Pebisnis Wajib Tahu Peraturan dan Kapan Surat Peringatan Diberikan 

Pemilik bisnis bisa memberikan surat peringatan pada karyawan yang terbukti melakukan kesalahan maupun pelanggaran. Namun, ada ketentuan mengenai pemberian SP ini berdasarkan undang-undang yang berlaku. 

Surat peringatan adalah bentuk teguran tertulis yang diberikan oleh HR pada pekerja yang melanggar SOP, kurang tampil maksimal hingga melakukan kesalahan fatal. 

Di dalam dunia kerja terdapat 3 jenis surat peringatan dengan fungsi berbeda. Yuk, cari tahu melalui artikel di bawah ini. 

Apa itu surat peringatan? 

Surat peringatan adalah peringatan resmi yang dikeluarkan bagian personalia pada karyawan, setelah melakukan kesalahan maupun pelanggaran di perusahaan. 

Surat peringatan atau SP merupakan upaya untuk memberikan pembinaan tertulis pada karyawan, sebelum dikeluarkan surat pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Melansir dari Legal Desk tujuan diberikannya surat peringatan adalah untuk menunjukkan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Selain itu, untuk memberikan saran agar pihak bersangkutan bisa memperbaiki kesalahan yang dibuat. 

Ketika karyawan tidak melakukan pekerjaan sesuai dengan SOP atau terbukti melanggar peraturan, pemilik bisnis tidak boleh asal mengeluarkan surat PHK. 

Namun, untuk membantu mengatasi masalah yang muncul adalah mengeluarkan SP sesuai dengan bobot pelanggaran. 

Di lingkungan kerja SP terbagi menjadi 3 yaitu SP 1 untuk kesalahan ringan, SP 2 pelanggaran menengah, dan SP 3 umumnya bersangkutan dengan hukum. 

Seorang pemimpin perusahaan harus membuat SP dengan jelas dan memberikan kesempatan yang adil dan relevan untuk membantu karyawan memperbaiki sikap dan tindakannya. 

Pentingnya surat peringatan bagi kelancaran bisnis

Peraturan dan SOP dibuat untuk menciptakan keharmonisan, standarisasi, dan keamanan di tempat kerja, sehingga bisnis tetap berjalan lancar dan profesional. 

Namun, dalam praktiknya tidak semua karyawan bisa menaati peraturan yang telah ditetapkan, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. 

Demi memastikan hal ini tidak berkelanjutan, perusahaan harus melakukan tindakan untuk menegur pihak bersangkutan atas pelanggaran yang dibuat. 

Sebagai contoh keterlambatan yang bisa menghambat pekerja melakukan tugas dengan baik serta sikap malas sehingga sering absen tanpa pemberitahuan. 

Apabila dibiarkan terus menerus, maka karyawan tersebut bisa menghambat kegiatan bisnis Anda. Oleh sebab itu, diperlukan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga. 

Fungsi utama dari SP adalah menyoroti kesalahan yang telah dibuat dan memberikan sanksi jika ada, serta teguran untuk segera memperbaiki diri. 

Dengan begitu, karyawan bisa merubah sikap maupun tindakan jadi lebih baik dan tidak semena-mena lagi terhadap perusahaan. Nah, cek jenis surat peringatan berikut. 

Jenis surat peringatan kerja

Surat peringatan harus ditandatangani oleh pihak bersangkutan sebagai tanda terima. Namun, di perusahaan kecil umumnya hanya berisi teguran saja tidak dilengkapi tanda tangan. 

Jadi, apakah surat teguran sama dengan surat peringatan? Ya, keduanya memiliki tujuan sama yakni memberitahu seseorang atas kesalahan atau pelanggaran yang dibuat.  

Di dunia kerja surat peringatan dibagi menjadi 3 dengan fungsi berbeda. Perhatikan pembahasan berikut untuk tahu lebih jelasnya. 

