Digitalisasi data dapat memberikan manfaat besar dalam banyak hal, salah satunya adalah efektivitas pemeriksaan latar belakang calon pekerja. Jika dahulu membutuhkan waktu hingga berhari-hari, berminggu-minggu, atau bahkan berbulan-bulan untuk melakukan pre-screening sekarang dapat dilakukan dengan seketika.
Baik individu, startup, perusahaan konvensional, dan semua pihak yang sebelumnya merasa bahwa waktu dan biaya pemrosesan menjadi hambatan, kini memiliki kemampuan untuk melakukan pemeriksaan karyawan dengan mudah berkat kemajuan teknologi.
Biaya pemrosesan merujuk kepada biaya yang diperlukan untuk mengumpulkan, mengelola, menganalisis, dan memeriksa informasi terkait calon pekerja menggunakan teknologi dan sistem digital.
Sebelum adanya digitalisasi data, proses pemeriksaan latar belakang calon pekerja memakan biaya yang lebih tinggi dan waktu yang lebih lama karena informasi harus diakses, dikumpulkan, dan diolah secara manual.
Nah dalam artikel ini MyRobin akan membahas mengenai perkembangan teknologi dan digitalisasi serta bagaimana hal tersebut mempengaruhi proses pre-screening, baik dari segi biaya, akurasi, maupun tingkat kecepatan prosesnya. Simak semuanya disini!
Apa itu Pre-Screening?
Menurut Keka, Pre-screening atau pemeriksaan pra-kerja adalah proses memverifikasi atau memeriksa latar belakang seorang kandidat dengan mengkonfirmasi profil dan informasi masa lalunya sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya dalam proses perekrutan.
Pre-screening dapat membantu rekruter menyaring kandidat dan mengeliminasi kandidat yang tidak cocok, baik tidak cocok berdasarkan skill dan kualifikasi, maupun mereka yang teridentifikasi menggunakan obat-obatan atau berperilaku buruk.
Proses perekrutan yang efisien dapat meningkatkan produktivitas organisasi, sementara merekrut orang yang salah dapat membawa dampak negatif tidak hanya pada produktivitas, namun juga pada citra perusahaan.
Karena itu diperlukan strategi pre-screening yang baik untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih memenuhi persyaratan perusahaan dan memiliki integritas yang sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
Bagaimana Teknologi dan Digitalisasi Mempengaruhi Pre-Screening?
Dalam proses pre-screening, rekruter perlu mengetahui banyak hal tentang calon karyawan potensial, dengan memeriksa data yang tertera di CV dan formulir aplikasi kandidat. Perkembangan teknologi membuat proses pre-screening semakin mudah.
Teknologi menawarkan sejumlah keuntungan dalam pre-screening, berikut adalah dampak lengkapnya:
Menghemat Waktu
Perusahaan dapat menerima ratusan bahkan mungkin ribuan surat lamaran dari para pelamar kerja, yang membuatnya menjadi tugas yang melelahkan bagi SDM untuk melakukan proses seleksi secara manual karena hal ini bisa memakan waktu berhari-hari bahkan berbulan-bulan.
Memanfaatkan teknologi terkini memungkinkan proses seleksi dilakukan secara aman, terlindungi, dan efisien. Dengan menggunakan perangkat lunak khusus atau platform online yang dirancang khusus untuk menyeleksi skill, kualifikasi, hingga background kandidat yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan dapat membantu mengurangi waktu perekrutan.
Membuat Verifikasi Latar Belakang Menjadi Lebih Akurat
Kemajuan teknologi memberikan manfaat dan pengaruh yang besar terhadap background verification. Saat ini sudah banyak aplikasi untuk mempermudah rekruter melakukan pemeriksaan latar belakang karyawan demi memastikan bahwa kandidat memang berkualitas dan cocok dengan kebutuhan perusahaan.
Solusi-solusi ini mencakup berbagai fitur, termasuk pemeriksaan latar belakang dan verifikasi, yang akan sangat bermanfaat tidak hanya bagi bisnis kecil yang memiliki keterbatasan sumber daya untuk melakukan perekrutan, bahkan hingga bisnis besar untuk membantu memastikan proses perekrutan yang lancar dan efektif dengan meminimalkan waktu dan upaya yang dibutuhkan.
