Lowongan sekretaris junior kini bisa ditemui melalui aplikasi dan sosial media resmi perusahaan. Namun, sebelum mulai melamar yuk simak apa saja tugas sekretaris di berbagai industri.
Sekretaris sering dianggap sebagai pekerjaan yang mudah dan tidak melelahkan, seperti kebanyakan job pada umumnya. Akan tetapi, anggapan ini salah besar.
Nyatanya jadi sekretaris perusahaan bukan hanya bertugas mencatat dan mengatur jadwal, tapi juga berhubungan baik dengan berbagai lapisan karyawan serta klien bisnis.
Parahnya ada pula yang menyamakan sekretaris dan resepsionis, sebab sama-sama bisa menerima tamu. Mari bahas tuntas lewat pembahasan berikut ini.
Apa itu pekerjaan sekretaris?
Pekerjaan sebagai sekretaris biasa diisi oleh orang dari lulusan administrasi perkantoran, ilmu perpustakaan, dan manajemen perkantoran. Namun, bisa juga ditempati oleh orang di luar dari jurusan di atas.
Dilansir dari Indeed, sekretaris adalah pekerja profesional yang memiliki peran integral dalam lingkungan bisnis maupun organisasi.
Mereka bertanggung jawab mengatur jadwal kantor, menerapkan prosedur dan pekerjaan administrasi utama hingga tambahan.
Pekerjaan ini ada di berbagai industri seperti rumah sakit, perkantoran, hukum, organisasi, sekolah, dan badan pemerintahan.
Fungsinya bisa dikatakan penting untuk membantu kegiatan kantor berjalan optimal dan semestinya. Simak daftar tanggung jawabnya di bawah.
Tugas sekretaris
Melansir dari Target Jobs, tugas sekretaris tak sekadar mencatat atau membuat jadwal meeting. Ada lebih dari 7 tanggung jawab yang dipegang dan bisa bertambah tergantung di mana mereka bekerja, diantaranya
- menjawab panggilan masuk,
- menerima pesan dari klien,
- menangani korespondensi,
- mengarsipkan surat dan file penting,
- membuat jadwal pertemuan,
- menuliskan agenda pimpinan atau direksi,
- menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak
- menyusun laporan,
- mengoordinasikan surat-surat ke internal maupun pihak eksternal,
- memproses tagihan dan menyimpan bukti pembayaran,
- menyapa tamu yang datang,
- membantu supervisor,
- mengawasi sekretaris baru, dan
- menerapkan sistem administrasi yang baru.
Seorang sekretaris bisa memegang banyak tugas sekaligus, tetapi ada pula yang hanya menerima sedikit tanggung jawab karena jobdesk-nya didelegasikan ke karyawan lain.
Selain itu, tugas sekretaris juga bisa dibedakan berdasarkan tipe dan industri mereka bekerja. Sebelum sampai ke pembahasan tersebut, inilah paparan lengkap tugas sekretaris.
1. Menerima dan meneruskan panggilan
Tugas umum sekretaris adalah menjawab dan meneruskan panggilan ke orang yang tepat. Ini berlaku di beberapa industri seperti rumah sakit, kantor, hingga hukum.
Seorang sekretaris bertanggung jawab menerima panggilan masuk, pesan, dan undangan dari klien, lalu menyampaikannya pada pihak tertuju.
Pada beberapa kasus, sekretaris juga mengarahkan panggilan ke orang atau divisi yang diminta, demi membantu penelpon mendapatkan informasi yang diinginkan.
Sebagai contoh sekretaris kantor mendapat panggilan dari mitra perusahaan yang ingin berbicara dengan direksi atau manajemen.
Tujuan telepon untuk mengajukan beberapa masalah mendesak, maka sekretaris berkewajiban menyampaikan permintaan tersebut pada pihak tertuju.
2. Menjaga kegiatan perusahaan berjalan efektif
Sekretaris bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional yang ada di perusahaan. Demi memastikan kegiatan berjalan optimal, sekretaris harus membuat agenda dan jadwal.
Apabila Anda berperan sebagai sekretaris direktur atau CEO, maka tugasnya adalah menuliskan jadwal dan agenda kegiatan mereka seharian.
Di departemen tertentu, sekretaris juga membuat jadwal meeting di perusahaan dan mengabarkan ke setiap partisipan yang diundang, misal klien, vendor atau pemegang saham.
Di samping itu, sekretaris memiliki hak untuk melakukan follow up ke staff dan undangan untuk datang ke rapat tersebut.
3. Menyambut tamu pimpinan
Sekretaris perusahaan biasanya diberikan tanggung jawab, menyapa tamu atau klien yang datang. Kemudian, mengarahkan mereka untuk memasuki ruangan pimpinan atau meeting.
Setelah tamu diterima oleh resepsionis di pintu depan, mereka akan diantar ke ruangan sekretaris untuk kemudian diarahkan bertemu dengan pihak tertuju, misal direksi.