1. SP 1

Surat peringatan 1 adalah pernyataan tertulis yang dibuat untuk menegur kesalahan karyawan. Umumnya, pelanggaran yang dibuat masih terbilang ringan. 

Contohnya absen tanpa pemberitahuan, tidak menjalankan SOP dengan benar, dan terlambat ke kantor seminggu berturut-turut. 

Karyawan yang mendapat SP pertama diberikan waktu selama 6 bulan untuk memperbaiki diri dan kesalahannya sebelum diberikan peringatan kedua. 

Ketentuan pemberian surat peringatan biasanya sudah tertera di dalam kontrak kerja dan disepakati oleh dua belah pihak. 

Apabila, karyawan melakukan kesalahan saat SP 1 masih berlaku, pemilik usaha berhak mengeluarkan SP kedua atau langsung ketiga. 

2. SP 2

Surat peringatan kedua merupakan konsekuensi lanjutan jika karyawan tidak mengindahkan teguran di awal atau membuat kesalahan lainnya. 

Pemilik bisnis dapat memberikan sanksi atau melakukan pemantauan untuk meninjau sikap dan tindakan karyawan tersebut. Masa berlakunya masih sama yaitu 6 bulan. 

Sebagian perusahaan belum berminat mengeluarkan pekerja apabila kesalahan masih dapat diperbaiki. 

Namun, SP 2 juga bisa diberikan pada karyawan yang terbukti melakukan kesalahan fatal hingga merugikan bisnis. 

3. SP 3

Terakhir adalah surat peringatan ketiga dan menjadi penentu nasib karyawan di dalam perusahaan. Jika dua teguran masih diabaikan atau perubahan tidak sesuai harapan pemilik bisnis, maka karyawan berhak diberikan surat PHK. 

Hal ini pun tertuang dalam Undang-Undang nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. 

Perusahaan bisa memutus hubungan kerja dengan karyawan yang tidak mengikuti peraturan dan terbukti merugikan bisnis. 

Namun dengan syarat memberikan gaji terakhir yang adil dan pesangon. Jika anda ingin tahu bagaimana cara menghitung yang tepat baca artikel berikut tentang Cara Menghitung Pesangon yang Benar 2022.

Peraturan surat peringatan kerja

Walaupun pekerja melakukan pelanggaran, tetapi pemilik usaha tidak dapat melakukan PHK begitu saja. Ada peraturan yang harus diikuti dalam pemberian surat peringatan. 

Menurut UU No.13 tentang ketenagakerjaan tahun 2003 pasal 161 ayat 1 melansir dari Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, tertulis bahwa

• dalam hal pekerja atau buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja sama, pengusaha dapat melakukan pemutusan kerja setelah pekerja yang bersangkutan diberi surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut. 

Dijelaskan pula setiap surat peringatan berlaku selama 6 bulan atau lebih berdasarkan kontrak kerja yang dibuat. 

Apabila pemilik bisnis melakukan PHK, maka karyawan tersebut mendapat penghargaan gaji dan pesangon. Lantas pelanggaran apa saja yang harus diberikan SP? 

Kapan surat peringatan kerja diberikan?

Surat peringatan diberikan pada karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran berulang kali. 

Sebelum memutus hubungan kerja, pengusaha, pemilik bisnis, usaha, ataupun HRD memberikan kesempatan bagi yang bersangkutan memperbaiki diri. 

Anda dapat memberikan surat teguran jika pekerja melakukan hal seperti

• terlambat datang ke kantor berturut-turut,
• absen tanpa pemberitahuan,
• kurang tampil maksimal saat bekerja,
• gagal memenuhi target sesuai kesepakatan,
• melanggar SOP perusahaan,
• membagikan rahasia perusahaan pada pihak luar,
• mencuri barang dan peralatan kantor,
• berbuat asusila kepada rekan kerja,
• melakukan kekerasan di lingkungan kantor, dan
• mengedarkan barang terlarang. 

