Memutuskan resign dari pekerjaan lama untuk pertama kalinya, bukan perkara mudah. Anda harus mempersiapkan surat pengunduran diri yang baik dan resmi agar tetap sopan.
Alasan orang resign bervariasi bisa karena tidak ada jenjang karier yang jelas, tidak dihargai oleh atasan, ingin melanjutkan pendidikan, atau mendapat tawaran di tempat lain.
Bila sudah yakin ingin mengundurkan diri, simak artikel ini sampai tuntas untuk tahu cara menulis dan mengirim surat resign di waktu yang tepat.
Surat pengunduran diri adalah dokumen yang biasa diberikan untuk menyampaikan keinginan mundur dari jabatan, proses seleksi pekerjaan, dan aktivitas tertentu.
Resignation letter ini identik dengan karyawan perusahaan. Namun, surat resign juga berguna, apabila Anda ingin mengundurkan diri dari kampus atau organisasi.
Sebelum mengambil pekerjaan atau gabung organisasi baru, Anda wajib membuat surat resign sebagai itikad baik.
Lembar ini sering diibaratkan sebagai sarana “berpamitan” dengan HRD dan pemilik perusahaan. Nah, berikut contoh surat pengunduran diri untuk kerja dan tips menulisnya dengan benar.
Apa itu surat pengunduran diri?
Surat pengunduran diri merupakan pernyataan tertulis yang dibuat oleh karyawan yang ingin melepas jabatan atau pekerjaannya. Biasanya keputusan resign didasari oleh beberapa faktor.
Misalnya karena ingin melanjutkan pendidikan, mendapat tawaran pekerjaan yang lebih baik, dan ingin mencoba atau beralih karier mengikuti passion.
Sebagai karyawan yang baik dan beretika, sudah sepatutnya Anda membuat surat pengunduran diri untuk membantu perusahaan mendapatkan pegawai pengganti.
Ini bertujuan agar pekerjaan tetap berjalan efektif, meskipun Anda sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut.
Selain itu, untuk memudahkan mendapat surat keterangan kerja yang bisa digunakan untuk melamar di tempat lain.
Melalui surat pengunduran diri, Anda dapat memberikan pesan personal pada HRD atau perusahaan. Misalnya, mengungkapkan rasa terima kasih atas kesempatan dan ilmu yang sudah diberikan.
Pernyataan tertulis ini adalah berkas resmi, jadi dari segi penulisan tidak boleh asal. Perhatikan penggunaan diksi dan hindari kesalahan ejaan.
Satu yang paling penting tidak menuliskan keluhan negatif mengenai HRD, perusahaan atau rekan kerja.
Ini bisa membuat Anda terlihat tidak profesional. Yuk, pahami apa saja isi dalam surat resign agar sesuai dengan tujuan.
Surat pengunduran diri termasuk surat resmi yang harus ditulis dengan tata bahasa dan struktur penulisan yang baik.
Biasanya ditujukan sebagai pemberitahuan pada atasan, saat seorang karyawan ingin berhenti bekerja di perusahaan tersebut.
Resignation letter juga digunakan untuk menunjukkan kesopanan dan menjaga hubungan baik dengan atasan, setelah Anda tidak lagi berada di perusahaan itu lagi.
Isi surat pengunduran diri yang terstruktur
Ada banyak faktor yang menjadi alasan seorang karyawan atau anggota organisasi, memutuskan mengundurkan diri. Mulai dari lingkungan yang tidak kondusif, gaji yang tidak sesuai, ingin mengejar passion, dan lokasi kantor yang jauh dari rumah.
Seringkali alasan seperti di atas menjadi faktor utama karyawan resign, walaupun masih memiliki tanggungan dan ingin cepat-cepat pindah pekerjaan.
Meskipun telah mendapat tawaran kerja yang lebih baik, jangan lupa membuat surat pengunduran diri yang sopan, rapi, dan terstruktur, agar mudah dibaca oleh HRD.
