Sekretaris mengandalkan berbagai macam skill untuk membantu mereka menjalankan pekerjaannya. Sering kali, sekretaris menjadi orang yang paling bertanggung jawab untuk mengelola administrasi dan operasional kantor dengan lancar.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tugas-tugas umum sekretaris serta beberapa tanggung jawab tambahan yang menjadi bagian dari pekerjaan mereka.
Apa itu sekretaris?
Sekretaris adalah seseorang yang membantu mengurus segala urusan administratif di kantor. Mereka mengelola tugas-tugas kantor, menjawab telepon, mengatur dokumen dan sistem pengarsipan, serta membantu atasan dan staf dalam proyek dan tugas perusahaan. Sekretaris juga bisa bertindak sebagai resepsionis dan menyambut tamu yang datang ke kantor. Tugas seorang sekretaris bisa bervariasi tergantung pada jenis industri di mana mereka bekerja, tetapi intinya adalah mereka membantu menjalankan operasional perusahaan secara lancar.
Jenis-Jenis sekretaris
Sekretaris biasanya terbagi ke dalam beberapa jenis berikut ini:
Sekretaris administrasi
Sekretaris administrasi bertanggung jawab dalam menjalankan berbagai tugas administrasi dan pengaturan di sebuah perusahaan. Tugas mereka meliputi perencanaan dan penjadwalan pertemuan, mengelola program, mengatur dan menjaga berkas kertas dan elektronik, melakukan penelitian, serta mendistribusikan informasi melalui layanan surat, telepon, email, dan situs web.
Mereka juga berperan sebagai manajer komunikasi dan informasi untuk kantor dan dapat menangani pengaturan perjalanan dan tamu. Sekretaris administrasi biasanya bekerja di rumah sakit, sekolah, lembaga pemerintah, perusahaan, atau kantor medis dan hukum. Pekerjaan mereka seringkali melibatkan duduk dalam waktu yang lama.
Sekretaris eksekutif
Seorang sekretaris eksekutif atau asisten administrasi harus melakukan tugas-tugas administratif, seperti mengetik surat dan mengelola arus informasi di departemen. Mereka juga bekerja untuk pejabat dalam pemerintahan kota dan mewakili mereka di acara atau pertemuan.
Untuk melakukan pekerjaannya dengan baik, seorang sekretaris eksekutif harus sangat teratur, logis, dan memiliki keterampilan komunikasi yang baik baik lisan maupun tulisan. Mereka juga harus bisa menangani banyak tugas sekaligus.
Sekretaris hukum
Seorang sekretaris hukum membantu pengacara dalam melakukan tugas administratif harian untuk mengoperasikan kantor hukum dengan efisien. Selain tugas seperti pengarsipan, pendikten, pengetikan, dan menjawab telepon, mereka juga harus memiliki keterampilan khusus yang dibutuhkan dalam profesi hukum.
Banyak sekretaris hukum bekerja di firma hukum, namun juga ada yang bekerja di pemerintah, departemen hukum perusahaan, peradilan, dan firma kepentingan publik.
Sekretaris kantor
Seorang sekretaris kantor menggunakan berbagai peralatan kantor seperti mesin fotokopi, mesin fax, konferensi video, scanner, dan telepon. Mereka juga menggunakan komputer untuk tugas-tugas seperti mengelola basis data, membuat korespondensi, dan membuat dokumen, laporan, dan presentasi menggunakan software digital.
Selain itu, tugas-tugas mereka juga termasuk memeriksa dan memelihara peralatan yang disewakan, membeli persediaan, bernegosiasi dengan vendor, dan mengelola area seperti perpustakaan perusahaan atau ruang penyimpanan.
Sebagian besar sekretaris kantor juga memberikan orientasi dan pelatihan untuk staf baru, mengatasi masalah teknologi kantor baru, dan melakukan penelitian di Internet.
Sekretaris sekolah
Di sebagian besar sekolah, sekretaris sekolah memainkan peran kunci dalam berkomunikasi dengan anggota masyarakat dan orang tua tentang apa yang terjadi di sekolah. Merupakan tugas sekretaris sekolah untuk memberikan dukungan administratif di sekolah.
Beberapa tugas sekretaris sekolah termasuk mengurus detail administrasi, menangani komunikasi sekolah, dan menjadwalkan janji temu setiap hari. Hal ini menjadikan sekretaris sebagai sumber informasi yang sangat baik bagi orang tua.
