Dalam dunia kerja dibutuhkan media untuk dapat mempermudah komunikasi antara satu orang dengan orang lain, sehingga dapat mengatasi masalah yang terjadi. Salah satu media yang umum digunakan adalah internal memorandum.
Memorandum internal memberikan informasi kepada rekan kerja dan manajer mengenai proyek, tujuan, batas waktu, masalah, dan topik lainnya.
Dalam artikel ini MyRobin akan membahas mengenai. Internal memorandum, struktur, manfaat, dan tips membuatnya. Simak semuanya disini!
Apa itu Internal Memorandum?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), memo merupakan nota atau surat peringatan tidak resmi; surat pernyataan dalam hubungan diplomasi.
Internal memorandum adalah jenis pesan yang dikirim kepada anggota dalam sebuah bisnis atau organisasi. Memo, singkatan dari memorandum atau pengingat, biasanya merupakan pesan kelompok yang dikirimkan dari satu orang kepada beberapa penerima.
Awalnya, memo ditulis atau ditekan pada kertas dan dipertukarkan melalui sistem surat internal kantor. Namun, surat elektronik (email) sekarang telah menggantikan sistem lama tersebut, meskipun format untuk memo email tetap berasal dari memo internal asli.
Tujuan dari Memo Internal
Internal memo memiliki tujuan utama untuk memberikan informasi penting kepada anggota dalam sebuah organisasi. Beberapa tujuan umum penggunaan memo meliputi:
Detail Perubahan Kebijakan Perusahaan
Memo digunakan untuk menginformasikan detail terkait perubahan dalam kebijakan perusahaan yang dapat memengaruhi cara anggota organisasi menjalankan tugasnya.
Pengingat tentang Batas Waktu atau Tanggal Penting Lainnya
Memo berfungsi sebagai pengingat tentang batas waktu atau tanggal penting, seperti tenggat waktu proyek atau acara penting yang akan datang.
Pembaruan tentang Prosedur atau Pedoman Perusahaan
Memo memberikan pembaruan terkait prosedur atau pedoman perusahaan yang harus diikuti oleh anggota organisasi.
Informasi tentang Perubahan Status Karyawan atau Sertifikasi
Memo digunakan untuk memberikan informasi tentang perubahan status karyawan, seperti promosi, pemecatan, atau perubahan dalam persyaratan sertifikasi.
Pengenalan Personil Baru
Memo digunakan untuk memperkenalkan personel baru yang bergabung dengan organisasi.
Pemberitahuan tentang Perubahan Hukum yang Mempengaruhi Fungsi Organisasi
Memo memberitahu anggota organisasi tentang perubahan dalam hukum yang dapat mempengaruhi cara organisasi beroperasi.
Berita Mengenai Kesuksesan Perusahaan
Memo digunakan untuk memberikan berita tentang keberhasilan organisasi, seperti pencapaian khusus atau pengakuan yang diterima.
Pemberitahuan Sumber Daya Manusia tentang Lowongan Pekerjaan
Memo digunakan untuk mengumumkan lowongan pekerjaan dalam organisasi kepada anggota yang berpotensi tertarik.
Pemberitahuan Kesehatan
Memo digunakan untuk menyampaikan pemberitahuan terkait masalah kesehatan, seperti informasi mengenai vaksinasi atau program kesehatan perusahaan.
Sebagaimana bentuk komunikasi lainnya, memo mengirimkan informasi baik secara langsung melalui kontennya maupun secara tidak langsung melalui nada dan struktur penulisannya.
Penulis memo selalu menjaga profesionalisme dengan menggunakan nada yang formal, meskipun kadang-kadang nada informal dapat menjadi pilihan yang tepat jika pesan yang disampaikan bersifat lebih personal, seperti acara piknik organisasi.
Struktur Internal Memo
Berikut adalah struktur umum dari internal memorandum:
Judul
Bagian awal memo berisi tanggal, daftar nama penerima, nama Anda, dan deskripsi singkat mengenai subjek.
Setiap elemen ini ditempatkan pada baris terpisah. “Kepada:” mendahului daftar penerima, “Dari:” mendahului nama Anda, “Tanggal:” mendahului tanggal, dan “Subjek:” mendahului deskripsi subjek.
