7 Cara Layoff Karyawan dengan Benar dan Contoh Surat PHK yang Profesional

Istilah layoff semakin familiar akhir-akhir ini karena maraknya perusahaan yang merumahkan karyawan dengan berbagai alasan.  

Layoff merupakan pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh perusahaan, salah satu tujuannya untuk efisiensi. 

Akibat bisnis merugi terus menerus, manajemen berusaha mengambil langkah agar perusahaan tidak diambang kebangkrutan dengan mengurangi tenaga kerja. 

Meskipun umum terjadi, tetapi layoff harus dilakukan sesuai ketentuan dan cara yang tepat. Hal ini demi menghindari masalah hukum di masa mendatang. 

Melalui artikel di bawah ini Anda akan memahami cara layoff karyawan dengan benar dengan mengetahui tahapan memberhentikan karyawan dan cara menulis surat layoff yang profesional. 

Pengertian layoff secara umum

Bagi Anda yang berprofesi sebagai HRD tentu sudah tidak asing dengan layoff. Kebijakan merumahkan sepertiga bahkan setengah karyawan, kerap kali diambil untuk mengurangi pengeluaran dan meminimalisir kebangrutan. 

Apabila perusahaan gagal meraih keuntungan atau terlilit hutang besar maka akan kesulitan membayar gaji karyawan. Alhasil, solusinya yaitu pemutusan hubungan kerja. 

Definisi layoff melansir dari Indeed adalah situasi di mana manajemen memberhentikan karyawannya dengan alasan di luar sikap dan performa kerja individu.

Keputusan layoff berlaku sementara maupun permanen. Biasanya, HRD akan merekrut kembali karyawan setelah keuangan perusahaan membaik. 

Sebaliknya, jika kondisi keuangan semakin memburuk, karyawan berhak menerima hak-haknya sesuai UU Ketenagakerjaan. 

Alasan perusahaan melakukan layoff karyawan 

Faktor terjadinya layoff disebabkan oleh kesalahan atau perubahan di perusahaan. Contohnya kegagalan mendapat profit, merger, pemisahan, hingga relokasi.  

Performa karyawan tidak terlibat langsung dalam pemutusan hubungan kerja ini. Penyebab layoff pada beberapa perusahaan bervariasi, berikut deretan alasan paling umum. 

1. Pengurangan dana 

Layoff startup bisa terjadi apabila perusahaan ingin mengurangi pengeluaran. Ini  dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti membayar utang atau penjualan menurun drastis. Biasanya dana yang dipangkas adalah gaji karyawan. 

Demi memastikan bisnis tetap berjalan, perusahaan mengambil tindakan dengan merumahkan sebagian karyawan, terutama yang tidak berhubungan langsung pada bisnis utama. 

Contohnya, content creator, designer, ataupun tim sosial media. Setelah mengeliminasi posisi tersebut, dana akan dialokasikan ke sektor lainnya. 

2. Merger

Merger merupakan kondisi di mana dua perusahaan berbeda bergabung menjadi satu, sehingga membentuk perusahaan baru contohnya Gojek dan Tokopedia alias GoTo. 

Kedua bisnis ini bergabung untuk menurunkan kompetisi bisnis, meningkatkan profit, mengembangkan produk, hingga berkaitan dengan pajak. 

Perusahaan yang bergabung bisa menambah staff baru atau justru mengurangi karyawan lama. Perubahan manajemen turut berdampak pada jumlah SDM. 

Misalnya, jika di perusahaan terdapat dua divisi yang sama, kemungkinan salah satu divisi itu akan diberhentikan sehingga tidak ada duplikat dan menghemat dana. 

Sebagai contoh layoff GoTo juga dilakukan agar pertumbuhan perusahaan lebih cepat dan tanggap menghadapi kompetisi yang makin ketat. 

3. Relokasi 

Perpindahan perusahaan ke tempat baru turut jadi alasan layoff. Pemegang kepentingan mungkin merumahkan setengah karyawan karena perusahaan akan relokasi ke luar negeri. 

