Tanpa memandang ukuran atau jenis bisnis, resepsionis sangat penting untuk kelancaran operasional suatu perusahaan.
Merekrut resepsionis yang handal dapat menjadi tantangan tersendiri. Proses perekrutan yang efektif membutuhkan perencanaan yang baik dan strategi yang tepat untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan.
Proses interview dapat menjadi tahapan krusial, karena itu Anda perlu memikirkan dengan baik pertanyaan apa yang akan Anda tujukan kepada kandidat.
Dalam artikel ini MyRobin akan menyediakan template pertanyaan interview resepsionis yang dapat Anda gunakan dan sesuaikan dengan kebutuhan perekrutan Anda. Simak selengkapnya disini!
Apa itu Resepsionis?
Sebelum melangkah lebih jauh membahas template pertanyaan interview resepsionis, ada baiknya kita menyamakan persepsi kita terkait resepsionis.
Resepsionis, kadang-kadang juga disebut asisten administrasi atau petugas front office, merupakan seseorang yang melaksanakan tugas-tugas administratif dan mengelola meja depan suatu bisnis atau perusahaan.
Mereka bertanggung jawab untuk menciptakan kesan pertama yang ramah karena mereka biasanya menjadi titik kontak pertama bagi pengunjung dan pelanggan perusahaan, sehingga mereka dapat dianggap sebagai representasi dari perusahaan tersebut.
Apa saja Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis?
Akan sangat tidak baik bila Anda melakukan interview dengan kandidat resepsionis tanpa setidaknya mengetahui apa saja tugas dan tanggung jawab mereka.
Resepsionis memiliki beragam tugas dan tanggung jawab. Karena mereka bekerja di depan, mereka bertanggung jawab atas menyambut dan membimbing pengunjung, meneruskan panggilan telepon, dan mengawasi berbagai kalender internal.
Resepsionis juga bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif, seperti mengatur sistem pengarsipan, mengelola catatan, dan menjadwalkan janji atau pertemuan. Terkadang, resepsionis juga berkontribusi terhadap keamanan perusahaan dengan memberitahukan tim keamanan tentang potensi konflik dan membatasi akses bagi beberapa pengunjung.
Agar tidak bingung, berikut adalah penjelasan lebih lengkapnya mengenai tugas dan tanggung jawab resepsionis. Jika Anda sudah familiar dengan tugas dan tanggung jawabnya, Anda dapat langsung menuju sesi pembahasan template pertanyaan interview resepsionis.
Menyambut dan Berinteraksi dengan Pengunjung
Resepsionis biasanya menjadi titik kontak pertama bagi pengunjung perusahaan karena area resepsionis biasanya berada di dekat pintu masuk.
Resepsionis sering memulai pekerjaan mereka dengan memastikan bahwa area resepsionis terlihat rapi untuk pengunjung. Mereka mungkin datang lebih awal untuk membersihkan lantai, mengatur meja, dan membersihkan sampah.
Selain menyambut pengunjung, resepsionis juga akan menanyakan tujuan kunjungan dan siapa yang dicari oleh pengunjung. Jika pengunjung adalah pelanggan atau klien yang memiliki masalah, resepsionis dapat menawarkan bantuan sebisa mungkin; jika mereka memiliki pertemuan terjadwal dengan anggota staf, resepsionis akan mengarahkan mereka ke tempat pertemuan dan memberitahu staf bahwa tamu mereka sedang dalam perjalanan.
Menanggapi dan Meneruskan Panggilan Telepon
Resepsionis juga bertugas untuk menjawab dan meneruskan panggilan telepon masuk kepada rekan-rekan di kantor. Mereka juga dapat mencatat pesan untuk mereka yang tidak berada di kantor atau melakukan panggilan telepon atas nama atasan mereka. Misalnya, jika atasan ingin menunda janji, mereka dapat meminta resepsionis untuk melakukannya atas nama mereka.
Menerima dan Menyortir Surat
Berada di depan kantor, resepsionis biasanya bertanggung jawab atas menerima pengiriman, seperti surat, barang, dan paket. Tugas resepsionis adalah mengorganisir pengiriman ini sesuai dengan tujuan dan penerima yang dimaksud. Jika kantor menerima peralatan baru, seperti printer atau penyejuk air, mereka juga dapat mengarahkan pekerja ke lokasi pemasangan.