Selain itu, sekretaris juga bertugas menyiapkan makanan atau minuman untuk tamu serta mencatat poin penting dari diskusi yang dilakukan.
4. Menyiapkan dan menyusun laporan
Salah satu tugas sekretaris adalah membuat dan menyiapkan laporan bisnis. Ini tergantung industri tempat Anda bekerja. Jika firma hukum maka laporan bisa berupa pengaduan klien, kasus baru yang akan ditangani, hingga hal penting terkait bukti kasus.
Menurut DIY Committee Guide, Anda akan diminta untuk menulis nama dan kontak penting yang berhubungan dengan bisnis perusahaan.
5. Membuat jadwal pertemuan
Pekerjaan paling umum dari sekretaris adalah membuat jadwal pertemuan dengan klien, mitra, stakeholder, maupun shareholder.
Anda harus mengatur tempat dan jam meeting yang tepat, agar pertemuan bisa dihadiri dan tak lupa mengabarkan pada semua pihak jika terjadi perubahan rencana.
6. Mengelola database
Semua laporan dan notulen dari rapat harus disimpan rapi untuk keperluan bisnis di masa mendatang. Oleh sebab itu, sekretaris harus cakap dalam mengarsipkan dan mengelola database. Keahlian menggunakan tools atau komputer akan sangat membantu pengerjaan.
7. Menghadiri rapat
Setelah membuat jadwal meeting dengan staff hingga klien, sekretaris tak lantas pergi dari ruangan. Mereka berada di dalam untuk membuat MoM atau notulen.
Hasil notulen akan diperiksa dan disetujui oleh pimpinan, selanjutnya baru dikirimkan ke partisipan yang tidak hadir kemudian diarsipkan.
8. Menjalin komunikasi dengan lapisan karyawan dan klien
Selain menjalankan tugas administrasi, sekretaris turut berperan sebagai humas. Mereka membantu menyampaikan pesan atau keluhan dari karyawan biasa ke pimpinan ataupun sebaliknya.
Sekretaris bertanggung jawab memberikan informasi bagi mitra dan pihak yang terlibat dalam bisnis.
9. Mengurus keperluan kantor
Ketika memutuskan ingin berkarier jadi sekretaris, Anda harus siap memegang tanggung jawab yang tak sedikit. Ya, sekretaris ternyata juga mengurusi kebutuhan kantor.
Seorang sekretaris diberikan tugas memesan, menyimpan catatan pembelian kebutuhan dan memelihara perlengkapan kantor.
Namun, tenang sekretaris hanya perlu mencatat barang yang habis dan melakukan pemesanan. Sementara barang akan diambil oleh karyawan dari divisi lain.
10. Mendokumentasikan informasi keuangan
Peran ini tergantung kebutuhan perusahaan, terkadang pencatatan informasi keuangan dilakukan oleh financial staff bukan sekretaris.
Dokumentasi meliputi bukti transaksi pembelian barang, pembayaran kegiatan, pengeluaran, dan pendapatan.
11. Memastikan perusahaan bebas dari pelanggaran hukum
Seorang sekretaris turut berperan melindungi perusahaan dari pelanggaran hukum. Mereka mencatat keputusan penting, menyimpan dan mengarsipkan persyaratan hukum.
Sekretaris harus memastikan informasi yang tertera di berkas itu sesuai dengan hukum yang berlaku dan tidak menyimpang.
12. Mendistribusikan pesan ke berbagai pihak
Ingat bukan kalau sekretaris bertugas membuat note, notulen, jadwal, dan agenda? Mereka juga wajib mendistribusikan pesan jika diperlukan. Bukan untuk pihak internal saja, melainkan eksternal.
13. Melakukan supervisi pada sekretaris junior
Sekretaris senior bersama HRD atau pimpinan divisi ikut terlibat mengawasi staf junior ketika menjalankan pekerjaannya, agar sesuai dengan prosedur administrasi.
Fungsi sekretaris di perusahaan
Sekretaris bukan sekadar profesi yang dilakukan dari balik meja saja. Namun, mereka juga memegang peranan penting dalam keberhasilan manajemen perusahaan lewat jobdesk-nya.
Fungsi sekretaris di perusahaan maupun organisasi adalah sebagai berikut.
1. Humas
Fungsi ini artinya sekretaris ikut terlibat dalam penyampaian pesan dari pegawai ke pimpinan, begitu pula sebaliknya baik berupa kritik maupun saran.
Sekretaris bisa dikatakan sebagai jembatan yang menghubungkan pihak-pihak di organisasi maupun bisnis perusahaan.
Oleh karena itu, sekretaris wajib menjaga sikap dan memiliki profesionalisme tinggi untuk menjaga hubungan dengan banyak pihak sekaligus.
2. Penasehat manajemen
Seringkali sekretaris diminta untuk memberikan saran apabila manajemen mengalami kendala karena dianggap sebagai pihak netral. Opini yang disampaikan terkadang dipertimbangkan oleh pimpinan.