Format dan struktur surat peringatan document Word

Menulis surat peringatan harus jelas dan terstruktur agar mudah dipahami oleh karyawan. Adapun format tulisannnya mirip dengan struktur penulisan surat formal biasa. 

Di dalam SP perlu menyertakan tanggal, nama karyawan, peringatan tertulis, masa berlaku surat, hingga konsekuensi yang akan diterima jika tidak ada itikad baik dari si karyawan. 

Perhatian struktur surat peringatan versi Word Dokumen di bawah ini sebelum mulai menulis.

• Kepala surat memuat nama kantor, alamat, judul dan nomor surat. 
• Pembuka surat diawali dengan identitas karyawan yang bersangkutan. 
• Isi surat berisi tentang pelanggaran yang dilakukan dan konsekuensi yang diberikan.
• Penutup meliputi alasan mengapa si karyawan mendapat surat peringatan, tanggal berlaku surat, tanda tangan pemimpin atau HRD. 

Contoh surat peringatan kerja karyawan

Karyawan yang dengan sengaja mengabaikan peraturan perusahaan, perlu diberikan teguran agar jera dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Sebagai referensi berikut deretan contoh surat peringatan 1-3 yang bisa Anda tiru. 

1. Contoh surat peringatan 1

PT Multimedia Unlimited 

Jalan Pegangsaan Barat, Bayoran Baru, Jakarta Selatan

Telp. 012832299

SURAT PERINGATAN

No.SP/012/06/2019

Kepada Yth,

Annisa Widya Putri

Copywriter PT Multimedia Unlimited

Jakarta Barat

Memperhatikan surat perjanjian kerja iklan sosial media PT Multimedia Unlimited tertanggal 8 April 2019 dengan ini menginformasikan

• Berdasarkan evaluasi dari chief marketing PT Multimedia Unlimited, hasil pekerjaan saudari Annisa selama menjadi copywriter dinilai tidak sesuai dengan SOP yang ditetapkan perusahaan. 
• Saudari Annisa juga terbukti melakukan pelanggaran kedisiplinan selama seminggu berturut-turut. 

Oleh sebab itu, saudari Annisa diberikan surat teguran untuk dapat memperbaiki sikap dan mengikuti peraturan yang berlaku di perusahaan. Demikian surat ini dibuat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya. 

Jakarta 21 April 2019

PT Multimedia Unlimited

Hafidz Pramono

2. Contoh surat teguran 2

PT Asia Merdeka 

Jalan Margonda, Depok, Jawa Barat

Telp.08192277399

SURAT PERINGATAN KEDUA

No.012/SP/IV/2022

Kepada Yth 

Nama : Adinda Anggraini

Posisi : Staff marketing

Alamat : Jalan Ciledug Raya, Depok. 

Melalui surat ini, perusahaan ingin menyampaikan surat peringatan kedua sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama yang sebelumnya diberikan pada Ms. Adinda Anggraini. Namun, saudari belum memberikan tanggapan positif atas surat tersebut. 

Supaya saudari Adinda dapat memperbaiki sikap dan bertindak profesional kembali, maka perusahaan akan memberikan sanksi sesuai aturan yang telah disepakati yaitu

• pembatasan akses untuk menggunakan fasilitas kantor, dan 
• pemotongan kompensasi sebesar Rp200.000 selama 3 bulan. 

Apabila surat teguran kedua ini belum juga ditanggapi, maka perusahaan berhak mengeluarkan surat peringatan ketiga.

Demikian surat ini dibuat agar bisa ditaati sebagaimana seharusnya untuk Ms. Adinda agar bisa introspeksi diri. 

Depok, 19 Juni 2022

PT Asia Merdeka

Sarah Yuniarti

HRD

3. Contoh surat peringatan 3

PT Matahari Sinar Jaya

Jalan Bulak Wareng, Tangerang

Telp. 0291182289

SURAT PERINGATAN KETIGA

No. 019/SP3/V/2022

Surat peringatan ketiga ditujukan kepada

Nama karyawan : Adinda Anggraini

Posisi : Staff marketing

Dengan datangnya surat peringatan ketiga ini, perusahaan ingin menyampaikan pemutusan hubungan kerja pada saudari Adinda Anggraini. Kami menerbitkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah saudari lakukan selama bekerja. 