Dilansir dari The Balance Careers, 4 informasi ini wajib ada di dalam surat pengunduran diri untuk pekerja, demi menunjukkan profesionalisme.
1. Tanggal resmi berhenti bekerja
Di dalam surat pengunduran diri, Anda wajib memasukkan informasi tanggal efektif berhenti kerja. Seperti “surat pengunduran diri ini mulai berlaku pada minggu ke dua bulan depan”
Tujuan menuliskan tanggal akhir bekerja, agar perusahaan dapat mengetahui kapan Anda resmi pindah dan bisa mencari pengganti untuk mengisi posisi yang kosong.
Di samping itu, membantu menyelesaikan administrasi berkaitan dengan perusahaan, termasuk membuat surat keterangan kerja.
Umumnya, setiap perusahaan menetapkan batas waktu minimal sebelum karyawan resmi keluar. Misalnya, harus memberitahu sebulan atau dua minggu sebelum berhenti bekerja.
2. Alasan resign
Mengisi paragraf ini harus hati-hati karena bisa mengundang kesan negatif. Usahakan menulis alasan mengundurkan diri secara objektif.
Hindari mencaci rekan kerja atau perusahaan. Misalnya Anda bisa menulis karena ingin melanjutkan pendidikan atau berkarier di bidang yang lain.
3. Berikan tawaran untuk membantu selama masa transisi
Ketika karyawan memutuskan berhenti bekerja, perusahaan harus mencari pegawai baru yang akan mengisi posisi tersebut. Proses ini bisa memakan waktu lama. Oleh sebab itu, Anda bisa menawarkan bantuan selama masa transisi.
4. Ucapan terima kasih
Bagian terakhir menyampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang sudah diberikan.
Walaupun, tawaran pekerjaan yang didapat lebih baik, tetapi perusahaan lama turut membantu perkembangan karier Anda.
Apapun alasan berhenti atau mundur dari jabatan Anda, format penulisan resignation letter tetap sama yakni memuat
- tempat dan tanggal surat,
- pihak yang dituju,
- salam pembuka,
- identitas diri,
- alasan pengunduran diri,
- tanggal terakhir berhenti bekerja,
- ucapan terima kasih,
- penutup, dan
- tanda tangan.
Selain isi dan cara penulisan, waktu pengiriman surat juga harus diperhatikan. Hindari memberikan surat resign sehari sebelum tanggal berhenti kerja.
Ini bisa terlihat tidak sopan dan nggak profesional. Nah, sebagai solusi simak prosedur pengunduran diri di bawah ini, agar surat Anda diterima HRD dengan baik.
Format penulisan surat pengunduran diri
Surat resign yang rapi dan sesuai dengan penulisan surat formal pada umumnya, dapat diterima dengan baik oleh atasan.
Panjang surat pengunduran diri, biasanya hanya satu lembar dan ditulis dengan jenis font standar seperti arial atau calibri. Berikut deretan format lengkapnya
1. Tanggal pembuatan surat
Bagian pertama adalah tanggal dan tempat saat menuliskan surat. Ini tidak jauh berbeda ketika Anda membuat surat lamaran dan cover letter.
2. Nama yang dituju
Selanjutnya, masukkan nama Human Resources atau pemilik perusahaan beserta alamat kantor Anda. Gunakan sapaan untuk membuat surat pernyataan lebih formal.
3. Pernyataan pengunduran diri
Di bagian pembuka mulai perkenalkan diri dan jabatan. Terlebih jika Anda berasal dari perusahaan besar dengan ribuan karyawan. Kemudian, dilanjut dengan pernyataan mengundurkan diri.
Contohnya “Saya Wahyudi Riyadi senior Graphic Designer ingin mengundurkan diri dari PT Dharma Food, terhitung pada tanggal 14 Juli 2022 ”
4. Memasukkan tanggal efektif berhenti kerja
Informasikan pada HRD kapan terakhir Anda bekerja di perusahaan. Jadi, ketika sudah resmi pindah, karyawan tidak dibebankan lagi pekerjaan yang lama.
