Apakah Anda pernah membuat suatu rencana pekerjaan tetapi selalu gagal menjalankan pekerjaan tersebut? Mungkin ini saatnya Anda membuat action plan yang dapat membantu membuat gambaran jelas mengenai apa yang perlu dikerjakan dan kapan harus menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Pekerjaan yang terencana dan terorganisir bisa lebih cepat selesai, sehingga makin banyak waktu untuk menyelesaikan tugas penting lainnya.
Melansir dari Berkeley Wellbeing, action plan merupakan daftar tugas atau langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan atau mencapai tujuan maupun pekerjaan tertentu (Frese et al, 2007).
Tidak ada aturan baku cara menyusun action plan. Namun, sebagian kalangan menggunakan list, spreadsheet, atau tabel untuk menuliskan tugas dan tujuannya.
Setiap jenis pekerjaan bisa mengaplikasikan action plan sebagai rujukan. Nah dalam artikel ini, Anda akan mengetahui jawaban dari pertanyaan pertanyaan apa itu action plan? Informasi apa saja yang terdapat di dalam action plan? Bagaimana tahapan membuat action plan? dan lain sebagainya.
Definisi action plan
Dilansir dari Mindtools action plan adalah sebuah daftar rencana pekerjaan yang harus Anda selesaikan. Action plan berbeda dengan to do list.
Action plan akan membantu Anda untuk mencapai target dengan membuat kerangka waktu kapan tanggal mulai pekerjaan hingga akhir pekerjaan itu selesai secara efisien.
Dengan membuat action plan Anda dapat terbantu untuk memilih tugas mana yang harus Anda selesaikan terlebih dahulu dan tugas mana yang mungkin bisa Anda abaikan sementara.
Action plan tidak hanya untuk aktivitas pribadi saja, tetapi juga dapat digunakan dalam berbagai bidang seperti marketing sales, bisnis, bahkan project dengan jumlah tim yang banyak.
Adanya action plan dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas dan tetap fokus pada satu pekerjaan saja.
Action plan juga memudahkan Anda memantau setiap progress kegiatan demi mencapai tujuan tersebut. Misalnya, dalam project management, action plan dapat membantu Anda dalam memantau setiap project agar proyek tersebut tetap berjalan sesuai rencana dan anggaran.
Informasi yang dibutuhkan dalam action plan
Dalam manajemen proyek, action plan adalah dokumen yang mencantumkan langkah-langkah atau tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek.
Oleh karena itu, rencana tindakan mengklasifikasi sumber daya apa yang Anda perlukan untuk mencapai tujuan tersebut, membuat tenggat waktu untuk setiap tugas atau tindakan, serta menentukan anggota tim mana yang Anda perlukan untuk melakukan semuanya.
Isi informasi yang ada di dalam action plan ini terkait rincian dari pekerjaan yang harus diselesaikan, langkah-langkah atau tindakan yang dilakukan dari awal sampai project selesai. Action plan sama dengan project implementation plan yang sangat membantu selama tahap perencanaan project dan pelaksanaan project.
Berdasarkan Indeed, action plan terbagi menjadi 5 bagian yaitu:
1. Daftar pekerjaan
Proyek dan pekerjaan yang menumpuk bisa meningkatkan risiko menunda-nunda. Oleh sebab itu, Anda perlu membuat daftar pekerjaan secara detail, kemudian memprioritaskan pekerjaan yang memiliki tenggat waktu paling mendesak. Urutkan dari yang paling urgen hingga yang paling tidak mendesak.
2. Sumber daya
Resources adalah sumber daya apa saja yang diperlukan untuk mendukung penyelesaian tugas. Setiap industri mungkin memerlukan resource yang berbeda.
Setelah mengurutkan daftar pekerjaan, Anda jadi mudah mengalokasikan sumber daya ke satu pekerjaan yang paling penting dan mendesak.
Ini juga mencegah Anda mengeluarkan banyak biaya untuk mendapatkan resource akibat salah memperhitungkan sumber daya yang diperlukan.
3. Timetable
Timetable berkaitan dengan waktu. Anda harus menentukan jadwal yang tepat, kapan pekerjaan dimulai dan bisa selesai, mulai dari tanggal, hari, hingga jam.
Menentukan waktu memudahkan Anda tetap konsentrasi menyelesaikan satu tugas sebelum beralih ke pekerjaan lainnya.
