Pekerja di bidang Human Resources (HR) tidak hanya dibebani dengan sejumlah besar dokumen dan pencatatan, tetapi mereka juga mengurus beberapa informasi yang paling berharga dan rentan tentang tenaga kerja dan pelamar mereka. Dengan semakin berkembangnya teknologi turut membantu meningkatkan produktivitas tenaga kerja, salah satunya adalah dengan menggunakan HRIS. Sebelum mengenal lebih jauh, apa sih HRIS itu? Simak penjelasan lengkapnya di sini ya!
Definisi HRIS
HRIS merupakan kepanjangan dari Human resources information system. HRIS adalah sebuah sistem yang digunakan oleh departemen SDM dalam organisasi untuk mempermudah pengelolaan data karyawan, termasuk informasi personal, kinerja, gaji, dan manajemen waktu. HRIS mengintegrasikan fungsi-fungsi SDM dengan teknologi informasi untuk menghasilkan manfaat seperti penghematan waktu, peningkatan efisiensi, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
HRIS dapat mencakup berbagai macam modul, seperti rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, manajemen waktu, manajemen absensi, manajemen gaji, manajemen pelatihan, dan manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Sistem ini dapat diakses oleh karyawan dan manajer melalui user interface yang mudah digunakan, dan menyediakan akses ke informasi penting yang diperlukan untuk mengambil keputusan yang tepat. HRIS memungkinkan departemen SDM untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data karyawan dengan lebih mudah dan efektif.
Mengapa Perusahaan Menggunakan HRIS?
Tim SDM menggunakan fungsionalitas HRIS operasional untuk memprioritaskan investasi dan pengembangan karyawan. Perusahaan mungkin lebih mengandalkan fungsi-fungsi ini dan kumpulan data mereka di saat ketidakpastian ekonomi ketika mereka perlu menerapkan pembekuan perekrutan dan fokus pada retensi karyawan.
Kegunaan HRIS Bagi HR
Human Resources Information System (HRIS) dapat memberikan berbagai kegunaan bagi departemen SDM dalam suatu perusahaan, terutama dalam mengelola dan memanajemen sumber daya manusia seperti HR. Berikut ini adalah penjelasan tentang beberapa kegunaan HRIS bagi HR:
HRIS untuk talent management
HRIS memainkan peran yang sangat penting dalam talent management atau manajemen bakat. Dalam konteks HRIS, talent management adalah proses pengelolaan, pengembangan, dan retensi karyawan yang paling berbakat dan berpotensi tinggi di perusahaan.
Dalam HRIS, terdapat beberapa fitur yang dapat membantu departemen SDM dalam melakukan manajemen bakat yang efektif. Misalnya, sistem posting pekerjaan internal dapat mempromosikan mobilitas pekerjaan dalam perusahaan dengan memudahkan karyawan untuk mencari dan melamar pada posisi yang lebih tinggi atau lebih menarik.
Selain itu, HRIS juga memiliki fitur sistem pelacakan pelamar (ATS) yang dapat memantau dan mengelola proses rekrutmen untuk memastikan bahwa perusahaan dapat merekrut karyawan terbaik dan berbakat. Fitur lainnya adalah sistem manajemen kinerja yang dapat memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan, serta membantu departemen SDM dalam mengidentifikasi karyawan yang memiliki potensi untuk berkembang dan menjadi pemimpin di masa depan.
HRIS strategis untuk perencanaan dan pengembangan tenaga kerja proaktif
HRIS membantu departemen SDM dalam melakukan perencanaan dan pengembangan tenaga kerja proaktif dengan beberapa fitur, seperti analisis dan desain pekerjaan untuk memastikan pekerjaan diisi oleh karyawan yang tepat dengan keterampilan yang sesuai, sistem informasi perekrutan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan rekrutmen, serta sistem pembelajaran dan pengembangan untuk memfasilitasi pelatihan dan pengembangan karyawan.
HRIS untuk manajemen sumber daya internal
HRIS dapat menjadi alat yang sangat berguna dalam manajemen sumber daya internal. Dalam konteks HRIS, manajemen sumber daya internal adalah proses pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yang sudah ada di perusahaan, termasuk pengelolaan data karyawan, manajemen kompensasi dan tunjangan, serta pelacakan data tentang kinerja dan produktivitas karyawan.
Dalam HRIS, terdapat beberapa fitur yang dapat membantu departemen SDM dalam melakukan manajemen sumber daya internal yang lebih efektif dan efisien. Misalnya, fitur external data aggregation dapat membantu departemen SDM dalam mengumpulkan dan menganalisis data tentang tren industri dan pasar tenaga kerja, sehingga perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan rekrutmen, penawaran gaji, dan manajemen karyawan secara keseluruhan.