5. Mencantumkan alasan resign
Bagian ini opsional, tetapi akan lebih baik kalau surat pengunduran diri Anda disertai alasan resign. Bisa karena ingin melanjutkan pendidikan, mengejar karier sesuai passion hingga ingin mengembangkan karier di level yang lebih tinggi.
6. Salam penutup
Pada bagian terakhir sertakan terima kasih dan tanda tangan Anda sebagai penutup resmi. Sertakan pula nama lengkap dan tanggal pembuatan surat.
Baca juga: Perbedaan PHK dan Pengunduran Diri
Tips menulis surat pengunduran diri yang baik dan benar
Kesalahan dalam penulisan resignation letter, bisa membuat surat Anda tidak diterima atasan. Bahkan mengundang respon negatif yang menyebabkan konflik.
Simak tips di bawah ini untuk membuat surat pengunduran diri lebih disukai oleh atasan Anda.
- buat surat yang ringkas dan jelas,
- tidak perlu mengajukan komplain berlebihan pada perusahaan,
- bersikap positif,
- hindari kata atau diksi bermakna negatif,
- tidak menggunakan jenis font yang sulit dibaca,
- membandingkan perusahaan lama dengan yang baru,
- ucapkan terima kasih, dan
- tetap menjalin hubungan baik dengan perusahaan lama.
Cara mengundurkan diri dari kantor yang sopan
Ingat kembali bagaimana Anda masuk ke perusahaan itu dari mulai melamar, wawancara hingga diberikan offering letter. Semua proses dilakukan secara baik-baik bukan?.
Jadi, saat ingin keluar dari perusahaan harus dilakukan dengan cara yang baik pula. Anda tidak bisa berhenti kerja tanpa memberitahukan pada HRD atau atasan.
Di samping meninggalkan kesan buruk, perusahaan juga akan kesulitan untuk mendapatkan pengganti dalam waktu dekat. Jadi harus ada tahapannya seperti di bawah ini.
1. Berdiskusi dengan HRD
Apa yang membuat Anda ingin resign? Tidak dihargai atau karena ada masalah dengan rekan kerja? Jika alasannya belum pasti, maka jangan langsung mengundurkan diri.
Cobalah berdiskusi dengan HRD untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Mereka akan meluangkan waktu untuk membantu Anda.
Namun, jika sudah yakin maka Anda juga bisa mengajukan resign dengan mengobrol empat mata dengan HRD. Ceritakan alasan pengunduran diri dengan bijaksana.
2. Informasikan kapan Anda ingin resign
Surat pengunduran diri diserahkan minimal 2 minggu sebelum tanggal berhenti. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing.
Sebelum mengirimkan surat, Anda harus memberitahu dulu pada HRD atau atasan mengenai rencana resign dan memberi info kapan resmi berhenti bekerja.
Umumnya, batas minimal pemberitahuan resign tercantum di dalam kontrak kerja, jadi memperhatikan hal ini karena biasanya ada denda yang ditetapkan perusahaan.
Tujuan one month notice ini supaya Anda bisa menyelesaikan tugas yang diberikan dan perusahaan punya waktu mencari karyawan baru.
3. Buat surat pengunduran diri
Membuat surat pengunduran diri nggak susah, formatnya sama dengan penulisan surat formal biasa. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti dijelaskan di atas.
Setelah itu serahkan surat pengunduran diri ke HRD atau atasan. Jika Anda sedang work from home, bisa kirimkan via e-mail.
4. Ucapkan terima kasih
Langkah terakhir adalah ucapkan terima kasih pada rekan kerja, HRD, dan atasan Anda dan nggak lupa tetap berhubungan baik dengan pihak dari kantor lama.
Biasanya, karyawan yang mengundurkan diri mengadakan makan bersama atau memberikan hadiah kecil-kecilan.
