Rekrutmen adalah proses penting dalam setiap organisasi yang bertujuan untuk menemukan dan merekrut kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang dibutuhkan. Agar proses rekrutmen berjalan lancar dan Anda berhasil mendapatkan kandidat yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan, Anda perlu mengetahui metrik-metrik yang digunakan dalam proses rekrutmen.
Untuk lebih jelasnya MyRobin akan menjelaskannya lengkap dalam artikel berikut, simak ya!
Metrik-Metrik Rekrutmen
1. Waktu Pemenuhan
Time to fill adalah waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dan merekrut kandidat baru untuk mengisi jabatan kosong. Waktu ini diukur dari saat lowongan kerja disetujui hingga kandidat menerima tawaran kerja.
Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi time to fill, antara lain:
- Rasio pasokan dan permintaan untuk pekerjaan tertentu. Misalnya, jika pekerjaan tersebut memiliki banyak peminat, maka time to fill akan lebih lama.
- Kecepatan kerja departemen rekrutmen. Jika departemen rekrutmen bekerja dengan cepat dan efisien, maka time to fill akan lebih pendek.
Time to fill penting untuk perencanaan bisnis. Dengan mengetahui time to fill, manajer dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk mencari pengganti karyawan yang keluar.
2. Waktu Perekrutan
Waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan karyawan baru disebut waktu perekrutan. Waktu ini diukur dari saat kandidat melamar hingga saat kandidat menerima tawaran kerja. Dengan kata lain, metrik ini mengukur waktu yang dibutuhkan seseorang untuk melewati proses perekrutan setelah melamar pekerjaan.
Waktu perekrutan yang singkat menunjukkan bahwa tim rekrutmen bekerja dengan cepat dan efisien. Hal ini penting karena dapat meningkatkan kepuasan pelamar, menghemat biaya perusahaan, dan membantu perusahaan mendapatkan kandidat terbaik.
Waktu perekrutan yang lebih pendek memungkinkan Anda merekrut kandidat yang lebih baik, mencegah kandidat terbaik direbut oleh perusahaan lain yang memiliki waktu perekrutan cepat. Metrik ini juga mempengaruhi pengalaman kandidat, karena tidak ada yang menyukai proses rekrutmen yang memakan waktu lama.
Misalnya, data mungkin menunjukkan ada waktu tunggu yang lama antara penyaringan resume dan wawancara telepon. Anda harus sigap dan tidak meremehkan waktu.
Waktu perekrutan juga dipengaruhi oleh proses rekrutmen yang Anda gunakan. Jika proses rekrutmen Anda sederhana, dengan hanya satu wawancara, maka waktu perekrutan akan lebih singkat. Namun, jika proses rekrutmen Anda lebih kompleks, dengan beberapa putaran wawancara, maka waktu perekrutan akan lebih lama. Nah, untuk menghemat waktu perekrutan dan membuat proses penyaringan kandidat menjadi lebih efisien, yuk, pelajari artikel GajiGesa berikut ini mengenai tahap rekrutmen dan cara mengimplementasikannya dengan jitu!
3. Sumber Rekrutmen
Melacak sumber rekrutmen adalah salah satu metrik rekrutmen yang paling penting. Metrik ini menunjukkan dari mana kandidat berasal, seperti job board, halaman karier perusahaan, media sosial, atau agen sourcing.
Dengan memahami sumber rekrutmen yang paling efektif, perusahaan dapat fokus pada saluran tersebut untuk mendapatkan kandidat terbaik. Misalnya, jika perusahaan melihat bahwa sebagian besar karyawan suksesnya berasal dari job board internal, maka perusahaan dapat meningkatkan anggaran untuk saluran tersebut.
4. Tingkat Pengunduran Diri Karyawan Baru
Tingkat pengunduran diri karyawan baru adalah metrik penting dalam rekrutmen yang menunjukkan keberhasilan perekrutan. Karyawan baru yang mengundurkan diri dalam tahun pertama kerja biasanya belum cukup produktif dan menimbulkan biaya penggantian yang tinggi.
Tingkat pengunduran diri karyawan baru dapat dibagi menjadi dua:
- Pengunduran diri yang dikelola: Kontrak kerja diakhiri oleh perusahaan karena performa karyawan yang buruk di tahun pertama atau ketidakcocokan dengan tim.
- Pengunduran diri yang tidak dikelola: Karyawan mengundurkan diri atas kemauan sendiri karena ekspektasi yang tidak realistis dan membuat karyawan merasa tertipu. Penyebabnya bisa berupa ketidakcocokan antara deskripsi pekerjaan dengan pekerjaan aktual, atau perekrut yang melebih-lebihkan pekerjaan dan/atau perusahaan.
