5+ Tips Mengatur Shift Kerja Karyawan Secara Efektif dan Sesuai Undang-Undang

Tahukah Anda, ada beberapa pekerjaan yang mengharuskan karyawan untuk bekerja di jam-jam tertentu. Contohnya seperti host live streaming, tenaga kesehatan, customer service, operator, dan masih banyak lagi. Pekerjaan seperti ini akan menerapkan shifting agar karyawan dapat bekerja secara produktif. Sebagai HRD, Anda tidak bisa asal menerapkan shifting, ada beberapa peraturan terkait hal ini yang harus Anda ketahui sehingga bisa mengatur shift kerja karyawan secara optimal. Yuk, cari tahu bagaimana cara melakukannya sesuai peraturan yang berlaku!

Pengertian Shift Kerja

Sesuai artinya, shift kerja adalah pergeseran atau penetapan jam kerja di mana karyawan secara bergantian akan bekerja pada jadwal yang berbeda, umumnya dalam periode 24 jam. Shift kerja biasanya terbagi menjadi tiga waktu yaitu pagi hari, siang hari, dan malam hari. Pola waktu kerja seperti ini diterapkan oleh industri atau perusahaan yang membutuhkan produksi 24 jam penuh atau layanan yang beroperasi sepanjang waktu. Misalnya seperti industri manufaktur, layanan masyarakat, logistik, dan lain sebagainya. 

Walaupun tujuan dari shift kerja ini adalah agar aktivitas bisnis tertentu bisa tetap beroperasi (produksi, layanan pelanggan, dll) dan karyawan dapat bekerja secara produktif, namun ternyata shift kerja mampu menyebabkan karyawan menjadi stres hingga mengalami gangguan tidur. Hal ini kerap terjadi terutama pada karyawan yang bekerja pada shift malam. Oleh karena itu, Anda harus mengatur shift kerja karyawan secara tepat, misalnya dengan rolling atau rotating shift agar tidak terus-menerus bekerja di jam yang sama. 

Aturan Terkait Shift Kerja

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, penerapan jam kerja karyawan diatur dalam pasal 77 perpu cipta kerja tentang Ketenagakerjaan. Berdasarkan Undang-Undang tersebut, jam kerja maksimal tiap shift adalah 8 jam/hari, maka jumlah jam kerja kumulatif masing-masing shift tidak boleh lebih dari 40 jam/minggu. Apabila karyawan bekerja lebih dari jam yang telah ditentukan, maka akan dihitung sebagai lembur kerja. 

Selain itu, perusahaan juga memperoleh wewenang untuk mengatur shift kerja sesuai surat perjanjian kerja (PK), peraturan perusahaan (PP), atau peraturan kerja bersama (PKB). Selanjutnya, pada pasal 79 Ayat (2) dijelaskan bahwa jam istirahat karyawan harus sekurang-kurangnya setengah jam setelah bekerja selama 4 jam berturut-turut dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam kerja. 

Sektor industri yang wajib menerapkan shift kerja karyawan pun diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Berikut ini adalah beberapa sektor industri atau pekerjaan tersebut:

• Pekerjaan di bidang pelayanan jasa kesehatan
• Pekerjaan di bidang pelayanan transportasi
• Pekerjaan di bidang jasa pos dan telekomunikasi
• Pekerjaan di bidang penyediaan tenaga listrik
• Pekerjaan di bidang jaringan pelayanan air bersih
• Pekerjaan di bidang penyedia bahan bakar minyak dan gas bumi
• Pekerjaan di bidang usaha swalayan
• Pekerjaan di bidang media massa
• Pekerjaan di bidang keamanan
• Pekerjaan di bidang konservasi, dan
• Pekerjaan lainnya yang jika dihentikan dapat mengganggu proses produksi, menyebabkan kerusakan bahan, dan termasuk pemeliharaan atau perbaikan alat produksi

Perlu Anda ketahui, bagi karyawan perempuan ada peraturan sendiri untuk melakukan kerja shift. Sesuai Pasal 76 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003, karyawan perempuan yang berusia <18 tahun dan sedang dalam keadaan hamil, maka dilarang untuk bekerja antara pukul 23.00 malam hingga pukul 07.00 pagi. Pihak perusahaan juga wajib memberikan asupan bergizi, menjaga kesusilaan, dan keamanan mereka selama di tempat kerja. Perusahaan pun harus memfasilitasi angkutan antar jemput bagi karyawan perempuan yang berangkat dan pulang kerja pada pukul antara 23.00 hingga 05.00 pagi.