Contoh surat pengunduran diri
Berbeda alasan resign, maka beda pula kata yang digunakan dalam contoh surat pengunduran diri kerja. Nah, simak contoh di bawah ini untuk membantu Anda.
1. Contoh surat pengunduran diri kerja full time
Jakarta, 20 April 2021
Yth Bapak/Ibu HRD
PT Aditya Sejahtera
Bandung, Jawa Barat.
Melalui surat ini saya Reza Ramadhan ingin mengajukan pengunduran diri sebagai freelance copywriter di PT Aditya Sejahtera, terhitung pada tanggal 27 April 2021. Keputusan ini diambil karena saya menerima tawaran pekerjaan full time di posisi yang sama.
Terima kasih atas kesempatan dan ilmu yang selama 8 tahun ini diberikan pada saya. Apabila perusahaan memerlukan bantuan selama masa pergantian, saya dapat dihubungi melalui e-mail dan nomor telepon 081922923831.
Demikian surat pengunduran diri ini dibuat, semoga perusahaan bisa menerima keputusan ini dengan baik.
Hormat saya
Reza Ramadhan
2. Contoh surat pengunduran diri karyawan magang
Jambi, 22 April 2020
Yth Bapak/Ibu HRD
PT Rocket Entertainment
Denpasar, Bali.
Dear Mr. Hamdan, melalui surat pernyataan ini saya Annisa ingin menginformasikan bahwa saya mengundurkan diri dari program magang yang diadakan PT Rocket Entertainment dikarenakan alasan pribadi.
Saya berterima kasih karena Mr. Hamdan telah berkenan mengundang saya interview pada minggu lalu. Bertemu dengan bapak merupakan pengalaman berharga yang saya dapatkan.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sungguh-sungguh, semoga perusahaan dapat memaklumi keputusan saya ini.
Salam hormat
Annisa
3. Surat pengunduran diri mahasiswa baru
Cara menulis surat pengunduran diri bagi mahasiswa universitas, harus menyertakan alasan logis. Terutama jika Anda merupakan siswa yang lolos melalui jalur undangan. Dilansir dari Academia, seperti ini cara menulisnya.
Surat Pengunduran Diri
Yth Bapak/Ibu Rektor
Universitas Airlangga,
Jalan Airlangga, Gubeng, Surabaya, Jawa Timur.
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Arifah Dwi Maharani
Jalur seleksi : SBMPTN
Nomor seleksi : 119-02738493
Fakultas : Ilmu Komunikasi
Alamat : Jalan Pesanggrahan, Jakarta Selatan
No telepon : 0812776292039
Bermaksud mengundurkan diri sebagai mahasiswa baru karena saya diterima di Universitas Negeri Jakarta jalur Mandiri dan memutuskan untuk mengambil kesempatan tersebut.
Saya ucapkan permohonan maaf atas keputusan ini. Atas perhatian bapak/ibu saya ucapkan terima kasih.
Jakarta, 14 Juli 2022
Hormat saya
Arifah Dwi Maharani
4. Surat pengunduran diri organisasi
Yth Ketua OSIS
SMK Negeri 28,
Jakarta Barat.
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Raditya Gunawan
Kelas : XII SMKN 28 Jakarta
Jabatan : Wakil ketua OSIS
Bermaksud mengundurkan diri dari jabatan sebagai wakil ketua OSIS periode 2022/2023 dikarenakan penurunan nilai akademik selama saya menjabat di posisi tersebut. Hal ini terjadi karena kurangnya skill manajemen waktu yang baik, sehingga berdampak pada akademik saya dan tanggung jawab sebagai wakil OSIS jadi terabaikan.
Pengalaman menjabat dalam waktu singkat tersebut, memberikan saya pelajaran untuk memiliki prioritas dan mendahulukan kepentingan bersama. Saya sangat bersyukur diberi kepercayaan untuk menerima jabatan ini.