Posisi yang kosong itu nantinya diisi oleh tenaga kerja dari negara tempat perusahaan berada. Cara ini jauh lebih efektif dan hemat, daripada menugaskan karyawan ke luar negeri yang memakan pengeluaran besar.

4. Akuisisi 

Akuisisi adalah ketika perusahaan membeli setengah atau semua aset dari perusahaan lain. Proses ini juga bisa mengarah pada layoff karyawan, akibat perubahan manajemen maupun struktur. 

Tujuan akuisisi biasanya untuk mengembangkan jangkauan pasar, memperoleh sumber daya, dan lain sebagainya. 

5. Pendanaan terhenti

Salah satu alasan layoff startup paling banyak adalah berhentinya pendanaan dari investor, sehingga bisnis tidak berjalan dan terancam bangkrut. 

Startup membutuhkan waktu 2-5 tahun untuk mendapat untung, apabila tidak ada investor yang mendanai maka perusahaan bisa berhenti. 

Sementara dari sisi investor, dana yang sudah disalurkan harus mampu mendatangkan keuntungan. Penurunan laba dan penjualan, sering menjadi alasan investor mengubah pikirannya untuk berinvestasi. 

Perusahaan yang belum mendapat profit dan terhenti pendanaannya, tidak bisa membayar gaji karyawan. Alhasil, PHK massal menjadi solusinya. 

6. Pembatalan project

Perusahaan besar maupun agensi kerap kali merekrut banyak karyawan untuk menangani project besar. Namun, jika project dibatalkan oleh klien risikonya layoff skala besar. 

Contohnya layoff Shopee bisa saja dilatarbelakangi pembatalan project, sehingga karyawan dirumahkan walaupun belum mulai bekerja. 

7. Alih daya tenaga kerja

Outsourcing alias perusahaan alih daya kini menjadi solusi untuk mendapatkan tenaga kerja dengan biaya terjangkau. 

Merekrut dan melatih tenaga kerja bisa sangat mahal dan kurang efektif, terutama bagi posisi di luar bisnis utama. Misalnya, kurir, customer service, dan office boy. 

Di samping gaji, perusahaan juga berkewajiban memberikan perlindungan kesehatan, uang transportasi, makan, dan benefit lainnya. 

Beberapa perusahaan mungkin merumahkan karyawannya dan beralih ke outsourcing demi menghemat uang, waktu, dan tenaga demi fokus ke bisnis utama. 

Melalui outsourcing perusahaan tidak perlu memonitor tenaga kerja dan mengelola gaji serta fasilitas lainnya. 

8. Event musiman

Bisnis musiman umum melakukan layoff, sebab pekerjaan dan project hanya berjalan di waktu tertentu, seperti ski resort, perlengkapan sekolah, dan pernak-pernik lebaran. 

Perusahaan penyedia produk atau jasa melakukan PHK ketika musim telah berakhir. Akan tetapi, ada pula yang tetap mempekerjakan karyawan dalam jumlah minim. 

9. Peningkatan teknologi di sektor produksi

Pabrik merupakan industri yang rentan melakukan layoff. Ini karena perkembangan teknologi semakin mengancam keberadaan tenaga kerja, tetapi memberikan keuntungan bagi perusahaan. 

Pekerjaan yang  sebelumnya dijalankan 20 orang, kini bisa lebih cepat selesai jika dikerjakan oleh mesin. Selain efisien dan efektif, biayanya perawatannya pun lebih ringan. 

10. Perubahan manajemen

Layoff startup Indonesia dapat disebabkan oleh perubahan manajemen. Perubahan struktur organisasi nyatanya berdampak bagi kelangsungan tenaga kerja. 

Misalnya, di manajemen lama HRD bisa berasal dari segala jurusan, tetapi pada manajemen baru posisi perekrut hanya boleh diisi oleh lulusan psikologi dan manajemen saja. 

