Promosi jabatan merupakan cara tepat untuk meningkatkan motivasi karyawan ketika bekerja dan membuat mereka loyal pada perusahaan.
Mempelajari macam-macam metode promosi jabatan, akan membantu Anda menentukan karyawan yang layak naik posisi. Yuk, ikuti pembahasan lengkapnya di sini.
Memahami promosi jabatan
Promosi jabatan adalah bentuk apresiasi pada orang yang telah berkontribusi pada perusahaan. Umumnya, promosi bisa berupa perpindahan tanggung jawab, posisi yang lebih tinggi, wewenang untuk mengambil keputusan, dan title pekerjaan yang lebih senior.
Definisi promosi jabatan menurut ahli, Hasibuan (2002:108) dalam situs Konsultan Psikologi berarti, “Perpindahan yang memperbesar wewenang dan tanggung jawab ke jabatan yang lebih tinggi di dalam suatu organisasi yang diikuti dengan kewajiban, hak, status, dan penghasilan yang lebih besar.”
Dengan mempromosikan karyawan, ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai kinerja mereka dan mempersiapkan kesuksesan di masa mendatang.
Bagi karyawan, promosi jabatan menjadi impian karena mengindikasikan bahwa mereka memiliki loyalitas, berdedikasi, dan pekerja keras.
Mengapa penting mempromosikan karyawan penting?
Perusahaan yang mempromosikan karyawannya cenderung mendapat citra positif dan menjadi tempat bekerja impian bagi talenta berkualitas.
Ini karena di perusahaan memiliki jenjang karir jelas, sehingga memudahkan ketika masa perekrutan. Nah, berikut alasan promosi jabatan penting untuk perusahaan dan karyawan:
1. Memotivasi karyawan
Promosi naik jabatan mampu meningkatkan motivasi pekerja, sehingga mereka terdorong untuk bekerja lebih giat dan mempertahankan performanya. Ini juga menunjukkan dedikasi pekerja selama ini pada pekerjaan akan terbayar.
Selain itu, promosi menciptakan kompetisi yang sehat. Terutama jika perusahaan bersikap transparan tentang kriteria pekerja yang dipromosikan. Bagi yang ingin naik jabatan, maka harus bekerja lebih giat dan berkomitmen dengan pekerjaannya.
2. Meningkatkan moral pekerja
Karyawan yang merasa dihargai oleh perusahaan lebih bahagia ketika bekerja. Hal ini akan mempengaruhi performa dan hasil kerja mereka. Ketika merasa bahagia, karyawan jadi produktif.
3. Mendorong retensi karyawan
Promosi jabatan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan mendorong karyawan mengejar tujuan karirnya. Memberikan posisi baru bisa menjadi tantangan, sehingga melatih keahliannya dan mencoba peluang lain.
4. Mengembangkan pemimpin
Melalui seleksi promosi jabatan, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan potensial dan memberikan mereka pelatihan kepemimpinan yang berguna bagi karirnya. Perusahaan bisa mempersiapkan karyawan sejak awal untuk mengambil peran pemimpin di masa mendatang.
5. Hemat anggaran
Memberikan promosi jabatan turut menghemat anggaran daripada Anda merekrut karyawan baru untuk posisi pemimpin. Selain itu, pekerja internal sudah memahami tujuan perusahaan, sehingga lebih cepat beradaptasi.
Kapan perusahaan mempromosikan karyawan
Setiap perusahaan melakukan promosi di waktu yang berbeda-beda, tergantung kebutuhan posisi dan kualifikasi. Posisi tertentu mungkin saja memerlukan keahlian khusus yang baru akan dikuasai karyawan, pasca memiliki pengalaman panjang.
Syarat promosi jabatan biasanya berdasarkan prestasi kerja, senioritas, potensi kepemimpinan, keterampilan, sertifikasi, hingga waktu promosi terakhir.
Perbedaan level karyawan bisa mempengaruhi waktu perusahaan melakukan promosi. Misalnya untuk level rendah Anda mungkin memilih pekerja yang berkomitmen untuk pekerjaan mereka, berkontribusi lebih, sukarela membantu pekerja lain, dan cepat beradaptasi dengan perubahan.
Sementara untuk level manajemen, perusahaan memilih karyawan yang rela mengambil alih tugas, meminta lebih banyak pekerjaan, dan bisa bekerja tanpa pengawasan.
