Setiap bisnis mengeluarkan biaya dan terkadang, karyawan menggunakan uang mereka untuk pengeluaran yang berhubungan dengan perusahaan. Proses perusahaan membayar kembali pengeluaran karyawan sangat penting karena ada kalanya penggantian biaya dapat menyebabkan ketidakseimbangan dalam keuangan perusahaan.
Saat mengganti biaya karyawan, penting untuk memahami semua undang-undang terkait penggajian dan aturan pajak yang mungkin berlaku dalam situasi Anda demi memastikan bahwa transaksi terkait dengan kompensasi karyawan dikelola dan diselesaikan dengan efisiensi, akurasi, dan akuntabilitas, sehingga menciptakan kepuasan baik bagi perusahaan maupun karyawan.
Berikut adalah hal-hal yang perlu diketahui terkait reimburse, apa saja biaya yang bisa digantikan, dan praktik terbaik untuk memproses pengembalian biaya karyawan untuk biaya yang terkait dengan bisnis.
Apa yang dimaksud dengan reimbursement?
Reimbursement adalah proses di mana karyawan mendapatkan penggantian biaya untuk setiap pengeluaran yang terjadi saat menjalankan pekerjaan mereka. Hal ini dapat mencakup biaya seperti perjalanan, makan, penginapan, dan biaya lain-lain.
Pihak pemberi kerja biasanya memiliki kebijakan yang menguraikan biaya apa saja yang dapat diganti dan bagaimana cara mengajukan permintaan reimbursement. Karyawan biasanya memberikan tanda terima atau dokumentasi lain untuk mendukung pengeluaran mereka, dan pemberi kerja kemudian memproses penggantian biaya dan membayar karyawan kembali untuk pengeluaran mereka.
Hal apa saja yang bisa di-reimburse
Penggantian biaya bisnis
Penggantian biaya bisnis mengacu pada proses penggantian biaya karyawan atau kontraktor untuk biaya yang telah mereka keluarkan saat menjalankan bisnis atas nama perusahaan. Pengeluaran ini dapat mencakup biaya perjalanan, makan, penginapan, transportasi, dan pengeluaran lain yang secara langsung berkaitan dengan bisnis.
Untuk memastikan bahwa penggantian biaya bisnis ditangani secara efisien dan efektif, perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang menguraikan biaya apa saja yang memenuhi syarat untuk diganti, dokumentasi apa saja yang diperlukan untuk mendukung biaya tersebut, dan proses pengajuan serta persetujuan permintaan penggantian biaya.
Karyawan atau kontraktor yang mengeluarkan biaya bisnis yang memenuhi syarat biasanya mengajukan permintaan penggantian biaya bersama dengan tanda terima atau dokumentasi lain untuk mendukung klaim mereka. Permintaan tersebut kemudian ditinjau dan disetujui oleh manajer atau departemen yang sesuai sebelum penggantian biaya diproses.
Penting bagi perusahaan untuk memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas untuk penggantian biaya bisnis untuk menghindari kebingungan dan perselisihan, serta untuk memastikan bahwa biaya didokumentasikan dan dipertanggungjawabkan dengan benar.
Penggantian biaya perawatan kesehatan
Penggantian biaya perawatan kesehatan mengacu pada proses pembayaran kepada penyedia layanan kesehatan atas layanan yang telah mereka berikan kepada pasien. Pada umumnya, penggantian biaya perawatan kesehatan ditangani oleh perusahaan asuransi, program pemerintah, atau pembayar pihak ketiga lainnya.
Ada beberapa jenis model penggantian biaya perawatan kesehatan, termasuk fee-for-service, kapitasi, dan pembayaran gabungan. Dalam model fee-for-service, penyedia layanan dibayar untuk setiap layanan yang mereka berikan, sementara dalam model kapitasi, penyedia layanan dibayar dengan jumlah yang tetap per pasien tanpa memperhatikan layanan yang diberikan. Pembayaran paket melibatkan pembayaran dalam jumlah tunggal untuk satu paket layanan terkait, seperti semua layanan yang terkait dengan prosedur pembedahan tertentu.