Melakukan Tugas Administratif
Banyak resepsionis menghabiskan sebagian besar jam kerja mereka untuk melakukan tugas administratif, seperti mengkopi, mengirim faks, atau mencetak dokumen.
Mereka juga dapat melakukan pemesanan untuk memperbarui persediaan kantor dan pantry atau menghubungi kontraktor untuk memperbaiki peralatan yang rusak.
Beberapa resepsionis menyimpan dan memperbarui catatan pengeluaran kantor, dan mungkin membuat pengaturan perjalanan untuk atasan mereka, termasuk memesan tiket pesawat dan akomodasi hotel.
Kemampuan yang Harus Dimiliki Resepsionis
Apa saja keterampilan yang dimiliki seorang resepsionis?
Resepsionis tidak memerlukan kualifikasi formal seperti gelar sarjana untuk mendapatkan pekerjaan. Namun, tentunya Anda mengharapkan mereka memiliki hard skill, soft skill serta pengalaman di front office. Selain itu tentunya ada beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh customer service agar mereka dapat bekerja dengan baik di perusahaan Anda.
Sebagai representasi dari organisasi, resepsionis harus menjawab telepon dan berbicara dengan pelanggan, serta karyawan dengan ramah agar dapat membangun hubungan positif dan meninggalkan kesan baik tentang perusahaan tempat mereka bekerja.
Resepsionis melakukan pekerjaan dokumentasi, pemrosesan kata, manajemen berkas dan rekaman, transkripsi, stenografi, dan pekerjaan kantor lainnya. Resepsionis yang baik harus memiliki keterampilan organisasi, dan tahu cara menggunakan peralatan kantor seperti printer, scanner, pemotong kertas, dan lain sebagainya.
Seorang resepsionis dalam kesehariannya akan bertemu dan berbicara dengan pelanggan, manajer, dan karyawan. Mereka harus memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat, termasuk menjawab panggilan dan merespon surat dan email.
Menyambut dan memahami kebutuhan pelanggan, dan memberikan pelayanan pelanggan yang baik adalah keterampilan penting lainnya yang harus dimiliki seorang resepsionis.
Keterampilan komputer:
Sebagian besar resepsionis menggunakan komputer dan perangkat lunak kantor lainnya seperti ms office, CRM, sistem pengarsipan elektronik, dan aplikasi penagihan di tempat kerja mereka.
Penting bagi resepsionis untuk familiar dengan perangkat keras dan perangkat lunak komputer agar dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan efektif.
Resepsionis menangani banyak hal sekaligus. Mereka mungkin menjawab panggilan, melayani pelanggan, dan berhubungan dengan karyawan di satu waktu yang sama. Kemampuan untuk melakukan banyak tugas dalam lingkungan yang cepat adalah keterampilan penting untuk resepsionis
Daya tahan fisik:
Meskipun sebagian besar pekerjaan resepsionis dilakukan saat duduk di belakang meja, ada saat-saat di mana mereka harus banyak bergerak, duduk dan berdiri, berpindah dari satu tempat ke tempat lain, Oleh karena itu, seorang resepsionis perlu menjaga kebugaran fisik untuk menanggung beban fisik dari pekerjaan mereka.
Berorientasi pada detail:
Seorang resepsionis harus benar-benar memperhatikan detail saat melakukan tugas-tugas individu dan menghindari gangguan. Dengan cara ini, mereka mampu memberikan kualitas kerja yang tinggi sepanjang hari kerja.
Menetapkan prioritas dan memenuhi tenggat waktu adalah bagian kunci dari budaya kerja di banyak organisasi. Sebagai resepsionis, Anda dapat menjadi anggota yang dihargai jika dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu atau mempercepat pekerjaan Anda.
Meskipun resepsionis kebanyakan bekerja sendiri dalam tugas administratif, mereka dapat bekerja sama dengan karyawan lain dalam tugas atau proyek bersama.
Baik melalui mengikuti kursus profesional dalam industri mereka atau menguasai perangkat lunak dan sistem terbaru, kemauan untuk mempelajari keterampilan baru sangat penting bagi seorang resepsionis.
Jenis-Jenis Resepsionis
Setiap resepsionis memiliki tugas yang berbeda-beda antara satu industri dengan industri lain. Anda perlu mengetahui karakteristik dari resepsionis yang akan Anda rekrut. Berikut adalah jenis-jenis resepsionis:
- Resepsionis hotel: Jenis resepsionis ini mengelola meja depan di sebuah hotel. Tugas mereka termasuk pemesanan kamar, pembaruan catatan hotel, dan proses check-out tamu.