Akibat perubahan ini, karyawan dari latar jurusan tersebut bisa diberhentikan karena tidak memenuhi kualifikasi yang ada.  

11. Perusahaan gulung tikar

Awal pandemi Covid-19, banyak perusahaan tutup dan gulung tikar akibat bisnis tidak berjalan, profit terus menurun, dan adanya kebijakan PPMK sehingga membatasi kegiatan di berbagai sektor. 

Alhasil, perusahaan yang tidak memiliki pondasi kuat mengalami kebangrutan dan melakukan PHK massal. Beberapa bahkan gagal memberikan pesangon pada karyawan layoff.

Hak karyawan yang terkena layoff

Layoff ruangguru dan perusahaan startup lainnya legal dan tidak melanggar hukum apabila hak-hak karyawan terpenuhi. Mengacu pada UU No. 13 tahun 2003, hak pegawai yang terkena layoff yaitu: 

1. Pesangon

Di akhir masa kontrak, karyawan berhak mendapatkan uang pesangon sebesar upah sebulan sebagai tanda berakhirnya kerja sama. Pesangon juga berlaku bagi karyawan yang terkena PHK. 

Apabila masa kerja kurang dari setahun maka karyawan berhak menerima 1 kali upah sebulan. Sementara jika di atas 2 tahun sekitar 3 bulan upah kerja.

Nominal pesangon dihitung berdasarkan masa kerja dan upah sebulan. Karyawan dengan durasi kerja paling lama berpeluang mendapatkan pesangon lebih besar. 

2. Penggantian hak

Selama bekerja karyawan berhak menggunakan fasilitas, reimbursement, dan cuti sesuai kebijakan. Hak cuti yang belum terpakai wajib diganti dengan sejumlah uang oleh perusahaan. 

3. Uang penghargaan masa kerja

UPMK alias uang penghargaan diberikan untuk menghargai kesetiaan dan kontribusi pegawai selama di bekerja. Biasanya diberikan pada karyawan dengan masa kerja di atas 3 tahun. 

Tahap-tahap layoff karyawan yang tepat 

Mass layoff adalah pemberhentian karyawan yang dilakukan dalam skala besar dikarenakan berbagai alasan. 

Membuat keputusan layoff harus melalui beberapa langkah agar terkendali dan tidak melanggar ketentuan hukum. Di bawah ini terangkum deretan tahap layoff pegawai dengan tepat yang dapat Anda pelajari. 

1. Mengumpulkan kandidat layoff

Setelah manajemen berencana melakukan layoff, tugas HRD adalah mengumpulkan nama kandidat. Terlepas dari performa kerja, Anda tetap perlu mempertimbangkan karyawan mana saja yang akan dirumahkan. 

Society for Human Resources Management menjelaskan, kriteria kandidat yang Anda pertahankan harus membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ini bisa berdasarkan senioritas, pengalaman, kinerja, dan keahlian. 

2. Perbanyak persiapan

Memberhentikan karyawan bukan perkara mudah, terlebih jika individu sudah bekerja bertahun-tahun dan Anda memiliki keterikatan emosional. 

Laurence J. Stybel, seorang karier management sekaligus executive yang tinggal di Suffolk University Sawyer Business School mengatakan, HRD dapat berlatih, menyusun kata-kata sebelum berbincang dengan kandidat layoff, serta melakukan role play. 

“Kandidat mungkin akan menangis. Anda harus memikirkan bagaimana cara menangani situasi dan emosi tersebut,” ucapnya dilansir dari Harvard Business Review.

3. Membuat surat pemberitahuan

Prosedur memberhentikan karyawan yaitu membuat surat pemberitahuan lebih dahulu, selama alasannya jelas. Pengusaha dapat memberikan pemberitahuan tertulis maksimal 14 hari sebelum PHK dilakukan dilakukan. 

4. Pertimbangkan tempat yang nyaman

Situasi saat pengumuman layoff bisa tidak terkendali. Oleh karena itu, pertimbangkan memilih tempat yang privat dan nyaman selama sesi berbincang. 