Bagian paling penting dari judul adalah subjek, yang harus dengan singkat menjelaskan tujuan memo sehingga pembaca dapat dengan cepat memahami isinya.
Pendahuluan
Bagian awal memo ini memberikan latar belakang terkait subjek yang akan diuraikan lebih lanjut dalam isi memo.
Meskipun topik mungkin sudah Anda ketahui dengan baik, penerima memo mungkin memerlukan tambahan informasi, terutama jika mereka tidak secara langsung terlibat dalam proyek tersebut.
Penjelasan singkat di dalam pendahuluan menjelaskan alasan dibuatnya memo dalam satu atau dua kalimat. Tujuan dari pendahuluan adalah memastikan bahwa penerima memahami dengan jelas apa yang akan dibahas dalam memo dan mengapa mereka menerimanya.
Isi
Bagian utama memo, yakni isi, menjelaskan dengan lebih rinci topik yang tercantum dalam subjek.
Misalnya, jika tujuan memo adalah memberikan pembaruan kepada penerima mengenai status suatu proyek, Anda mungkin perlu secara singkat menjelaskan tujuan proyek tersebut dan mencantumkan semua item yang sudah selesai dan yang masih dalam proses.
Jika Anda memerlukan persetujuan penerima untuk melanjutkan tugas atau pekerjaan, isi memo harus berisi informasi yang menjelaskan secara jelas apa yang Anda rencanakan, kapan Anda akan melakukannya, dan bagaimana Anda akan melakukannya.
Hindari penambahan detail yang tidak relevan. Memo sebaiknya hanya berisi informasi yang diperlukan agar pembaca dapat memahami situasi atau membuat keputusan.
Kesimpulan
Bagian akhir memo, yakni kesimpulan, menjelaskan langkah yang Anda ingin agar penerima lakukan setelah membaca memo. Anda mungkin akan meminta masukan, pengambilan keputusan, atau mengundang penerima untuk pertemuan guna membahas topik yang diuraikan dalam memo.
Kesimpulan juga sebaiknya mencakup informasi mengenai cara menghubungi Anda, termasuk beberapa metode kontak seperti nomor ekstensi telepon dan alamat email. Jika ada tenggat waktu untuk memberikan respon terhadap memo, hal ini juga perlu dicatat dalam kesimpulan.
Tips Membuat Internal Memo
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat Internal Memo yang efektif:
Identifikasi dan Tentukan Pesan Inti
Sebelum Anda mulai menulis memo, tentukan dengan jelas apa pesan inti atau tujuan dari memo tersebut. Apa yang ingin Anda sampaikan kepada penerima? Pastikan pesan inti tersebut dapat diidentifikasi dengan jelas.
Gunakan Format Internal Memo Perusahaan
Pastikan Anda mengikuti format internal memo yang biasa digunakan dalam perusahaan Anda. Ini termasuk elemen-elemen seperti heading, penomoran halaman, dan format paragraf yang khas. Konsistensi dalam format membantu memo terlihat profesional.
Buat Susunan Heading yang Benar dan Sesuai
Pastikan heading memo Anda mencakup informasi yang relevan, seperti penerima memo, pengirim, tanggal, dan subjek. Gunakan judul yang mencerminkan isi memo dengan baik.
Tulis Pembukaan yang Ramah
Pembukaan memo sebaiknya dimulai dengan sapaan yang ramah kepada penerima. Ini membantu menciptakan suasana yang baik sebelum masuk ke inti pesan. Sebagai contoh, Anda dapat memulai dengan kalimat seperti “Salam Sejahtera kepada Semua Anggota Tim.”
Lengkapi Bagian-bagian yang Harus Diisi
Pastikan Anda melengkapi semua bagian penting dalam memo, termasuk bagian inti yang berisi informasi yang ingin Anda sampaikan. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas untuk menjelaskan poin-poin penting. Hindari penggunaan jargon atau bahasa yang sulit dipahami.
Perhatikan Tanggal dan Batas Waktu
Pastikan tanggal memo mencerminkan kapan memo tersebut dibuat atau dikirim. Jika ada batas waktu atau tenggat waktu yang relevan, pastikan informasi tersebut jelas tercantum dalam memo.
