Sebagai karyawan, terkadang kamu bakal menghadapi kendala atau suatu masalah. Agar dapat mengatasinya, seorang karyawan perlu mengetahui apa itu problem statement. Problem statement atau pernyataan masalah adalah suatu kondisi yang menunjukkan adanya masalah atau kebutuhan yang harus diselesaikan.
Dalam dunia kerja, problem statement seringkali menjadi hal penting yang harus diketahui dan diselesaikan agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan efisien. Melalui artikel ini, MyRobin akan menjelaskan hal-hal seputar problem statement dengan menyertakan contoh komprehensif yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.
Apa itu Problem Statement?
Problem statement adalah pernyataan tentang isu atau masalah saat ini yang membutuhkan tindakan tepat waktu untuk memperbaiki situasi. Secara ringkas, problem statement menjelaskan penghalang yang ada di antara proses fungsional dan/atau produk dengan keadaan saat ini (yang bermasalah).
Problem statement sepenuhnya objektif, hanya berfokus pada fakta-fakta masalah dan tidak menyertakan opini subjektif. Untuk mempermudah hal ini, kamu akan disarankan untuk menanyakan siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa untuk membuat struktur pernyataan masalah. Hal ini juga akan mempermudah pembuatan dan pembacaannya, serta membuat masalah yang dihadapi lebih mudah dipahami dan karenanya dapat dipecahkan.
Manfaat Problem Statement
Selain mendefinisikan masalah yang mendesak, problem statement juga merupakan petunjuk untuk mengajukan solusi yang tepat waktu dan efektif.
Tujuan utama dari problem statement adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan masalah. Hal ini termasuk menjelaskan lingkungan yang ada, di mana masalah terjadi, dan apa dampaknya terhadap pengguna, keuangan, dan aktivitas tambahan. Selain itu, problem statement digunakan untuk menjelaskan seperti apa lingkungan yang diharapkan.
Mendefinisikan kondisi yang diinginkan memberikan visi keseluruhan untuk proses atau produk. Hal ini memperjelas tujuan untuk memulai proyek perbaikan dan tujuan yang ingin dicapai.
Fungsi penting lainnya dari problem statement dapat digunakan sebagai alat komunikasi. Problem statement membantu mendapatkan dukungan dari mereka yang terlibat dalam pekerjaan atau suatu proyek.
Sebagai catatan, problem statement tidak mendefinisikan solusi atau metode untuk mencapai solusi. Problem statement hanya mengenali kesenjangan antara masalah dan kondisi tujuan. Dengan kata lain, “masalah yang dinyatakan dengan baik sudah setengah terselesaikan”.
Kapan Problem Statement Digunakan?
Problem statement bermanfaat untuk mendefinisikan dan memahami masalah dan mengembangkan solusi yang memungkinkan. Dengan begitu, problem statement juga memberikan informasi penting yang krusial dalam pengambilan keputusan terkait proyek atau proses tersebut.
Dikutip dari Indeed, berikut ini adalah kapan harus menggunakan problem statement:
Untuk memperjelas hasil yang diharapkan
Pernyataan masalah tidak hanya mengidentifikasi masalah dan solusi yang diusulkan, tetapi juga memperjelas hasil yang diharapkan. Menetapkan seperti apa solusi yang diinginkan akan membantu memberikan gambaran menyeluruh tentang proyek. Solusi yang diusulkan dan ruang lingkup serta tujuan dari solusi tersebut menjadi jelas melalui pernyataan ini.
Sebagai panduan proyek
Problem statement dapat memberikan panduan untuk menavigasi proyek begitu dimulai. Pernyataan ini terus direferensikan selama durasi proyek untuk membantu tim tetap fokus dan berada di jalur yang benar.
Menjelang penyelesaian proyek atau pekerjaan, pernyataan ini kembali dirujuk untuk memverifikasi bahwa solusi telah diimplementasikan seperti yang dinyatakan dan bahwa solusi tersebut memang menyelesaikan masalah awal. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa langkah-langkah yang tepat telah diambil untuk mencegah masalah yang sama terjadi lagi di masa depan.
