Tahukah kamu, ternyata hingga saat ini masih banyak perusahaan yang memanfaatkan surat penawaran untuk menjalin kerjasama atau mempromosikan produknya kepada calon pembeli lho. Walaupun kini sudah ada media elektronik yang bisa dibilang lebih memudahkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, namun nyatanya surat penawaran masih eksis digunakan sebagai bentuk transaksi bisnis secara resmi dan formal.
Jadi, tidak ada salahnya jika kamu menggunakan surat penawaran ini untuk tujuan bisnis kamu. Namun, sebelum mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli, ada baiknya kamu mengetahui terlebih dahulu bagaimana caranya membuat surat penawaran yang baik dan benar itu.
Bagaimana cara membuatnya? Yuk, langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Definisi Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat resmi yang berisi informasi khusus mengenai produk, baik itu barang maupun jasa untuk dikirim kepada calon pembeli dengan maksud agar calon pembeli tersebut tertarik dan membelinya.
Dalam surat penawaran ini, biasanya sudah mencakup detail informasi dari produk yang ditawarkan, harga produk, kemudahan yang calon pembeli dapatkan (gratis ongkir/service/garansi), cara pembayaran dan pengiriman produk, hingga promo atau potongan harga.
Perusahaan sebagai pihak penjual tentu harus membuat penawaran produk yang jelas, menarik, dan menguntungkan. Dengan begitu, calon pembeli akan mempertimbangkan dan menyetujui penawaran tersebut. Mereka akan mengirim surat balasan yang berisi persetujuan kerjasama atau detail pesanannya. Namun, perusahaan juga harus siap jika calon pembeli menginginkan negosiasi harga. Hal ini sering terjadi ketika calon pembeli memesan produk dalam jumlah yang besar atau membayar secara tunai.
Di samping itu, surat penawaran ini ternyata mempunyai fungsi dan manfaat yang menguntungkan bagi perusahaan. Sebab, perusahaan dapat menjangkau calon pelanggan potensial yang sesuai dengan target mereka.
Tidak hanya itu saja, perusahaan secara tidak langsung juga dapat memperluas relasi bisnisnya dengan pihak eksternal, yang mungkin saja di masa mendatang dapat membantu dalam perkembangan bisnis perusahaan. Jadi, tak heran mengapa surat penawaran ini masih sering digunakan oleh beberapa perusahaan karena mereka berpotensi mendapatkan benefit dari segala sisi.
Cara Membuat Surat Penawaran
Surat penawaran biasanya berupa surat yang resmi dan formal. Sehingga, kamu tidak bisa asal dalam membuatnya. Maka dari itu, perlu bagi kamu untuk mengetahui terlebih dahulu bagaimana cara membuat surat penawaran yang baik dan benar itu.
1. Hal yang harus ada di dalam surat penawaran
Dalam membuat surat penawaran, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dan cantumkan di dalamnya. Tujuannya agar surat kamu terlihat terpercaya dan mudah dipahami oleh calon pembeli. Beberapa hal tersebut antara lain:
- Nama perusahaan yang membuat surat penawaran dalam bidang bisnis yang dijalankan
- Nama, jenis, merek, mutu, dan jumlah produk yang ditawarkan
- Gambaran tentang kesanggupan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan konsumen, misalnya jumlah stok barang yang ditawarkan, perangkat yang digunakan, atau tenaga ahli yang mampu disediakan
- Harga barang atau jasa yang ditawarkan
- Rincian keunggulan atau benefit dari produk seperti garansi, free service, atau gratis biaya kirim
- Metode pembayaran yang bisa digunakan (tunai, transfer, atau kredit)
- Cara pengiriman barang kepada konsumen
- Dokumen administrasi pendukung, seperti daftar rekam jejak atau TDR, Surat Izin Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), katalog produk, dan sebagainya
- Promo atau potongan harga (optional)
2. Cara penyusunan surat penawaran
Penulisan dalam surat penawaran harus jelas dan tepat. Tujuannya agar mudah dibaca dan dipahami oleh calon pembeli. Dengan begitu, mereka akan mempertimbangkan lebih dalam penawaran kamu dan memberikan keputusan terbaik. Dalam menyusun surat penawaran, ada beberapa hal yang harus kamu lakukan, yaitu:
- Penulisan surat menggunakan bahasa yang formal, ditulis dengan jelas, serta langsung menjelaskan tujuan yaitu menawarkan produk atau kerjasama bisnis.
