Mengenal Apa Itu SOW (Scope of Work) dan Cara Membuatnya

Ketika ingin berbisnis atau bekerja sama dengan suatu pihak biasanya kita harus mempunyai SOW atau Scope of Work. Melalui SOW, seseorang dapat lebih mudah dalam memahami apa yang perlu dicapai pada suatu proyek. Saat ini istilah SOW sendiri banyak digunakan dalam dunia marketing. Misalnya untuk menjelaskan kepada influencer apa saja yang perlu mereka lakukan dalam sebuah campaign dari brand. Nah, sebenarnya apa itu SOW? Bagaimana cara membuatnya? Daripada penasaran, yuk langsung simak selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu SOW (Scope of Work)?

Dilansir dari Asana, SOW atau scope of work merupakan panduan untuk membantu seseorang dalam memahami apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh suatu proyek. SOW biasanya membahas tentang kebutuhan proyek dan menjelaskan bagaimana cara mencapai tujuan. SOW ini berupa dokumen yang berisi uraian pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek berlangsung serta detail tentang hasil akhir, linimasa, milestone, hingga laporan. 

SOW juga diibaratkan sebagai sebuah peta untuk menunjukkan arah kerja yang akan dilakukan nantinya. Dengan begitu, proses kerja dapat sesuai dan mencapai tujuan utama. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, SOW dalam dunia marketing banyak digunakan dalam kerja sama dengan seorang influencer, KOL, atau model untuk suatu brand/campaign. Selain menjelaskan tentang uraian pekerjaan, SOW juga memberi tahu terkait hak dan kewajiban yang didapatkan oleh masing-masing pihak yang bekerja sama. 

Mengutip dari All Stars, SOW sangat penting untuk diterapkan karena dapat menjadi pondasi dalam sebuah campaign atau proyek yang akan dijalankan bersama masing-masing pihak, misalnya antara brand dan influencer. Melalui SOW, kerja sama dapat berjalan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati, meskipun tiap marketing influencer mempunyai gaya dan cara kerja yang berbeda-beda. Selain itu, pesan yang disampaikan pun tidak akan jauh dari konteks yang brand inginkan. 

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam SOW

Perlu Anda ketahui, dalam SOW biasanya mencakup beberapa hal di bawah ini, di antaranya yaitu:

Timeline

Adanya timeline pada SOW dapat membantu influencer, tim, atau pihak yang diajak kerja sama dalam menentukan kapan waktu yang paling tepat untuk memulai campaign atau proyek. Selain itu, timeline juga dapat mencegah mereka untuk mempublish segala hal terkait proyek tersebut di luar waktu yang telah ditentukan. Dalam timeline pun akan tercantum kapan tanggal awal dan berakhirnya suatu campaign atau proyek.

Moodboard

Jika Anda bekerja dalam bidang kreatif mungkin tidak asing lagi dengan istilah mood board. Yap, mood board ini merupakan suatu sketsa atau gambar yang akan menjadi referensi seseorang dalam melakukan campaign. Mood board dapat berupa tampilan foto, video, gaya, maupun angle foto yang akan dipakai. Bisa dibilang adanya moodboard ini sangat membantu untuk memberikan gambaran sebelum menjalankan campaign agar tidak keluar dari tujuan yang diinginkan. 

Deliverable

Selanjutnya yaitu deliverable atau output yang harus dilakukan dan dicapai oleh pihak yang diajak kerja sama. Melalui output, Anda dapat menentukan seberapa banyak tugas yang harus dikerjakan. Misalnya, seorang influencer harus membuat konten berupa 1x Instagram feed dan 2x Instagram story untuk brand. Dengan kata lain, influencer harus menyesuaikan kebutuhan brand dalam pembuatan konten. Sebab, mereka yang mengetahui tujuan dan strategi dalam campaign yang dijalankan.

