Seiring berjalannya waktu dalam melakukan pekerjaan ada beberapa industri atau perusahaan yang mengurangi operasi fisik dan beralih ke dunia digital dengan sistem remote. Namun di satu sisi perusahaan juga mengalami kesulitan menyesuaikan diri dengan perubahan ini. Tantangan terbesarnya yaitu memonitor performa pekerja remote dan mengawasi produktivitas mereka.
Baca selengkapnya mengenai tren HR di era digital sekarang!
Jika Anda merasa kesulitan untuk memonitor performa pekerja remote, Anda telah mendarat di tempat yang tepat. MyRobin akan membahas cara paling efektif untuk memantau karyawan jarak jauh. Simak selengkapnya disini!
Apa Itu Memonitor Performa Pekerja Remote?
Memonitor performa pekerja remote adalah kegiatan memantau dan mengevaluasi kinerja pekerja yang sedang melakukan pekerjaannya dari lokasi yang jauh dari kantor atau tempat kerja. Dalam memonitor performa pekerja remote, atasan atau manajer harus memastikan bahwa pekerja menjalankan tugas-tugasnya sesuai dengan target yang ditentukan, waktu yang ditentukan dan dengan kualitas yang diharapkan.
Memonitor performa pekerja remote juga memungkinkan atasan untuk mengetahui kendala atau hambatan yang mungkin dihadapi oleh pekerja, serta memberikan bimbingan atau dukungan yang dibutuhkan.
Beberapa cara yang umum digunakan untuk memonitor performa pekerja remote antara lain dengan menggunakan aplikasi pelacakan waktu (time tracking), software manajemen tugas (task management), dan sistem pelaporan yang terintegrasi. Melalui monitoring performa pekerja remote secara teratur, perusahaan dapat memastikan bahwa pekerja tetap produktif, kinerja tetap terjaga, dan proyek dapat diselesaikan tepat waktu.
Baca Juga: Cara Membangun Budaya Kerja Remote yang Ideal Untuk Perusahaan
Pentingnya Memonitor Pekerja Remote
Memonitor pekerja remote dapat membantu perusahaan memastikan bahwa para karyawan memenuhi target dan deadline yang ditetapkan. Dengan memantau kinerja mereka, perusahaan dapat mengidentifikasi apakah ada masalah dalam produktivitas atau kinerja individu dan mengambil tindakan untuk mengatasinya.
Selanjutnya, memonitor pekerja remote juga akan memungkinkan untuk menjaga kedisiplinan. Begitu mereka tahu sedang diawasi, mereka akan lebih hati-hati mengambil pekerjaan mereka. Hal ini penting dalam memantau karyawan jarak jauh karena dapat mengurangi kemungkinan terjadinya pemborosan waktu atau pekerjaan yang tidak produktif
Terakhir, memonitor pekerja remote juga membantu perusahaan memastikan keamanan dan privasi data. Dalam lingkungan pekerjaan yang terhubung secara digital tentunya ada risiko keamanan dan privasi yang lebih tinggi. Dengan memantau kinerja karyawan, perusahaan dapat memastikan bahwa data sensitif dan informasi rahasia tetap terlindungi.
Manfaat Memonitor Pekerja Remote
Memonitor karyawan yang bekerja secara remote memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat utama dari memonitor pekerja remote adalah sebagai berikut:
Meningkatkan Produktivitas
Dalam pekerjaan jarak jauh, karyawan memiliki lebih banyak fleksibilitas dan otonomi atas waktu mereka, tetapi juga lebih banyak tantangan dan distraksi yang mungkin mempengaruhi produktivitas mereka. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memonitor kinerja karyawan dan memastikan bahwa mereka tetap produktif.
Dengan memantau kinerja pekerja remote secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi pola atau kebiasaan kerja yang mungkin menghambat produktivitas. Perusahaan dapat melihat waktu yang dihabiskan untuk bekerja, bagaimana tugas dikelola, dan seberapa sering ada gangguan dari email atau panggilan telepon. Dari data ini, perusahaan dapat membuat strategi untuk meningkatkan produktivitas dan membantu karyawan dalam mengelola waktu mereka dengan lebih efektif.