Sebagai seorang sekretaris sekolah, anda akan berhubungan dengan berbagai macam orang termasuk murid, guru, orang tua murid, kepala sekolah, pekerja sosial, pekerja sosial dan petugas kesejahteraan pendidikan. Jika sekolahnya lebih kecil, seorang sekretaris harus melakukan beberapa tugas manajemen bisnis sekolah tambahan seperti tanggung jawab untuk keuangan.
Sekretaris litigasi
Sekretaris litigasi bekerja di berbagai lingkungan kantor seperti lembaga pemerintah, firma hukum, perusahaan real estate, pengadilan, dan departemen bantuan hukum. Sebagai sekretaris litigasi, anda akan diharapkan untuk berkomunikasi dengan hakim, administrator pengadilan, klien, pekerja pengadilan, mitra firma hukum dan staf firma hukum lainnya.
Sekretaris litigasi harus pandai berbicara, terorganisir, dan ahli dalam manajemen waktu. Tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris litigasi termasuk menjawab panggilan telepon, mengetik, bekerja dengan ringkasan, pengarsipan, mengatur janji temu, dan mosi dan pembelaan. Selain itu, sekretaris juga harus memahami berbagai aspek hukum.
Sekretaris medis
Sekretaris medis adalah orang yang bekerja di kantor medis atau rumah sakit dan memiliki tanggung jawab khusus dalam tugas-tugas kesekretariatan, seperti menagih pasien, menjadwalkan janji temu, menangani korespondensi, dan menyusun bagan dan laporan medis.
Mereka juga membantu dokter dengan tugas-tugas seperti menulis surat-surat, laporan, dan artikel, menagih perusahaan asuransi, mengajukan permohonan rawat inap pasien, dan memesan persediaan.
Untuk menjadi sekretaris medis, seseorang harus memiliki keterampilan yang tinggi dan kemampuan bekerja secara detail, serta kemampuan komunikasi yang baik.
Sekretaris real estate
Sekretaris real estate bertugas untuk memberikan dukungan administratif kepada pengacara dan profesional hukum dalam segala urusan real estate, seperti memproses laporan pengeluaran, mengatur pertemuan, mengkoordinasikan rencana perjalanan, serta membuat, menyusun, dan mengedit dokumen real estate seperti dokumen penjualan, kontrak pembelian dan penjualan, surat perjanjian, sewa, pameran, dan penutupan.
Jika Anda tertarik untuk menjadi sekretaris real estate, pastikan Anda memiliki soft skill yang diperlukan seperti kemampuan berkomunikasi dengan baik, terorganisir, dan perhatian terhadap detail.
Sekretaris Unit
Seorang sekretaris unit bekerja di berbagai institusi seperti rumah sakit, klinik, institusi kesehatan mental, sekolah, dokter gigi, dan kantor dokter. Tugasnya adalah memastikan kegiatan administratif berjalan lancar dengan pengetahuan medis dasar dan kemampuan hubungan masyarakat yang baik.
Seorang sekretaris unit harus mampu berinteraksi langsung dengan pasien. Oleh karena itu, ia harus mampu menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah, menjadwalkan janji temu, membahas penagihan, dan mengarahkan rujukan. Kemampuan sekretaris yang sangat baik sangat penting dalam pekerjaan ini.
Jadi, jika Anda tertarik untuk menjadi sekretaris unit, pastikan Anda memiliki pengetahuan medis dasar dan kemampuan hubungan masyarakat yang baik, serta kemampuan untuk berinteraksi dengan pasien secara efektif dan menyelesaikan masalah secara efisie
Tugas dan tanggung jawab sekretaris
Seorang sekretaris memiliki beragam tugas dan tanggung jawab tergantung dari jenis perusahaan dan lingkungan kerjanya. Secara umum, tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris adalah:
Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
Seorang sekretaris biasanya menjawab telepon kantor dan mengarahkan panggilan ke orang yang tepat. Mereka juga dapat menerima panggilan dari klien dan mengarahkannya ke pengacara atau orang lain yang relevan. Sekretaris juga menerima pesan dan korespondensi lainnya serta harus dapat memprioritaskan komunikasi yang penting.
