Ketika ada karyawan baru yang masuk di pertengahan bulan kira-kira bagaimana cara perhitungan gajinya? Apakah sama dengan karyawan lainnya? Tentu saja tidak sama, Anda harus memberikan gaji prorata kepada karyawan baru tersebut, karena nominalnya berbeda dengan kesepakatan gaji pokok yang seharusnya diterima. Sebenarnya apa sih itu gaji prorata? Bagaimana cara menghitungnya? Daripada penasaran, yuk langsung simak penjelasannya di bawah ini!
Apa Itu Gaji Prorata?
Tahukah Anda, istilah prorata diambil dari bahasa Italia yang berarti proporsional. Sedangkan, gaji prorata adalah gaji yang diterima oleh karyawan dari perusahaan secara proporsional atau sesuai dengan waktu kerja yang telah dijalankan. Jumlah gaji yang diterima oleh karyawan akan disesuaikan dengan total waktu bekerja mereka pada bulan tersebut.
Misalnya, ada karyawan baru yang mulai masuk bekerja pada tanggal 13 atau minggu ke-3 bulan Februari. Nah, gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut terhitung dari tanggal tersebut. Sehingga, otomatis jumlah gaji yang diterima lebih kecil dari gaji pokok yang seharusnya ia terima satu bulan penuh.
Gaji prorata juga dapat diartikan sebagai gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan dengan masa kerja yang pendek atau paruh waktu. Biasanya, perusahaan akan menggunakan perhitungan gaji prorata dalam kondisi seperti berikut:
- Perusahaan tidak memberlakukan cuti berbayar (unpaid leave)
- Karyawan baru mulai bekerja di pertengahan bulan atau akhir bulan
- Karyawan menggunakan cuti lebih banyak dari jatah yang diberikan oleh perusahaan
- Karyawan berhenti bekerja atau resign di pertengahan bulan
- Karyawan yang belum genap bekerja selama 1 tahun, namun mendapatkan THR
Prorata bisa dibilang sistem penggajian yang adil untuk karyawan maupun perusahaan. Dimana, karyawan hanya dibayar selama mereka bekerja, dan tidak dibayar bila tidak bekerja.
Karyawan masuk atau keluar pada pertengahan bulan tentu wajar terjadi dalam perusahaan. Sebagai HRD, Anda perlu menyediakan perhitungan khusus untuk menghitung gaji karyawan dengan kondisi seperti ini. Meskipun perhitungannya terkadang cukup rumit, namun perusahaan tetap harus melakukan secara tepat.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menentukan Gaji Prorata
Dalam menentukan gaji prorata untuk karyawan yang masuk pada pertengahan bulan, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, di antaranya yaitu:
Skala gaji
Sebagai informasi, skala gaji adalah kisaran nilai nominal gaji dari yang terkecil sampai yang terbesar untuk setiap golongan jabatan. Nah, Anda perlu menerapkan skala gaji sesuai pasar untuk membantu menentukan apakah Anda akan menawarkan gaji yang lebih rendah dari pasaran, sesuai dengan pasaran, atau bahkan lebih tinggi dari pasaran kepada karyawan.
Total gaji yang sudah Anda tentukan tersebut bisa juga dilengkapi dengan berbagai komponen seperti bonus, tunjangan, asuransi, uang makan atau transport, dan sebagainya. Dengan mengetahui skala gaji, maka Anda bisa menentukan gaji prorata dengan tepat dan sesuai keadaan yang sebenarnya.
Nilai pekerjaan
Setiap posisi tentu mempunyai standar gaji yang berbeda-beda, Misalnya, untuk posisi mechanical engineer adalah Rp7.000.000, sedangkan posisi customer service adalah Rp4.500.000. Standar gaji ini bisa Anda jadikan patokan dalam menetapkan gaji untuk posisi terkait. Terkadang lokasi perusahaan beroperasi juga dapat menjadi penentu besar standar gaji yang ditetapkan. Sehingga, Anda pun harus memperhatikan UMR yang berlaku saat ini di setiap daerah sebelum menetapkan gaji yang sesuai.
Pengaruh pada perusahaan
Selain nilai dari pekerjaan itu sendiri, Anda juga perlu memperhatikan pengaruh dari pekerjaan tersebut terhadap perusahaan. Biasanya, untuk posisi yang mempunyai pengaruh besar pada bisnis perusahaan seperti C-level, maka perusahaan akan memberikan gaji yang cukup tinggi. Apalagi jika mereka masuk karena posisi yang dilamar merupakan posisi penting dan harus segera diisi sebab berdampak pada operasional perusahaan.
