Menjadi hal yang lumrah bagi perusahaan menyimpan uang dalam jumlah besar di sebuah bank. Sedangkan untuk kebutuhan harian, perusahaan hanya memegang uang tunai dalam jumlah kecil.
Adanya dua tempat untuk menaruh uang, sering kali membuat laporan keuangan berbeda-beda. Antara laporan keuangan yang dibuat perusahaan dengan laporan dari bank selalu ada selisih perbedaan.
Untuk mengatasi hal tersebut, rekonsiliasi bank adalah jalan keluarnya. Rekonsiliasi dapat memandu Anda untuk menemukan laporan keuangan yang akurat.
Apa Rekonsiliasi Bank?
Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan antara catatan keuangan perusahaan dengan laporan keuangan yang dikeluarkan bank.
Proses ini akan membandingkan transaksi keuangan dalam catatan akuntansi perusahaan, seperti buku besar atau perangkat lunak akuntansi, dengan laporan yang dikeluarkan bank.
Tujuan utama dari rekonsiliasi bank adalah memastikan jika catatan transaksi keuangan pribadi perusahaan dengan laporan bank tidak terjadi perbedaan.
Rekonsiliasi bank merupakan tugas yang memakan waktu, terutama untuk bisnis yang sering melakukan kegiatan transaksi.
Proses rekonsiliasi bank dimulai dengan mengumpulkan laporan bank dalam periode tertentu. Laporan tersebut menjelaskan semua transaksi rekening perusahaan selama periode tertentu.
Catatan transaksi meliputi setoran, penarikan, cek, pembayaran dengan kartu kredit, transfer elektronik, dan aktivitas lainnya. Kemudian, semua catatan tersebut dibandingkan dengan catatan internal akuntansi perusahaan.
Mengapa Terjadi Perbedaan Antara Laporan Keuangan Perusahaan dengan Laporan Bank?
Perbedaan antara laporan keuangan perusahaan dengan laporan bank, dapat muncul karena beberapa alasan. Perusahaan harus dapat mengidentifikasi dan memahami alasan perbedaan untuk memastikan akurasi catatan keuangan.
Berikut adalah beberapa alasan perbedaan antara laporan keuangan perusahaan dengan laporan bank:
1. Setoran dalam perjalanan
Setoran yang dibuat perusahaan tetapi belum dikreditkan ke rekening bank dapat menghasilkan perbedaan. Setoran masih dalam perjalanan dan belum tercatat laporan bank.
2. Cek yang belum dicairkan
Cek yang belum dicairkan artinya cek tersebut sudah dikeluarkan dan dicatat oleh perusahaan, tapi belum diuangkan atau diproses oleh penerima cek.
3. Biaya bank
Bank memotong biaya atas layanan yang mereka berikan kepada nasabah, meskipun dalam jumlah kecil. Biaya bank, seperti biaya layanan, biaya overdraft, atau biaya transfer, mungkin tidak langsung dicatat dalam catatan akuntansi perusahaan. Biaya bank dapat mengurangi saldo bank secara actual dibanding dengan catatan keuangan perusahaan.
4. Bunga bank yang diterima
Bunga yang diterima rekening perusahaan langsung dicatat dan dikreditkan dalam laporan bank, tapi belum dicatat dalam catatan keuangan perusahaan. Kondisi ini akan menghasilkan perbedaan antara laporan keuangan perusahaan dengan saldo bank terkini.
5. Chargeback
Dalam beberapa kasus, pelanggan dapat mempersengketakan atau membalikkan pembayaran yang mereka buat kepada perusahaan, mengakibatkan chargeback. Pembalikan ini mungkin tidak langsung tercermin dalam catatan akuntansi perusahaan.
Untuk menghindari perbedaan laporan keuangan, perusahaan sebaiknya secara konsisten melakukan rekonsiliasi bank agar dapat mengidentifikasi dan segera menyelesaikan perbedaan.
Kapan Waktu yang Tepat Melakukan Rekonsiliasi Bank?
Mengenai kapan waktu yang tepat untuk rekonsiliasi bank sebenarnya tergantung setiap perusahaan. Waktu yang tepat bagi sebuah perusahaan untuk melakukan rekonsiliasi bank adalah secara teratur, dengan frekuensi waktu ditentukan berdasarkan kebutuhan dan keadaan khusus perusahaan
Berikut adalah panduan kapan saat yang tepat untuk melakukan rekonsiliasi bank:
1. Bulanan
Banyak perusahaan yang melakukan rekonsiliasi bank dalam waktu bulanan. Pemilihan waktu bulanan memberikan laporan yang tepat dan rinci tentang kondisi keuangan perusahaan.
Kelebihan rekonsiliasi bulanan adalah memungkinkan untuk mendeteksi perbedaan dengan cepat, dan membantu dalam mengelola arus kas dengan efektif.