Task instruction

Beda dengan mood board, task instruction merupakan sebuah instruksi atau gambaran yang juga sebagai referensi namun berupa tulisan. Instruksi ini bisa tentang pedoman cara pengambilan foto/video, caption, teks dalam konten, hingga hashtag yang akan digunakan. Setiap brand biasanya sudah mempunyai guideline atau pedoman pembuatan konten masing-masing. Jadi, mereka harus mencantumkan hal tersebut dalam task instruction agar pihak lain bisa menyesuaikannya. 

Dos dan Don’ts

Sesuai namanya, pihak yang mengajak kerja sama harus menuliskan apa saja hal-hal yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan oleh pihak lain dalam sebuah proyek/campaign. Biasanya pihak yang diajak kerja sama ini juga akan menyelaraskan dengan peraturan dos dan don’ts yang mereka miliki. 

Cara Membuat SOW

Setelah mengetahui tentang SOW, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tentang bagaimana cara membuatnya, terutama jika Anda akan mengajak kerja sama influencer. Beberapa di antaranya yaitu:

Buat brief secara jelas

Penting untuk diperhatikan bahwa brief yang Anda buat untuk influencer harus jelas dan lengkap. Mulai dari gambaran mengenai brand, produk yang harus dipromosikan, dan campaign yang akan dilakukan. Tujuannya adalah untuk membantu mereka memahami dengan baik peran serta tujuan dari sebuah campaign. 

Brief di sini meliputi pesan/value yang ingin disampaikan, produk yang akan dipromosikan, hak dan kewajiban influencer, do’s/don’ts, hingga cara promosi yang harus diterapkan. Jika brief yang Anda berikan jelas, maka mereka pun akan mengerjakan tugasnya secara maksimal dan tepat. 

Jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang tepat dan jelas agar setiap pihak mempunyai pemahaman yang sama tentang persyaratan, alur kerja, maupun hasil yang diharapkan. Dengan melampirkan output, milestone, dan tugas yang terukur maka dapat membantu mencegah miskomunikasi atau kesalahan di kemudian hari. 

Jalankan sesuai timeline

Setelah memahami tujuan dan strategi dari campaign yang akan dijalankan, Anda dan pihak-pihak yang terlibat dapat mulai menjalankan pekerjaan sesuai timeline atau jangka waktu yang telah ditetapkan untuk suatu campaign. Dilansir dari Socialights, biasanya brand sudah membuat plot kapan saja influencer harus melakukan perannya. Cara ini sangat memudahkan bagi mereka agar tetap pada jalur yang benar. 

Jelaskan detail campaign

Anda juga perlu menjelaskan secara detail tentang campaign atau proyek yang Anda jalankan kepada pihak-pihak lain yang terlibat. Mulai dari tujuan dibuatnya campaign, KPI, hingga mood board. Dengan begitu, mereka dapat memahami dan mempunyai gambaran tentang campaign tersebut sehingga pesan yang Anda inginkan tersampaikan dengan baik dan tidak lepas dari konteks dari masing-masing pihak.

Berikan panduan teknis

Jangan lupa untuk memberikan panduan teknis mengenai apa saja yang harus dipenuhi oleh pihak kedua seperti influencer saat menjalankan tugas dalam campaign. Contohnya seperti seorang beauty vlogger sebagai KOL diharuskan menggunakan platform TikTok, di mana dalam 1 campaign ia akan mengunggah 1 postingan video TikTok dengan durasi sekitar 30 detik – 1 menit. Brand juga akan memberikan draft caption dan hashtag yang digunakan sebagai identitas campaign, termasuk akun yang harus di tag, waktu memposting, serta kebutuhan konten lainnya. 

Gunakan visual

Alih-alih berupa tulisan, lebih baik gunakan visual dalam menjelaskan tentang perincian proyek, guideline, hingga timeline. Visual dapat membuat informasi yang Anda sampaikan menjadi lebih mudah dan cepat dicerna oleh pihak yang terlibat.

Nah, itulah penjelasan singkat mengenai SOW (Scope of Work) yang seringkali digunakan untuk bekerja sama dengan pihak lain seperti influencer dalam memasarkan produk. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!