Selain itu, memonitor kinerja karyawan juga membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah kinerja individu dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan tampaknya kurang produktif dalam tugas tertentu, manajer dapat memberikan umpan balik dan bimbingan untuk membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.
Memperbaiki Kualitas Kerja
Dengan memonitor kinerja karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dalam kinerja individu dan memberikan umpan balik yang dapat membantu karyawan meningkatkan keterampilan mereka. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki kualitas kerja dan meningkatkan hasil yang dihasilkan oleh karyawan.
Selain itu, memantau kinerja karyawan juga dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi efektivitas proses bisnis dan menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan. Perusahaan dapat menemukan cara untuk memperbaiki tugas yang berulang dan menemukan cara untuk meningkatkan efisiensi dalam proses kerja mereka. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya sehingga bisnis menjadi lebih efisien dan efektif.
Meningkatkan Keterlibatan Karyawan Remote
Dengan memonitor kinerja karyawan, perusahaan dapat memberikan umpan balik yang konstruktif dan membantu karyawan dalam meningkatkan keterampilan mereka. Hal ini dapat membantu karyawan merasa lebih diperhatikan dan didukung oleh perusahaan sehingga mereka merasa lebih termotivasi dan berkomitmen dalam bekerja. Selain itu, perusahaan juga dapat memberikan dukungan dan sumber daya yang tepat waktu kepada karyawan, sehingga mereka dapat mengatasi tantangan dan masalah yang mungkin muncul saat bekerja dari jarak jauh.
Dalam memantau kinerja karyawan, perusahaan bisa memberikan umpan balik positif dan pengakuan atas prestasi yang dicapai oleh karyawan. Hal ini meningkatkan rasa percaya diri dan motivasi karyawan, serta membuat mereka merasa dihargai dan diakui atas kontribusi mereka dalam perusahaan.
Dengan demikian, memonitor karyawan yang bekerja secara remote dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan keterlibatan karyawan dan membangun hubungan yang baik dengan mereka. Ketika karyawan merasa dihargai dan didukung oleh perusahaan, mereka cenderung lebih termotivasi dan berkomitmen dalam bekerja sehingga mereka bisa memberikan hasil kerja yang lebih baik untuk perusahaan.
Mencegah Pelanggaran Data
Melakukan pemantauan karyawan yang bekerja secara remote membuat perusahaan dalam upaya pencegahan pelanggaran data dan keamanan informasi yang sensitif. Dalam lingkungan kerja jarak jauh, perusahaan harus memperhatikan kebijakan keamanan dan privasi yang tepat untuk melindungi data dan informasi penting mereka. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengembangkan strategi yang efektif untuk memantau kegiatan karyawan remote dan memastikan bahwa tindakan mereka selalu sesuai dengan kebijakan keamanan informasi perusahaan.
Meningkatkan Kontrol dan Transparansi
Memonitor kinerja karyawan secara teratur dapat membantu perusahaan dalam mengontrol proses bisnis dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat. Hal ini dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam bisnis.
Cara Memonitor Performa Pekerja Remote
Anda dapat dengan mudah dan efektif memonitor performa pekerja remote yang bekerja dari jarak jauh dengan beberapa cara. Ikuti cara-cara yang disebutkan di bawah ini
Membuat Daftar Tugas
Cara pertama untuk memonitor performa karyawan secara efektif adalah dengan membuat daftar tugas. Strategi ini sangat sederhana dan mudah diterapkan. Dalam lingkungan kerja jarak jauh, di mana karyawan bekerja di rumah mereka sendiri dan tidak memiliki pengawasan langsung daftar tugas membantu memastikan bahwa karyawan tetap fokus dan terorganisir.