Lebih Akurat dan Berkualitas
Penggunaan teknologi menghasilkan hasil yang lebih akurat dan berkualitas dibandingkan dengan metode manual. Platform online memungkinkan pengumpulan data dengan cepat sekaligus memberikan wawasan yang lebih signifikan dibandingkan dengan pemeriksaan latar belakang manual. Oleh karena itu, dengan menggunakan teknologi yang tepat dan platform online, verifikasi latar belakang dapat dilakukan secara menyeluruh.
Analisis Data yang Lebih Mendalam
Teknologi memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data calon karyawan dengan lebih mendalam. Kombinasi dari perangkat lunak, AI, dan machine learning memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi pola dan tren yang mungkin tidak dapat dilihat secara manual. Data yang terkumpul dari CV, formulir aplikasi, dan sumber online dapat diolah untuk memperoleh insight yang lebih baik terkait kualifikasi, pengalaman, dan kepribadian calon karyawan.
Apa Saja Tahapan Pre-Screening dalam Tahap Rekrutmen?
Berikut adalah tahapan dari proses pre-employment screening (penyaringan pra-kerja):
Pemeriksaan CV (Resume Screening)
Pada tahap ini, tim rekruter akan melakukan peninjauan CV calon karyawan untuk menentukan apakah mereka memiliki kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut.
Teknologi dan digitalisasi membawa dampak positif yang signifikan dalam proses peninjauan CV. Contohnya adalah adanya ATS atau Applicant Tracking System dibuat untuk memudahkan rekruter memindai dan menganalisis CV secara otomatis.
Perangkat lunak ini dapat mengidentifikasi informasi kunci seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan yang relevan dengan pekerjaan yang sedang dicari.
Dengan adanya ATS, rekruter dapat dengan cepat memilah calon karyawan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, menghemat waktu yang sebelumnya dibutuhkan untuk meninjau CV secara manual.
Assessment
Tahap assessment sering kali dilakukan setelah tahap pemeriksaan CV. Assessment umumnya digunakan untuk mengukur keterampilan, pengetahuan, dan kualifikasi calon kandidat. Assessment dapat mencakup berbagai tes atau ujian seperti tes bakat, tes IQ/EQ, psikotes, hingga tes kemampuan.
Jika dahulu rekruter harus melakukan serangkaian tes ini secara offline, yang mana harus menyediakan tempat, meluangkan waktu, dan membuat janji temu dengan kandidat. Teknologi telah membuat tahap assessment menjadi semakin mudah.
Saat ini sudah banyak layanan yang menyediakan assessment online terhadap kandidat. Tes online ini dapat dikerjakan dimana saja dan kapan saja. Rekruter hanya perlu membatasi waktu tes ini dapat diambil, dan berapa lama calon kandidat dapat mengerjakan tes ini.
Penyedia layanan tes online akan memberikan hasil secara otomatis, apakah kandidat telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan, atau belum. Sehingga perusahaan dapat menyeleksi banyak kandidat dalam satu periode waktu.
Selain itu online assessment juga dilengkapi dengan sistem pengawas yang dapat mendeteksi jika ada kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh calon kandidat, membuat online assessment menjadi semakin fleksibel.
Pemeriksaan Latar Belakang dan Referensi
Tahap terakhir dari proses pre-employment screening adalah pemeriksaan latar belakang dan referensi. Pada tahap ini rekruter akan menghubungi mantan pemberi kerja, lembaga pendidikan, dan referensi profesional dari calon karyawan untuk memverifikasi kualifikasi dan riwayat kerjanya.
Perusahaan melakukan pemeriksaan latar belakang dan referensi untuk memastikan bahwa calon kandidat merupakan orang yang jujur dan memiliki riwayat kerja yang baik.
Tahap ini juga memberikan rekruter kesempatan untuk mengidentifikasi tanda bahaya yang mungkin terlewat selama tahap-tahap awal dari proses pre-screening.
