Pekerjaan staff administrasi identik dengan mengurus dokumen dan menerima panggilan. Profesi ini jadi incaran lulusan baru karena termasuk job entry level.
Staff administrasi dibutuhkan oleh semua industri untuk membantu kelancaran operasional perusahaan. Seorang administrator memerlukan skill mumpuni untuk bisa menangani pekerjaan dengan baik.
Seorang administrator biasanya berasal dari lulusan sarjana atau sekolah vokasi jurusan administrasi perkantoran. Yuk, simak tugas, fungsi, dan cara menjadi admin serta intip estimasi gaji terbarunya di sini.
Mengenal pekerjaan staff administrasi
Perusahaan maupun organisasi tidak terlepas dari kegiatan administrasi. Meliputi pencatatan, penyusunan hingga pengarsipan laporan. Namun, apa itu administrasi?
Dilansir dari Kompas, administrasi berarti kegiatan yang berkaitan dengan mengatur dan mengurus segala hal yang ditujukan demi mencapai goals bersama. Dalam prosesnya, kegiatan ini melibatkan peran banyak orang.
Sementara staff administrasi berarti orang yang menjalankan tugas-tugas administratif seperti mencatat, mengatur, membuat jadwal, menerima pesan hingga mengelola data.
Staff administrasi adalah pekerja profesional yang membantu kantor atau organisasi berjalan efisien. Selain itu, melaksanakan tugas tambahan berkaitan dengan administrasi.
Walaupun demikian, banyak yang menganggap remeh seorang admin bahkan menilai kalau pekerjaan ini sangat mudah dilakukan.
Padahal seorang administrator harus cakap dalam berbagai hal. Admin yang andal dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas di dalam maupun di luar kantor.
Seberapa penting staff administrasi di perusahaan
Apabila ditanya tugas dari staff administrasi mungkin yang terlintas adalah menerima pesan dan melakukan pencatatan. Akan tetapi, tugas admin lebih dari sekadar itu.
Admin memegang peranan penting dalam bisnis, perusahaan, maupun organisasi. Mereka memastikan kegiatan di tiap divisi atau departemen berjalan lancar.
Melansir dari Elite Personnel, ada 3 alasan mengapa perusahaan skala kecil hingga besar memerlukan peran admin yaitu sebagai berikut.
1. Membangun koneksi
Dalam menjalankan tugasnya, admin juga berkomunikasi dengan karyawan lain ketika menjadwalkan meeting atau memastikan ketersediaan perlengkapan kantor.
Admin dinilai berperan membangun hubungan baik dengan berbagai karyawan di tiap departemen. Lewat koneksi ini departemen dan divisi jadi lebih sering berkomunikasi serta berkolaborasi efektif.
Ikatan antara personil di tiap departemen dapat meningkatkan solidaritas dan kekompakan sehingga bisa mencapai tujuan perusahaan.
Selain itu, admin turut menjalin koneksi dengan pihak-pihak eksternal yang akan berpengaruh pada kelancaran hubungan antara perusahaan dan mitra atau kliennya.
2. Melindungi perusahaan
Seorang admin bertanggung jawab menyimpan data kritikal perusahaan dari pihak luar, seperti laporan keuangan, rahasia dagang, dan informasi klien.
Melalui tugasnya menyimpan data dan mengarsipkan dokumen, mereka turut melindungi perusahaan dari ancaman pihak luar maupun pelanggaran hukum.
3. Membantu meringankan tugas eksekutif
Eksekutif memiliki tanggung jawab lebih besar dalam menjalankan bisnis. Mereka tidak dapat melakukan tugasnya seorang diri. Oleh karena itu, kehadiran seorang administrasi akan sangat membantu.
Administrasi akan mengaturkan jadwal dan mempersiapkan ruangan meeting agar kegiatan eksekutif bisa berjalan tanpa hambatan.
Tugas dan tanggung jawab staff administrasi
Dilansir dari The Balance Career, pekerjaan staff administrasi berbeda-beda tergantung di mana Ia bekerja. Misalkan rumah sakit, firma hukum, ataupun di instansi pemerintahan.