Pertama-tama, perusahaan harus membuat daftar tugas yang terstruktur dengan baik dan terkait dengan tujuan bisnis yang spesifik. Setiap tugas harus memiliki batas waktu yang jelas dan diatur dengan benar dalam hubungannya dengan proyek yang lebih besar.
Setelah daftar tugas dibuat, perusahaan memberikan tugas tersebut kepada karyawan secara jelas dan memberikan pengarahan yang tepat. Karyawan harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
Selanjutnya, perusahaan perlu memantau kemajuan karyawan dan memastikan bahwa mereka menyelesaikan tugas mereka sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan. Jika ada masalah atau keterlambatan, perusahaan dapat mengambil tindakan untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan sukses.
Terakhir, perusahaan bisa terus mengevaluasi efektivitas daftar tugas dan melakukan perubahan jika diperlukan. Ini dapat mencakup menambahkan atau menghapus tugas, memperbaiki batas waktu, atau memberikan dukungan tambahan kepada karyawan yang membutuhkannya.
Menggunakan Aplikasi Manajemen Tugas
Jika Anda mencari pendekatan yang lebih efektif dan bermanfaat untuk memantau karyawan jarak jauh, menggunakan aplikasi manajemen tugas bisa menjadi pilihan yang sangat baik.
Aplikasi seperti Trello, Asana, dan Slack memungkinkan tim untuk mengelola proyek dan tugas secara online. Anda dapat memantau kemajuan proyek, memberikan umpan balik pada tugas tertentu, dan memastikan bahwa setiap karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Meskipun ada banyak aplikasi manajemen tugas, semuanya memiliki tujuan yang sama yaitu membantu organisasi dalam mengelola, mengatur, dan menetapkan tugas yang terkait dengan berbagai proyek.
Dalam penggunaannya, Anda dapat membuat tugas baru di aplikasi tersebut segera setelah karyawan menerimanya. Setelah itu, manajer proyek dapat menunjuk anggota staf yang akan bertanggung jawab untuk mengerjakannya.
Hal terbaik adalah Anda dapat menggunakan aplikasi kapanpun dan memeriksa anggota staf mana yang akan ditunjuk untuk melakukan tugas tersebut. Dengan cara ini, Anda juga akan dapat mengidentifikasi karyawan yang harus diberi lebih banyak tugas atau karyawan mana yang tanggung jawab tugasnya perlu dikurangi. Melalui aplikasi ini dapat membantu perusahaan membuat segalanya lebih efisien.
Menggunakan Aplikasi Absensi
Menggunakan aplikasi absensi juga merupakan salah satu cara yang efektif untuk memonitor performa pekerja remote. Aplikasi ini akan membantu Anda untuk melacak jam kerja setiap pekerja secara akurat, termasuk waktu mulai dan berakhirnya kerja, istirahat, dan waktu absen.
Dengan menggunakan aplikasi absensi, Anda dapat melihat bagaimana waktu kerja diprioritaskan dan memastikan bahwa pekerja menghabiskan waktu mereka untuk melakukan tugas yang diberikan. Aplikasi ini juga dapat membantu mengidentifikasi pola keterlambatan atau absensi yang sering terjadi, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan yang sesuai untuk memperbaiki masalah tersebut.
Selain itu, aplikasi absensi juga dapat membantu pekerja remote untuk lebih memahami waktu kerja mereka sendiri. Mereka dapat mengatur jadwal kerja mereka dengan lebih baik dan menghindari kelelahan atau stres akibat bekerja terlalu lama atau terlalu sedikit.
Membuat Self-Reporting
Salah satu cara lain untuk memonitor kinerja pekerja jarak jauh adalah dengan membuat sistem pelaporan mandiri atau self-reporting. Dalam hal ini, karyawan diminta untuk secara teratur memberikan laporan tentang tugas-tugas yang telah mereka selesaikan, waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, dan masalah apa pun yang mereka hadapi.