Beberapa perusahaan mungkin tidak melakukan pemeriksaan latar belakang karena mereka tidak memiliki sumber daya atau karena mereka tidak melihatnya sebagai sesuatu yang diperlukan untuk posisi yang mereka rekrut.
Sebagai contoh, sebuah startup mungkin tidak memiliki anggaran besar untuk melakukan background checking.
Perusahaan yang bergerak di bidang keuangan, perawatan kesehatan, dan pendidikan cenderung melakukan pemeriksaan latar belakang untuk memastikan keamanan dan keamanan pelanggan dan karyawan mereka.
Beberapa perusahaan juga mungkin diwajibkan oleh hukum untuk melakukan pemeriksaan latar belakang. Contohnya adalah industri transportasi dan perawatan anak.
Contoh Penerapan Teknologi dalam Pre-Screening
Setelah mempelajari bagaimana teknologi dan digitalisasi mempengaruhi tahapan pre-screening. Berikut ini MyRobin akan memberikan contoh langsung teknologi yang banyak digunakan dalam proses pre-screening.
Sistem Manajemen Rekrutmen (RMS)
Sistem Manajemen Rekrutmen (RMS) adalah tools atau alat yang membantu rekruter mengelola proses perekrutan dan integrasi karyawan. RMS dapat membantu tim rekruter mengorganisir proses perekrutan, mengotomatisasi tugas-tugas yang repetitif, dan mengelola data dengan efektif. Secara khusus, sistem ini dapat membantu tugas-tugas seperti:
- Menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi
- Meninjau lamaran
- Melacak kontak kandidat
- Mengorganisir surat lamaran dan CV
- Membuat sorotan profil kandidat
- Mengirimkan notifikasi jika ada kandidat yang sesuai dengan posisi yang dibuka
Sistem Manajemen Rekrutmen biasanya mengandalkan software berbasis cloud untuk membuat proses perekrutan menjadi lebih efisien dengan menggunakan tools analisis data dan fitur manajemen hubungan pelanggan.
Secara lebih mendetail, berikut adalah fitur-fitur yang umumnya ada pada RMS:
Manajemen Posisi Pekerjaan: Salah satu fitur umum RMS adalah kemampuan untuk membuat daftar pekerjaan dan mengelolanya secara efisien.
Pengelolaan Situs Karier: Beberapa RMS dapat membantu tim rekruter mengoptimalkan performa job posting, atau situs web perusahaan agar calon karyawan memiliki pengalaman pengguna yang positif sehingga dapat mendorong kandidat potensial untuk melanjutkan proses lamaran.
Pengelolaan Resume: Fitur pengelolaan resume memungkinkan pengguna untuk mengunggah resume kandidat dan mencari kandidat yang paling cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Sourcing Kandidat: Fungsi untuk secara otomatis memposting lowongan pekerjaan ke channel-channel yang relevan agar dapat membantu tim rekrutmen mencari kandidat yang menjanjikan.
Pelacakan Kandidat: RMS umumnya memiliki fungsi pencarian yang memungkinkan tim rekruter untuk menjelajahi dan melacak profil kandidat yang sesuai.
Seleksi Kandidat: Beberapa sistem juga dapat membantu melakukan pemeriksaan latar belakang pada kandidat untuk memastikan keaslian kualifikasi mereka.
Penjadwalan: Interface dari beberapa RMS dapat membantu tim rekruter menjadwalkan interview, meeting, dan tenggat waktu, kemudian secara otomatis membagikan acara tersebut baik dengan kandidat maupun pihak-pihak lain yang terkait.
Applicant Tracking System
Tools berikutnya yang termasuk paling sering digunakan untuk meringankan pekerjaan tim rekruter adalah Sistem Pelacak Kandidat, atau dalam bahasa inggrisnya disebut Applicant Tracking System (ATS).
ATS adalah perangkat lunak komputer yang digunakan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengelola jumlah lamaran yang sangat besar yang mereka terima saat membuka lowongan pekerjaan.
Secara umum, ATS memiliki kemampuan untuk
- Menyimpan informasi calon pekerja seperti resume, surat lamaran, referensi, dan data lainnya.
