Setiap perusahaan pasti ingin mendapatkan talenta atau kandidat yang berkualitas. Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan menggunakan Applicant Tracking System (ATS). Melalui sistem pelacakan pelamar ini, perusahaan dapat lebih mudah untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tidak hanya itu saja, beban tim rekrutmen pun menjadi berkurang sebab proses perekrutan karyawan menjadi lebih hemat waktu, biaya, dan tenaga. Yuk, cari tahu manfaat lain dari Applicant Tracking System (ATS) ini di sini!
Pengertian Applicant Tracking System (ATS)
Pada dasarnya, Applicant Tracking System (ATS) adalah suatu software yang memudahkan proses rekrutmen dalam mencari kandidat terbaik dan paling sesuai untuk perusahaan. Seperti yang kita ketahui, perusahaan pasti menerima ribuan lamaran setiap harinya ketika membuka lowongan untuk posisi tertentu. Jika proses rekrutmen terutama pada shortlisting dilakukan secara manual, maka akan menghabiskan banyak waktu, biaya, maupun tenaga. Inilah mengapa banyak perusahaan yang menggunakan ATS untuk menyederhanakan proses rekrutmen sehingga menjadi lebih efisien.
Software ATS dapat melakukan berbagai tugas mulai dari proses sourcing hingga onboarding, contohnya seperti menghimpun profil pelamar dari semua sumber, melacak status kandidat dalam tahapan rekrutmen, mengelola auto-response, menyaring dan menilai CV kandidat, dan masih banyak lagi. Singkatnya, ATS akan mengolah data kandidat secara praktis dengan ketentuan yang sudah terkonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan.
Bagaimana Applicant Tracking System Bekerja?
Applicant Tracking System menjadi salah satu tools yang penting dalam rekrutmen. Melalui ATS, perusahaan dapat merampingkan seluruh proses rekrutmen mulai dari membuat postingan lowongan, menyaring kandidat, melacak status aplikasi, dan lain sebagainya. Lalu bagaimana cara kerjanya?
Dilansir dari recruit crm, berikut ini adalah cara kerja dari Applicant Tracking System (ATS):
Memindai kata kunci pada resume
Applicant Tracking System dikembangkan dan diprogram untuk meniru proses berpikir manusia, dimana dalam hal ini yaitu merekrut kandidat potensial bagi perusahaan. Ketika lamaran pekerjaan masuk ke perusahaan, maka pihak HRD akan melakukan pemindaian resume. Apakah kandidat memasukkan kata kunci yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. ATS akan membuat proses tersebut menjadi lebih cepat dan akurat. Misalnya, Anda merekrut programmer yang bisa menggunakan Python atau SQL, maka ATS akan mencari resume dengan kata kunci “Python” atau “SQL” secara cepat.
Eliminasi kandidat yang tidak cocok
Terkadang perusahaan mencantumkan uraian pekerjaan tidak detail atau melewatkan beberapa kata kunci dalam lowongan pekerjaan. Hal ini tentu akan membuat perusahaan menjadi kesulitan dalam menemukan kandidat yang tepat. Dalam Applicant Tracking System, ada beberapa pertanyaan yang dapat membantu mengeliminasi kandidat yang tidak cocok.
Pertanyaan-pertanyaan ini biasanya dalam bentuk pilihan ganda, dimana kandidat akan mencentang salah satu pilihan jawaban, atau menguraikan jawabannya secara singkat. Jika jawaban kandidat tidak sesuai, maka otomatis mereka tidak dapat mengikuti proses berikutnya.
Memindai & menyortir kandidat
Applicant Tracking System mempunyai fitur pemindaian dan penyortiran yang memungkinkan perekrut untuk menemukan kandidat paling tepat. Perekrut bisa menetapkan kata kunci yang harus dipindai oleh sistem, misalnya seperti latar belakang pendidikan, keterampilan khusus, dan lain sebagainya. Di samping itu, fitur ini juga dapat membantu perekrut dalam menjadwalkan wawancara bagi kandidat terpilih.