Metode ini memungkinkan Anda untuk mengikuti kemajuan individu secara real-time dan memberikan umpan balik yang relevan. Ini juga membantu mengurangi beban administratif bagi manajer karena mereka tidak perlu terus-menerus meminta pembaruan dari setiap karyawan secara terpisah.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika menerapkan sistem pelaporan mandiri. Pertama-tama, pastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang jenis informasi apa yang harus mereka sertakan dalam laporan dan frekuensi pelaporannya. Perusahaan juga harus memantau laporan untuk memastikan bahwa karyawan tidak mengabaikan atau mengabaikan tugas yang seharusnya dilakukan.
Selain itu, perlu diingat bahwa pekerja jarak jauh cenderung mengalami kelebihan beban kerja karena mereka harus menangani tugas-tugas rumah tangga dan lingkungan kerja yang sama. Dalam hal ini, perlu memastikan juga bahwa sistem pelaporan mandiri tidak menyebabkan karyawan merasa lebih tertekan atau stres karena harus secara rutin memberikan laporan.
Melakukan Rapat Rutin
Melakukan rapat rutin secara online dapat membantu Anda untuk memonitor performa pekerja remote. Rapat ini dapat menjadi tempat untuk berdiskusi tentang kemajuan proyek, memberikan umpan balik, dan mengidentifikasi masalah yang mungkin mempengaruhi produktivitas.
Menggunakan Time Tracking Software
Dengan time tracking software, pengelola dapat melihat waktu yang dihabiskan oleh setiap karyawan untuk menyelesaikan tugas atau proyek tertentu. Ini akan membantu pengelola untuk mengetahui apakah karyawan menghabiskan waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas, atau mungkin terlalu lama atau terlalu singkat.
Selain itu, software pelacakan waktu juga dapat membantu karyawan untuk mengelola waktu mereka dengan lebih efektif. Dengan mengetahui berapa waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas, karyawan dapat merencanakan waktu mereka dengan lebih baik dan mengoptimalkan waktu kerja mereka.
beberapa software pelacakan waktu juga dilengkapi dengan fitur untuk membuat laporan kehadiran dan efektivitas kerja. Fitur ini dapat membantu pengelola untuk melihat secara keseluruhan bagaimana karyawan bekerja dan memberikan gambaran yang lebih baik tentang kinerja mereka.
Namun, penggunaan software pelacakan waktu juga dapat menimbulkan beberapa masalah, seperti privasi karyawan dan kekhawatiran tentang karyawan yang merasa diawasi terus menerus. Oleh karena itu, perlu untuk mengimplementasikan kebijakan yang jelas dan transparan tentang penggunaan software pelacakan waktu, dan memberikan karyawan dengan pemahaman yang jelas tentang cara data mereka akan digunakan.
Melacak Aktivitas Email Karyawan
Tidak diragukan lagi, karyawan saat ini cenderung menghabiskan banyak waktu untuk memeriksa dan mengirim email. Ini berarti sebagian besar waktu mereka terbuang percuma hanya di kotak email mereka. Waktu tersebut dapat dimanfaatkan dalam beberapa aktivitas kerja lain yang selanjutnya dapat membantu meningkatkan produktivitas.
Mereka tidak hanya menghabiskan banyak waktu di sana, tetapi banyak karyawan cenderung melakukan aktivitas yang tidak berguna di kotak email mereka. Oleh karena itu, memantau karyawan jarak jauh Anda dengan melacak aktivitas email mereka bisa saja digunakan. Namun perlu dipertimbangkan lagi untuk melakukan cara terakhir ini karena akan menimbulkan masalah hukum tertentu.
Secara keseluruhan memonitor performa pekerja remote membutuhkan strategi yang berbeda dari mengelola tim di kantor. Namun, dengan menggunakan beberapa strategi di atas, Anda dapat memastikan bahwa pekerja remote pada perusahaan Anda tetap produktif dan bekerja dengan efektif. Temukan tips karir menarik lainnya di blog MyRobin dan baca artikelnya gratis!
ID 
EN