Kami mohon maaf karena harus mengeluarkan pemutusan hubungan kerja sepihak pada saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik dan semestinya. 

Sehubungan dengan surat ini, kompensasi saudari Adinda akan diberikan pada akhir bulan tepatnya 31 Desember 2022. 

Demikian surat peringatan ketiga ini diterbitkan agar bisa diperhatikan dengan saksama oleh pihak bersangkutan. 

Tangerang, 27 Desember 2022

Gista Nasution 

HRD PT Matahari Sinar Jaya

4. Contoh surat peringatan karyawan pengurangan gaji

PT Air Technology

Jalan Imam Bonjol, Bandung, Jawa Barat

Telp.08192277399

SURAT PERINGATAN KEDUA

No.012/SP/IV/2022

Kepada Yth 

Nama : Yunia Anggraini

Posisi : Staff keuangan

Alamat : Jalan Ir Juanda Raya, Bandung. 

Melalui surat ini, perusahaan ingin menyampaikan surat peringatan pada Ms. Yunia Anggraini atas ketidakdisiplinan datang terlambat selama sebulan berturut-turut.  

Menindaklanjuti pelanggaran yang dilakukan, perusahaan memberi sanksi berupa pemotongan gaji sebesar Rp250.000 untuk periode bulan Juli 2022. 

Dengan penerbitan surat ini, diharapkan Ms. Yunia dapat introspeksi dan memperbaiki diri serta mematuhi peraturan perusahaan yang berlaku. 

Bandung, 22 Juni 2018

Trisetya Hanum

Kepala HRD PT Air Technology

5. Contoh surat peringatan organisasi

Himpunan Mahasiswa Jurnalistik 

Fakultas Ilmu Komunikasi Medan

Medan, 21 April 2019

Nomor : 013/HMJ/V/2019

Lampiran : 1

Hal : Surat Teguran

Dengan hormat, kepada

Nama : Andrea Himawan

Bidang : Jurnalistik

Sehubungan dengan sikap saudara Andrea Himawan yang tidak disiplin dalam menghadiri rapat dan kegiatan lainnya berkaitan dengan Himpunan Mahasiswa Jurnalistik, maka dengan ini kami ketua dan pengurus himpunan memutuskan memberikan Anda surat peringatan. 

Apabila pihak bersangkutan tidak menanggapi teguran ini dengan serius, maka akan mendapat konsekuensi berupa pemberhentian kepengurusan dan jabatan. 

Demikian surat ini dibuat untuk dijadikan bahan introspeksi diri. 

Mengetahui

Ketua Umum Sekretaris Umum

Handi Wirawan Wahda Marissa

6. Surat peringatan in English

Sunny Sunshine Magazine 

Madison Street, California, USA

July 26, 2020

Name of employee : Amelia Lou

Employee’s job title : Production staff 

Name of supervisor : John Harington

Name of HR : Jessica Stain 

Dear Amelia Lou,

This letter is an official warning for the incident that took place on 11 July 2020. Human resource department informed, that you has been committed misconduct against company policy. 

Infraction 1 displaying intimidating and inappropriate behavior toward your co-workers during the meeting team. Date of verbal warning 11 July 2020. 

If your behavior continues you can expect these following consequences in order of escalation:

1. Second warning letter
2. Suspension without pay

We believe that you are a valuable asset to this company and wish to continue enlisting your expertise as a production staff with Sunny Sunshine Magazine. 

Nah itulah deretan jenis dan contoh surat peringatan yang bisa ditiru serta modifikasi. Kunjungi Blog MyRobin dan temukan berbagai artikel menarik lainnya terkait karir, dan pekerjaan. Upgrade wawasan Anda sekarang!