Di setiap perusahaan akan ada proses keluar masuknya karyawan, dan itu merupakan hal yang wajar. Ketika seorang karyawan mengundurkan diri atau tidak lagi bekerja pada perusahaan, biasanya akan dilakukan proses offboarding.
Proses ini meliputi tugas-tugas administratif dan legal yang harus diselesaikan sebelum kepindahan karyawan tersebut.
Oleh karena itu, agar flow pekerjaan tidak terganggu, memahami proses offboarding sangat penting untuk dilakukan.
Proses offboarding yang baik juga membantu memastikan karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan setelah mereka meninggalkan perusahaan, seperti mengklaim asuransi atau meminta rekomendasi dari mantan atasan.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai proses offboarding, yuk simak penjelasannya berikut ini!
Pengertian Offboarding Karyawan
Offboarding merupakan sebuah proses perpisahan secara formal antara karyawan dengan perusahaan, baik karena pengunduran diri, PHK, atau pensiun.
Dalam proses onboarding, HRD akan memastikan beberapa urusan administrasi, seperti mengatur pembayaran gaji terakhir, memindahkan aset perusahaan yang dimiliki karyawan, dan memastikan informasi rahasia perusahaan tetap terlindungi, meskipun karyawan tersebut telah meninggalkan perusahaan.
Offboarding juga dapat meliputi evaluasi kinerja, diskusi tentang pengalaman kerja, dan memberikan feedback untuk membantu karyawan dalam perjalanan karir mereka berikutnya.
Hal ini dilakukan supaya kedepannya antara karyawan dan perusahaan tetap terjalin hubungan baik meskipun tidak dalam ikatan kerja lagi.
Perbedaan Offboarding dan Onboarding Karyawan
Onboarding dan offboarding adalah dua proses yang berbeda dalam manajemen sumber daya manusia. Onboarding adalah proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan, sedangkan offboarding adalah proses mengakhiri hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
Secara umum, onboarding berfokus pada integrasi dan mempersiapkan karyawan baru untuk sukses dalam peran mereka, sementara offboarding memfokuskan untuk memastikan transisi yang lancar bagi karyawan dan perusahaan yang mengakhiri hubungan kerja mereka.
Pada saat proses offboarding dan onboarding berlangsung, perusahaan harus memperhatikan dan melakukan kegiatan tersebut sesuai dengan hukum yang berlaku, agar tidak ada kesalahpahaman antara kedua pihak di kemudian hari.
Pentingnya Offboarding Karyawan
Proses offboarding penting dilakukan, bukan hanya untuk perusahaan, namun juga untuk karyawan. Saat melakukan proses offboarding, kedua pihak harus melakukannya dengan baik dengan memperhatikan hukum yang berlaku, agar meninggalkan kesan baikdan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa offboarding karyawan itu penting.
1. Memastikan transisi yang lancar
Proses offboarding membantu karyawan mengatasi transisi dari peran mereka dan memastikan mereka memiliki semua informasi dan bantuan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka setelah mengakhiri hubungan kerja.
2. Melindungi informasi rahasia perusahaan
Proses offboarding memastikan bahwa informasi rahasia perusahaan tetap terlindungi dan tidak terbocor ke pihak luar.
3. Mantan Karyawan dapat kembali di masa depan
Penting bagi semua karyawan yang melakukan resign untuk berpisah dengan perusahaan dengan cara yangbaik. Karena dengan meninggalkan kesan yang baik saat offboarding, kedua belah pihak dapat bekerja sama lagi di masa depan.
4. Meningkatkan citra perusahaan
Proses offboarding yang dilakukan dengan baik akan meninggalkan kesan dan kenanganpositifbagi mantan karyawan.
Pengalaman itu bisa saja dibagikanmantan karyawan di LinkedIn, ataupun kepada teman dan rekannya yang lain. Dengan melakukan hal tersebut, secara tidak langsung mantan karyawan sudah menjadi ambassador dari perusahaan.
5. Membuka potensi bisnis di masa depan
Salah satui alasan seseorang resign dari pekerjaan adalah karena ingin mengembangkan bisnis sendiri. Ini dapat menjadi peluang bagus bagi perusahaan untuk mengembangkan kemitraan bisnis di masa depan.