Metrik ini juga bisa dilihat dari sisi sebaliknya, yaitu tingkat retensi karyawan baru. Semakin rendah tingkat pengunduran diri, semakin tinggi tingkat retensi.
5. Kualitas Perekrutan
Kualitas perekrutan adalah ukuran keberhasilan proses perekrutan dalam menemukan kandidat yang tepat untuk posisi yang tersedia. Kualitas perekrutan sering diukur berdasarkan penilaian kinerja karyawan di tahun pertama. Karyawan dengan penilaian kinerja tinggi menunjukkan bahwa proses perekrutan telah berhasil, sedangkan karyawan dengan penilaian kinerja rendah menunjukkan bahwa proses perekrutan telah gagal.
Perekrutan yang gagal dapat merugikan perusahaan dalam jumlah yang signifikan. Biaya perekrutan yang buruk mencakup biaya rekrutmen, biaya pelatihan, dan biaya penggantian karyawan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengukur kualitas perekrutannya secara berkala.
Kualitas perekrutan dapat diukur dengan berbagai cara, antara lain:
- Penilaian kinerja karyawan
- Survei kepuasan karyawan
- Analisis kinerja perusahaan
Kualitas perekrutan yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan telah berhasil menemukan karyawan yang kompeten dan berkomitmen untuk bekerja di perusahaan tersebut. Hal ini dapat berdampak positif pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.
6. Kepuasan Manajer Perekrutan
Kepuasan manajer perekrutan adalah ukuran seberapa puas manajer perekrutan dengan karyawan baru yang mereka rekrut. Kepuasan manajer perekrutan dapat diukur dengan berbagai cara, seperti survei, wawancara, atau penilaian kinerja.
Kepuasan manajer perekrutan yang tinggi menunjukkan bahwa proses perekrutan telah berhasil menemukan kandidat yang tepat untuk posisi tersebut. Kandidat tersebut kemungkinan besar akan memiliki performa yang baik dan cocok dengan tim.
Kepuasan manajer perekrutan yang rendah dapat mengindikasikan adanya masalah dengan proses perekrutan. Misalnya, kandidat mungkin tidak memiliki keterampilan atau pengalaman yang diperlukan untuk posisi tersebut, atau mereka mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan.
7. Kepuasan Kandidat terhadap Pekerjaan
Kepuasan kandidat terhadap pekerjaan adalah cara yang baik untuk mengetahui apakah ekspektasi kandidat selama proses rekrutmen sesuai dengan kenyataan. Kepuasan kandidat yang rendah dapat mengindikasikan bahwa ekspektasi kandidat tidak sesuai dengan kenyataan, atau bahwa deskripsi pekerjaan tidak lengkap.
Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat menyediakan gambaran pekerjaan yang realistis kepada kandidat potensial. Gambaran pekerjaan yang realistis harus mencakup aspek positif dan negatif dari pekerjaan tersebut, sehingga kandidat dapat memiliki pandangan yang lebih realistis tentang pekerjaan tersebut.
8. Pelamar per Lowongan
Pelamar per lowongan kerja atau pelamar per karyawan baru menunjukkan seberapa populernya lowongan kerja tersebut. Banyaknya pelamar dapat mengindikasikan tingginya permintaan pekerjaan di bidang tertentu, atau bahwa deskripsi pekerjaan terlalu luas.
Namun, jumlah pelamar per lowongan tidak selalu menunjukkan jumlah kandidat yang memenuhi syarat. Perusahaan dapat mengurangi jumlah pelamar tanpa mengurangi jumlah kandidat yang memenuhi syarat dengan mempersempit deskripsi pekerjaan dan memasukkan beberapa kriteria yang ketat.
Perusahaan juga dapat lebih fokus pada perekrutan dari saluran yang telah mendatangkan kandidat berkualitas di masa lalu.
9. Rasio Seleksi
Rasio seleksi adalah perbandingan antara jumlah kandidat yang dipekerjakan dengan jumlah keseluruhan kandidat. Rasio ini juga disebut “Rasio Kirim Lamaran ke Penerimaan”.
Rasio seleksi sangat mirip dengan jumlah pelamar per lowongan. Ketika jumlah kandidat tinggi, rasionya mendekati 0. Rasio seleksi memberikan informasi seperti keefektifan alat penilaian dan perekrutan yang berbeda, dan dapat digunakan untuk memperkirakan manfaat dari sistem seleksi dan perekrutan tertentu.