Demikian surat pengunduran diri ini dibuat. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Jakarta, 29 Mei 2022
Raditya Gunawan
5. Surat pengunduran diri sekolah
Yogyakarta, 17 Februari 2020
Hal: Pengunduran Diri
Yth
Kepala Sekolah SMP Trimulia
Jalan Sukabumi Selatan, Yogyakarta.
Dengan hormat saya Zaki Ahmad orang tua dari calon siswa SMP Trimulia dengan data diri:
Nama : Galih Ramdhan
Nomor pendaftaran : 001-100-1220-0
Alamat : Sleman, Yogyakarta.
Ingin mengajukan pengunduran diri karena anak saya telah diterima di Sekolah Menengah Pertama 201 pada hasil seleksi PPBD Yogyakarta. Sehubungan dengan ini, kami ucapkan mohon maaf dan berharap sekolah dapat menerima keputusan ini.
Salam hormat
Zaki Ahmad
6. Contoh surat pengunduran diri pdf part time
Penulisan surat resign versi pdf tidak jauh berbeda dengan versi Word. File yang dikirim dalam bentuk pdf hanya memiliki ukuran lebih kecil, jadi hemat ruang. Seperti ini contoh sampel resignation letter.
Surat Pengunduran Diri
Yth Ms Dina
Co-founder Analisis.com
Jakarta Barat.
Dear Ms. Dina, mohon terima surat ini sebagai permohonan pengunduran diri saya sebagai video editor part time di Analisis.com. Keputusan ini saya ambil karena ingin melanjutkan pendidikan di Politeknik Negeri Jakarta.
Terima kasih telah menerima saya bergabung dan memberikan banyak ilmu serta pengalaman berharga selama saya bekerja part time di tempat ibu. Mohon pengertiannya untuk menerima keputusan ini.
Hormat saya
Dewi Yurianti
7. Contoh surat resign simpel Bahasa Inggris
Dear Ms Yolanda Rodrigues
I am happy working at W magazine for 3 years as an Editor. However, I regret to inform you that I am not longer working with this company this month. I have secure a full time position as a news editor. My last day of work will be September 21, 2020.
I appreciate the opportunities you have provided me during my work with companies.
Sincerely
Jane Aniston.
Setelah selesai menulis, download surat pengunduran diri ke versi pdf untuk dikirim atau langsung menyalin ke e-mail tujuan.
Contoh surat pengunduran diri kerja dengan alasan
Di bawah ini adalah contoh surat pengunduran diri kerja Word
yang bisa dijadikan referensi, apabila alasan pengunduran diri dikarenakan lokasi kantor dan rumah yang jauh.
Contoh pengunduran diri untuk karyawan probation
Jambi, 22 April 2020
Yth Bapak/Ibu HRD
PT Rocket Entertainment
Denpasar, Bali.
Saya Hafizah Adinda karyawan probation di PT Rocket Entertainment dengan berat hati ingin mengajukan pengunduran diri pada 30 April 2020 dari masa percobaan, dikarenakan lokasi kantor dengan rumah saya sangat jauh, sehingga menghambat mobilitas saya ketika bekerja.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang diberikan untuk bergabung dengan perusahaan bapak/ibu selama 3 bulan ini. Selama bergabung saya mendapatkan pengalaman berharga dan ilmu seputar customer service.
Saya harap bapak/ibu dapat menerima keputusan ini dan bisa segera mendapatkan pengganti untuk posisi tersebut.
Hormat saya
Hafizah Adinda
Itulah tadi cara membuat surat pengunduran diri secara profesional beserta contohnya. Kamu bisa gunakan contoh template di atas untuk membuat surat versi anda sendiri. Jangan ragu untuk mengubahnya sesuai dengan informasi yang anda miliki.
Setelah membuat surat pengunduran diri mungkin anda berniat untuk mencari loker setelahnya. Di app.myrobin.id anda bisa melamar pekerjaan yang terpercaya dari berbagai perusahaan besar di Indonesia. Daftar sekarang!
ID 
EN