- Mencantumkan identitas pengirim surat penawaran, seperti nama lengkap, jabatan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Memperkenalkan berbagai jenis barang atau jasa yang akan ditawarkan secara detail, mulai dari nama, spesifikasi, dan keunggulan atau manfaat yang bisa diperoleh.
- Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas; harga dapat berupa list atau daftar dan keterangannya.
- Harga yang tercantum dalam bentuk harga satuan, seperti per kilogram, per ikat, per lusin, per buah, per kodi, dan sebagainya.
- Jika produk berupa jasa, maka jelaskan jenis jasa yang kamu tawarkan beserta dengan fitur, keunggulan, dan cara menggunakannya.
- Mencantumkan alamat tujuan dengan lengkap
- Menambahkan nama lengkap, tanda tangan, dan stempel perusahaan sebelum surat dikirim.
3. Format penulisan surat penawaran barang
Setelah mengetahui apa saja yang harus kamu cantumkan dalam surat penawaran, selanjutnya kamu juga harus memahami format penulisannya. Ingat, surat penawaran ini berupa surat resmi. Maka dari itu, penulisannya pun juga harus mengikuti format surat resmi pada umumnya. Berikut adalah format penulisan yang harus kamu terapkan dalam surat penawaran:
Kop surat
Surat resmi pasti ada kop surat di bagian paling atas halaman, sama halnya dengan surat penawaran kamu juga harus mencantumkan kop surat. Biasanya kop surat ini mencakup nama perusahaan, alamat, logo, kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telepon, email, maupun fax. Beberapa perusahaan bahkan juga ada yang menambahkan NPWP di bagian kop tersebut.
Adanya kop surat ini akan membantu penerima surat atau calon pembeli mengetahui siapa yang memberikan penawaran terhadap barang atau jasa tersebut berasal. Hal ini juga dapat meningkatkan kepercayaan calon pembeli kepada perusahaan, sebab surat penawaran tersebut memang resmi dan jelas identitasnya.
Kepala surat
Selanjutnya, di bawah kop surat kamu harus mencantumkan kepala surat yang terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan alamat tujuan surat.
Untuk alamat surat ini, kamu perlu mencantumkan nama seseorang yang kamu tuju. Namun, bila kamu tidak mengetahui identitas aslinya maka cukup tuliskan “Direktur PT. XX” atau “Bapak/Ibu Pimpinan CV. XYZ” saja. Setelah itu, cantumkan pula alamat lengkap dari perusahaan terkait.
Pembukaan
Untuk tahap ini kamu harus menuliskan kalimat pembuka secara singkat mengenai alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran tersebut. Selain itu, bagian ini juga bisa kamu gunakan untuk menjelaskan balasan dari surat permintaan sebelumnya dari calon pembeli terkait produk yang ditawarkan.
Jika perlu, pada bagian pembukaan surat jelaskan sedikit profil perusahaan kamu. Kamu juga bisa menunjukkan keunggulan atau pencapaian perusahaan agar calon pembeli tertarik dan mempercayai kualitas produk kamu. Misalnya, perusahaan kamu mempunyai banyak cabang di seluruh Indonesia atau pengguna produk kamu sudah mencapai lebih dari jutaan orang.
Namun sebelum menulis kalimat pembuka ini, hendaknya kamu mengawalinya dengan kata pembuka seperti “Dengan Hormat” kepada calon pembeli. Barulah dilanjut dengan kalimat pembuka surat.