Proses penggantian biaya biasanya melibatkan penyedia layanan yang mengajukan klaim untuk layanan yang diberikan kepada perusahaan asuransi pasien atau pembayar lainnya. Klaim tersebut mencakup informasi mengenai layanan yang diberikan, biaya layanan tersebut, dan kode yang berlaku atau pengidentifikasi lainnya. Perusahaan asuransi atau pembayar kemudian meninjau klaim tersebut, menentukan apakah layanan tersebut tercakup dalam rencana pasien, dan menghitung jumlah penggantian biaya.
Penting bagi penyedia layanan dan pasien untuk memahami proses penggantian biaya perawatan kesehatan, termasuk layanan apa saja yang tercakup dalam rencana asuransi mereka, bagaimana klaim diproses, dan apa tanggung jawab finansial mereka atas layanan perawatan kesehatan yang diterima.
Penggantian uang saku per hari
Penggantian uang saku per hari mengacu pada subsidi harian yang dibayarkan kepada karyawan untuk menutupi biaya mereka ketika mereka bepergian untuk bekerja. Biaya penggantian uang saku biasanya mencakup subsidi untuk makanan, akomodasi, dan biaya tak terduga. Jumlah yang digantikan bervariasi tergantung dari lokasi dan lamanya perjalanan, serta kebijakan dari perusahaan. Penggantian uang saku per hari digunakan untuk menutupi biaya karyawan saat mereka jauh dari rumah, dan biasanya bebas pajak.
Untuk menerima penggantian uang saku per hari, karyawan biasanya perlu menyerahkan laporan biaya perjalanan yang mencakup tanggal perjalanan, tujuan perjalanan, dan biaya yang dikeluarkan. Karyawan kemudian menghitung pengembalian uang saku berdasarkan perjalanan karyawan dan tarif yang berlaku.
Secara keseluruhan, penggantian uang saku per hari adalah aspek penting dalam mengelola biaya perjalanan karyawan dan memastikan bahwa karyawan dikompensasi secara adil untuk perjalanan yang mereka lakukan dengan pekerjaan mereka.
Penggantian biaya pendidikan
Penggantian biaya pendidikan adalah tunjangan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan kepada karyawannya untuk membantu mereka menutupi biaya melanjutkan pendidikan atau mengikuti pelatihan profesional. Tunjangan ini sering disebut sebagai penggantian biaya pendidikan atau bantuan pendidikan.
Program penggantian biaya pendidikan secara spesifik berbeda-beda di setiap perusahaan, tetapi biasanya program ini bekerja seperti ini: karyawan mengambil kursus atau program yang telah disetujui yang terkait dengan pekerjaan atau jalur karir mereka, membayar sendiri, dan kemudian menyerahkan tanda terima dan bukti penyelesaiannya kepada perusahaan. Perusahaan kemudian mengganti sebagian atau seluruh biaya kursus kepada karyawan, hingga jumlah maksimum yang telah ditentukan.
Program penggantian biaya pendidikan dirancang untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka, yang dapat bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan. Karyawan dapat memperoleh gelar atau sertifikasi yang dapat membantu mereka meningkatkan karir mereka, sementara perusahaan mendapatkan keuntungan dengan memiliki tenaga kerja yang lebih terampil dan berpengetahuan luas.
Ada beberapa batasan untuk program penggantian biaya pendidikan. Misalnya, beberapa perusahaan mungkin mensyaratkan bahwa kursus atau program yang diambil harus berkaitan dengan pekerjaan karyawan saat ini atau pekerjaan di masa depan di perusahaan. Selain itu, beberapa pemberi kerja mungkin mengharuskan karyawan memenuhi kriteria kinerja tertentu atau berkomitmen untuk tetap bekerja di perusahaan untuk jangka waktu tertentu setelah menyelesaikan kursus.