3. Pejabat eksekutif
Sekretaris menjalankan peran resmi itulah arti dari fungsi pejabat eksekutif. Mereka bertanggung jawab menangani hal vital seperti keuangan dan pengarsipan, mengawasi, koordinasi, dan membuat kegiatan kantor berjalan semestinya.
Jenis sekretaris
Hampir di setiap industri maupun organisasi memiliki sekretaris yang bertugas menjalankan kegiatan administrasi. Berikut terangkum jenis-jenis sekretaris dan pengertian singkatnya.
1. Company secretary
Sekretaris perusahaan adalah orang yang mengurusi administrasi sebuah company. Tanggung jawabnya termasuk membuat agenda kegiatan, jadwal meeting, mencatat, menyusun laporan, membuat notulen hingga mengarsipkan dokumen.
2. Executive secretary
Sekretaris eksekutif bertugas menjalankan tugas administrasi seperti mengkoordinir alur kerja kantor dan membuat jadwal pertemuan. Biasanya khusus membuat agenda dan jadwal eksekutif saja seperti dewan direksi, komisaris, maupun CEO.
3. Sekretaris pribadi
Hampir mirip dengan sekretaris direktur dan eksekutif lainnya, tipe sekretaris ini hanya mengurusi jadwal dan kegiatan satu pimpinan saja. Jadi, tugasnya lebih terfokus untuk membantu mengatur aktivitas mereka.
4. Sekretaris organisasi politik
Organisasi politik seperti partai, dewan, dan menteri memerlukan sekretaris yang memiliki tugas serupa. Mereka bergerak di bawah naungan badan pemerintahan.
5. Sekretaris klub
Pada lingkup yang kecil ada yang namanya sekretaris klub atau mewakili bidang tertentu dan biasanya ada di ekstrakurikuler sekolah atau perkuliahan.
Sebagai contoh Anda menjadi sekretaris untuk event pameran di kampus, maka tugas Anda adalah membuat jadwal dan memastikan acara tersebut berjalan sesuai agenda yang dibuat.
Tugas dan tanggung jawab sekretaris di tiap industri
Tugas sekretaris perusahaan sudah kita bahas di atas, apakah Anda penasaran dengan tugas sekretaris di industri lainnya? Simak informasi di bawah ini.
1. Tugas sekretaris bank
Tanggung jawab sekretaris bank tidak jauh berbeda dengan sekretaris pada umumnya. Namun, mereka lebih fokus mengawasi produk dan tindakan bank agar sesuai dengan prosedur dan hukum yang berlaku. Selain itu, menghubungkan suatu bank dengan mitranya.
2. Tugas sekretaris organisasi
Tugas sekretaris organisasi adalah membantu pimpinan melaksanakan rencana kegiatan, mengkoordinir staf, memonitoring, menjalankan administrasi umum berkaitan dengan organisasi, mengevaluasi, dan membuat laporan.
3. Sekretaris rumah sakit
Sekretaris di industri ini bertanggung jawab terhadap administrasi medis dan asuransi. Adapun tugas yang dipegang yaitu menjadwalkan janji temu dan menyimpan catatan medis pasien.
4. Financial secretary
Sekretaris keuangan merupakan orang yang bertugas menangani masalah keuangan mulai dari pencatatan, pelacakkan, dan pengarsipan inventaris serta bukti pembayaran.
5. Law secretary
Terakhir yang akan dibahas adalah sekretaris hukum, perannya tak jauh berbeda dengan keempat di atas. Mereka bertugas menerima telepon dari klien, menerima pesan atau kasus baru, membuat agenda kegiatan, hingga membuat jadwal pertemuan.
Keterampilan yang harus dikuasai sekretaris
Sekretaris perusahaan adalah orang yang berperan penting dalam membantu kegiatan operasional divisi maupun perusahaan.
Mereka merupakan penghubung di tiap lapisan pekerja. Oleh sebab itu, ada ketentuan yang harus diperhatikan jika ingin melamar di posisi ini.
Melansir dari Page Personnel, sekretaris yang andal wajib menguasai keahlian dan kualifikasi di bawah ini:
- menguasai skill komunikasi yang profesional,
- kemampuan manajemen dan administrasi yang baik,
- memiliki inisiatif tinggi,
- keahlian menggunakan komputer,
- mampu membuat keputusan,
- punya kemampuan manajemen waktu yang baik,
- multitasking,
- perhatian ke detail, dan
- mampu mengatur emosi agar tetap tenang di setiap situasi.
Baca juga Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya
Memangnya berapa gaji sekretaris di perusahaan? Kisaran salary yang ditawarkan beragam tergantung lokasi, level pekerjaan, dan pengalaman.
Tentunya kalau sudah senior bisa lebih tinggi dari UMR. Namun, untuk level junior gaji sekretaris di Jakarta sekitar Rp4,7 jutaan.
Itulah pembahasan lengkap terkait sekretaris mulai dari pengertian hingga kisaran gaji yang diterima. Jika kamu tertarik dengan pembahasan menarik lainnya, anda bisa mengunjungi blog MyRobin menyediakan informasi seputar rekrutmen dan karir.