Suasana bisa menegangkan karena karyawan tidak setuju dengan keputusan perusahaan, tetapi bisa pula menyedihkan. HRD dapat menyiapkan tisu untuk mengantisipasi jikalau tangisan karyawan meledak-ledak.

5. Sampaikan pesan secara langsung

Etika menyampaikan pemberitahuan layoff yaitu secara langsung. Sebaiknya perusahaan mengatur jadwal pertemuan tatap muka, sehingga informasi yang diberikan lebih jelas. 

Di samping itu, karyawan dapat menanyakan perihal hak pasca dirumahkan tanpa ada miskomunikasi. Walaupun sudah ada teknologi pengirim pesan, tetapi cara ini kurang etis. 

Hindari berbasa-basi dan jelaskan langsung alasan pertemuan. Sampaikan alasan perusahaan melakukan PHK, sehingga karyawan dapat menerima keputusan. 

6. Teguhkan pendirian

Rekan kerja Anda mungkin jadi bagian dari karyawan yang dirumahkan dan ini memberikan pukulan bagi diri sendiri. Akan muncul perasaan bersalah dan sedih saat pertemuan. 

Namun, manajemen dan HRD harus bersikap teguh agar tidak terlibat emosi lebih jauh sehingga mengabaikan keputusan yang telah Anda buat. 

Menunjukkan simpati merupakan hal wajar HRD munculkan, tetapi jika berlebihan tidak bagus ke depannya. Hal yang bisa Anda lakukan yakni memberikan dukungan dan bantuan. 

7. Berikan penawaran 

Langkah terakhir adalah menjelaskan hak-hak dan penawaran perusahaan sebagai bentuk dukungan bagi karyawan terkena layoff. Ini meliputi pesangon, uang penghargaan, dan pengganti hak. 

Perusahaan teknologi dan startup juga memberikan bantuan berupa akses pelatihan gratis dan penyaluran ke perusahaan-perusahaan, agar mantan pegawai bisa mendapat kesempatan di tempat lain.

Baca Juga: Hal-Hal yang Diperhatikan sebelum Melakukan PHK Karyawan

Tips menginformasikan karyawan yang terkena layoff

Selain cara di atas, HRD wajib memahami apa saja yang tidak boleh dilakukan ketika merumahkan karyawan, diantaranya: 

1. Hindari menyampaikan kekurangan karyawan

Karyawan yang Anda rumahkan tergolong karyawan dengan kinerja buruk? Meskipun hal tersebut fakta, hindari mengungkit kekurangannya ketika pertemuan. 

Hal ini tidak membantu menenangkan emosinya, justru beriko memperburuk suasana. 

Sampaikan penilaian kerja karyawan di pertemuan selanjutnya jika diperlukan. 

2. Melakukan layoff tiba-tiba

Melaksanakan layoff tiba-tiba bukan hanya mengejutkan karyawan, tetapi juga berpengaruh pada citra perusahaan dan memicu terjadinya komplain. Pasca isu PHK tersebar, segera buat surat peringatan agar tenaga kerja bersiap-siap. 

Alternatif Efisiensi Tenaga Kerja

Efisiensi adalah tindakan yang tidak terhindarkan di perusahaan. Alangkah baiknya, HRD mencari alternatif sebelum memutuskan PHK massal, seperti cara di bawah ini. 

1. Working from home atau remote

Operasional kantor menyumbang pengeluaran tinggi, sebab perusahaan perlu membayar listrik, air, dan fasilitas lain demi mendukung karyawan. 

Perusahaan dengan masalah keuangan bisa mempertimbangkan WFH atau bekerja remote sehingga dana operasional dapat dipangkas dan dialokasikan ke kebutuhan lainnya. 

2. Menawarkan pensiun sukarela

Cara lainnya adalah menawarkan pensiun dini pada karyawan senior dan memberikan karyawan insentif serta beberapa keuntungan. Melalui cara ini, perusahaan tidak melakukan PHK, tetapi karyawan mengundurkan diri secara sukarela. 