Secara keseluruhan, penggantian biaya pendidikan merupakan manfaat berharga yang dapat membantu karyawan melanjutkan pendidikan dan memajukan karir mereka, serta memberikan manfaat bagi perusahaan. Baca Juga: Apa itu Bootcamp dan Pentingnya bagi Karier Saat Ini
Bagaimana penggantian biaya dilaporkan
Untuk penggantian biaya kepada karyawan, prosesnya cukup mudah. Di banyak perusahaan, karyawan diharapkan membuat catatan pengeluaran untuk periode tertentu yang disebut laporan pengeluaran. Mereka menyerahkannya ke bagian Human Resources dengan bukti yang dapat diverifikasi dalam bentuk konfirmasi dan tanda terima, dan kemudian mereka menunggu untuk dibayar kembali.
Namun, bagi para profesional HR, prosesnya mungkin membutuhkan lebih banyak usaha. Setelah laporan pengeluaran sampai ke HR, seorang profesional departemen akan memeriksa laporan tersebut, memverifikasi pengeluaran dan mengonfirmasi bahwa mereka memiliki semua tanda terima yang dibutuhkan.
Ketika sebuah perusahaan membayar untuk hal-hal yang dibutuhkan karyawan mereka untuk bekerja, mereka membuat peraturan tentang hal-hal apa yang akan mereka bayar. Ini membantu perusahaan menghemat uang dan melacak pengeluaran mereka. Beberapa perusahaan menggunakan metode per diem untuk memutuskan berapa banyak yang harus dimasukkan dalam kebijakan. Per diem adalah jumlah tetap yang bisa anda pakai setiap harinya berarti Anda hanya dapat membelanjakan sejumlah uang tertentu setiap hari.
Untuk beberapa perusahaan, karyawan dipercayakan dengan kartu kredit yang dapat ditagihkan ke rekening perusahaan. Namun, perusahaan lain mengharuskan karyawan untuk membayar dari rekening mereka sendiri dan menerima reimbursement secara elektronik.
Ketika pelaporan pengeluaran tidak sesuai
Jika ada ketidaksesuaian dalam laporan atau jika tanda terima yang benar tidak disertakan, departemen Human Resources harus berkomunikasi dengan karyawan untuk mencari informasi tambahan. Beberapa departemen HR menggunakan teknologi penggantian biaya untuk memfasilitasi proses ini dan mengotomatiskan fungsi-fungsi yang bersifat manual.
Teknologi juga membantu karyawan melacak pengeluaran. Aplikasi smartphone dapat mengunggah gambar tanda terima dan secara otomatis memasukkan informasi pengeluaran untuk tim akuntansi Anda. Ketika pengeluaran tidak dapat diverifikasi, departemen HR pada awalnya tidak akan menyetujuinya karena tidak dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, penting untuk melampirkan semua bukti yang diperlukan, seperti tanda terima. Hal ini memudahkan Human Resources untuk memverifikasi dan menyetujui penggantian biaya dengan cepat.
Departemen Human Resources sering kali bertanggung jawab atas proses konfirmasi bahwa permintaan penggantian biaya karyawan memenuhi syarat untuk dibayar. Penting bagi departemen human resource untuk memiliki peraturan tentang memberikan terlalu banyak uang kepada seseorang sehingga mereka dapat memperbaikinya dan tidak kehilangan uang.
Apakah penggantian biaya dikenakan pajak?
Perusahaan dapat mengambil keringanan dan manfaat pajak tertentu dengan mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan untuk pengeluaran yang berhubungan dengan pekerjaan. Inilah alasan utama pentingnya pencatatan dan pengumpulan tanda terima. Pengeluaran yang tidak dapat diverifikasi tidak dapat digunakan dalam laporan pajak, sehingga kemungkinan besar akan ditolak.