Metode untuk promosi jabatan
Jenis-jenis metode promosi karyawan terbagi menjadi 3 yaitu competitive method, non-competitive method, dan other method berikut ini definisi dan perbedaannya:
1. Non-competitive method
Metode non-kompetitif umumnya dilalui ketika karyawan telah mencapai prestasi atau standar yang sudah ditetapkan. Setiap karyawan memiliki kesempatan dan pertumbuhan karier yang sama. Contoh promosi jabatan dengan metode non kompetitif yaitu:
- Senioritas (karyawan dengan durasi kerja yang lama biasanya mendapat kenaikan jabatan)
- Pertambahan tugas (apabila karyawan mendapat beban kerja tambahan mereka akan mendapat promosi)
2. Competitive method (Metode kompetitif)
Metode kompetitif menuntut karyawan menunjukkan potensi dan kemampuannya. Kandidat akan dibandingkan performa, etos kerja, dan kepribadiannya dengan karyawan lain. Contoh promosi jabatan di perusahaan dengan metode kompetitif yaitu:
- Berbasis prestasi
- Senioritas berbasis prestasi
3. Other method (Metode lain)
Selain metode di atas, berikut jenis-jenis promosi jabatan dengan metode lainnya, meliputi:
- Promosi keluar (out promotion) artinya karyawan mencari pekerjaan di perusahaan dengan gaji lebih tinggi. Umumnya tidak ada peningkatan kewenangan dan tanggung jawab kerja.
- Dry promotion, bentuk promosi yang memberikan karyawan jabatan tetapi tidak ada kenaikan gaji
- Promosi tertutup artinya hanya karyawan dari divisi tertentu saja yang akan menerima kenaikan pangkat
- Promosi terbuka yaitu semua karyawan berkesempatan dipromosikan
- Upgradation promotion yakni kenaikan gaji tetapi tidak mengalami kenaikan tanggung jawab
Kriteria kandidat untuk promosi jabatan
Menurut Leapsome, ada beberapa kandidat yang layak perusahaan pertimbangkan untuk menerima kenaikan pangkat ataupun gaji, diantaranya:
1. Karyawan dengan kemampuan manajemen diri yang baik
Karyawan yang memiliki kemampuan manajemen diri yang baik perlu Anda pertimbangkan. Kemampuan ini mencakup organisasi, time management, menangani stress, dan menentukan prioritas.
2. Memiliki rasa keingintahuan tinggi
Contoh kriteria yang cocok mendapat promosi jabatan adalah karyawan dengan rasa ingin tahu tinggi. Pekerja ini selalu berkeinginan kuat untuk terus belajar dan siap menerima tantangan. Rasa ingin tahu bisa mendorong kreativitas dan inovasi di perusahaan.
3. Berpengalaman dan cocok dengan posisi
Pekerja senior lebih berpengalaman menghadapi rutinitas dan tantangan di divisinya. Pertimbangkan untuk memberikan promosi pada karyawan dengan durasi kerja terlama. Namun, perlu diingat pula untuk mencocokan kandidat dengan posisi. Apakah mereka memiliki skill yang dibutuhkan? atau apakah mereka mengenal budaya perusahaan?
4. Berorientasi pada masa depan
Karyawan yang berorientasi pada masa depan bisa menjadi aset berharga untuk perusahaan. Tipe pekerja ini bersemangat dan memiliki visi besar. Seringkali mereka ikut berkontribusi dalam kegiatan dan perencanaan bisnis.
5. Keterampilan manajerial dan kepemimpinan
Kriteria yang cocok untuk mengisi jabatan manajer adalah mereka yang memiliki keahlian manajemen dan kepemimpinan yang baik. Perhatikan apakah ada karyawan dengan dua keahlian tersebut.
Cara melakukan promosi jabatan
Menentukan karyawan yang layak mendapat promosi untuk naik jabatan bisa menyita waktu HRD. Demi mempermudah Anda, coba ikuti langkah-langkah di bawah ini.
1. Menentukan metode promosi
Anda dapat menentukan metode promosi yang akan digunakan. Ini akan memudahkan ketika menilai dan menyeleksi kandidat. Sesuaikan dengan posisi, misal untuk peran manajer umumnya penilaian berbasis prestasi dan kompetisi lebih cocok daripada berbasis senioritas semata.
2. Melakukan penilaian pada staff yang ada
Cobalah untuk berkomunikasi dengan karyawan saat ini, apakah mereka puas dengan posisinya sekarang? Apakah ada dari mereka yang ingin naik pangkat? Melalui diskusi, Anda dapat menilai seberapa siap karyawan untuk menerima tanggung jawab baru. Apa kelebihan dan kekurangan mereka, serta mulai membuat list kandidat potensial.