Melacak kandidat
Setelah selesai memindai dan menyortir resume, perusahaan dapat melacak status kandidat di setiap tahap rekrutmen. Misalnya, lima pelamar terpilih sedang dalam tahap wawancara dengan User, sedangkan lima pelamar berikutnya masih dalam tahap psikotes. Selain itu, ATS juga akan tetap menyimpan data para kandidat yang gagal di tengah proses rekrutmen. Sehingga, ketika Anda ingin merekrut kandidat baru lagi Anda bisa menggunakan database tersebut.
Manfaat Applicant Tracking System
Sesuai yang sudah dijelaskan sebelumnya, Applicant Tracking System ini dapat menyederhanakan proses rekrutmen yang begitu panjang. Selain dapat menghemat waktu dan tenaga, perusahaan pun menjadi lebih mudah mendapatkan kandidat potensial. Berikut ini adalah beberapa manfaat dari Applicant Tracking System yang perlu Anda ketahui sebagai recruiter:
Menghemat waktu proses rekrutmen
Manfaat utama dari penggunaan ATS adalah Anda bisa menghemat waktu proses rekrutmen. Proses rekrutmen tentu sangat panjang, mulai dari memasang lowongan pekerjaan di job portal, menyortir CV yang masuk, menjadwalkan interview, menghubungi kandidat, dan masih banyak lagi. Dengan adanya platform yang all in one, Anda tidak harus pindah dari satu platform ke platform lainnya untuk merekrut karyawan. Secara tidak langsung, Anda pun menghemat waktu sekaligus tenaga.
Memberikan pengalaman positif kepada kandidat
Dibandingkan cara manual, Applicant Tracking System ini lebih cepat dan akurat dalam mencatat data-data para kandidat. Sehingga, perekrut pun tidak akan khawatir jika ada kandidat yang terlewat. Karena prosesnya terbilang cepat, maka para kandidat pun tidak membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan balasan atau feedback dari perusahaan. Hal ini tentu akan menjadi pengalaman positif bagi mereka dalam melamar di perusahaan.
Memudahkan mengelola data kandidat
Terkadang perekrut membutuhkan waktu 2-3 hari atau bahkan lebih hanya untuk menyortir CV yang masuk melalui email. Dengan adanya ATS, Anda akan lebih mudah dalam mengelola data-data terkait kandidat. Contohnya seperti profil kandidat, alamat email atau kontak, skill test yang diberikan untuk mereka, hingga feedback setelah wawancara dari perusahaan. Semua data ini bisa digabung menjadi satu langsung ke email dan kalender perekrut melalui ATS. Jadi, Anda tidak perlu lagi bingung mencari atau memilah data kandidat yang dibutuhkan.
Proses wawancara menjadi lebih lancar
Salah satu hal yang menyebabkan perusahaan kehilangan kandidat potensialnya adalah jarak waktu antara satu tahap ke tahap rekrutmen berikutnya yang terlalu lama. Contohnya proses wawancara kandidat mulai dari HR hingga ke User yang menghabiskan waktu berbulan-bulan. Kandidat mungkin akan menerima tawaran dari perusahaan lain jika mereka terlalu lama menunggu.
Oleh karena itu, Applicant Tracking System ini ada untuk memudahkan Anda dalam menentukan standar evaluasi, formulir feedback, hingga skala peringkat untuk kandidat. Dengan begitu, Anda pun tidak membutuhkan waktu lama untuk melakukan proses wawancara, sebab Anda sudah mempunyai standar yang tepat untuk mengevaluasi atau menilai kandidat.