Rasio seleksi dihitung dengan membagi jumlah kandidat yang dipekerjakan dengan jumlah keseluruhan kandidat. Rumusnya adalah sebagai berikut:
Rasio Seleksi = Jumlah Kandidat yang Dipekerjakan / Jumlah Keseluruhan Kandidat
Contoh Rasio Seleksi
Misalkan sebuah perusahaan menerima 100 lamaran untuk sebuah posisi. Dari 100 lamaran tersebut, hanya 10 lamaran yang lolos ke tahap wawancara. Pada akhirnya, hanya 5 lamaran yang diterima.
Berdasarkan data tersebut, rasio seleksi untuk posisi tersebut adalah:
Rasio Seleksi = 5 / 100
= 0,05
Dengan demikian, rasio seleksi untuk posisi tersebut adalah 5%.
Rasio seleksi yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan memiliki banyak kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi tersebut. Hal ini dapat menjadi indikator bahwa perusahaan memiliki reputasi yang baik sebagai tempat kerja atau bahwa posisi tersebut sangat diminati.
Rasio seleksi yang rendah menunjukkan bahwa perusahaan memiliki sedikit kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi tersebut. Hal ini dapat menjadi indikator bahwa perusahaan memiliki persyaratan yang terlalu ketat atau bahwa posisi tersebut tidak terlalu diminati.
10. Biaya per Perekrutan
Metrik rekrutmen biaya per perekrutan adalah total biaya yang diinvestasikan dalam perekrutan dibagi dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan.
Biaya per perekrutan terdiri dari beberapa struktur biaya yang dapat dibagi menjadi biaya internal dan eksternal.
Biaya internal meliputi biaya kepatuhan, biaya administrasi, biaya pelatihan & pengembangan, dan biaya manajer perekrutan. Biaya eksternal meliputi biaya pengecekan latar belakang, biaya sumber daya, biaya perjalanan, atau biaya pemasaran.
Dengan menghitung semua ini, Anda dapat menghitung total biaya perekrutan.
Biaya per perekrutan dihitung dengan membagi total biaya rekrutmen dengan jumlah karyawan yang dipekerjakan. Rumusnya adalah sebagai berikut:
Biaya Per Perekrutan = Total Biaya Rekrutmen / Jumlah Karyawan yang Dipekerjakan
Contoh Biaya Per Perekrutan
Misalkan sebuah perusahaan menghabiskan total biaya rekrutmen sebesar Rp100.000.000 untuk merekrut 10 karyawan.
Berdasarkan data tersebut, biaya per perekrutan untuk perusahaan tersebut adalah:
Biaya Per Perekrutan = Rp100.000.000 / 10
= Rp10.000.000
Dengan demikian, biaya per perekrutan untuk perusahaan tersebut adalah Rp10.000.000.
Biaya per perekrutan yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses rekrutmen yang mahal.
Hal ini dapat menjadi indikator bahwa perusahaan menggunakan alat dan sumber daya yang mahal, atau bahwa proses rekrutmennya memakan waktu lama.
Biaya per perekrutan yang rendah menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses rekrutmen yang efisien. Hal ini dapat menjadi indikator bahwa perusahaan menggunakan alat dan sumber daya yang terjangkau, atau bahwa proses rekrutmennya berjalan dengan cepat.
11. Pengalaman Pelamar
Dalam mengukur keberhasilan rekrutmen, pengalaman pelamar tidak boleh diabaikan. Pengalaman pelamar adalah cara pelamar merasakan proses rekrutmen dan onboarding perusahaan. Pengalaman ini sering diukur dengan kuesioner pengalaman pelamar. Kuesioner ini menggunakan skor Net Promoter untuk mengidentifikasi aspek pengalaman yang dapat ditingkatkan.
Perlu diingat bahwa pengalaman pelamar dapat diukur pada berbagai tahap proses rekrutmen. Jangan abaikan pelamar yang tidak berhasil. Anda harus mengukur pengalaman mereka bersama-sama dengan pelamar yang berhasil untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang keadaan pengalaman pelamar Anda.
12. Tingkat Penerimaan Tawaran
Tingkat penerimaan tawaran adalah perbandingan antara jumlah kandidat yang menerima tawaran pekerjaan dengan jumlah kandidat yang ditawari pekerjaan. Persentase yang rendah bisa jadi pertanda masalah kompensasi.
Jika masalah ini sering terjadi pada posisi tertentu, gaji dapat dibicarakan lebih awal dalam proses rekrutmen untuk mengurangi dampak penolakan tawaran. Misalnya, dengan mencantumkan gaji di lowongan pekerjaan atau menanyakan ekspektasi gaji kandidat.
