Wawancara akan selalu menjadi hal yang menegangkan bagi semua orang. Mulai dari menyempatkan waktu yang sering sekali mendadak, hingga menyiapkan kebutuhan pendukung wawancara tersebut. Rupanya, kegalauan ini tidak hanya dialami oleh kandidat saja, melainkan juga para recruiter, khususnya dalam hal menentukan jadwal wawancara tersebut.
Tidak semua orang mempunyai jadwal waktu senggang yang sama. Oleh karena itu, penjadwalan wawancara akan selalu menjadi hal yang membingungkan. Belum lagi jika ada banyak kandidat yang harus mengikuti sesi tersebut. Pun jika Anda ingin mengubah jadwal satu peserta wawancara, maka Anda harus mengubah juga jadwal kandidat yang lain.
Dari sini dapat disimpulkan bahwa, semakin banyak kandidat, maka semakin sulit juga penjadwalan tersebut ditata. Berikut ini adalah beberapa tips penjadwalan wawancara yang mungkin bermanfaat bagi Anda, khususnya perusahaan yang sering kewalahan terhadap penjadwalan interview ini.
Kurangi Jumlah Kandidat Interview
Seperti yang sudah disebutkan di atas, bahwa semakin banyak kandidat, akan semakin sulit pula penjadwalan dilakukan. Namun sayangnya, sebagai recruiter Anda juga tidak bisa membatasi animo masyarakat untuk apply suatu pekerjaan. Satu-satunya hal yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi kuantitas kandidat adalah melalui suatu seleksi yang ketat.
Agar bisa menciptakan suatu seleksi yang ketat, Anda bisa menggunakan beberapa cara, diantaranya:
Gunakan Sistem Assessment
Anda bisa menggunakan metode ini. Nantinya, para kandidat harus melewati beberapa subtes sebelum masuk pada sesi wawancara. Test tersebut juga bervariasi, meliputi kemampuan diri, pengetahuan umum, bahkan skill kesesuaian dengan bidang yang akan dilamar. Pada sesi ini Anda juga tidak harus kerja sendiri. Mintalah bantuan dari pihak manajer posisi terkait agar lebih mudah mengidentifikasi kualitas kandidat.
Wawancara Asinkronus
Apabila posisi yang dibutuhkan tidak mengharuskan kandidat datang atau bisa bekerja secara remote, maka Anda dapat memilih metode wawancara online. Dengan begitu, waktu yang diperlukan juga lebih sedikit. Wawancara online ini akan membantu Anda dalam menentukan kandidat mana yang paling layak masuk kualifikasi tahap wawancara user.
Kurangi Jumlah Recruiters
Seringnya, pihak manajemen yang mengurusi perekrutan tenaga kerja melibatkan banyak orang dalam proses wawancara ini. Tujuannya adalah mendapatkan berbagai sudut pandang dan feedback yang lebih beragam. Padahal, cara seperti ini hanya akan merepotkan. Tidak hanya merepotkan pihak perusahaan, namun juga membingungkan para kandidat.
Anda bisa mulai bicara pada pihak manajer perekrutan agar memastikan kembali jumlah recruiter telah efektif. Pun apabila tujuannya adalah memperkaya perspektif dan mendapat feedback yang lebih maksimal, maka wawancara dengan sistem panel lebih disarankan. Hal ini akan lebih mudah kedua belah pihak, serta meringankan biaya anggaran interview.
Adapun sistem dari wawancara panel ini juga terbilang cukup sederhana, dimana akan ada beberapa ruangan, jika online maka biasa disebut breakout room. Nantinya, di setiap ruangan akan ada pewawancara yang bertanya pada kandidat. Untuk jenis pertanyaan juga bebas. Bisa beragam, bisa juga menanyakan pertanyaan yang sama.
Meski demikian tetap saja, wawancara dengan sistem panel ini sangat merepotkan, bahkan cenderung tidak efektif jika tidak dilakukan dengan benar. Akan lebih baik jika Anda tetap menggunakan sistem wawancara dua lawan satu. Recruiter tidak harus banyak, namun hasil yang diperoleh maksimal.
Mengatur Jadwal Interview Kerja
Anda bisa mulai berdiskusi dengan pihak manajer perekrutan mengenai jadwal wawancara itu sendiri. Setiap perekrut dan perusahaan akan mempunyai culture yang berbeda-beda dalam hal perekrutan ini. Ada beberapa pihak yang lebih senang melakukan wawancara saat weekend, namun ada juga yang mendedikasikan satu Minggu khusus untuk sesi interview tersebut.
Selain diskusi dengan para perekrut, Anda juga harus bertanya pada para pelamar kerja mengenai kesediaan mereka melakukan wawancara pada hari yang telah ditentukan. Apabila dirasa tidak bisa, maka pelamar kerja juga harus segera melakukan konfirmasi agar dapat dijadwalkan ulang. Satu hal yang harus diingat, jangan menjadwalkan dua sesi wawancara pada hari yang sama. Baca juga tentang pertanyaan jebakan HRD.
Penting sekali untuk diingat, tim recruiter sering sekali kehabisan tenaga seusai melakukan wawancara. Tentu saja hal ini akan merugikan banyak pihak. Para kandidat tidak bisa maksimal mengikuti sesi mereka, pun dengan perusahaan, akan merasakan rugi karena wawancara dilakukan asal-asalan. Oleh karena itu, berikan jeda waktu antara wawancara satu dengan lainnya.
Memanfaatkan Teknologi Penjadwalan Otomatis
Cara mudah melakukan wawancara berikutnya adalah dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Nantinya Anda akan mudah sekali mendapatkan jadwal wawancara hanya dengan akses teknologi tersebut pada kalender digital milik Anda. Tidak hanya mempermudah kedua belah pihak dalam hal penjadwalan, teknologi ini juga mempunyai beberapa kelebihan, misalnya:
Mengatur siapa saja yang menerima undangan wawancara
Teknologi ini akan membantu Anda mengirimkan undangan kepada banyak orang sekaligus. Mereka akan mendapatkan undangan sesuai nama mereka, dilengkapi dengan perincian yang dibutuhkan berkaitan dengan proses wawancara. Dengan begitu Anda tidak perlu lagi repot membuat undangan wawancara satu-persatu.
Proses penjadwalan lebih cepat
Dengan Anda memanfaatkan teknologi tersebut, proses penjadwalan yang tadinya cukup rumit karena harus mengecek satu persatu kecocokan tanggal kini dapat dilakukan dengan mudah. Anda bahkan bisa melihat ketersediaan waktu dari para pelamar kerja hanya dari satu sistem. Mudah sekali, bukan?
Waktu lebih efektif
Dikarenakan ada pihak yang dapat membantu Anda dalam hal penjadwalan dan persiapan wawancara, maka Anda tidak perlu lagi membuang waktu. Anda bisa mengalokasikan waktu tersebut untuk hal lain berkaitan juga dengan wawancara, misalnya memastikan pelamar kerja mempunyai skill dan kemampuan kognitif yang diperlukan perusahaan. Lebih mudah, efektif, dan cepat hanya dari satu teknologi saja.
Demikian artikel mengatur jadwal interview dengan banyak kandidat. Temukan informasi terkini terkait karir, wawancara, lowongan kerja, hingga soft skill dan hard skill hanya di Blog MyRobin
MyRobin merupakan jasa penyedia pekerja outsourcing terpercaya, end-to-end, dengan berbasis teknologi untuk memenuhi kebutuhan pekerja Anda kurang dari 24 jam. Pelajari lebih lanjut di sini!