Membantu perusahaan mendapatkan talenta terbaik
Sistem ATS akan menyortir dan memilih kandidat yang sesuai dengan kualifikasi serta persona perusahaan. Karena proses penyortiran ini jauh lebih ketat dibandingkan manual, tentu perusahaan akan lebih berpotensi untuk mendapatkan talenta yang terbaik dan berkualitas. Dengan begitu, perusahaan dapat bersaing dengan para kompetitor. Sebab, salah satu faktor utama bisa atau tidaknya perusahaan bersaing ditentukan dari kualitas sumber daya manusianya.
Memudahkan menyimpan data kandidat
Sistem ATS juga dapat menyimpan data-data milik para kandidat, baik yang lolos dan bergabung dengan perusahaan, maupun yang gagal di tengah proses rekrutmen. Jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan oleh perusahaan, maka Anda bisa lebih mudah menemukannya karena semuanya telah tersimpan rapi dalam database ATS. Anda pun tidak perlu mencari-cari informasi kandidat dengan menghubungi atau mencarinya di platform lain.
Efisiensi biaya rekrutmen
Bisa dibilang rekrutmen membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Bahkan menurut studi yang dilakukan oleh Society for Human Resource Management (SHRM), setidaknya perusahaan mengeluarkan biaya lebih dari US $4.000 untuk merekrut satu orang karyawan dengan waktu rata-rata pengisian jabatan 42 hari. ATS mampu meningkatkan kecocokan kandidat dengan kualifikasi serta jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Hal ini tentu akan mengurangi risiko salah rekrut. Semakin tinggi kecocokan karyawan, maka semakin kecil angka turnover, jadi perusahaan bisa menghemat biaya rekrutmen karyawan pengganti dan biaya kerugian karena kekosongan posisi.
Mudah diintegrasikan dengan sistem lain
Perlu Anda ketahui, Applicant Tracking System ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti Human Resource Information System (HRIS), Customer Relationship Management (CRM), Payroll, dan lain sebagainya. Hal ini tentu akan membantu merampingkan proses rekrutmen yang Anda lakukan, sehingga menjadi lebih praktis dan cepat.
Mempermudah memposting lowongan
Applicant Tracking System akan memungkinkan Anda untuk mengunggah lowongan pekerjaan di beberapa platform dengan satu klik saja. Anda tidak perlu lagi masuk ke akun individu dari setiap platform sosial untuk memposting lowongan. Selain itu, Anda juga tidak perlu melacak setiap platform tersebut untuk melihat hasil atau jumlah pelamar yang masuk dari setiap postingan satu per satu. Applicant Tracking System akan mengumpulkan analitik dari setiap platform dan melaporkannya kepada Anda. Hal ini juga dapat menghemat biaya pemasangan iklan lowongan di platform tertentu.
Meningkatkan kualitas perekrutan
Menurut penelitian, 80% perekrut mengklaim bahwa sejak mereka menggunakan Applicant Tracking System dalam bisnisnya, kualitas perekrutan menjadi lebih berkualitas. Penelitian lain juga menyatakan bahwa umur simpan lamaran kandidat yang memenuhi syarat adalah sekitar 10 hari. Artinya, semakin cepat proses rekrutmen Anda, maka Anda akan lebih mudah mendapatkan kandidat berbakat yang mungkin juga diinginkan oleh kompetitor Anda.
Meningkatkan komunikasi antar departemen
Salah satu cara agar proses perekrutan berjalan dengan lancar adalah komunikasi yang baik antara departemen, misalnya HRD dengan manajer posisi terkait. ATS memungkinkan terjalinnya komunikasi yang baik antara tim rekrutmen dengan orang lain yang terlibat dalam keseluruhan proses. Melalui ATS, Anda dapat mengirim pesan dengan mudah, menjadwalkan email secara massal, dan menetapkan tugas secara terorganisir. Bahkan, seluruh anggota tim dapat memberikan penilaian serta feedback pada setiap pelamar.
Nah, itulah beberapa manfaat dari Applicant Tracking System yang dapat Anda gunakan dalam proses rekrutmen perusahaan. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!