Jenis Shift Kerja

Secara umum, jenis shift kerja karyawan terbagi menjadi beberapa waktu yaitu:

Shift malam

Untuk jenis shift ini, karyawan harus berangkat kerja antara pukul 20.00 hingga pukul 03.00 pagi, atau pukul 23.00 hingga pukul 07.00 pagi. Karyawan yang bekerja shift malam biasanya bekerja di perusahaan yang menyediakan layanan 24 jam, contohnya seperti rumah sakit, kantor polisi, call center, minimarket, hotel, dan lain sebagainya. Untuk shift malam ini, Anda bisa menerapkan rolling atau rotating shift agar karyawan bisa mendapatkan libur selama 2 hari. Dimana, setelah libur yang pertama, mereka akan bekerja shift malam pada saat hari libur keduanya. 

Sayangnya, shift kerja malam dapat menyebabkan karyawan mengalami gangguan kesehatan fisik dan mental, salah satunya yaitu gangguan tidur. Walaupun begitu, pola waktu kerja seperti ini cocok bagi karyawan yang mempunyai side job atau aktivitas lain di pagi hari. 

Shift pagi dan siang

Bisa dibilang shift pagi dan siang ini merupakan shift kerja yang paling normal, sebab jam kerjanya cukup mirip dengan karyawan biasa. Karyawan dengan shift kerja seperti ini harus masuk pada pukul 08.00 – 15.00 setiap hari atau hanya pada hari-hari tertentu. Namun, beberapa perusahaan ada juga yang menerapkan shift siang, dimana karyawan harus bekerja mulai pukul 14.00 – 21.00 malam.

Shift panjang

Berbeda dengan jenis shift lainnya, shift panjang akan diterapkan ketika perusahaan sedang mempunyai target produksi jangka panjang atau sedang menyiapkan proyek besar tertentu. Perusahaan mengharuskan karyawannya untuk bekerja selama 10 jam/hari termasuk 1 jam istirahat. Penting untuk Anda perhatikan, shift panjang ini berbeda dengan double shift dan lembur insidental. Sebab, kedua jenis shift tersebut akan diterapkan perusahaan saat mempunyai target jangka pendek. 

Flexible time

Sesuai namanya, shift flexible time memberikan kebebasan bagi karyawan dalam menentukan jam kerjanya sendiri. Namun, tentunya harus tetap sesuai dengan aturan yang berlaku terkait jumlah jam kerja dalam satu minggu. Jenis shift ini biasanya digunakan oleh karyawan yang bekerja secara remote atau freelancer. 

Cara Mengatur Shift Kerja Karyawan

Sebagai HRD, mengatur jadwal kerja karyawan memang tidak mudah, apalagi shifting. Sebab, hal ini akan mempengaruhi performa kerja, produktivitas, serta kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus mengaturnya dengan cermat agar tidak terjadi masalah dikemudian hari. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda terapkan dalam mengatur shift kerja karyawan:

Komunikasikan dengan karyawan

Cara pertama yang harus Anda lakukan adalah melakukan komunikasi dua arah antara manajemen dan karyawan terkait jam kerja. Cara ini penting untuk dilakukan sebagai bentuk menghargai karyawan tersebut yang juga mempunyai kehidupan pribadi. Setiap karyawan mempunyai kondisi dan situasi yang berbeda-beda, sehingga melalui diskusi atau pembicaraan terbuka Anda dapat mengetahui apakah mereka sanggup atau tidak untuk bekerja pada shift yang Anda tentukan. Mereka pun bisa menyeimbangkan dengan baik antara karir dan kehidupan pribadinya. 

Kenali jam sibuk operasional bisnis perusahaan

Dengan mengetahui jam-jam sibuk kegiatan bisnis perusahaan, Anda akan lebih mudah dalam menentukan shift kerja karyawan. Pada jam-jam tersebut tentu perusahaan membutuhkan lebih banyak sumber daya agar operasional dapat berjalan dengan lancar. Maka dari itu, Anda bisa menempatkan lebih banyak karyawan agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan efisien, sehingga kebutuhan konsumen pun terpenuhi. 

Tempatkan karyawan dengan jumlah yang tepat

Bersambung dari poin sebelumnya, menempatkan lebih banyak karyawan pada jam-jam sibuk boleh saja, namun jangan sampai berlebihan. Sebab, hal ini akan berpengaruh pada pembagian jadwal karyawan dan perhitungan gaji di bagian keuangan. Agar terhindar dari masalah tersebut, pastikan Anda menempatkan karyawan dengan jumlah yang sesuai. Selain itu, pertimbangkan juga peran atau posisi karyawan dalam mengatur shift kerja. Jangan sampai Anda menempatkan karyawan dengan keahlian yang tidak sesuai dengan peran di bagian kerja tertentu. 

Buat jadwal secara jelas

Anda bisa menggunakan berbagai aplikasi atau software untuk membuat jadwal shift kerja karyawan, misalnya seperti Spreadsheet, Google Calendar, Shiftboard, dan lain sebagainya. Dengan begitu, jadwal shift kerja menjadi lebih terorganisir dan mudah dipahami oleh karyawan. Cantumkan nama karyawan, posisi, hari kerja, waktu shifting, dan durasi bekerja. 