Mengatur dan mendistribusikan pesan
Pekerjaan penting lainnya yang biasanya dilakukan oleh sekretaris adalah mengorganisir dan mendistribusikan memo, catatan, pesan, dan komunikasi tertulis lainnya. Sebagai contoh, seorang sekretaris eksekutif yang bekerja untuk CEO perusahaan besar di bidang teknologi mungkin diharapkan untuk mengatur dan menyebarkan berbagai pesan atau memo yang sangat penting kepada CEO mereka. Pesan yang bersifat mendesak mungkin berkaitan dengan perubahan kontrak klien, dan sekretaris eksekutif harus mampu melakukan komunikasi yang cepat dan efisien saat mereka menyampaikan pesan.
Menjaga dan mengatur jadwal perusahaan
Tugas lain yang dilakukan oleh sekretaris adalah mengatur jadwal dan agenda kerja. Sebagai contoh, seorang sekretaris di sebuah perusahaan pemasaran besar dapat mengatur jadwal kerja tim di setiap departemen perusahaan serta mengatur janji temu antara eksekutif dengan klien, vendor, dan pemegang saham. Selain itu, sekretaris juga bisa membantu mengingatkan staf akan jadwal dan tugas yang perlu dilakukan, serta mempersiapkan konferensi atau pertemuan yang akan datang.
Mengatur dokumen dan file
Menjaga dokumen, catatan, dan berkas tetap teratur adalah tugas penting lain yang dilakukan oleh sekretaris. Misalnya, sekretaris medis biasanya bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem pengarsipan untuk catatan medis pasien, laporan pengeluaran untuk persediaan medis dan obat-obatan, dokumentasi prosedur, dan dokumen penting lainnya. Seringkali, dokumen, file, dan catatan perusahaan disimpan dalam database komputer, karena itu sekretaris seringkali diharapkan memiliki keterampilan teknis yang diperlukan untuk menggunakan sistem pengarsipan ini.
Menyambut klien bisnis dan tamu
Selain tugas administratif, seorang sekretaris juga dapat bertindak sebagai resepsionis di tempat kerja. Sebagai contoh, seorang asisten eksekutif dapat menyambut tamu yang datang untuk pertemuan atau konferensi, membantu mereka duduk dan menawarkan minuman, serta mencatat selama pertemuan. Hal ini dapat membantu mempertahankan citra profesional dan merek perusahaan. Namun, perlu diingat bahwa tugas ini bukanlah tanggung jawab utama seorang sekretaris, tetapi dapat dilakukan sebagai bagian dari pekerjaan mereka.
Mendokumentasikan informasi keuangan
Tugas penting lainnya yang dilakukan oleh sekretaris adalah mengelola informasi keuangan seperti pengeluaran, pendapatan, dan laporan keuangan. Sebagai contoh, seorang sekretaris di perusahaan penjualan mungkin bertanggung jawab untuk mencatat angka penjualan dan pendapatan dari laporan tim penjualan, serta pengeluaran dan biaya operasional perusahaan. Selanjutnya, sekretaris dapat menggunakan perangkat lunak spreadsheet untuk mengatur data keuangan ke dalam laporan keuangan tertentu yang akan dianalisis dan disetujui oleh CEO perusahaan.
Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
Sekretaris juga dapat menjadi orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan catatan inventaris dan memelihara perlengkapan kantor. Sekretaris juga mungkin bertanggung jawab untuk memesan persediaan yang hampir habis. Sebagai contoh, seorang admin kantor dapat membuat spreadsheet bulanan untuk mencatat jumlah persediaan seperti kertas fotokopi, tinta, pulpen, folder arsip dan persediaan lainnya untuk melacak persediaan mana yang dibutuhkan dan persediaan mana yang cukup tersedia.
Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan
Selain menjadwalkan pertemuan dan konferensi, sekretaris juga dapat mengambil tanggung jawab untuk mengatur dan melaksanakan pertemuan. Misalnya, sekretaris eksekutif untuk CEO perusahaan retail dapat mengatur pertemuan dengan desainer pakaian, merek fashion, atau profesional lainnya di industri ini. Kemudian, sekretaris dapat memimpin rapat dengan mendiskusikan poin-poin penting dari konferensi tersebut dan membuat catatan untuk CEO dan pengambil keputusan lainnya di perusahaan. Sekretaris dapat menjadi anggota tim yang penting dalam melakukan tugas-tugas seperti ini, karena eksekutif, direktur, dan profesional tingkat tinggi lainnya terkadang tidak dapat hadir dalam situasi yang sama.