Isi pokok surat
Pada bagian isi pokok surat penawaran ini, kamu perlu menjelaskan secara detail terkait produk dan harga yang akan kamu tawarkan kepada calon pembeli atau penerima surat. Berikan informasi mengenai spesifikasi, cara pembayaran dan pengiriman produk, hingga promo atau potongan harga.
Isi surat penawaran akan lebih jelas dan meyakinkan calon pembeli bila kamu sertai dengan keterangan tambahan berupa katalog produk, brosur, proposal, surat-surat resmi, dan dokumen lainnya pada bagian lampiran surat.
Untuk bagian ini kamu harus terbuka, transparan, dan apa adanya sesuai dengan kondisi produk. Jangan sampai apa yang kamu jelaskan kepada calon pembeli berbeda dengan apa yang akan mereka terima nantinya. Hal ini akan membuat reputasi brand dan bisnis kamu menjadi menurun bahkan terlihat buruk di mata konsumen.
Penutup surat
Bagian akhir atau penutup surat penawaran biasanya berisi himbauan dan harapan kepada pihak yang dituju agar tertarik untuk membeli, menjalin kerjasama, atau membalas penawaran pihak pengirim. Tak lupa juga tutup dengan ucapan terima kasih kepada mereka.
Contoh Surat Penawaran
PT. KARYA ABADI
Perusahaan Properti dan Real Estate
Jl. Danau Seberang No. 123, Bogor
Telp. (0251) 232323 | Fax. (0251) 898989
Email: marketing@karyaabadi.co.id
NPWP: 01.422.1.344.111
Bogor, 12 Januari 2018
Nomor : PKA/021/AB-12Y/PP/I/2018
Lampiran : 3 (tiga) rangkap
Perihal : Penawaran barang
Kepada Yth.
Direktur Utama
PT. Dinamika Surya
Di tempat.
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami PT. Karya Abadi sebagai perusahaan yang bergerak di bidang properti dan real estate mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang Anda berikan untuk kami dalam memperkenalkan produk unggulan perusahaan.
PT. Karya Abadi merupakan perusahaan penyedia properti dan real estate yang sudah berkembang sejak tahun 2010. Kami telah banyak bekerja sama dengan berbagai kalangan masyarakat dalam memberikan produk berupa tanah dan bangunan yang berkualitas tinggi dan menjanjikan. Kami yakin bahwa produk kami juga dapat memenuhi dan menunjang kebutuhan PT. Dinamika Surya.
Sehubungan dengan hal itu, kami menawarkan salah satu produk unggulan kami, yaitu:
Golden Hills Residence — Bogor
Luas bangunan : 100 m2, 200 m2, 300 m2, dan 400 m2
Luas tanah : 200 m2, 300 m2. 400 m2, dan 500 m2
Sertifikat : SHM
Spesifikasi bangunan : Terlampir
Total unit : 10 unit
Ketersediaan unit : 8 unit
Lokasi : Jl. Raya Timur No. 10, Bogor
Fasilitas & Akses:
- Rumah Sakit (RSIB Kilauan Bunda)
- Sekolah (Guardian International School, Good Day Preschool, SMA Bela Negara)
- Kampus (Institut Seni Budaya)
- Mall (Orchid City Plaza)
- Minimarket (Indoapril, Deltamart)
Harga:
- Rp 3.499.999.999,- (Bronze)
- Rp 5.899.999.999,- (Silver)
- Rp.7.299.999.999,- (Gold)
- Rp 10.499.999.999,- (Platinum)
Metode Pembayaran:
- Cash keras
- Cash bertahap
- KPR bank
Golden Hills Residence merupakan perumahan eksklusif pertama di Bogor dengan view perbukitan yang indah. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang produk yang kami tawarkan, mohon hubungi langsung nomor telepon (0251) 232323.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk bisa menjalin kerja sama dengan Anda. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Angela Lee
Manajer Pemasaran
PT. Karya Abadi
Nah, itulah bagaimana cara membuat surat penawaran yang benar. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar bisnis? Yuk, kunjungi langsung blog MyRobin sekarang juga!
ID 
EN