3. Mengurangi dana untuk acara gathering

Acara gathering perusahaan dapat Anda pangkas dan dananya dialokasikan untuk membayar gaji karyawan. Kepentingan di luar bisnis utama ditiadakan hingga keuangan perusahaan membaik. 

Cara menulis surat layoff profesional 

Penulisan dan struktur surat layoff karyawan terdiri dari pembukaan, isi, dan penutup. Komponen wajib ada dalam surat yaitu benefit, gaji terakhir, masa berlaku PHK, hingga penawaran perusahaan. Sementara langkah penulisannya sebagai berikut. 

1. Cantumkan nama karyawan

Tuliskan nama karyawan di bagian pembuka. Ini akan membuat surat Anda lebih personal sebelum menyampaikan informasi layoff. Penggunaan teknologi sangat membantu apabila perusahaan merumahkan puluhan tenaga kerja. 

2. Tuliskan apresiasi atas kontribusi karyawan

Salah satu informasi yang tidak boleh tertinggal adalah apresiasi karyawan. Ucapkan terima kasih atas kontribusi karyawan selama bekerja untuk menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kerja kerasnya. 

3. Sampaikan informasi dengan jelas

Berita pemutusan hubungan kerja tidak menyenangkan karyawan, sehingga sampaikan informasi tanpa bertele-tele. Semakin cepat individu tahu, makin baik hasilnya. Cobalah gunakan kata-kata yang mudah dicerna agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. 

4. Sediakan panduan pasca layoff

Reaksi sebagian karyawan menerima kabar PHK yaitu bingung. Karyawan tidak tahu harus berbuat apa pasca layoff. Di dalam surat HRD perlu mencantumkan benefit dan penawaran apa saja yang perusahaan berikan sebagai kompensasi. 

Contoh surat layoff  

Surat layoff Tokopedia beserta startup lain tidak jauh berbeda. Berikut contoh surat PHK yang profesional melansir dari Indeed. 

YTH Adinda Zahra, 

Saya menyesal memberitahu Anda bahwa Anda diberhentikan dari peran Anda saat ini sebagai senior UX writer, efektif dari tanggal 23 Desember 2022. Hal ini dikarenakan keuangan perusahaan turut terdampak Covid-19 yang menyebabkan pengurangan tenaga kerja. 

PT Anak Bangsa International ingin mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan dedikasi Asuransi kesehatan dan gaji terakhir Anda termasuk kompensasi untuk saldo cuti berbayar Anda saat ini dan ditetapkan untuk diserahkan langsung ke akun Anda pada 28 Desember 2022.

Perwakilan dari departemen sumber daya manusia kami akan menghubungi Anda untuk menjadwalkan wawancara keluar dan memberikan dokumen pemisahan Anda. Saat ini, kami dapat memberi Anda sumber daya dan informasi pengangguran lebih lanjut.

Salam,

Harfiz Nurcahyo

Human Resources 

(021) 8849993

Hafiz@anakbangsagroup

Menyampaikan kabar PHK pada karyawan menjadi tugas berat yang dipegang HRD. Oleh karena itu, Anda bisa mempertimbangkan mengajak supervisor atau manajer untuk bersama-sama memimpin pertemuan.

Ada banyak opsi lain yang bisa dilakukan perusahaan untuk menghindari PHK, salah satunya adalah dengan memigrasikan pekerja kepada penyedia layanan outsourcing. Dengan demikian Anda dapat mengefisiensikan pengelolaan dan juga payroll.

MyRobin merupakan salah satu perusahaan outsourcing yang menyediakan layanan migrasi untuk membantu pengelolaan pekerja Anda. Pelajari produk dan layanan MyRobin disini!

Informasi menarik lainnya bisa Anda temukan di Blog MyRobin. Dapatkan kabar terbaru seputar bisnis, trend tenaga kerja, dan HRD di sini.