : Sarah Mutia
Kegiatan pembukaan :
- Rapat dibuka oleh Fadya Hasanah
- Pembukaan oleh Ketua Pelaksana Osis
Keputusan-keputusan :
- Kegiatan pentas seni dilaksanakan pada Sabtu, 23 Agustus 2020 di lapangan SMKN 45 Jakarta.
- Pengumpulan dana dilakukan melalui sponsorship, menjual merchandise, dan danusan.
- Pentas seni diadakan selama 2 hari. Hari pertama penampilan band lokal dan pementasan tari modern. Hari kedua merupakan penampilan band Hivi.
Penutupan: Rapat ditutup pada 6 Juni 2019. Rapat selanjutnya akan dilanjutkan pada Juni 2020 untuk membahas dresscode di meeting room SMKN 45 Jakarta.
6. Contoh notulen rapat word seminar
Notulen Seminar Copywriting
Tema seminar : Copywriting untuk meningkatkan penjualan
Hari dan tanggal : Senin, 22 April 2020
Waktu : 15.00-16.00 WIB
Tempat : Google Meet
Notulensi seminar :
Copywriting adalah teknik membuat tulisan untuk mengajak konsumen melakukan tindakan. Pembuatan copy yang tepat dapat meningkatkan brand awareness dan conversion. Pemilik small business wajib mempelajari pembuatan iklan yang menarik dan persuasif.
7. Contoh notulen rapat perusahaan pdf
Notulen Rapat Tim Content Writer PT Five Fire Indonesia 2020
Tanggal : 20 September 2020
Waktu : 11.00-12.30 WIB
Tempat : Ruang meeting lantai 2 PT Five Fire Indonesia, Jakarta
Tujuan pembahasan : Penentuan konten TikTok Rumahibu.com
Anggota yang hadir : Aisyah (Editor), Winda (Editor), Zahra (Writer), Anna (Writer)
Pemimpin rapat : Fahimatul Sahara (Editor in Chief)
Pembahasan :
- Menentukan ide konten TikTok Rumahibu.com
- Menentukan tanggal syuting konten perdana
- Mempersiapkan peralatan syuting konten video
Hasil keputusan:
- Konten TikTok Rumahibu.com seputar kehamilan, tips mengasuh, resep makanan sehari-hari, dan mitos dan fakta.
- Syuting konten perdana akan dilaksanakan pada 26 September 2020.
- Peralatan yang digunakan untuk konten resep makanan Sandwich bekal adalah
- Pisau,
- Piring saji,
- Nampan,
- Talenan, dan
Masing-masing writer diwajibkan membawa satu peralatan pada hari H syuting.
Notulis: Kirana Ayudia
Tips menulis meeting of minutes alias notulen
Menulis MoM ada tipsnya agar tetap efektif dan rapi. Anda tak perlu mencatat semua percakapan, hanya bagian penting saja yang harus didokumentasikan. Perhatikan tips di bawah ini.
1. Persiapkan peralatan yang dibutuhkan
Tahap pertama sebelum pertemuan dimulai adalah mempersiapkan peralatan dengan baik. Apabila Anda menggunakan cara tradisional, pastikan pena terisi. Sementara jika menggunakan perekam dan laptop pastikan alat tersebut berfungsi dan cukup baterai.
Hindari menggunakan peralatan yang tidak memadai karena bisa menghambat Anda ketika mencatat.
2. Tulis dengan kata-kata sederhana
Selama rapat berjalan, Anda mungkin tidak memiliki banyak waktu untuk menulis kata per kata yang diucapkan peserta rapat.
Cara mengatasinya adalah dengan memperhatikan detail dan menulis bagian penting. Tulis menggunakan kalimat pendek supaya memudahkan diingat.
3. Periksa kembali sebelum didistribusikan
Setelah ditulis cek kembali notulen untuk memastikan tidak ada typo di poin-poin penting. Terakhir, minta persetujuan atasan sebelum didistribusikan ke peserta yang tidak hadir.
Temukan informasi seputar karir, pekerjaan, informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin. Jika Anda ingin melamar pekerjaan, kunjungi App MyRobin, terdapat berbagai lowongan kerja terbaru, temukan pekerjaan impian Anda sekarang juga!