Siapa sangka ternyata pekerjaan di industri keuangan begitu luas, terutama bidang akuntansi. Jika kamu mempunyai latar pendidikan akuntansi maka kamu mempunyai banyak peluang untuk bekerja di bidang ini. Salah satu profesi yang bisa kamu coba adalah account payable specialist. Apa saja peran serta tugas yang harus dilakukan oleh seorang account payable specialist? Selain itu, bagaimana cara untuk menjadi account payable specialist yang profesional? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Definisi Accounts Payable
Accounts payable merupakan sebuah kewajiban (utang) yang dimiliki oleh perusahaan dimana harus segera dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur dengan perusahaan.
Singkatnya, accounts payable adalah istilah yang sering digunakan ketika perusahaan melakukan pembelian produk atau jasa secara kredit. Pembayaran atau pelunasan akan dipenuhi saat barang sudah diterima oleh perusahaan.
Nah, agar segala hal yang berhubungan dengan utang dagang perusahaan ini dapat terselesaikan dengan baik diperlukan seseorang yang mampu untuk mengelola atau menanganinya, yaitu accounts payable specialist.
Profesi ini harus memastikan perusahaan telah melunasi tanggungan utangnya. Sebab, utang yang menumpuk akan membuat perusahaan mengalami kerugian. Tidak hanya itu saja, proses bisnis dengan klien pun juga menjadi terganggu dan tidak akan berjalan lancar.
Biasanya, account payable akan dilakukan oleh perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan atas pembelian barang. Jarang ada perusahaan kecil yang mempekerjakan seorang staff account payable untuk mengelola urusan utang dagang perusahaan. Sebab, sebagian besar tugas account payable akan dikerjakan oleh staf akuntan saja.
Peran Account Payable
Account payable mempunyai peran penting dalam aktivitas bisnis perusahaan. Sehingga, perlu adanya seseorang yang ahli dalam mengurus hal ini agar segala hal yang berkaitan dengan account payable dapat berjalan dengan baik.
Seorang account payable specialist wajib untuk melakukan pengecekan secara berkala terhadap akun ini agar perusahaan dapat memenuhi kewajibannya membayar maupun melunasi utang. Jadi dapat dikatakan bahwa account payable merupakan pengingat bagi perusahaan untuk membayar utang agar tidak menjadi menumpuk dan membuat beban perusahaan semakin besar.
Selain dapat mengurangi beban perusahaan, account payable ini juga mampu menghemat waktu. Saat ini perusahaan tidak perlu menunggu persetujuan faktur, karena account payable dapat dilakukan secara otomatis sehingga tidak ada lagi penundaan proses persetujuan dan menjadi lebih hemat waktu.
Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable Specialist
Beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh Account payable specialist adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa semua pembayaran dan pengeluaran perusahaan
Account payable specialist mempunyai tanggung jawab untuk memeriksa semua pembayaran dan pengeluaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini meliputi pembayaran kepada distributor, upah pegawai, biaya perjalanan bisnis, faktur, hingga laporan keuangan.
Account payable specialist harus memastikan bahwa semua pembayaran dan pengeluaran ini sesuai dengan keadaan sebenarnya. Jika terdapat kesalahan atau perbedaan harus segera dilacak dan diperbaiki kembali.
2. Berkoordinasi dengan bagian supply chain
Secara umum, semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan pihak luar akan melibatkan banyak orang seperti divisi penjualan, purchasing, produksi, distributor, hingga pergudangan. Sehingga, account payable specialist harus berkoordinasi atau bekerja sama dengan pihak tersebut secara tepat.
Di samping itu, wajib bagi seorang account payable specialist untuk mengerti alur supply chain perusahaan. Hal ini bertujuan agar account payable specialist dapat memastikan bahwa barang yang sudah dibeli oleh perusahaan tiba di lokasi tujuan dengan kondisi yang baik.
3. Pencatatan transaksi pembelian
Salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang account payable specialist adalah mencatat seluruh transaksi atau kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya adalah untuk memverifikasi apabila terdapat kesalahan antara data dengan fakta di lapangan.
Selain verifikasi data, account payable specialist juga harus menghitung semua ekstensi dan total faktur, menyiapkan cek gaji untuk karyawan, serta memeriksa harga atau tanda tangan pada faktur yang meragukan.
4. Menganalisis kegiatan pembelian
Tugas selanjutnya yang harus account payable specialist lakukan yaitu menganalisis seluruh kegiatan pembelian yang telah tercatat di dokumen perusahaan. Sebab, terkadang masih terdapat kesalahan dalam pencatatan dokumen tersebut. Maka dari itu, account payable specialist harus selalu mengecek dokumen pembelian dan jika terdapat kesalahan segera untuk dianalisis penyebabnya.
Dalam menganalisis, account payable specialist akan mengumpulkan data-data penting yang berkaitan dengan pembelian terlebih dahulu. Kemudian barulah memeriksa kejelasan serta kelengkapan antara data tersebut dengan dokumen yang dianalisis. Dengan begitu, account payable specialist akan mudah menemukan penyebab dari kesalahan dan segera memperbaikinya agar tidak merugikan banyak pihak.