Gunakan Bahasa yang Sesuai
Selalu gunakan bahasa yang sesuai dan hormat dalam memo. Jika Anda merujuk kepada rekan kerja atau atasan, gunakan gelar yang sesuai dan pastikan nada memo tetap profesional.
Periksa dan Koreksi
Sebelum mengirim memo, luangkan waktu untuk memeriksa dan mengoreksi ejaan, tata bahasa, dan format. Memo yang bebas dari kesalahan membantu mempertahankan tingkat profesionalisme.
Simpan Memo Singkat dan Fokus
Usahakan untuk membuat memo sesingkat dan sefokus mungkin. Hindari informasi yang tidak relevan. Penerima cenderung lebih cermat membaca memo yang singkat dan langsung ke intinya.
Minta Masukan dan Review
Jika memungkinkan, minta masukan dari rekan kerja atau atasan sebelum mengirim memo. Mereka dapat memberikan wawasan dan saran yang berharga untuk memperbaiki isi dan format memo.
Contoh Memo Internal
Berikut adalah beberapa contoh memo internal:
Contoh 1
Judul: Perubahan Jadwal Rapat
Tanggal: 25 Oktober 2023
Kepada: Seluruh Divisi Pemasaran
Dari: [Nama Penulis]
Subjek: Perubahan Jadwal Rapat
Sehubungan dengan rapat divisi pemasaran yang akan diadakan pada tanggal 28 Oktober 2023, kami informasikan bahwa rapat tersebut akan diundur menjadi tanggal 30 Oktober 2023 pukul 10:00 WIB.
Perubahan jadwal ini dikarenakan adanya rapat mendadak dengan klien.
Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan.
Tanda tangan:
[Nama Penulis]
Penjelasan:
Memorandum ini menyampaikan informasi tentang perubahan jadwal rapat divisi pemasaran. Memorandum tersebut ditulis dengan format yang standar dan menggunakan bahasa yang formal dan profesional.
Contoh 2
Judul: Permintaan Persetujuan untuk Peluncuran Produk Baru
Tanggal: 25 Oktober 2023
Kepada: Direktur Pemasaran
Dari: [Nama Penulis]
Subjek: Permintaan Persetujuan untuk Peluncuran Produk Baru
Dengan hormat,
Saya mengajukan permohonan persetujuan untuk peluncuran produk baru kami, yaitu [nama produk]. Produk ini merupakan produk inovasi terbaru kami yang dapat memberikan solusi bagi [masalah yang dapat diselesaikan oleh produk].
Produk ini telah melalui proses penelitian dan pengembangan yang panjang, dan kami yakin bahwa produk ini akan diterima dengan baik oleh pasar. Kami telah melakukan berbagai survei dan FGD, dan hasilnya menunjukkan bahwa konsumen sangat tertarik dengan produk ini.
Kami telah menyiapkan rencana peluncuran produk yang komprehensif, termasuk strategi pemasaran, anggaran, dan tim pelaksana. Kami yakin bahwa kami dapat meluncurkan produk ini dengan sukses jika kami mendapatkan persetujuan dari Anda.
Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan pertimbangannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penulis]
Tanda tangan:
[Nama Penulis]
Contoh 3
Judul: Permintaan Informasi tentang Prosedur Penggantian Laptop
Tanggal: 25 Oktober 2023
Kepada: Tim IT
Dari: [Nama Penulis]
Subjek: Permintaan Informasi tentang Prosedur Penggantian Laptop
Dengan hormat,
Saya mohon informasi tentang prosedur penggantian laptop di perusahaan kita. Saya ingin mengetahui apa saja persyaratan yang harus dipenuhi untuk mengajukan penggantian laptop, serta langkah-langkah yang harus diambil.
Saya juga ingin mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses penggantian laptop.
Informasi tersebut sangat saya butuhkan agar saya dapat mengajukan penggantian laptop sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Demikian permohonan saya. Atas perhatian dan bantuannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Penulis]
Tanda tangan:
[Nama Penulis]
Demikian artikel mengenai internal memorandum. Untuk mendapatkan artikel menarik lainnya seputar karir, bisnis, hingga HRD, Anda dapat mengunjungi Blog MyRobin. Terdapat berbagai artikel bermanfaat yang sudah menanti Anda!