Cara mengelola penggantian biaya karyawan
Ada sejumlah penerapan yang baik untuk melakukan tugas penggantian biaya dengan benar. Hal ini meliputi:
- Memiliki sistem pelaporan biaya yang terorganisir dan integratif yang mudah digunakan oleh semua karyawan
- Menggunakan software pelaporan pengeluaran untuk mengoptimalkan kemampuan tim Anda dalam mengontrol, mengukur, dan melaporkan pengeluaran karyawan
- Memastikan karyawan memiliki metode pembayaran yang aman jika tidak menggunakan sistem tunai dan terlatih dalam teknik pencatatan yang tepat
- Mengaudit pengeluaran secara teratur dan memastikan pengeluaran dan penggajian dipisahkan
- Memberikan poin loyalitas dan penghargaan kepada karyawan sebagai bagian dari program pengeluaran
- Memiliki kebijakan pengeluaran yang ketat yang tercantum dalam buku panduan karyawan Anda
- Bersedia mendengarkan permintaan penggantian biaya karyawan dan bertemu di tengah-tengah
Pelajari: Mengenal Human Resources Information Systems (HRIS) dan Manfaatnya Bagi HR
Membuat kebijakan yang didefinisikan dengan jelas
Kebijakan yang didefinisikan dengan jelas adalah penting untuk operasi Human Resources. Dengan adanya aturan tentang apa yang dapat dan tidak dapat disetujui, karyawan dapat dengan mudah menentukan apa yang harus diajukan untuk penggantian biaya. Hal ini memungkinkan manager untuk mendelegasikan dan hanya terlibat langsung dengan karyawan jika ada ketidaksesuaian.
Manager dapat menciptakan budaya saling menghormati dengan memperhatikan saran karyawan, mengubah kebijakan jika hal itu akan meningkatkan kinerja di tempat kerja. Merupakan praktik yang baik untuk menyediakan kotak saran di sekitar kantor dan mendorong karyawan untuk memberikan feedback untuk kebijakan selama rapat.
Permudah karyawan untuk meminta penggantian biaya
Penerimaan laporan pengeluaran harus terpusat, terstandarisasi dan didigitalisasi. Hal ini membantu menyederhanakan proses akuntansi dan menghemat ruang yang biasanya digunakan untuk dokumen kertas.
Untuk beberapa perusahaan, hal ini dapat berarti mengirimkan laporan pengeluaran melalui email ke mailbox tertentu, sementara perusahaan lain mungkin berinvestasi pada software yang memungkinkan mereka memiliki fitur tambahan. Apapun teknologi yang Anda pilih untuk diterapkan, pastikan semua karyawan yang memiliki pengeluaran untuk dilaporkan dapat menggunakan software tersebut.
Mengontrol, mengukur, dan melaporkan penggantian biaya
Penting untuk melihat pengeluaran sebagai metrik yang dapat digunakan untuk melihat tren dan menetapkan tujuan. Anda dapat melakukan ini dengan menerbitkan dan memeriksa laporan penggantian biaya selama periode waktu tertentu dan membuat strategi untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Tim akuntansi dan HR yang terampil dapat menentukan metrik terbaik untuk mengukur keberhasilan kebijakan Anda.
Perusahaan mengganti biaya karyawan untuk berbagai pengeluaran, termasuk perlengkapan kantor, makanan dan perjalanan saat menjalankan bisnis, dan biaya medis. Tergantung pada jenis pengeluaran dan cara perusahaan menangani penggantian biaya ini, banyak di antaranya yang bahkan bebas pajak.
Apa pun cara Anda memutuskan untuk mengganti biaya karyawan, Anda perlu membuat kebijakan penggantian biaya sehingga karyawan tahu bagaimana dan kapan mereka bisa mendapatkan penggantian biaya. Temukan informasi relevan seputar bisnis, karir, dan HRD, dan informasi-informasi menarik lainnya di Blog MyRobin.