Selain itu, HRIS juga memiliki fitur manajemen kompensasi dan tunjangan yang dapat membantu departemen SDM dalam merancang dan mengelola paket kompensasi yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan. Dalam HRIS, departemen SDM dapat melacak dan mengelola informasi tentang gaji, tunjangan, bonus, serta manfaat lainnya yang diberikan kepada karyawan.
Manfaat HRIS Bagi HR
Human Resources Information System (HRIS) dapat memberikan banyak manfaat bagi HR dalam suatu perusahaan, di antaranya:
Penghematan waktu dan biaya administrasi
Salah satu manfaat utama HRIS bagi departemen SDM adalah penghematan waktu dan biaya administrasi yang dapat dirasakan oleh perusahaan. Dengan adanya HRIS, departemen SDM dapat mengelola informasi karyawan dan administrasi sumber daya manusia secara digital, yang memungkinkan akses cepat dan mudah terhadap informasi karyawan yang dibutuhkan.
Meningkatkan efisiensi
Dalam pengelolaan sumber daya manusia, HRIS membantu HR dalam mengotomatisasi tugas-tugas administrasi rutin, seperti pengelolaan absensi, pemrosesan gaji, dan manajemen dokumen karyawan. Hal ini turut membantu mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut secara manual.
HRIS juga dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan informasi karyawan. Dengan HRIS, departemen SDM dapat dengan mudah melacak dan mengelola informasi karyawan seperti data pribadi, riwayat pekerjaan, dan kinerja karyawan sehingga mempercepat pengambilan keputusan terkait manajemen sumber daya manusia.
Meningkatkan akurasi data
HRIS memungkinkan HR untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan dengan lebih efektif dan akurat. Hal ini dapat membantu meminimalkan kesalahan dan memastikan bahwa data karyawan terbaru dan akurat.
Peningkatan manajemen kinerja
HRIS dapat membantu dalam meningkatkan manajemen kinerja dengan beberapa cara.
- Pertama, HRIS dapat membantu departemen SDM dalam menyusun dan mengelola tujuan dan evaluasi kinerja karyawan secara digital. Dengan HRIS, departemen SDM bisa dengan mudah mengelola dan memantau tujuan kinerja karyawan serta melacak progres karyawan dalam mencapai tujuan tersebut.
- Kedua, HRIS membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Dalam hal ini, HRIS dapat membantu mengumpulkan data kinerja karyawan dan menghasilkan laporan terkait kinerja karyawan yang dapat membantu departemen SDM dalam menentukan program pelatihan dan pengembangan yang tepat untuk meningkatkan kinerja karyawan.
- Ketiga, HRIS membantu dalam mengelola feedback dan evaluasi kinerja karyawan secara efektif. HRIS dapat membantu departemen SDM dalam mengumpulkan dan mengelola feedback dari berbagai sumber, seperti atasan dan rekan kerja, serta membantu dalam menyusun rencana aksi untuk meningkatkan kinerja karyawan yang kurang memuaskan.
Meningkatkan pengambilan keputusan
Selanjutnya, HRIS dapat memberikan departemen SDM dengan informasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan strategis dalam mengelola sumber daya manusia di kedepannya.
Mempermudah rekrutmen dan seleksi
HRIS membantu departemen SDM dalam mengelola proses rekrutmen dan seleksi karyawan dengan lebih efektif dan efisien, mulai dari proses mencari kandidat hingga melakukan penilaian kinerja dan pengambilan keputusan.
Meningkatkan kepatuhan dan disiplin
HRIS membantu perusahaan dalam memenuhi persyaratan hukum dan regulasi dalam mengelola sumber daya manusia. Dengan HRIS, departemen SDM dapat memastikan kepatuhan pada peraturan perusahaan dan undang-undang ketenagakerjaan.
Secara jeseluruhan dengan adanya HRIS dapat digunakan untuk membantu tugas-tugas HRD. Hal ini memungkinkan tim HRD perusahaan untuk lebih fokus pada hal-hal penting lainnya. Perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya administrasi SDM. Selain itu, HRIS dapat membantu organisasi untuk mengelola sumber daya manusia dengan lebih efektif, memantau kinerja karyawan, serta memperbaiki strategi dan kebijakan SDM.
Dalam beberapa hal, HRIS dapat dianggap sebagai database informasi karyawan yang cerdas. Interaksi data, proses yang dapat dilakukan dan kemampuan pelaporan membuat data yang disimpan dalam sistem lebih mudah diakses dan digunakan. Ingin tau informasi seputar HR lainnya? Yuk, kunjungi blog MyRobin dan dapatkan insight melalui berbagai artikelnya.