Secara garis besar tugas administrasi umum yaitu:
- menyusun laporan,
- berkoordinasi dengan departemen atau sekretaris apabila ada rapat gabungan,
- mempersiapkan tiket dan akomodasi untuk dinas luar kota,
- mengecek ketersediaan peralatan kantor,
- memesan peralatan kantor jika sudah habis,
- mengelola laporan keuangan,
- menyapa tamu yang datang,
- memasukkan data atau informasi perusahaan,
- mengatur pengiriman,
- mengetik e-mail atau surat,
- mencetak berkas,
- membuat salinan berkas penting,
- membangun koneksi dengan departemen lain,
- membuat jadwal pertemuan, dan
- mengevaluasi kinerja staf administrasi lainnya.
Tugas administrasi umum di lembaga pendidikan dengan di firma hukum mungkin akan ada perbedaan. Supaya lebih jelas simak pembahasan di bawah ini.
1. Mengelola data perusahaan
Tugas staff administrasi di bagian personalia kental biasanya berkaitan dengan data-data karyawan. Mereka bertugas mengelola data yang penting bagi perusahaan. Selain mencatat juga mendokumentasi serta mendistribusikan informasi tersebut jika memang dibutuhkan.
2. Menerima panggilan telepon
Staff administrasi bertugas menerima semua pesan dan panggilan bisnis serta mengarahkannya ke pihak yang dituju, misalkan manajemen, HRD, bagian pemasaran, maupun direksi.
Mereka bertanggung jawab menjadi penghubung antara pihak luar seperti klien hingga mitra untuk menjalin komunikasi dengan internal.
3. Membuat jadwal kegiatan
Salah satu tugas utama admin adalah membuat jadwal kegiatan misalnya rapat atau kegiatan. Anda akan memilih tempat dan mengatur jam pertemuan dengan pihak internal atau eksternal.
4. Menangani berkas-berkas administratif
Data dan informasi penting yang berkaitan dengan kegiatan bisnis harus disimpan dengan rapi, agar bisa digunakan atau jadi referensi di masa mendatang.
Oleh sebab itu, seorang admin wajib memiliki skill organisir berkas yang baik. Seorang admin harus siap jika sewaktu-waktu atasan meminta laporan atau data-data tersebut.
5. Melakukan kegiatan surat menyurat
Administrator bertanggung jawab membuat surat resmi untuk memudahkan perusahaan seperti surat jalan, surat pemesanan alat kantor, hingga surat kontrak kerja karyawan.
Jobdesk staff administrasi di berbagai industri
Staff administrasi adalah orang yang bertanggung jawab mengatur kegiatan di perusahaan dan organisasi berjalan efektif.
Namun, tugas mereka berbeda-beda berdasarkan industri. Berikut pemaparan lengkap untuk memudahkan Anda memahami jobdesk staff admin.
Staff administrasi kantor
Staff kantor adalah pekerja yang menjalankan kegiatan administrasi di perusahaan. Karyawan di bidang ini melakukan kegiatan seperti
- mengawasi jalannya operasional kantor,
- membuat jadwal rapat dan konferensi,
- menganalisa data yang relevan dengan bisnis perusahaan,
- mengatur agenda di perusahaan,
- menerima panggilan klien,
- menyapa tamu bisnis,
- mengelola keuangan dan anggaran perusahaan.
Tugas lain yang diberikan yaitu memberikan motivasi pada rekan setim, terlibat dalam pengambilan keputusan bersama manajemen, dan mengawasi pekerjaan staff admin junior.
Staff administrasi keuangan
Tugas staff administrasi keuangan tak jauh berbeda dengan poin nomor 1, tetapi fokus mereka lebih mengelola hal yang berhubungan dengan financial perusahaan, diantaranya
- membuat perencanaan keuangan meliputi peminjaman, pembayaran utang
- mengatur uang kas masuk dan keluar,
- mencatat arus keuangan perusahaan,
- mencari informasi hutang karyawan untuk melakukan pembayaran tepat waktu,
- berkontribusi membuat kebijakan anggaran di perusahaan bersama divisi lain,
- mencatat transaksi yang dilakukan, dan
- menyimpan bukti pembayaran.