Lakukan rotasi atau rolling kerja

Cara yang satu ini bisa Anda jadikan sebagai strategi untuk menjaga produktivitas dan kesehatan mental serta fisik karyawan. Bayangkan jika karyawan Anda bekerja pada malam hari terus-menerus, tentu mereka akan mudah berisiko mengalami gangguan kesehatan. Oleh karena itu, terapkan rotasi atau rolling kerja secara berkala namun tetap sesuai dengan peraturan perundang-undangan, yakni maksimal 8 jam/hari. 

Ada tiga model yang bisa Anda terapkan dalam melakukan rotasi shift kerja, yaitu:

4 grup 3 shift

Pada model yang pertama ini, Anda bisa membagi karyawan menjadi empat grup. Mereka akan bekerja selama 5 hari dalam seminggu dengan waktu kerja selama 7 jam dan 1 jam istirahat. Mereka juga akan memperoleh jatah libur selama 2 hari saat pergantian shift ketiga dan pertama. Namun, model 4 grup 3 shift bisa dibilang akan menyulitkan perusahaan, sebab hari libur karyawan menjadi tidak pasti. Waktu shift model ini seperti berikut:

• Shift 1 : 07.00–15.00 WIB
• Shift 2 : 15.00–23.00 WIB
• Shift 3 : 23.00–07.00 WIB

Coba lihat contoh jadwal shift kerja model 4 grup 3 shift berikut ini:

Angka 1, 2, dan 3 pada di tabel merupakan urutan shift yang waktunya sudah tertera di atas. Urutan rotasi shift dimulai dari shift 3 ke shift 1, jadi setelah karyawan masuk shift 3, maka mereka akan mendapatkan jatah libur selama 2 hari (warna merah) sebelum masuk jadwal shift 1. Kemudian, 2 hari sebelum libur shift 3, karyawan akan mendapatkan jatah libur 1 hari dan mulai masuk kerja kembali pada malam harinya yakni pukul 23.00 malam. 

3 grup 3 shift

Masih sama dengan model sebelumnya, model 3 grup 3 shift juga mengharuskan karyawan untuk bekerja selama 7 jam selama 5 hari dalam seminggu (senin-jumat), termasuk 1 jam istirahat. Bedanya, pada hari sabtu mereka hanya perlu bekerja selama 5 jam saja. Sedangkan untuk hari liburnya sudah pasti, yaitu hari minggu. Selain itu, model 3 grup 3 shift ini bisa dibilang lebih fleksibel dan biasanya shift pertama dimulai pada pukul 07.00 pagi, dan shift selanjutnya menyesuaikan. 

Perhatikan contoh jadwal shift kerja model 3 grup 3 shift di bawah ini!

Seperti yang sudah dijelaskan, jam shift kerja model ini lebih fleksibel, dimana karyawan yang mendapatkan shift 1 akan bekerja pada pukul 06.00 atau 07.00 pagi. Untuk rotasinya akan dimulai dari shift 3 dan bisa Anda terapkan pada model 2 grup 2 shift. Anda bisa memberlakukan long shift untuk shift 1 yakni mulai pukul 07.00 – 19.00 malam, termasuk istirahat selama maksimal 15 jam/minggu. 

3 grup 2 shift

Model shift kerja yang terakhir ini menggunakan pola waktu 2-2-2. Artinya, dalam satu minggu karyawan akan mendapatkan waktu 2 hari shift 1, 2 hari shift 2, dan 2 hari untuk libur. Umumnya, waktu shift kerja pertama dimulai dari pukul 08.00-20.00 malam, selanjutnya untuk shift kerja kedua dimulai dari pukul 20.00-08.00 pagi. Rata-rata perusahaan menerapkan model ini untuk petugas keamanan atau security kantor. 

Contoh model shift kerja 3 grup 2 shift adalah sebagai berikut:

Perhatikan kesehatan karyawan 

Sembari menerapkan rotasi jam kerja, Anda juga perlu memperhatikan kesehatan para karyawan Anda, terutama yang bekerja shift malam. Menurut data National Sleep Foundation, jam kerja malam lebih berisiko menyebabkan penyakit seperti gangguan metabolisme, gangguan tidur, kanker, hingga jantung. Berikan himbauan kepada karyawan untuk selalu menjaga pola hidup sehat, sehingga mereka dapat lebih produktif dan berada dalam kondisi prima ketika bekerja. 

Nah, itulah penjelasan singkat mengenai bagaimana cara mengatur shift kerja karyawan secara efektif dan tentu saja sesuai dengan aturan yang berlaku. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!