Shift adalah Sistem Kerja yang Bergantian, Bagaimana Cara Menentukannya?

Shift adalah salah satu sistem kerja yang umum diterapkan pada banyak industri di tanah air. Namun, sudahkah Anda tahu pengertian, aturan, dan cara menentukan jadwal kerja bergantian? 

Jadwal kerja dengan sistem shift biasa diterapkan pada restoran, minimarket, apotek, dan industri lainnya yang buka selama 24 jam. Sistem kerja shift ini biasanya diminati oleh mahasiswa yang ingin bekerja part time karena dinilai lebih fleksibel sehingga lebih mudah untuk membagi waktu antara bekerja sembari kuliah.

Lantaran, beroperasi semalaman karyawan dibagi menjadi beberapa kelompok untuk standby 24 jam berjaga dan menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Cari tahu sistem pembagian dan jenisnya lewat artikel ini, sebelum diterapkan pada bisnis Anda. 

Mengenal sistem kerja shift

Shift adalah sistem pembagian jadwal kerja yang dilakukan secara bergantian. Melansir dari Indeed, dalam sehari karyawan dibagi menjadi 2-3 kelompok dan bekerja di waktu terpisah, sesuai dengan durasi yang berlaku. 

Sebagai contoh Andi, Yuda, dan Hani merupakan karyawan di minimarket yang buka 24 jam. Andi dijadwalkan masuk di pagi hari mulai dari 08.00-16.00, sedangkan Hani ditugaskan masuk mulai dari 16.00-23.00, dan Yuda mulai bekerja dari 23.00-07.00. 

Sistem seperti inilah yang disebut dengan kerja shift atau masuk bergantian. Jadi, perusahaan tidak menetapkan jam operasional dari 09.00-17.00 seperti kantor lainnya. 

Dalam sehari perusahaan membagi karyawan menjadi beberapa kelompok untuk mengisi shift yang ditentukan. Bisa dibagi menjadi 2-4 shift tergantung kebutuhan. 

Walaupun tidak sama dengan kebanyakan kantor lain, tetapi ada aturan yang harus diperhatikan pengusaha, jika ingin mengaplikasikan sistem kerja ini. 

Peraturan jam kerja shift di tanah air

Meskipun sistem kerja shift umum dipilih pemilik usaha, tetapi belum ada Undang-Undang resmi yang mengatur tentang jadwal kerja ini lebih lanjut. 

Namun, ketentuan di bawah ini mengacu pada Undang-Undang Nomor 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja dan Undang-Undang Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pasal 77. 

Menurut isi dari peraturan tersebut dapat disimpulkan, bahwa  perusahaan memiliki 2 alternatif pilihan yaitu menetapkan sistem 

• kerja 7 jam sehari bagi perusahaan yang masuk 6 hari dalam seminggu dan
• kerja 8 jam sehari bagi perusahaan yang masuk 5 hari dalam seminggu. 

Selain itu, pengusaha juga dilarang meminta karyawan bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Apabila dilakukan maka jam tersebut dihitung lembur dan harus ada kompensasi.

Jenis shift kerja

Penerapan jadwal masuk kerja dengan sistem shift sudah bukan hal baru bagi perusahaan di Indonesia, terutama di bidang pelayanan. Melansir dari Indeed, ada beberapa jenis kerja shift yang umum diaplikasikan pada bisnis. 

1. Shift siang

Day shift adalah sistem kerja di mana karyawan mulai bertugas dari pagi hingga siang hari atau dari siang sampai sore hari, tergantung jadwal yang dibuat oleh pihak perusahaan. 

Shift siang umum diisi oleh perempuan dan laki-laki dan biasa dimulai dari 09.00-17.00, apabila jam hanya dibagi menjadi 2 shift saja. 

2. Shift malam

Shift malam artinya karyawan baru mulai bekerja di malam hari. Apabila perusahaan membagi menjadi 3 shift maka jam malam start dari 18.00 hingga 24.00 ke atas. 

Bagi pengusaha yang ingin menerapkan jam malam, dilarang menugaskan perempuan di bawah 20 tahun maupun yang sedang hamil.

3. Rotating shift

Rotating shift adalah sistem di mana jadwal kerja tidak tetap. Misal hari ini karyawan bertugas di malam hari, tetapi besoknya diminta bekerja di siang hari. Begitu pula sebaliknya.

Pergantian jadwal masuk bisa dilakukan per hari, minggu, bahkan per bulan tergantung kebijakan yang ditetapkan perusahaan. 

4. Fixed shift

Pengusaha yang menerapkan sistem fixed shift, membuat jadwal karyawan jadi lebih jelas karena tidak ada rotasi seperti jenis di atas. 

Misalkan karyawan A dijadwalkan masuk pagi, maka selamanya ia akan mengambil day shift. Sama halnya dengan karyawan B yang dijadwalkan masuk malam. 