Lantaran berkaitan dengan keuangan, staff di bidang ini harus memiliki ketelitian tinggi untuk meminimalisir kesalahan yang dapat merugikan bisnis.
Staff administrasi di pemerintahan
Sejauh ini tidak ada perbedaan tugas staff administrasi kantor umum dengan pemerintahan. Pada dasarkan admin menjalankan kegiatan pencatatan, pembuatan surat dan laporan, pencatatan, penerimaan tamu, rekap dan entry data.
Staff administrasi gudang
Tugas staff administrasi gudang yaitu mencatat barang masuk dan keluar, membedakan barang masuk sesuai kategorinya, dan mencocokan data barang yang ada dengan di data.
Selain itu, staff admin bagian gudang bertugas melakukan pengecekkan persediaan barang secara berkala, mengawasi produk yang kadaluarsa, membuat surat jalan, melakukan retur pada produk makanan yang expired, serta mencatat peralatan di gudang.
Kisaran gaji staff administrasi
Gaji staff administrasi bervariasi sesuai industri tempat Anda bekerja. Tinggi dan rendahnya salary juga tergantung latar pendidikan, keahlian, dan pengalaman.
Namun, kisaran terendah gaji administrasi kantor diketahui mulai dari Rp3.000.000-Rp4.000.000, sedangkan gaji administrasi di rumah sakit sekitar Rp7 jutaan per bulan.
Menariknya, gaji yang ditawarkan bisa lebih besar, jika Anda bekerja dengan perusahaan asing. Akan tetapi syarat utama yang harus dipenuhi adalah menguasai bahasa Inggris atau mandarin.
Keahlian yang wajib dimiliki sebagai staff administrasi
Lowongan staff administrasi bisa ditemukan melalui sosial media, website perusahaan ataupun platform cari kerja. Sebelum melamar, pastikan Anda menguasai keahlian di bawah ini.
Manajemen waktu dan multitasking
Pekerjaan sebagai admin bukan hanya satu, tetapi banyak. Oleh sebab itu, administrator harus memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik untuk menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.
Ini sangat penting bagi kelancaran kegiatan atau agenda perusahaan, sebab mereka bertanggung jawab memastikan jadwal rapat atau konferensi terlaksana.
Selain manajemen waktu admin harus bisa multitasking yaitu mengerjakan pekerjaan berbeda di satu waktu. Sebagai contoh menerima telepon sambil mencatat pesan yang disampaikan si penelpon.
Mampu berpikir analitis dan kritis
Dilansir dari Indeed, seorang admin level tertentu juga terlibat dalam pembuatan kebijakan perusahaan bersama eksekutif. Oleh karena itu, mereka dituntut memiliki pemikiran analitis dan kritis.
Memahami dasar perhitungan dan kegiatan administrasi
Staff administrasi keuangan diharapkan mampu memahami dasar perhitungan demi memudahkan menjalankan tugas yang berkaitan dengan financial.
Di samping itu, admin harus mengetahui dasar administrasi yang benar seperti pencatatan, penerimaan telepon, pengarsipan, input data, hingga surat menyurat
Kemampuan komunikasi yang baik
Skill selanjutnya adalah kemampuan berkomunikasi yang baik secara verbal maupun tulisan. Seorang admin wajib memiliki kemampuan berbahasa yang efektif ketika berkomunikasi dengan pihak internal, eksternal, maupun saat membuat surat resmi.
Baca selengkapnya tentang Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya.
Mengoperasikan alat administrasi
Dalam menjalankan tugas, administrator memerlukan peralatan yang menunjang pekerjaan. Oleh sebab itu, Anda harus bisa mengoperasikan device seperti komputer dan software seperti spreadsheet, MS office, serta lainnya.
Itulah informasi seputar pekerjaan staff administrasi kantor dan di beberapa industri. Jika ingin mencoba berkarier sebagai admin, Anda bisa temukan berbagai kesempatan bekerja dengan perusahaan nasional maupun multinasional melalui app.myrobin.id.
ID 
EN