2. Triwulan
Untuk bisnis menengah atau bisnis yang memiliki volume transaksi sedang dapat melakukan rekonsiliasi bank triwulanan. Waktu ini cocok untuk bisnis dengan keuangan yang tidak terlalu kompleks.
Meskipun demikian, triwulan dianggap masih dapat mengawasi catatan dan laporan keuangan secara akurat.
3. Ketika terjadi transaksi keuangan yang penting
Rekonsiliasi bank sebaiknya juga dilakukan setelah perusahaan melakukan transaksi penting, seperti transfer dalam jumlah yang besar, merger, atau akuisisi. Transaksi keuangan yang besar dan penting dapat mengakibatkan perubahan dalam struktur catatan keuangan perusahaan. Rekonsiliasi menjadi penting untuk memastikan akurasi catatan keuangan.
4. Saat mempersiapkan audit
Sebelum audit dimulai, baik itu audit internal atau eksternal, ada baiknya perusahaan melakukan rekonsiliasi bank. Proses ini dapat memastikan bahwa catatan keuangan akurat dan dapat menghadapi pemeriksaan dengan siap. Hasil laporan audit juga dapat meningkatkan kepercayaan dari investor.
5. Saat menemukan transaksi yang tidak wajar
Ketika perusahaan menemukan transaksi yang tidak wajar atau transaksi yang tidak sah, rekonsiliasi bank segera harus dilakukan untuk mengidentifikasi dan menangani aktivitas yang curiga.
Kapanpun waktu yang dipilih, harus dipahami jika rekonsiliasi bank sebaiknya dilakukan secara konsisten. Konsistensi ini yang akan menjaga akurasi keuangan dan mendeteksi kesalahan catatan dengan cepat.
Manfaat Rekonsiliasi Bank Secara Rutin
Rekonsiliasi bank jika dilakukan secara rutin memberikan manfaat baik untuk bisnis besar atau kecil. Berikut adalah manfaat melakukan rekonsiliasi bank:
1. Akurasi catatan keuangan
Rekonsiliasi bank membantu mengidentifikasi perbedaan antara catatan internal perusahaan dan laporan bank. Dengan melihat kedua laporan tersebut, kesalahan dapat diidentifikasi dan diperbaiki dengan cepat, sehingga menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat.
2. Mendeteksi transaksi yang tidak sah
Rekonsiliasi bank adalah cara yang tepat untuk mendeteksi aktivitas penipuan. Penarikan yang tidak sah, transaksi yang tidak tercatat, atau aktivitas mencurigakan dapat diungkap selama melalui rekonsiliasi. Semakin cepat mendeteksi transaksi ilegal dapat mencegah kerugian perusahaan.
3. Manajemen arus kas
Manajemen arus kas yang efektif merupakan hal penting untuk stabilitas keuangan perusahaan. Melalui proses rekonsiliasi, perusahaan dapat memastikan jika kas yang tercatat dalam buku perusahaan sesuai dengan saldo aktual bank.
4. Perencanaan anggaran dan keuangan
Hasil dari rekonsiliasi bank memberikan gambaran yang akurat tentang kondisi keuangan perusahaan. Informasi tersebut dapat dijadikan bahan untuk perencanaan anggaran dan keuangan, seperti investasi, biaya operasional, dan manajemen utang.
5. Kredibilitas perusahaan
Catatan keuangan yang lengkap dan akurat dapat mempengaruhi kredibilitas perusahaan di mata investor, pelanggan, dan pemangku kepentingan.
6. Persiapan audit
Rekonsiliasi bank secara teratur membuat proses audit menjadi lebih lancar. Auditor menjadi lebih mudah melakukan verifikasi kondisi keuangan dan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan.
Komponen Rekonsiliasi Bank
Diperlukan beberapa komponen untuk melakukan proses rekonsiliasi bank. Berikut adalah penjelasannya:
1. Deposit in transit atau setoran dalam proses
Deposit in transit adalah kondisi saat cek atau uang tunai sudah dikeluarkan dan dicatat oleh perusahaan, tapi pihak bank yang dipilih perusahaan belum mencatatnya. Kondisi seperti ini membuat setoran tidak tercatat pada laporan keuangan bank.
Deposit in transit dapat terjadi karena data yang dikeluarkan perusahaan terlambat sampai bank. Akibatnya, data tersebut tidak tercantum dalam laporan bank. Setoran dalam proses juga terjadi saat perusahaan mengirimkan uang, tetapi statusnya tertunda oleh pihak bank.
2. Outstanding check atau cek beredar
Outstanding check adalah kondisi saat perusahaan mengeluarkan cek, tetapi cek tersebut belum dicairkan. Walaupun bagian finance perusahaan sudah mencatat pengeluaran cek, tetapi jika cek tersebut belum dicairkan, maka data tersebut tidak tercatat dalam laporan keuangan bank.