13. Persentase Posisi Terbuka
Persentase posisi terbuka adalah perbandingan antara jumlah posisi yang sedang terbuka dengan jumlah total posisi yang tersedia. Metrik ini dapat diterapkan untuk departemen tertentu atau bahkan seluruh organisasi.
Persentase posisi terbuka yang tinggi di departemen tertentu dapat menunjukkan bahwa posisi-posisi tersebut sedang diminati tinggi (misalnya, karena pertumbuhan yang cepat). Hal ini juga dapat menunjukkan bahwa saat ini sedikit kandidat yang memenuhi syarat untuk posisi tersebut di pasar tenaga kerja.
Metrik ini dapat memberikan wawasan tentang tren dan perubahan terkini yang terjadi di pasar tenaga kerja, yang dapat berguna saat Anda membangun strategi akuisisi talenta.
14. Tingkat Penyelesaian Lamaran
Tingkat penyelesaian lamaran adalah metrik rekrutmen yang menunjukkan persentase kandidat yang memulai dan menyelesaikan proses pengajuan lamaran. Metrik ini dapat digunakan untuk mengukur efektivitas proses rekrutmen online, khususnya pada organisasi dengan sistem rekrutmen yang kompleks.
Tingkat penyelesaian lamaran yang rendah dapat mengindikasikan adanya masalah dengan proses rekrutmen, seperti:
- Interface yang tidak ramah pengguna
- Persyaratan yang tidak jelas
- Proses yang terlalu panjang atau rumit
Untuk memeriksa potensi masalah dalam proses rekrutmen, Anda dapat mencobanya sendiri. Ini akan membantu Anda memahami dimana kandidat mungkin kesulitan dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya.
15. Efektivitas Saluran Rekrutmen
Proses rekrutmen dapat digambarkan sebagai sebuah alur yang dimulai dengan pencarian kandidat dan berakhir dengan penandatanganan kontrak. Dengan mengukur efektivitas setiap langkah dalam alur ini, kita dapat menentukan rasio produktivitas per langkah.
Contoh:
- 15:1 (750 pelamar, 50 CV disaring)
- 5:1 (50 CV disaring menjadi 10 kandidat yang diajukan ke manajer perekrutan)
- 2:1 (10 kandidat yang diajukan menghasilkan 5 kandidat yang disetujui manajer perekrutan)
- 5:2 (5 wawancara awal menghasilkan 2 wawancara akhir)
- 2:1 (2 wawancara akhir menghasilkan 1 tawaran kerja)
- 1:1 (1 tawaran kerja menghasilkan 1 kandidat diterima)
Saluran rekrutmen telah banyak berubah dalam beberapa tahun terakhir karena kemajuan teknologi HR seperti perangkat lunak yang dapat membantu menyaring CV secara otomatis (ATS) dan memilih kandidat yang paling cocok.
Bahkan beberapa perusahaan memilih untuk melakukan wawancara video untuk mengubah pengajuan dan bahkan wawancara awal. Dengan kata lain, saluran ini diperkirakan akan terus berubah seiring berjalannya waktu.
16. Efektivitas Saluran Pencarian Kandidat
Efektivitas saluran pencarian kandidat adalah ukuran seberapa baik masing-masing saluran rekrutmen Anda menarik kandidat potensial. Anda dapat mengukur efektivitas saluran dengan membandingkan persentase lamaran yang diterima dengan persentase impresi lowongan pekerjaan.
Cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Google Analytics untuk melacak asal orang-orang yang melihat lowongan pekerjaan di situs web Anda. Misalnya, jika Anda melihat bahwa sebagian besar orang yang melihat lowongan pekerjaan Anda di LinkedIn tidak melamar, Anda dapat menyimpulkan bahwa LinkedIn bukan saluran rekrutmen yang efektif untuk posisi tersebut.
Untuk membuat tingkat konversi ini lebih akurat, Anda dapat menetapkan ‘target’, seperti penyelesaian formulir lamaran yang sukses. Misalnya, jika Anda menetapkan target bahwa 10% orang yang melihat lowongan pekerjaan di Facebook harus menyelesaikan formulir lamaran, Anda dapat melihat apakah saluran tersebut efektif dalam menghasilkan kandidat yang memenuhi syarat.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Anda dapat menggunakan efektivitas saluran pencarian kandidat untuk meningkatkan proses rekrutmen Anda:
- Fokus pada saluran yang paling efektif. Jika Anda melihat bahwa satu saluran menghasilkan lebih banyak lamaran daripada saluran lainnya, Anda dapat meningkatkan upaya rekrutmen Anda di saluran tersebut.