5. Membuat laporan dan neraca pembelian
Tidak hanya mencatat transaksi saja, namun seorang account payable specialist juga harus menyusun laporan pembelian dan menyerahkannya kepada atasannya. Untuk membuat laporan ini, account payable specialist harus mengetahui seluruh informasi mengenai pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan. Misalnya detail barang, waktu pembelian barang, tempat membeli, serta harga dari barang tersebut.
Selain itu, informasi transaksi pembelian pada laporan bisa digunakan bahan negosiasi ketika melakukan tawar menawar harga pada pembelian selanjutnya. Sehingga, account payable specialist harus teliti dan akurat dalam mencatat historis pembelian.
6. Memantau segala aktivitas pembelian
Setelah Purchase Order (PO) disetujui, maka account payable specialist harus melakukan pengecekan kembali dokumen tersebut sebelum diteruskan ke proses purchasing. Dengan begitu, account payable specialist dapat meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat membuat rugi perusahaan.
Beberapa hal yang biasanya diperiksa oleh account payable specialist yaitu detail informasi mengenai pembeli maupun penjual seperti alamat, nomor handphone, dan email, nomor Purchase Order (PO), tanggal pemesanan, hingga rincian barang.
7. Melakukan tugas-tugas keuangan lainnya
Seorang account payable specialist juga mempunyai tugas-tugas keuangan lainnya seperti memberikan dukungan pemeriksaan serta persiapan pajak, menyimpan semua salinan faktur dan data korespondensi yang diperlukan, hingga rekonsiliasi pembayaran yang diproses melalui verifikasi entri ke saldo perusahaan.
Tidak lupa, account payable specialist juga selalu melakukan perbaikan dan evaluasi dari setiap pembayaran maupun tugas-tugasnya. Dengan begitu, kesalahan dan kesulitan dalam pekerjaan dapat diketahui yang kemudian bisa diperbaiki atau ditingkatkan kembali.
Kualifikasi Menjadi Account Payable Specialist
Jika kamu ingin berkarir di bidang akuntansi dan tertarik untuk mencoba bekerja sebagai account payable specialist, kamu harus memenuhi kualifikasi umum di bawah ini terlebih dahulu:
- Lulusan D3/S1 jurusan akuntansi, ekonomi, keuangan, atau bisnis.
- Mempunyai pengalaman kerja di bidang account payable minimal satu tahun.
- Mampu berkomunikasi dalam bahasa asing atau minimal bahasa inggris.
- Mempunyai ketelitian yang tinggi.
- Memahami tentang dasar pembukuan dan akuntansi.
- Mampu mengoperasikan aplikasi atau software seperti Microsoft Excel dan software akuntansi lainnya.
Gaji Profesi Account Payable Specialist
Dilansir dari Indeed, rata-rata gaji seorang account payable specialist di Indonesia adalah sebesar Rp 4.873.398 per bulan. Gaji tertinggi posisi ini bisa kamu dapatkan di Jakarta dengan jumlah sebesar Rp 5.313.487 per bulan. Jumlah ini biasanya untuk level junior atau tahun pertama.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Account Payable Specialist
Berkarir sebagai account payable specialist tentunya harus mempunyai keterampilan yang mumpuni. Sebab, keterampilan ini akan sangat berguna dalam melakukan pekerjaan maupun mengembangkan diri. Maka dari itu, untuk menjadi seorang account payable specialist yang profesional, kamu harus menguasai beberapa kemampuan di bawah ini:
1. Kemampuan analisis
Untuk menjadi seorang account payable specialist, kamu harus mempunyai kemampuan analisis yang kuat. Sebab, kemampuan ini sangat diperlukan ketika kamu harus meninjau catatan transaksi pembelian untuk menemukan perbedaan dan mengetahui mana aktivitas bisnis yang dapat mengurangi biaya serta meningkatkan arus kasnya.
Cobalah untuk melakukan riset terlebih dahulu dengan mengumpulkan dan memahami jenis akun atau dokumen terkait. Kemudian, kamu bisa menyesuaikan dokumen tersebut dengan fakta di lapangan. Barulah selanjutnya kamu bisa membuat kesimpulan atau menetapkan solusi yang tepat untuk dokumen yang dianalisis.
2. Keterampilan komputer
Dalam berbagai tugas, seorang account payable specialist memerlukan bantuan komputer seperti membuat laporan pembelian, mencatat transaksi pembelian, atau memproses faktur. Setiap perusahaan menggunakan aplikasi atau software tertentu untuk memudahkan pekerjaan. Umumnya, aplikasi yang sering digunakan yaitu Microsoft Excel, Spreadsheet, MYOB, dan lain sebagainya.
Maka dari itu, perlu bagi kamu untuk menguasai keterampilan ini sebelum melamar pekerjaan. Sehingga, ketika kamu diterima di suatu perusahaan kamu sudah mahir dan bisa mengoperasikannya. Jika belum menguasai secara mendalam, kamu bisa mengikuti pelatihan atau kursus online yang saat ini banyak beredar. Pelajari berbagai hal yang mungkin akan digunakan ketika bekerja.