Cara Menghitung Gaji Prorata
Sebagai HRD, Anda perlu mengetahui bagaimana cara menghitung gaji prorata yang tepat. Tujuannya agar karyawan mendapatkan gaji yang sesuai dengan kondisi di lapangan. Secara umum, perhitungan gaji prorata terbagi menjadi tiga cara, yaitu:
Berdasarkan upah per jam
Cara yang pertama, Anda bisa menghitung gaji prorata karyawan berdasarkan upah per jamnya. Rumus menghitung upah per jam yaitu upah selama satu bulan (sesuai kesepakatan) dan tunjangan tetap dibagi dengan 173. Angka 173 di sini berarti rata-rata jam kerja karyawan yang dihitung setiap bulannya.
Misalnya, karyawan A mendapatkan gaji per bulannya sesuai kesepakatan sebesar Rp5.000.000. Ia bekerja selama 8 jam per hari atau 40 jam dalam seminggu. Karyawan ini baru mulai bekerja pada tanggal 15 Mei 2023. Nah, gaji yang akan didapatkannya yaitu sebesar:
Upah per jam = (1/173) × Gaji pokok
Upah per jam = (1/173) × Rp5.000.000 = Rp28.902
Upah Mei 2023 = 15 hari kerja × 8 jam kerja × Rp28.902 = Rp3.468.240
Berdasarkan jumlah hari kerja
Dibandingkan dengan cara sebelumnya, gaji prorata yang dihitung berdasarkan jumlah hari kerja sebenarnya lebih mudah. Jika perusahaan Anda mempunyai aturan hari kerja yakni Senin sampai Jumat, maka jumlah hari kerja efektifnya adalah 22 hari (1 bulan = 30 hari), namun, jika hari libur kerja hanya Minggu saja, berarti akan dihitung 26 hari.
Untuk cara yang satu ini, hari libur nasional dan istirahat mingguan tidak termasuk ke dalam perhitungan. Dengan membagi jumlah hari karyawan masuk kerja dengan hari efektif atau sesuai aturan, kemudian dikalikan gaji bulanan maka akan diperoleh nilai gaji prorata.
Sebagai contoh, seorang karyawan baru masuk bekerja mulai tanggal 12 Juni 2023. Gaji yang diterima olehnya setiap bulan adalah Rp6.500.000, sudah termasuk tunjangan tetap. Karena ia masuk pada pertengahan bulan, maka gaji prorata yang diterima sebesar:
Gaji prorata = (Jumlah hari kerja yang dijalani/jumlah hari kerja sesuai aturan) × gaji pokok
Gaji prorata = (15/19) × Rp6.500.000
Gaji prorata = Rp5.131.579
(Hari kerja efektif bulan Juni 2023 untuk 5 hari kerja = 19 hari, 3 tanggal merah tidak termasuk dalam perhitungan).
Berdasarkan hari kalender
Untuk cara yang satu ini berdasarkan jumlah hari dalam sebulan menurut kalender. Misalnya, bulan Januari 31 hari, Februari 28 hari, Maret 31 hari, dan seterusnya. Kebalikan dari metode prorata hari kerja, pada perhitungan gaji prorata berdasarkan hari kalender, hari libur nasional dan istirahat mingguan termasuk ke dalam perhitungan. Sehingga, gaji prorata dapat diperoleh dari jumlah aktual hari karyawan masuk kerja dibagi dengan hari kalender, dan dikalikan gaji pokok.
Sebagai contoh, Rian merupakan karyawan di PT. ABC yang baru mulai masuk kerja pada tanggal 17 April 2023. Gaji pokok yang akan diterima setiap bulannya yaitu sebesar Rp4.000.000. Maka, gaji prorate yang diberikan oleh perusahaannya kepada Rian adalah sebesar:
Gaji prorata = (Hari aktual karyawan/hari kalender) × gaji pokok
Gaji prorata = (19/30) × Rp4.000.000
Gaji prorata = Rp2.533.333
(Hari aktual karyawan pada bulan April 2023 adalah 19 hari, karena hari libur nasional dan istirahat mingguan termasuk ke dalam hitungan). Nah, itulah penjelasan singkat mengenai cara menghitung gaji prorata bagi karyawan yang masuk di pertengahan bulan. Jika Anda membutuhkan tenaga kerja terampil, Anda dapat menghubungi MyRobin.
MyRobin memiliki tim rekruter yang handal dan berpengalaman sehingga dapat menjaring pekerja berkualitas kurang dari 24 jam. Ditambah dengan teknologi digital yang terintegrasi, MyRobin dapat mengelola pekerja Anda mulai dari absensi, manajemen kontrak, hingga payroll agar Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya dalam melakukan tugas-tugas ini, dan dapat mengalihkan fokus Anda untuk tugas-tugas inti bisnis Anda. Konsultasikan kebutuhan pekerja Anda sekarang!
Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!