Shared Service: Arti, Model, dan Manfaatnya

Salah satu cara bagi sebuah perusahaan dalam mengoptimalkan model operasional bisnis atau efisiensi beban biaya operasional adalah dengan menerapkan model shared service (layanan bersama). Konsep sharing ini banyak digunakan agar perusahaan tetap dapat memperoleh keuntungan dengan alokasi sumber daya yang fleksibel dan efisien. Sebenarnya apa manfaat dari shared service ini? Yuk, cari tahu selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Shared Service?

Dilansir dari sisi.id, shared service adalah layanan penggunaan sistem proses bisnis secara bersama, baik dalam bentuk tenaga kerja (SDM), teknologi, dan kebutuhan bisnis lainnya. Sebenarnya, konsep shared service sudah ada sejak tahun 1980-an, yang mana pada masa itu layanan ini meliputi pekerjaan pada perusahaan besar dengan banyak unit bisnis. 

Dalam shared service, semua tanggung jawab back-office akan dikelola oleh pihak ketiga. Dengan mengkonsolidasikan beberapa proses bisnis, layanan ini akan membantu setiap divisi atau unit bisnis suatu perusahaan untuk fokus terhadap visi dan inti bisnisnya.

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, shared service menjadi salah satu pilihan bagi suatu perusahaan ketika ingin melakukan efisiensi biaya operasional. Hal ini karena shared service dapat mengatasi keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. 

Layanan yang diberikan oleh shared service biasanya berupa sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, teknologi informasi, supply chain, front-office, back-office, dan lain sebagainya. Dengan menggabungkan layanan ini ke dalam organisasi yang dikelola secara terpusat, perusahaan dapat mencapai efisiensi dan penghematan biaya operasional. 

Model Shared Service

Pada awalnya, shared service hanya digunakan untuk mengurangi biaya administrasi bisnis saja, akan tetapi dengan semakin berkembangnya zaman, layanan ini dibedakan menjadi beberapa model, diantaranya yaitu:

Keuangan

Shared service dalam model keuangan mencakup pengelolaan keuangan, pencatatan transaksi keuangan, order-to-cash (O2C), maupun record-to-report (R2R). Untuk O2C sendiri, layanan shared service akan mengelola proses pesanan penjualan secara end-to-end hingga mengumpulkan pembayaran dari konsumen. Tidak hanya itu saja, layanan O2C juga berupa proses billing dan invoicing, income collection, treasury management, dan debt management. 

Berbeda dengan layanan R2R, biasanya shared service yang diberikan berupa pelaporan pendapatan, buku besar, hingga penerbitan laporan keuangan standar. model R2R ini pada dasarnya untuk memberikan feedback strategis, finansial, serta operasional bagi kinerja bisnis suatu perusahaan. 

Menurut scottmadden.com, layanan keuangan bersama dapat membantu mengurangi biaya dan meningkatkan kinerja yang terkait dengan akuntasi, hutang dagang, piutang dagang, dan proses keuangan lainnya. 

Sumber Daya Manusia (SDM)

Sesuai namanya, model shared service yang satu ini meliputi berbagai tugas administratif pada departemen sumber daya manusia. Misalnya seperti HR support desk, pembelajaran dan pengembangan, rekrutmen, talent management, penggajian (bisa juga di bawah keuangan), rewards karyawan, data SDM, analisis, hingga pemutusan hubungan kerja. 

Dengan adanya model SDM, perusahaan dalam lebih mudah dalam menyelaraskan manajemen dan tenaga kerja (align performance management and HR). Selain itu, perusahaan pun juga dapat mengalokasikan SDM yang ada untuk memberikan nilai lebih melalui model yang lebih strategis.

Baca Juga: HR Audit: Definisi, Fungsi, dan Cara Meningkatkan Alur Kerjanya

Pengadaan

Berikutnya yaitu model pengadaan (procurement) atau proses dimana barang yang dibeli dan dibayar oleh perusahaan serta supply chain dikelola oleh penyedia layanan shared service. Dalam model ini, shared service akan membantu proses pembuatan purchase order, pengiriman, daftar permintaan, dan strategic procurement support. Bahkan terkadang ada juga yang memberikan layanan verifikasi faktur, query management, hingga statement reconciliation. 

Jika suatu bisnis mengelola pengadaan secara terpusat, maka seluruh volume data faktur, pengaturan dan praktik supplier, dapat teranalisis dengan baik. Bahkan, perusahaan pun dapat memperoleh laporan untuk memudahkan pengambilan suatu keputusan bisnis serta meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. 

Teknologi informasi

Salah satu unit bisnis yang banyak menggunakan layanan shared service adalah teknologi informasi (IT operational). Pada model ini, layanan yang disediakan berupa teknisi profesional untuk mengelola infrastruktur IT agar operasional ERP, data center network, dan end user device berjalan lancar. 