Unsur-unsur Problem Statement
Berikut adalah unsur-unsur penting dalam sebuah problem statement:
- Identifikasi masalah: Menjelaskan masalah yang akan dicari solusinya secara jelas dan terperinci.
- Konteks masalah: Memberikan latar belakang masalah, termasuk faktor-faktor yang mempengaruhi dan menyebabkan masalah tersebut.
- Tujuan atau solusi: Menentukan tujuan yang ingin dicapai melalui solusi masalah.
- Batasan: Menentukan batasan masalah, termasuk hal-hal yang tidak diperhitungkan dalam solusi.
- Kriteria sukses: Menentukan kriteria yang harus dipenuhi agar solusi masalah dapat dikatakan sukses.
- Sumber daya: Menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah, seperti tenaga, waktu, dan uang.
- Kendala: Menjelaskan kendala yang mungkin dihadapi dalam proses mengatasi masalah.
Cara Membuat Problem Statement
Dengan memasukkan semua unsur-unsur di atas, problem statement dapat membantu memfasilitasi proses mengatasi masalah dengan lebih efektif dan menghasilkan solusi yang lebih baik. Langkah selanjutnya adalah membuat problem statement. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk membuat problem statement:
1. Menjelaskan bagaimana proses atau solusi yang akan dilakukan
Untuk memulainya, kamu perlu memberikan beberapa konteks untuk mempermudah pemahaman masalah. Coba mulai dengan menjelaskan bagaimana proses apa yang bisa berhasil dan tidak.
Jelaskan secara ringkas tentang fungsi dari prosesnya. Sebagai contoh, kamu bisa memulai dengan hal teoritis, seperti mana sistem yang lebih efisien dan berhasil. Pastikan untuk mengingat apa, siapa, di mana, kapan dan di mana untuk tetap fokus pada solusi.
2. Menjelaskan masalah dan seberapa penting masalah itu
Problem statement tidak hanya mengidentifikasi apa yang menjadi masalah, tetapi juga menjelaskan alasan mengapa hal itu bisa menjadi masalah dan penting untuk diselesaikan. Ia membahas detail masalah, siapa yang terdampak, dan alasan mengapa masalah harus dibenahi. Dalam hal ini, kamu juga dapat mempertimbangkan tindakan-tindakan yang sudah diambil untuk mengatasi masalah tersebut.
3. Jelaskan Kondisi atau Masalah Keuangan
Ketika menyampaikan masalah ke pihak pengambil keputusan, kamu perlu mengungkapkan biaya yang mungkin diterima jika masalah tersebut tidak segera diatasi. Seperti yang kita tahu, terkadang uang menjadi bahasa yang dapat dipahami oleh para pebisnis. Maka dari itu, menjelaskan masalah keuangan dapat mempermudah dalam memaparkan masalah dan memberikan solusi.
4. Lakukan Riset
Selain menjelaskan kerugian yang dapat dialami, kamu juga perlu menyiapkan bukti untuk mendukung klaim tersebut. Jika diabaikan, bisa jadi kamu malah tidak dianggap serius.
Untuk itu, kamu perlu melakukan riset dengan baik terkait masalah tersebut. Lalu, jangan lupa berikan referensi atau sumber dan data terkait untuk kamu sajikan.
5. Coba usulkan solusi
Problem statement juga harus menjelaskan solusi yang kamu usulkan untuk masalah tersebut. Pada tahap ini, kamu tidak akan berfokus untuk menemukan satu solusi. Namun, harus memiliki pemahaman yang kuat tentang penyebab masalah dan siap untuk mengusulkan pendekatan praktis dalam memahami dan mengatasinya.
Coba nyatakan tujuan kamu dengan menyarankan rencana yang matang untuk mengatasi masalah tersebut. Tentu solusi yang kamu usulkan perlu berkaitan dengan riset yang valid.
6. Jelaskan Manfaat dari Solusi yang Diusulkan
Setelah mengusulkan solusi, kamu perlu menjelaskan mengapa solusimu penting dan akan berhasil. Sekali lagi, kamu perlu fokus pada efisiensi dan dampak finansial dari usulanmu.