Membantu para eksekutif dengan berbagai tugas proyek
Sekretaris juga dapat membantu atasan mereka dengan tugas-tugas yang lebih kecil namun penting, seperti mengecek tata bahasa dan ejaan, serta membantu dalam penyusunan laporan atau presentasi. Mereka dapat memastikan bahwa semua dokumen dan presentasi yang disiapkan oleh atasan mereka terlihat profesional dan mudah dipahami oleh audiens. Karena beragamnya tugas yang dilakukan oleh seorang sekretaris, diperlukan kemampuan teknis seperti penggunaan perangkat lunak kantor dan kemampuan pengarsipan yang baik, serta kemampuan interpersonal seperti komunikasi yang efektif, kemampuan analitis, dan organisasi yang baik. Semua keterampilan ini membantu seorang sekretaris menjadi sukses dalam pekerjaannya dan membantu atasan mereka mencapai tujuan perusahaan.
Mengawasi staf dan karyawan baru
Sekretaris juga dapat berperan sebagai mentor bagi karyawan dalam hal menerapkan proses dan melatih staff baru. Karena keahlian dan pengalaman mereka di dalam organisasi, banyak sekretaris membantu karyawan dan karyawan baru dalam memperkuat kemampuan mereka, mengikuti kebijakan perusahaan dan mempelajari lingkungan perusahaan yang lebih luas. Sebagai contoh, seorang sekretaris hukum dapat secara sukarela menjadi mentor bagi paralegal baru dan mendemonstrasikan cara mengoperasikan komputer dan sistem pengarsipan, cara mengatur dokumen berdasarkan praktik yang berlaku saat ini, serta cara menyelesaikan tugas dan menangani klien dengan baik.
Berkoordinasi dengan organisasi lain
Sekretaris memiliki peran yang penting dalam mengkoordinasikan dan menjalin hubungan dengan bisnis dan organisasi lain. Mereka sering bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal, seperti kontraktor, desainer, dan organisasi teknik lainnya. Sebagai contoh, seorang sekretaris di perusahaan teknik dapat bekerja untuk menghubungkan perusahaan dengan kontraktor untuk mengatur pertemuan, membantu perusahaan membeli sumber daya yang dibutuhkan, atau bahkan membantu membentuk kemitraan bisnis. Dengan cara ini, sekretaris dapat membantu memperkuat hubungan bisnis dan membangun citra positif perusahaan di mata publik.
Menerapkan prosedur administrasi
Sekretaris juga dapat berperan dalam mengembangkan dan mengimplementasikan kebijakan perusahaan dan berbagai prosedur administratif. Sebagai contoh, sekretaris medis dapat mengembangkan prosedur untuk mendokumentasikan rencana perawatan pasien yang mencakup serangkaian langkah untuk mendokumentasikan informasi medis dalam database. Sekretaris kemudian dapat mengimplementasikan prosedur baru ini dengan melatih perawat dan staf tentang cara melaksanakan arahan kebijakan.
Berapa gaji seorang sekretaris?
Rata-rata gaji untuk sekretaris adalah Rp 4.782.486 per bulan di Indonesia. Tergantung dari tingkatan sekretaris, skala perusahaan, dan jenis perusahaan.
Keahlian apa yang dibutuhkan seorang sekretaris?
Sebagai sekretaris, ada berbagai tugas dan tanggung jawab yang harus anda lakukan. Agar berhasil menyelesaikan tugas-tugas ini, anda dapat mengembangkan keterampilan lunak berikut ini:
- Problem-solving (Pemecahan masalah)
- Komunikasi verbal dan nonverbal yang baik
- Teamwork Skills (Keterampilan kerja sama tim)
- Keterampilan interpersonal yang kuat
- Layanan pelanggan yang kuat
- Fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi
- Keterampilan organisasi
- Manajemen waktu
- Atensi terhadap detail
- Keterampilan administratif, komputer dan teknis
- Keterampilan analitis
- Diplomasi dan kebijaksanaan
- Loyalitas
- Kepemimpinan yang baik
Apa yang menjadikan seorang sekretaris berkualitas?
Sekretaris yang baik memiliki berbagai kualitas – baik hard skill maupun soft skill yang membantu mereka berhasil dalam suatu pekerjaan. Kualitas-kualitas ini dapat dipelajari dan dikembangkan dengan sedikit dedikasi. Di bawah ini adalah beberapa kualitas yang menjadikan seorang sekretaris yang berkualitas:
Proaktif
Sekretaris yang baik akan membantu orang lain ketika mereka memintanya dan memprediksi apa yang mungkin diperlukan di masa depan. Bersikaplah proaktif dan perhatikan praktik-praktik untuk mengantisipasi kebutuhan orang lain. Berorientasi pada detail pada tugas-tugas yang telah dialokasikan dapat membantu anda menjadi proaktif. Dengan cara ini, anda dapat meningkatkan keandalan dan kemampuan beradaptasi.