Para teknisi dari penyedia layanan shared service biasanya akan banyak membantu memonitoring kinerja IT, mengawasi penggunaan device, melaporkan tugas secara berkala, hingga menangani berbagai risiko. 

Service desk

Untuk model service desk, penyedia layanan shared service akan menawarkan model single point of contact (SPOC) melalui telepon atau aplikasi untuk mengelola dan merekam setiap permintaan layanan. Dengan adanya layanan yang seperti ini, perusahaan dapat memberikan produk dan layanan yang lebih optimal kepada karyawan maupun konsumen. 

Master Data Management (MDM)

Selain service desk, layanan shared service juga dapat memenuhi kebutuhan bisnis, baik untuk jangka pendek maupun panjang melalui Master Data Management (MDM). Dengan MDM, perusahaan dapat memperoleh, meningkatkan, dan berbagi data untuk mengambil suatu keputusan bisnis. 

Komunikasi dan pemasaran

Layanan shared service dapat membantu suatu bisnis dalam mengelola serta mengoordinasikan permintaan komunikasi dan pemasaran dengan lebih baik. Dengan cara ini, perusahaan dapat memperoleh efisiensi, meningkatkan standarisasi, hingga meminimalisir duplikasi bisnis. 

Manajemen fasilitas

Dengan mengkonsolidasikan fungsi manajemen fasilitas melalui layanan shared service, perusahaan dapat mencapai efisiensi dalam berbagai bidang. Contohnya yaitu pemeliharaan gedung, keamanan, hingga layanan kebersihan. Banyak perusahaan yang merasa biaya untuk bidang-bidang tersebut cukup besar, maka dari itulah mereka memutuskan untuk menggunakan layanan shared service untuk meminimalisir pengeluaran di luar core bisnis.

Manfaat Menggunakan Shared Service

Dalam hal bisnis, ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh dengan menerapkan model shared service. Manfaat-manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

Pengurangan biaya operasional

Manfaat yang paling dirasakan tentu saja soal biaya. Melalui layanan shared service, perusahaan dapat menghemat waktu serta biaya operasional. Dengan menggabungkan berbagai fungsi ke dalam satu organisasi yakni penyedia layanan shared service, maka bisnis dapat lebih mudah untuk mencapai tujuan dan keuntungan hingga menghindari adanya duplikasi bisnis. 

Peningkatan layanan

Dengan memusatkan fungsi tertentu ke satu pihak, maka perusahaan dapat lebih mudah untuk mengawasi dan mengelola kinerja bisnis maupun karyawannya. Berbeda halnya jika semua fungsi atau unit bisnis dikelola oleh banyak pihak, tentu saja perusahaan akan kesulitan untuk memeriksa dan mengidentifikasi setiap perkembangan lini bisnisnya. Jadi, secara tidak langsung shared service ini membantu suatu bisnis untuk meningkatkan layanannya. 

Fleksibilitas

Pada dasarnya, layanan shared service dapat memberikan fleksibilitas untuk meningkatkan maupun menurunkan kebutuhan bisnis, tanpa harus merubah struktur organisasi. Ketika perusahaan ingin melakukan merger maupun akuisisi, layanan shared service akan membantu menyederhanakan proses pengintegrasian dua organisasi agar bersinergi. 

Lebih produktif

Ketika semua karyawan bekerja menggunakan platform dan penyedia layanan yang sama, maka mereka akan menjadi lebih mudah untuk berbagi informasi, bertukar ide, maupun bekerja sama dalam suatu proyek. Dengan begitu, produktivitas kerja karyawan pun menjadi meningkat. 

Contoh Shared Service

Salah satu perusahaan yang menggunakan layanan shared service adalah surat kabar terkenal Amerika, yaitu The New York Times. Perusahaan surat kabar ini mengembangkan shared service untuk divisi Riset dan Pengembangan (R&D) di setiap unit bisnisnya. Tujuannya adalah untuk mendukung dan mengembangkan inovasi teknologi informasi.

Melalui cara ini, The New York Times berhasil meningkatkan pendapatan, memangkas biaya operasional, hingga melakukan efisiensi melalui proses perbaikan dan otomatisasi. Bagaimana, sudah paham dengan shared service? Jadi, walaupun memang fungsi-fungsi bisnis dibagikan oleh pihak lain, namun pemilik bisnis harus memastikan bahwa seluruh hasil yang sudah sesuai dengan KPIs, cost, hingga kualitas perusahaan.

Ingin tahu lebih tentang dunia karir dan bisnis? Yuk, kunjungi langsung Blog MyRobin sekarang juga!