Tunjukkan pengeluaran apa saja yang akan dipakai dan manfaat apa yang dihasilkan dari solusimu. Misalnya, peningkatan kepuasan klien. Hal ini perlu kamu cantumkan dalam satu paragraf pendek.
Akhiri dengan meringkas masalah dan solusinya
Terakhi, berikan kesimpulan yang ringkas dan jelas. Kesimpulan ini harus terdiri dari masalahnya, mengapa masalah tersebut perlu diperbaiki, dan argumen ringkas mengapa solusi tersebut adalah jawaban terbaik untuk masalah tersebut.
Dengan mengikuti format ini, kamu akan membantu semua pihak yang membacanya untuk memahami masalah dan terbuka untuk mempertimbangkan solusi terbaik.
Contoh Problem Statement
Panjang-pendek problem statement dapat bervariasi. Itu akan tergantung pada kompleksitas masalah. Berikut ini adalah contoh problem statement yang sederhana. Berikut ini adalah contoh pernyataan masalah untuk sales call center:
1. Problem Statement untuk Sales Call Center
Situasi ideal:
Idealnya, staf sales dapat memaksimalkan produksi mereka dengan melakukan lebih banyak kontak dengan prospek atau calon konsumen setiap harinya.
Masalah:
Saat ini, staf sales kami tidak dapat memaksimalkan jumlah prospek yang mereka hubungi setiap hari karena mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari prospek yang memenuhi syarat dan memasukkan informasi prospek ke dalam sistem sebelum melakukan panggilan.
Hal ini menjadi masalah karena waktu yang dihabiskan oleh staf sales untuk melakukan itu semua dapat digunakan untuk menghubungi prospek yang lebih berkualitas dan menghasilkan lebih banyak penjualan.
Kami mengidentifikasi masalah ini ari pusat panggilan saat melakukan survei untuk mengumpulkan umpan balik dari rekan sales kami tentang apa yang membatasi kemampuan mereka untuk memaksimalkan jumlah penjualan mereka.
Konsekuensi:
Rekan penjualan kami saat ini menghabiskan waktu sekitar dua jam per hari untuk menemukan prospek yang memenuhi syarat dan dua jam per hari untuk memasukkan informasi prospek ke dalam sistem kami sebelum mereka mulai melakukan panggilan.
Artinya, staf sales hanya menghabiskan setengah dari hari kerja mereka untuk menelepon prospek yang memenuhi syarat. Karena staf sales kami tidak dapat menggunakan seluruh waktu kerja mereka untuk melakukan kontak dengan prospek, jumlah penjualan mereka secara keseluruhan akan terdampak.
Kami memperkirakan, staf sales akan dapat menghasilkan setidaknya dua kali lipat jumlah penjualan jika mereka dapat menghabiskan seluruh waktu kerja mereka untuk menghubungi prospek yang memenuhi syarat.
Usulan:
Berangkat dari situ, kami mengusulkan membentuk tim peningkatan proses untuk mengidentifikasi beberapa solusi potensial agar kami dapat mengurangi waktu yang dihabiskan oleh staf ales agar tidak melakukan kontak dengan prospek yang memenuhi syarat. Jadi, staf sales akan fokus berhubungan dengan prospek yang telah memenuhi syarat.
Hal yang Perlu Diperhatikan dari Problem Statement
Sebagai catatan, beberapa hal yang perlu kamu hindari ketika menulis atau membuat problem statement:
- Jangan gunakan bahasa yang sulit dimengerti. Buat dengan bahasa yang sederhana.
- Jangan merujuk ke masalah serupa lainnya. Jadi, fokus pada satu problem.
- Jangan terlalu teknis, agar dapat dibaca oleh semua kalangan.
Pada intinya, problem statement memiliki peran penting dalam membantu perusahaan mengatasi masalah dan mencapai tujuannya dengan lebih efisien dan efektif. Demikian penjelasan seputar problem statement. Untuk tahu informasi lain seputar dunia kerja, silahkan kunjungi Blog MyRobin melalui link ini!
ID 
EN