- Melacak calon pekerja dan status aplikasinya sepanjang proses perekrutan.
- Mengotomatisasi tugas-tugas yang memakan waktu seperti penyaringan lamaran secara manual, membaca resume, menjadwalkan wawancara, dan mengirim pemberitahuan.
Ketika kandidat mengirimkan lamaran, biasanya lamaran tersebut akan langsung masuk ke dalam basis data ATS. Namun, sebelumnya kandidat mungkin akan menemukan beberapa pertanyaan penentu.
Pertanyaan penentu tersebut dapat berupa kotak centang atau pertanyaan singkat. Sebagai contoh, tim rekrutmen mungkin akan mengajukan beberapa pertanyaan penentu seperti berikut:
Apakah kandidat bersedia untuk dipindahtugaskan?
Apakah kandidat bersedia bekerja penuh waktu?
Apakah kandidat memiliki (tentukan sendiri) tahun pengalaman?
Jika kandidat menjawab salah satu pertanyaan penentu ini dengan tidak memuaskan, resume kandidat akan dicatat atau secara otomatis ditolak oleh ATS.
Setelah menampilkan pertanyaan penentu, ATS akan memindai dan menganalisis resume kandidat. Kemudian ATS akan menyaring informasi tersebut dan mengkonversinya ke dalam format terstruktur yang sudah ditentukan.
Ketika menggunakan ATS, rekruter akan menggunakan kata kunci untuk mencari kandidat yang sesuai dalam basis data ATS. Kata kunci dapat berupa satu kata atau frasa, dan sebagian besarnya adalah judul pekerjaan atau keterampilan.
Sebagai contoh, jika seorang rekruter sedang mencari Digital Marketer, ia akan mengetik kata kunci “Digital Marketing” atau “Digital Marketer” ke dalam kolom pencarian ATS.
Selain itu rekruter juga dapat mengetikkan beberapa istilah. Sebagai contoh, “Digital Marketer” mungkin digabungkan juga dengan istilah yang relevan seperti”content marketing” dan “Search Engine Optimization”.
Resume yang mengandung kata kunci yang dicari tersebut akan muncul di sistem, sedangkan resume yang tidak mengandung kata kunci akan tetap tersembunyi dalam basis data ATS.
Skill Assessment Platform
Platform penilaian keterampilan adalah program atau perangkat lunak yang dirancang untuk membantu tim rekruter menilai kemahiran dan potensi dari kandidat.
Tidak terbatas pada tim rekruter, platform ini juga seringkali digunakan oleh HRD untuk mengukur kemampuan dari karyawan perusahaan.
Dengan menggunakan pendekatan berbasis data untuk menilai kandidat berdasarkan keterampilan teknis, komunikasi, kemampuan pemecahan masalah, dan kepemimpinan.
Platform ini juga dapat menerapkan berbagai metodologi, seperti uji online, wawancara, hackathon, studi kasus, atau penilaian praktis.
Platform penilaian keterampilan bertujuan untuk memberikan penilaian yang objektif dan adil untuk membandingkan kemampuan kandidat dengan standar industri dan memfilter kandidat terbaik yang dicari oleh perusahaan.
Outsourcing sebagai Solusi Pre-Screening yang Efektif
Outsourcing merupakan salah satu solusi pre-screening yang efektif dalam proses rekrutmen. Mengalihkan tugas perekrutan secara end-to-end kepada perusahaan outsourcing berpengalaman, dapat membantu perusahaan mendapatkan pekerja yang telah di screening dengan baik.
Perusahaan outsourcing modern telah sepenuhnya memanfaatkan teknologi, tidak hanya dalam pre-screening, namun terhadap keseluruhan proses rekrutmen, mulai dari sourcing hingga pengelolaan pekerja secara end-to-end.
Hal ini dapat membantu mengurangi beban kerja internal, mempercepat proses rekrutmen, dan meminimalkan risiko serta biaya. Tidak hanya itu, outsourcing juga membantu memastikan bahwa kandidat yang telah diseleksi sesuai dengan kebutuhan dan budaya perusahaan.
Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!