3. Menyusun persyaratan promosi
Selanjutnya, tentukan kualifikasi yang spesifik siapa yang akan memenuhi syarat dan dapat diajukan sebagai kandidat promosi. Perusahaan bisa saja menetapkan syarat seperti minimal waktu bekerja, sertifikasi, kepribadian, hingga prestasi tertentu.
4. Mengumumkan kesempatan promosi
Berikutnya mengumumkan kesempatan promosi. Anda mungkin mencantumkan kapan penilaian dilakukan dan hasil keputusan dibuat. Pastikan semua karyawan menerima informasi ini.
5. Menyeleksi kandidat
Pasca membuat daftar karyawan potensial saatnya melakukan seleksi dan mewawancarai kandidat. Gunakan kualifikasi untuk menemukan calon karyawan yang paling layak dipromosikan. Apabila karyawan tidak memenuhi syarat, cobalah terbuka dan komunikasikan apa yang membuat mereka tidak dapat dipromosikan.
6. Memberikan promosi jabatan
Tahap akhir adalah mengumumkan karyawan yang perusahaan promosikan. Buatlah pengumuman resmi agar setiap karyawan mengetahuinya. Anda dapat membuat press release atau memo untuk internal.
Tips promosi jabatan
Pasca memahami langkah-langkah promosi jabatan atau dalam Bahasa Inggris employee promotion, ikuti tips di bawah ini agar Anda lebih mudah mempromosikan karyawan.
1. Bersikap terbuka
Keterbukaan akan menciptakan kompetisi yang sehat. Komunikasikan rencana promosi dan persyaratannya, agar setiap karyawan dapat berpartisipasi. Apabila ada karyawan yang memenuhi kualifikasi, dorong mereka untuk mendaftar sebagai calon.
2. Pelajari tujuan karyawan
Coba gali informasi tentang tujuan karir karyawan dan bagaimana mereka berada di posisi ini. Apa tujuan jangka panjang mereka. Melalui informasi ini perusahaan dapat memfasilitasi impian kandidat melalui promosi jabatan.
3. Pertimbangkan ekspektasi karyawan
Pertimbangan ekspektasi karyawan dari berbagai generasi. Karyawan gen Z mungkin ingin dipromosikan setelah bekerja beberapa tahun, sedangkan generasi boomers lebih tertarik berada di posisi saat ini tetapi mengharapkan kenaikan gaji.
4. Memberikan pengumuman pada semua pihak
Pengumuman promosi tidak hanya melalui lisan, tetapi juga tulisan. Selain membantu tim beradaptasi dengan orang tersebut. Karyawan di perusahaan juga makin termotivasi, sedangkan bagi yang dipromosikan tentu ada kebanggaan tersendiri.
Kirimkan surat pengumuman melalui email. Cantumkan nama karyawan, posisi barunya, tanggung jawabnya, mengapa ia dipilih, dan kapan posisi tersebut berlaku.
Contoh surat promosi jabatan
Sebagai referensi Anda, perhatikan contoh surat promosi jabatan yang MyRobin sadur dari situs Recruiter. Surat ini biasanya dikirim melalui email atau dicetak.
Subject: Ananda Riza – Marketing Manager
Hello tim,
Saya dengan senang hati mengumumkan bahwa Ananda Riza telah mendapatkan promosi yang layak menjadi Manajer Pemasaran, efektif 2 Februari 2023.
Ananda telah menjadi orang yang berkontribusi besar di tim kami selama bertahun-tahun, dan kami tidak dapat mencapai hasil yang kami dapatkan tanpa dia. Ananda membawa lebih dari 10 tahun pengalaman dalam pemasaran dan komunikasi ke posisinya, bersama dengan pengetahuan yang luas tentang industri dan perusahaan kami.
Dalam peran sebelumnya sebagai Senior Digital Marketing, Ananda mengawasi tim konten dan PR. Dalam peran barunya, Ananda akan mengambil alih kepemimpinan semua fungsi pemasaran.
Saya sangat menghargai Anda memberi selamat kepada Anda atas pencapaian yang diperoleh dengan baik ini. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk bertanya.
Selamat, Ananda!
Fazia Oktavia
Head of HR
Sebagai tim perekrutan penting memahami prosedur dan teknik promosi jabatan, agar proses seleksi berjalan lancar. Di samping itu, perusahaan bisa mendapatkan benefit-nya. Temukan informasi menarik lainnya seputar HR dan pekerja di blog MyRobin.