5. Weekend shift

Jenis shift berikutnya hanya diterapkan pada hari weekend dan tanggal merah saja. Jadi, pada weekday karyawan menggunakan jadwal berbeda. 

6. Swing shift

Apabila melansir dari Indeed, swing shift adalah jadwal kerja yang dimulai pada sore hari. Perusahaan bisa menerapkan 3 shift dalam sehari dengan menggabungkan day, night, dan swing shift pada bisnis yang dijalankan. 

7. Split shift

Penentuan jam kerja satu ini cukup unik karena karyawan tidak bekerja selama 8 jam penuh, tetapi akan dibagi. 

Sebagai contoh Kanuril bekerja di minimarket 5 jam di pagi hari, tetapi harus bekerja kembali selama 3 jam di malam harinya. 

Pembagian jam kerja seperti ini tidak melanggar hukum, apabila tidak melebih durasi maksimal bekerja dalam sehari dan seminggu. 

8. Long shift

Penerapan long shift berlaku pada industri transportasi, misalnya driver ekspedisi, bus malam, atau truk pengangkut bahan bakar. 

Jam kerja 7-8 jam perhari tidak berlaku dan kebijakan dikembalikan, berdasarkan kesepakatan antara pekerja dan pihak perusahaan.

9. Flexible shift

Shift  ini biasanya diterapkan pada industri kreatif yang tidak terpaku pada jam kerja baku. Artinya, pegawai bisa mulai dan mengakhiri pekerjaan di jam berapapun asal tugasnya sudah diselesaikan. 
Misalkan, seorang graphic designer baru datang bekerja jam 12.00 WIB dan pulang di jam 19.00. Kasus lainnya jika Anda datang lebih pagi maka bisa pulang lebih awal.

Macam-macam pembagian shift kerja 

Tidak ada aturan pasti mengenai pembagian jam kerja di sistem shift. Namun, jika melihat di lapangan maka ada 2 macam cara membagi work hour, berikut penjelasannya. 

1. Sistem 2 shift kerja

Sistem kerja 2 shift yaitu dengan membagi karyawan menjadi dua kelompok dan menugaskan masing-masing di pagi atau siang hari. 

Karyawan yang masuk pagi akan pulang setelah shift siang dimulai, sementara karyawan masuk siang akan selesai pada jam operasional tutup. 

Pembagian jam kerja 2 shift jarang dipakai untuk bisnis yang buka semalaman. Namun, ada beberapa perusahaan yang mengaplikasikan skema ini dengan tambahan uang lembur. 

2.  Pembagian 3 shift kerja

Skema 3 shift kerja dinilai ideal diterapkan pada bisnis 24 jam. Ini karena pembagian durasi kerja bisa pas dan tidak melanggar aturan yang berlaku. 

Cara menjadwalkan shift kerja

Sebagai pebisnis Anda perlu menerapkan sistem jam kerja yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan. Jika ingin beralih ke skema shift, perhatikan tips di bawah ini agar tak salah pilih.

1. Kenali bisnis Anda

Paling utama adalah kenali bisnis yang dijalankan. Hanya beberapa industri yang bisa menerapkan skema jam kerja malam menurut peraturan. 

Apabila bisnis Anda tidak termasuk ke dalam daftar tersebut, maka pertimbangkan kembali menerapkan jam malam. 

Selain, membebankan karyawan juga menambah pengeluaran untuk memfasilitasi angkutan dan makanan yang diperlukan. 

2. Sesuaikan dengan kebutuhan

Setelah mengetahui bisnis Anda berikutnya adalah menentukan skema shift yang sesuai kebutuhan. Jika bisnis beroperasi semalaman terapkan jam kerja 3 shift. 

Hindari memaksakan menggunakan 2 shift saja. Ini karena karyawan bisa terbebani dengan jam kerja yang panjang secara terus menerus. Alhasil dapat menurunkan performa saat bertugas. 

3. Pastikan karyawan mengetahui sistem jam kerja

Kalau sebelumnya Anda menggunakan 1 shift saja dan ingin beralih skema. Maka beritahu karyawan tentang perubahan yang akan dilakukan. 

4. Atur dengan adil

Shift malam artinya karyawan akan mulai bekerja pada 18.00-24.00 ke atas. Dalam menentukan night shift, Anda harus membagi jadwal dengan adil. 

Hindari meminta karyawan masuk pagi, padahal sebelumnya mendapat night shift. Atau memberikan karyawan B shift malam terus menerus tanpa persetujuan. 

Cara mengatur jadwal karyawan paling mudah adalah menggunakan excel atau aplikasi scheduling. Berikut contoh lengkapnya. 

Contoh shift kerja berdasarkan pembagian waktu

Pembagian jam kerja secara shift bisa diatur menggunakan excel. Perhatikan contoh berikut untuk dijadikan sebagai referensi jadwal karyawan Anda. 