Teliti dan terorganisir
Kualitas ini sangat penting untuk diri anda sendiri karena anda menangani banyak pekerjaan, dan juga untuk orang-orang yang bekerja untuk anda. Ciptakan berbagai teknik untuk tetap terorganisir, baik dengan tulisan tangan atau memanfaatkan teknologi organisasi. Terorganisir sangat berguna jika profesi Anda mengharuskan Anda untuk membuat rencana perjalanan, mengatur jadwal orang lain, atau mengatur beberapa kegiatan.
Teliti dalam membuat catatan
Membuat catatan yang lengkap dan teliti tentang apa yang disampaikan dan diminta selama rapat atau percakapan telepon sangat berguna untuk referensi di masa mendatang. Menyimpan catatan ini dapat menunjukkan bahwa anda sepenuhnya menyadari apa yang sedang terjadi. Hal ini juga dapat membuat anda menjadi orang yang tepat untuk mendapatkan fakta-fakta yang mungkin diabaikan atau dilupakan oleh orang lain.
Komunikatif
Sekretaris yang baik adalah yang komunikatif, informatif, dan menyenangkan untuk diajak bicara. Dengan kemampuan komunikasi verbal dan nonverbal yang kuat, anda dapat berbicara secara langsung, jelas, efektif dan memiliki tujuan kepada semua pemangku kepentingan yang berinteraksi dengan anda. Mengetahui cara menulis email dan komunikasi yang singkat dan ringkas baik secara internal maupun eksternal dapat menjadi keuntungan yang signifikan, mengingat komunikasi yang sukses adalah bagian penting dari pekerjaan anda.
Hal yang dapat anda pelajari untuk menjadi seorang sekretaris
Lulusan politeknik sering kali memenuhi syarat untuk posisi entry-level. Memiliki diploma atau sertifikat kompetensi profesi dapat memberi anda keunggulan dengan menunjukkan dan memvalidasi keterampilan anda dalam manajemen kantor, administrasi database dan keterampilan komputer dasar. Keterampilan komputer ini meliputi kemahiran dalam spreadsheet, pengolah kata, dan manajemen basis data.
Meskipun gelar sarjana biasanya tidak diperlukan untuk menjadi sekretaris, gelar ini mungkin diperlukan di beberapa industri seperti kedokteran dan hukum. Jika anda tertarik untuk mengejar posisi sekretaris di industri ini, anda mungkin perlu mengambil pelatihan khusus industri untuk mempelajari lebih lanjut tentang prosedur, jargon, dan terminologi industri. Jika anda ingin naik ke posisi sekretaris tingkat eksekutif, anda mungkin membutuhkan gelar sarjana, ditambah dengan pengalaman profesional selama beberapa tahun, untuk meningkatkan peluang anda untuk terpilih.
Sekretaris memegang peran penting dalam semua organisasi. Kemampuan mereka dalam menjalankan administrasi yang efektif dan memastikan fungsi bisnis atau perusahaan yang optimal. Oleh karena itu, sekretaris dapat melakukan berbagai tugas dan tanggung jawab yang berbeda, maka sangat penting bagi sekretaris untuk memiliki berbagai keterampilan seperti keterampilan administratif, keterampilan komunikasi, keterampilan layanan pelanggan, keterampilan teknis, keterampilan analisis dan pemecahan masalah.
Sekretaris juga dapat mengandalkan keterampilan kepemimpinan untuk mengatur dan mengarahkan staf dan prosedur kantor. Perusahaan yang ingin mempekerjakan sekretaris mengetahui nilai dari sekretaris yang berpengalaman dan sangat menghargai mereka.
Jika Anda sedang mencari pekerjaan, MyRobin Super App adalah platform yang sangat sesuai untuk Anda dalam menemukan peluang pekerjaan terbaik di Indonesia. Di sana, Anda memiliki kesempatan untuk memilih dan mengajukan lamaran pekerjaan yang Anda inginkan loh, termasuk sekretaris. Jadi, tunggu apalagi? Segera unduh MyRobin Super App sekarang juga!
Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar karir dan HRD? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!