4. Komunikasi
Pekerjaan yang membutuhkan keterlibatan tim harus memiliki saluran komunikasi yang jelas sehingga mencegah miskomunikasi dan menghambat jalannya project. Menentukan saluran komunikasi yang tepat memudahkan dalam delegasi tugas antar karyawan.
5. Anggota yang terlibat
Di dalam action plan, Anda bisa mencantumkan nama tim yang terlibat untuk menyelesaikan tugas. Ini penting untuk saling mengetahui tanggung jawab dan meminta bantuan apabila diperlukan.
Tahap-tahap action plan bisnis
Umumnya action plan berisi rincian mengenai tugas dan deadline waktu pengerjaan. Selain itu Anda juga harus bisa memilih tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Berikut tahap-tahap action plan bisnis:
1. Tentukan Tujuan Akhir Bisnis
Langkah pertama adalah Anda dapat menentukan tujuan proyek atau bisnis dengan metode SMART seperti berikut:
- Specific: tergambarkan dengan baik dan jelas
- Measurable: menyertakan indikator pengukuran untuk mengetahui kemajuan
- Attainable: realistic dan dapat dicapai dalam sumber daya, waktu, uang, pengalaman, dan lainnya yang Anda miliki
- Relevant: sesuai dengan tujuan Anda yang lain
- Timely: memiliki tenggat waktu pengerjaan
Anda dapat menggunakan lembar kerja sasaran SMART ini untuk menyederhanakan proses penentuan tujuan.
2. Buat Daftar Langkah-langkah yang Harus Diikuti
Buat template kasar untuk mencantumkan semua langkah tindakan yang akan kamu ambil, tenggat waktu penyelesaian, dan penanggungjawab.
Anda harus memastikan bahwa seluruh tim terlibat dalam proses ini dan memiliki akses ke dokumen action plan tersebut. Dengan cara ini setiap orang akan menyadari peran dan tanggung jawab mereka dalam proyek.
3. Membuat Kategori Perencanaan
Dalam membuat perencanaan bisnis yang baik, Anda perlu membuat kategori dalam merencanakan tujuan bisnis Anda. Kategori perencanaan strategis yaitu adanya analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats).
Pembuatan kategori mempermudah Anda menyasar bisnis sekaligus peluang-peluang yang ada di dalamnya. Perencanaan bisnis merupakan hal yang sangat penting untuk mengembangkan bisnis Anda agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
4. Membuat Prioritas Tugas dan Memberikan Deadline
Anda dapat mengatur ulang daftar dengan memprioritaskan tugas. Selain itu prioritaskan langkah yang harus diambil terlebih dahulu agar tidak menghambat sub langkah berikutnya.
Tambahkan tenggat waktu, dan pastikan itu realistis. Konsultasikan dengan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya dan memahami kapasitasnya sebelum memutuskan tenggat waktu.
5. Identifikasi Sumber Daya yang Dimiliki
Sebelum memulai bekerja, sangat penting memastikan bahwa Anda memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Jika saat ini tidak tersedia, Anda perlu membuat rencana untuk mendapatkannya.
Sumber daya yang dimaksud bukan hanya mengenai sumber daya manusia yang akan melakukan pekerjaan, tetapi anggaran juga termasuk ke dalam sumber daya. Dengan membuat rancangan anggaran untuk menandai biaya setiap tugas jika ada.
6. Visualisasikan Action Plan
Inti dari tahapan ini adalah membuat sesuatu yang dapat dipahami semua orang secara sekilas dan dapat dibagikan kepada semua orang.
Anda dapat membuat perencanaan Anda dalam bentuk bagan alur, bagan Gantt, atau tabel, pastikan bahwa action plan tersebut dapat mengkomunikasikan dengan jelas elemen yang telah diidentifikasi sejauh ini seperti tugas, pemilik tugas, tenggat waktu, sumber daya, dan lainnya.
7. Pantau, evaluasi, perbarui
Pada tahapan terakhir Anda dapat mengalokasikan waktu untuk mengevaluasi kemajuan yang telah dibuat dengan tim.
Anda bisa menandai tugas yang telah selesai pada dokumen perencanaan. Dengan begitu, Anda akan mengetahui tugas yang tertunda. Selanjutnya, cari tahu alasannya dan menemukan solusi yang sesuai. Dan kemudian perbarui dokumen perencanaan agar bisa mencapai target.