1. Contoh jadwal kerja 2 shift 

Penerapan jam kerja 2 shift untuk usaha minuman dengan 10 karyawan. Jam operasional buka dari 10.00-20.00. Dalam satu shift dibutuhkan 2 kasir dan 2 barista. 

Namun pada weekend dibutuhkan tambahan tim di tiap shift-nya. Setiap orang mendapat 7 jam kerja selama sehari, sehingga jika diakumulasikan menjadi 40 jam per minggu.  

Karyawan	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu
1	2	3	4	5	6	7
Barista I	P	Off	S	S	P	S	P
Barista II	S	P	Off	P	S	P	S
Barista III	P	S	P	Off	P	S	P
Barista IV	Off	P	S	P	S	P	S
Barista V	S	S	P	S	Off	S	P
Kasir I	S	Off	P	S	P	P	S
Kasir II	P	S	Off	P	S	S	P
Kasir III	S	P	S	S	Off	P	S
Kasir IV	Off	P	S	P	S	S	P
Kasir V	P	S	P	Off	P	P	S

2. Contoh jadwal kerja 3 shift 24 jam

Contoh jadwal kerja shift 8 jam di bawah ini hanya perlu disesuaikan dengan bisnis Anda. Silakan tambahkan list karyawan dalam tabel dan shift yang didapat. 

Sebagai contoh kasusnya yaitu perusahaan kecil dengan 9 karyawan akan dibagi menjadi 3 shift. Perusahaan beroperasi mulai dari 09.00-08.00. 

Karyawan	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu
1	2	3	4	5	6	7
AB	P	M	S	P	M	S
CD	S	P	M	S	M	S
EF	M	S	P	M	S	P
GH	M	S	P	M	S	P
IJ	S	P	M	S	P	M
KL	P	S	M	S	P	M
MN	S	M	S	M	S	P
OP	M	S	P	P	M	S
QR	P	S	M	S	P	M

Berdasarkan jadwal di atas maka dalam satu shift terdiri dari 3 orang. Hari libur karyawan jatuh pada Minggu. Masing-masing mendapatkan shift pagi, malam, dan siang yang adil. 

Pekerjaan yang diizinkan beroperasi semalaman

Shift kerja artinya karyawan bertugas di jam berbeda secara bergantian. Seseorang bisa diminta bekerja pada pagi hari, sedangkan rekannya mengambil tugas di sore atau malam hari.

Patut diketahui bagi pengusaha yang mengadakan shift malam, ada ketentuan tambahan yang harus diperhatikan, agar tak melanggar batasan dalam Undang-Undang yaitu

• dilarang mempekerjakan karyawan di bawah 20 tahun di jam malam,
• tidak disarankan menugaskan pekerja yang hamil di malam hari,
• tidak memberikan tambahan jam kerja tanpa uang lembur,
• wajib memperhatikan unsur keamanan dan keselamatan di lingkungan kerja, 
• memberikan fasilitas angkutan pada karyawan perempuan, dan
• menyediakan konsumsi atau makanan bergizi bagi karyawan yang masuk pada malam hari. 

Cara mengatur shift kerja restoran

Perusahaan di bidang kuliner atau F&B termasuk industri yang umum mengaplikasikan pembagian jam kerja shifting. Terutama gerai yang berada di rest area. 

Adapun skema pembagiannya bisa menggunakan 2 shift maupun 3 shift tergantung jam operasional usaha Anda. Sebagai contoh simak kasus di bawah ini. 

1. Contoh mengatur shift kerja restoran

Resto Kurnian memiliki 20 karyawan yang terdiri dari 4 koki, 4 kasir, 4 pramuniaga, 4 helper dan 4 staf umum. Jam buka dimulai dari 09.00-17.00 dan hari kerja berlaku selama 5 hari seminggu.

Restoran akan menerapkan jam sore, sehingga untuk swing shift akan dimulai dari 13.00-22.00. Maka jadwal yang bisa dibuat yaitu 

Kelompok	Senin	Selasa	Rabu	Kamis	Jumat	Sabtu	Minggu	Jumlah karyawan per minggu
1	2	3	4	5	6	7	Pagi	Siang
Tim I	P	Off	S	Off	S	P	P	3	2
Tim II	S	Off	P	P	Off	S	S	2	3
Tim III	Off	P	S	Off	P	S	S	2	3
Tim IV	Off	S	Off	S	P	P	P	3	2

Setelah mengetahui shift adalah skema pembagian jam kerja yang umum digunakan di beberapa industri, apakah Anda tertarik menerapkannya pada bisnis? Contoh di atas bisa Anda aplikasikan pada bisnis, jangan ragu untuk modifikasi sesuai banyak karyawan.

MyRobin merupakan perusahaan outsourcing yang melayani berbagai permintaan atas kebutuhan tenaga kerja. Kunjungi laman MyRobin dan temukan berbagai pekerja berkualitas dari berbagai profesi. Konsultasikan kebutuhan perekrutan Anda sekarang!