3. Non-sufficient fund check atau cek kosong
Non-sufficient fund check adalah cek yang ditolak oleh bank karena saldo rekening perusahaan tidak mencukupi. Pemegang cek yang tidak mencukupi dana tersebut dapat menghadapi konsekuensi seperti biaya penalti, pembekuan rekening, dan kerugian reputasi.
Cara Rekonsiliasi Bank
Berikut adalah cara dan prosedur rekonsiliasi bank yang dapat dilakukan:
1. Kumpulkan semua dokumen
Kumpulkan laporan keuangan perusahaan dan laporan bank, termasuk cek, slip setoran, dan dokumen keuangan yang relevan.
2. Bandingkan saldo
Bandingkan saldo akhir dalam laporan bank dengan saldo buku.
3. Susun item yang harus dibandingkan
Buat daftar item rekonsiliasi, termasuk Deposit in transit dan Outstanding check. Catat perbedaan antara laporan bank dan catatan perusahaan.
4. Sesuaikan saldo laporan keuangan perusahaan
Perbarui saldo laporan keuangan yang dibuat perusahaan dengan menambahkan setoran dalam perjalanan dan mengurangi cek yang belum dicairkan.
5. Sesuaikan Saldo Laporan Bank
Perbarui saldo laporan bank dengan menambah atau mengurangkan biaya bank, bunga yang diterima, atau perbedaan lainnya.
7. Rekonsiliasi Saldo
Bandingkan saldo laporan keuangan yang sudah disesuaikan dan saldo laporan bank yang sudah disesuaikan. Pada tahap ini, seharusnya saldo kedua laporan tersebut sudah sesuai. Jika tidak, periksa kembali kesalahan atau kelalaian.
Lakukan rekonsiliasi bank secara teratur, sesuai dengan jadwal yang dipilih (misalnya, bulanan atau triwulanan), untuk menjaga agar catatan keuangan tetap akurat dan terkini.
Bentuk Rekonsiliasi Bank
Sekarang Anda sudah memahami pengertian rekonsiliasi bank, manfaat, serta cara melakukannya. Selanjutnya, agar memudahkan Anda menerapkannya, berikut MyRobin jelaskan format rekonsiliasi bank yang biasa digunakan.
1. Vertikal atau report form
Format pertama mengenai rekonsiliasi bank adalah vertikal atau report form. Format ini biasa juga dikenal dengan staffel.
Pada format ini, laporan disusun secara bertingkat. Pada bagian atas adalah catatan keuangan yang dibuat internal perusahaan. Di bagian bawah adalah laporan keuangan yang dibuat pihak bank.
2. Skontro atau account form
Format skontro disusun secara horizontal atau bersebelahan. Bagian kiri adalah laporan catatan keuangan yang dibuat internal perusahaan. Sedangkan bagian kanan adalah laporan keuangan yang dibuat pihak bank. Anda juga bisa menggunakan sebaliknya.
3. Format 4 kolom
Pada dasarnya, format ini berisi 5 kolom, tapi satu kolom hanya berisi keterangan atau penjelasan. Sisanya, 4 kolom, berisi nominal mutasi.
Format 4 kolom berisi saldo awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir.
4. Format 8 kolom
Bentuk rekonsiliasi bank yang terakhir adalah format 8 kolom. Format ini berisi 9 kolom, tapi hanya 8 kolom, berisi nominal mutasi.
Format 8 kolom lebih kompleks dari format 4 kolom. Kolom utama terdiri dari saldo akhir, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir periode berikutnya. Dari setiap kolom utama terdiri lagi atas kolom bank dan perusahaan.
Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan antara laporan keuangan perusahaan dengan laporan bank. Melakukan proses ini membuat Anda mendapatkan laporan final yang akurat. Lakukanlah rekonsiliasi bank secara berkala, untuk mencegah laporan keuangan yang berantakan.
Outsourcing Sebagai Solusi Mengelola Rekonsiliasi Bank
Outsourcing dapat menjadi solusi efektif bagi perusahaan yang ingin fokus pada kegiatan inti bisnisnya tanpa harus terbebani dengan tugas-tugas administratif, termasuk rekonsiliasi bank, dengan merekrut admin dan akuntan profesional.
MyRobin merupakan perusahaan outsourcing end-to-end yang dapat menyalurkan Anda pekerja berkualitas secara on-demand, seperti akuntan, admin, data entry, dan lain sebagainya. Pelajari produk dan layanan MyRobin disini!
Jika Anda ingin mencari pengetahuan untuk mengembangkan bisnis, yuk kunjungi Blog MyRobin. Di Blog MyRobin Anda akan mendapatkan banyak artikel yang bermanfaat untuk bisnis.