Manfaat membuat action plan
Manfaat utama action plan tentunya untuk membantu dalam memilih pekerjaan yang harus dikerjakan lebih dulu sehingga dapat mencapai tujuan secara efisien. Selain itu Anda dapat mengetahui manfaat lain dari action plan sebagai berikut:
1. Mengetahui Skala Prioritas
Bersamaan dengan manajemen waktu yang tepat, semua tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan apa pun perlu diatur sesuai urutan yang paling penting sehingga Anda dapat mencapai hasil akhir lebih cepat.
2. Dapat Mengetahui Struktur Pekerjaan Secara Jelas
Action plan membantu Anda untuk mengetahui langkah langkah yang dapat Anda kerjakan. Disaat Anda mungkin bingung untuk beralih ke tugas selanjutnya, hal itu tentu tidak berlaku lagi jika Anda membuat action plan.
3. Timeline Kerja yang Lebih Terarah
Biasanya setiap tugas diberikan deadline untuk menyelesaikannya. Dengan adanya action plan, semua informasi tersebut tercatat dengan rapi. Hal ini tentu tidak akan membuat Anda kebingungan karena harus mengerjakan beberapa tugas sekaligus.
4. Panduan Dalam Bekerja
Dengan bantuan action plan Anda mengetahui tugas apa saja yang harus diselesaikan. Hal ini membuat Anda tidak lagi kebingungan untuk mengerjakan tugas yang mana dahulu. Anda juga lebih mudah dalam mem-breakdown apa yang yang dibutuhkan sehingga pekerjaan akan terselesaikan dengan detail.
5. Membantu Meningkatkan Fokus dalam Melakukan Pekerjaan
Action plan berbeda dengan to do list, action plan ini sebagai panduan yang dapat Anda lakukan untuk membantu fokus dan berkomitmen pada hal yang penting yaitu tujuan Anda.
6. Dapat Mengukur Kemajuan
Dengan mengikuti action plan yang sudah Anda rancang, Anda dapat mengetahui sejauh mana proses pekerjaan Anda, hambatan, dan solusi Anda atas hambatan itu sendiri.
Contoh action plan
Pentingnya memiliki rencana aksi adalah membantu individu termotivasi menjalankan pekerjaannya dan menurunkan risiko menunda-nunda. Di samping itu, setiap tim yang terlibat bisa bertanggung jawab atas tugas yang dibebankan padanya.
1. Contoh action plan sederhana
Template action plan sederhana untuk menjalankan bisnis terdiri dari kolom tugas, penanggung jawab, ketepatan waktu, dan biaya. Anda dapat menambahkan resource apabila diperlukan.
2. Contoh action plan project management
Action plan dalam project manager memberikan kejelasan rencana apa yang akan dieksekusi demi tercapainya keberhasilan project. Berikut contoh template yang bisa Anda coba.
3. Action plan pemasaran menurunkannya pangsa pasar
Menyadur dari Indeed, contoh kasus penerapan action plan marketing dengan permasalahan penurunan pangsa pasar sebagai berikut.
Target: Selama 6 bulan ke depan meningkatkan pangsa pasar sebesar 25% untuk meningkatkan keuntungan dan menarik investor untuk model bisnis seperti ini.
Kondisi bisnis: profitabilitas menurun sebanyak 5% dan keuntungan tahunan saat ini $2,7 juta dollar.
Tips menjalankan action plan
Action plan berguna membuat pekerjaan lebih terorganisir, sekaligus membantu individu mendelegasikan tugas pada anggota tim. Setelah memahami cara menerapkan rencana tindakan, simak deretan tips di bawah ini.
1. Fokus pada prioritas
Seiring berjalannya project, perubahan bisa saja terjadi dan Anda perlu beradaptasi dengan rencana yang baru dan memastikan apakah tugas tersebut harus diprioritaskan atau tidak.
2. Memonitor tugas
Memonitor artinya mengawasi pekerjaan agar berhasil mencapai tujuannya. Jika muncul kendala, identifikasi masalah dan temukan solusi.
3. Menandai pekerjaan
Tandai setiap kali tugas selesai sehingga anggota bisa beralih menangani tugas berikutnya. Lakukan konfirmasi pada tim setelah Anda menandai pekerjaan.
Itulah deretan cara dan contoh action plan untuk beberapa project. Pertimbangkan menggunakan rencana tindakan untuk memudah bisnis Anda.
Temukan informasi seputar karir, pekerjaan, informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin. Jika Anda ingin melamar pekerjaan, kunjungi App MyRobin, terdapat berbagai lowongan kerja terbaru, temukan pekerjaan impian Anda sekarang juga!
ID 
EN