Untuk itu penting bagi keduapihak untuk saling menjalin hubungan baik.
6. Feedback kepada Perusahaan
Proses offboarding dapat memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik untuk membantu mereka dalam perjalanan karir mereka berikutnya.
Sebaliknya, karyawan juga dapat memberikan feedback kepada perusahaan mengenai berbagai hal seperti sistem, lingkungan kerja, job desk, dan lain sebagainya untuk perusahaan berkembang lebih baik lagi.
Alur Proses Offboarding Karyawan
Alur dari proses offboarding setiap perusahaan dapat berbeda. Namun, secara umum HRD akan melakukan beberapa tahapan dalam proses offboarding. Berikut ini adalah alur offboarding karyawan:
1. Komunikasi
Ketika mendapatkan one month notice dari karyawan, HRD bisa mula mempersiapkan proses offboarding, seperti membuat jadwal pelaksanaan exit interview karyawan dengan manajer perusahaan.
2. Melengkapi Dokumen Penting
Setelah sesi exit interview selesai, HRD akan menangani dokumen-dokumen penting yang biasanya berkaitan dengan peraturan dan hukum seperti kontrak kerja, Non Disclosure Agreement (NDA), dokumen pajak, bukti bayar BPJS, dan lain-lain untuk memastikan kelancaran proses offboarding.
3. Mengatur Proses Penyerahan Jabatan
Karyawan yang mengundurkan diri dapat menyisakan beberapa pekerjaan dan juga tanggung jawab di perusahaan.
Untuk itu, HRD perlu mengatur proses penyerahan tugas dan tanggung jawab tersebut untuk sementara waktu kepada karyawan lain agar proses operasional perusahaan tetap berjalan lancar.
4. Memastikan Mantan Karyawan telah Mengembalikan Aset-Aset Perusahaan
Saat karyawan memutuskan untuk resign dari perusahaan, mereka harus mengembalikan beberapa aset milik perusahaan pada saat proses offboarding. Biasanya aset-aset tersebut berupa, laptop, ID card, kartu asuransi, dokumen-dokumen perusahaan dan lain-lain.
5. Akhiri Proses Offboarding dengan Hubungan yang Baik
Dalam proses offboarding, kedua belah pihak harus mengakhiri hubungan kerja secara baik-baik.
Dengan mengakhiri hubungan kerja secara baik-baik dapat membuka kesempatan untuk bekerja sama kembali di masa depan. Tak hanya itu, perlakuan yang baik akan berdampak pada reputasi yang baik pula, bagi perusahaan,juga bagi mantan karyawan.
Kesalahan saat Offboarding Karyawan
Ketika sedang melakukan proses offboarding, ada beberapa hal yang harus dihindari. untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang bisa terjadi saat proses offboarding karyawan. Adapun beberapa kesalahan saat offboarding yang harus dihindari antara lain:
1. Kehilangan Data
Jika perusahaan dan karyawan mengakhiri hubungan kerja dengan tidak baik. Perusahaan harus bersiap jika mantan karyawannya melakukan sabotase data perusahaan. Jika dibiarkan, hal ini dapat merugikan bisnis yang dijalankan perusahaan.
2. Bocornya Informasi yang Bersifat Rahasia
Mantan karyawan yang memilikakses kepada informasi penting perusahaan, bisa saja memanfaatkan informasi tersebut untuk keuntungan pribadinya.
3. Kerugian secara Finansial
Jika perusahaan mengalami kehilangan data, atau kebocoran informasi penting, maka akan berdampak kepada finansial perusahaan. Karena bisa saja mantan karyawan menggunakan data tersebut untuk keperluan komersial.
Demikianlah pembahasan mengenai proses offboarding karyawan. Semoga dengan konten ini memberikan kamu gambaran ketika suatu saat kamu akan resign dari tempat kerjamu.
Nah, buat kamu yang menyukai konten yang seperti ini, yuk kunjungi Blog MyRobin! Karena disana kamu akan menemukan banyak hal yang berkaitan dengan seputar dunia kerja, skill yang dibutuhkan, dan masih banyak lagi. Tunggu apalagi, yuk kunjungi blognya!