- Tingkatkan efektivitas saluran yang kurang efektif. Jika Anda melihat bahwa satu saluran menghasilkan sedikit lamaran, Anda dapat mencoba meningkatkan efektivitasnya dengan membuat lowongan pekerjaan yang lebih menarik atau dengan menargetkan audiens yang lebih tepat.
17. Biaya per Saluran Rekrutmen
Selain efektivitas, Anda juga dapat menghitung biaya efisiensi dari masing-masing saluran rekrutmen. Caranya, dengan memasukkan biaya iklan yang dikeluarkan di tiap platform ke dalam perhitungan.
Dengan membagi biaya iklan dengan jumlah kandidat yang diterima, Anda dapat mengetahui biaya per kandidat yang diterima untuk tiap saluran.
18. Biaya Mencapai Tingkat Produktivitas Optimal (TPL)
Biaya Mencapai Tingkat Produktivitas Optimal (TPL) adalah total biaya yang dikeluarkan untuk membuat seseorang siap bekerja secara optimal. Ini termasuk biaya-biaya seperti:
- Biaya onboarding: Proses memperkenalkan karyawan baru ke perusahaan dan budaya kerjanya.
- Biaya pelatihan: Biaya kursus, materi, dan instruktur untuk melatih karyawan agar menguasai keterampilan yang dibutuhkan.
- Biaya supervisi dan rekan kerja: Waktu dan tenaga yang dihabiskan oleh pimpinan dan rekan kerja untuk membimbing dan melatih karyawan baru.
- Sebagian gaji karyawan: Biasanya dihitung sampai karyawan mencapai 100% TPL.
- Logistik Penggantian Karyawan
19. Waktu Mencapai Produktivitas
Waktu Mencapai Produktivitas, atau Waktu Mencapai Tingkat Produktivitas Optimal, mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat karyawan siap bekerja secara optimal. Ini adalah waktu antara hari pertama bekerja dan titik di mana karyawan berkontribusi penuh kepada organisasi.
Menurut penelitian Oxford Economics, rata-rata waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai TPL adalah 28 minggu. Karyawan dari industri yang sama biasanya lebih cepat, sedangkan karyawan dari luar industri membutuhkan waktu yang jauh lebih lama (32 minggu). Lulusan universitas (40 minggu), lulusan sekolah (53 minggu), dan pengangguran (52 minggu) membutuhkan waktu paling lama.
20. Metrik Kinerja Rekruter
Sama seperti halnya penting untuk melacak kinerja saluran atau proses rekrutmen Anda, Anda juga perlu mengukur seberapa baik kinerja rekruter. Ini dapat dilakukan melalui berbagai metrik, yang sebagian besar berfokus pada saluran yang digunakan rekruter Anda untuk berkomunikasi dengan kandidat, yaitu email.
Beberapa metrik kinerja rekruter berbasis email yang umum digunakan meliputi:
- Tingkat respon email: Persentase kandidat yang menanggapi email awal dari rekrutmen Anda. Ini menunjukkan seberapa efektif pesan pertama rekrutmen Anda dalam menarik perhatian kandidat.
- Waktu respon email: Rata-rata waktu yang dibutuhkan rekrutmen Anda untuk menanggapi email dari kandidat. Ini penting untuk menjaga momentum proses rekrutmen dan menunjukkan kepada kandidat bahwa mereka dihargai.
- Rasio buka email: Persentase kandidat yang membuka email dari rekrutmen Anda. Ini dapat membantu Anda mengukur keefektifan baris subjek email Anda.
- Klik-tayang (CTR): Persentase kandidat yang mengklik tautan dalam email rekrutmen Anda. Ini menunjukkan seberapa efektif email Anda dalam mendorong tindakan, seperti menjadwalkan wawancara atau mengunjungi halaman web.
- Tingkat penempatan: Persentase kandidat yang dihubungi oleh rekrutmen Anda yang akhirnya diterima bekerja. Ini adalah metrik utama yang mengukur efektivitas keseluruhan rekrutmen Anda.
Sederhanakan Perekrutan Anda dengan Outsourcing MyRobin!
Rekrutmen dapat menjadi PR tersendiri, terutama ketika Anda harus merekrut banyak kandidat dengan kualifikasi yang mumpuni. Anda memerlukan fokus dan sumber daya yang tidak sedikit untuk mencapai rekrutmen tersebut.
Salah satu solusi terbaik untuk hal tersebut adalah menggunakan jasa layanan outsourcing. Dengan outsourcing, perusahaan Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk merekrut dan mengelola pekerja, sehingga Anda dapat mengalihkan fokus dan sumber daya tersebut kepada aspek inti dari bisnis Anda.
Jika Anda tertarik menggunakan outsourcing, Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!