3. Keterampilan dasar matematika
Tentu bekerja di bidang keuangan mengharuskan seseorang untuk menguasai ilmu dasar matematika seperti hitungan, logika, dan lain sebagainya. Sebab, hampir sebagian besar pekerjaan account payable specialist berhubungan dengan angka. Contohnya saat melacak dan memantau proses faktur, menghitung transaksi bisnis, hingga memastikan keseimbangan arus kas perusahaan.
Sebenarnya keterampilan ini sudah kamu dapatkan dari bangku sekolah maupun kuliah. Namun, kamu harus tetap melatihnya dengan cara sering mengerjakan laporan akuntansi. Dengan begitu, kamu akan terbiasa dan lebih cepat mengerjakan pekerjaan yang berbentuk angka.
4. Komunikasi
Jika bekerja sebagai account payable specialist kamu akan berinteraksi dengan banyak orang mulai dari klien, manajer, vendor, supplier, hingga rekan satu divisi. Maka dari itu, kamu harus mampu mendengarkan, menanggapi, dan menyampaikan sesuatu dengan baik. Dengan begitu, kamu akan terhindar dari kesalahpahaman atau miskomunikasi yang dapat mempengaruhi hasil kerja.
Kamu bisa melatih kemampuan ini dengan menjadi pendengar yang baik. Hal ini akan membantu kamu untuk memahami informasi yang disampaikan orang lain. Tidak hanya itu saja, kamu juga harus melatih cara menyampaikan informasi kepada orang lain. Berbicaralah dengan intonasi yang jelas dan kata-kata yang mudah dimengerti oleh lawan bicara. Jika lawan bicara kamu dapat menanggapinya dengan baik maka kamu sudah berhasil menyampaikan informasi dengan baik.
5. Detail dan ketelitian yang tinggi
Bekerja di bidang akuntansi dan keuangan tentu membutuhkan ketelitian yang tinggi. Sebab, jika kamu melakukan kesalahan walaupun kecil akan mempengaruhi pekerjaan lainnya. Bahkan dengan kesalahan tersebut kamu bisa membuat perusahaan mengalami kerugian. Maka dari itu, kamu perlu ketelitian yang tinggi jika ingin berkarir di bidang ini, terutama account payable.
Selain itu, kamu juga harus selalu detail dan rinci ketika mengerjakan tugas atau pekerjaan. Hal ini karena hampir seluruh pekerjaan account payable specialist berhubungan dengan angka, sehingga kamu harus benar-benar memastikan kembali bahwa pekerjaan kamu sudah benar dan tepat.
6. Kemampuan beradaptasi
Hampir semua pekerjaan pasti akan menuntut kamu untuk bisa beradaptasi dengan cepat. Sebab, jika kamu sulit menyesuaikan diri dengan sesuatu atau lingkungan yang baru maka pekerjaan pun menjadi terhambat. Salah satu pekerjaan yang mengharuskan kamu untuk mempunyai kemampuan ini adalah account payable specialist.
Dengan berbagai tugas yang begitu banyak, seringnya berinteraksi dengan pihak luar, serta kegiatan bisnis perusahaan yang selalu baru tiap harinya membuat kamu harus bisa menyesuaikan diri dengan cepat. Cobalah untuk mempelajari budaya, aturan, dan alur kerja perusahaan sebelum mulai bekerja sebagai account payable specialist. Hal ini akan membuat kamu lebih siap dengan segala kondisi serta situasi di tempat kerja baru.
7. Problem solving
Kemampuan yang satu ini akan sering digunakan ketika kamu mengalami suatu kendala atau permasalahan dalam bekerja. Misalnya ketika kamu menganalisis kegiatan pembelian dan menemukan sebuah ketidakcocokan antara data pada dokumen dengan kondisi di lapangan. Maka kamu harus segera menyelesaikan permasalahan tersebut sebelum berakibat pada keuangan perusahaan.
Nah, dengan kemampuan problem solving kamu akan menggunakan lebih bisa menemukan solusi yang tepat untuk permasalahan tersebut dengan cepat. Sebab, kamu mempunyai metode atau cara yang baik untuk menyelesaikan suatu permasalahan.
Latihlah kemampuan ini dengan menemukan suatu permasalahan lalu cobalah untuk memecahkannya. Kamu bisa mulai dengan melakukan riset untuk menemukan sumber masalahnya, lalu selanjutnya analisa penyebabnya dan pilih beberapa solusi yang mungkin untuk masalah tersebut. Terakhir, tentukan solusi yang paling tepat. Dengan begitu, masalah yang kamu hadapi pun akan lebih cepat terselesaikan.
Itulah penjelasan mengenai profesi account payable specialist yang harus kamu pahami jika ingin berkarir di bidang ini. Latihlah kemampuan technical maupun soft skill kamu agar dapat menjadi account payable specialist yang profesional.
Sudah paham tentang tugas dan skill yang dibutuhkan tapi belum menemukan lowongan pekerjaan posisi account payable specialist? Tenang saja, yuk langsung kunjungi app.myrobin.id dan temukan pekerjaan impianmu di sini!