- Resepsionis korporat: Jenis resepsionis ini mengelola meja depan di kantor. Tanggung jawab mereka meliputi penyaringan panggilan, mencatat pesan, dan melakukan data entry.
- Resepsionis dealer mobil: Resepsionis ini mengelola meja depan di dealer mobil dan berperan sebagai konsultan bagi pelanggan. Tanggung jawab utama mereka adalah pelayanan pelanggan, seperti menyambut pelanggan, menanggapi keluhan, dan mengangkat telepon.
- Resepsionis bank: Jenis resepsionis ini mengelola meja depan di sebuah bank. Mereka mengarahkan pelanggan kepada staf bank yang relevan, memberikan informasi tentang layanan bank, dan menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki pelanggan.
- Resepsionis gym: Jenis resepsionis ini bertanggung jawab atas meja depan di pusat kebugaran. Tugas mereka meliputi menyambut tamu dengan baik, mendaftarkan anggota baru, dan memberikan informasi tentang biaya dan penawaran pusat kebugaran.
- Resepsionis medis: Resepsionis ini bekerja di fasilitas kesehatan, seperti rumah sakit dan klinik swasta. Tanggung jawab utama mereka adalah mengoordinasikan administrasi harian tempat kerja mereka. Tugas mereka meliputi penjadwalan janji dan menangani keadaan darurat pasien.
Template Pertanyaan Interview Resepsionis
Berikut adalah template pertanyaan wawancara resepsionis yang dapat Anda gunakan, dan sesuaikan dengan kebutuhan rekrutmen Anda.
Aplikasi perangkat lunak apa yang Anda kuasai? Bagaimana cara Anda mempelajarinya?
Pertanyaan ini akan memberikan gambaran tentang tingkat literasi komputer dan keakraban kandidat dengan perangkat lunak dasar.
Kandidat yang terbiasa dengan alat yang digunakan organisasi Anda akan lebih mudah untuk diintegrasikan, namun jangan biarkan hal ini menjadi faktor utama dalam keputusan akhir Anda.
Kandidat yang menunjukkan literasi teknologi yang baik akan tidak memiliki masalah dalam mempelajari aplikasi baru dengan cepat.
Pengetahuan dasar tentang aplikasi komputer standar seperti Microsoft Office atau Google Workspace, pengalaman dengan alat-alat khusus industri dan perangkat lunak serupa lainnya, dan contoh yang menjelaskan bagaimana mereka memahami penggunaan aplikasi baru
Apakah Anda pernah bekerja untuk perusahaan lain dalam industri yang serupa?
Meskipun ada kesamaan dalam tanggung jawab resepsionis, tugas mereka dapat sangat bervariasi antar industri. Sebagai contoh, resepsionis di bidang hukum akan memiliki tanggung jawab yang berbeda dibandingkan resepsionis di bidang medis atau di hotel.
Pertanyaan ini akan membantu Anda menilai seberapa relevan pengalaman kandidat dengan organisasi Anda dan seberapa besar pelatihan yang mungkin mereka butuhkan.
Kandidat ideal akan memiliki beberapa pengalaman kerja yang mirip atau serupa dengan kebutuhan industri Anda. Anda perlu menyoroti pemahaman kandidat terkait perangkat lunak dan prosedur yang spesifik untuk industri Anda
Seorang tamu masuk ke area resepsionis ketika Anda sedang sibuk menerima panggilan telepon. Apa yang akan Anda lakukan?
Resepsionis sering harus melakukan banyak hal sekaligus, menjawab beberapa panggilan telepon sekaligus menyambut tamu dan melaksanakan tugas-tugas lainnya. Pertanyaan ini akan memberikan gambaran kemampuan kandidat dalam melakukan banyak tugas tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan mereka.
Kandidat yang baik akan menunjukkan kesadaran situasional yang baik serta kemampuan luar biasa dalam mengatur prioritas, contohnya adalah dengan memberikan prioritas kepada tamu yang hadir secara langsung daripada panggilan telepon, mereka akan tetap tenang meski melakukan banyak tugas sekaligus.
Apakah Anda pernah menghadapi klien yang tidak puas atau tidak sabar? Bagaimana Anda menangani situasi tersebut?
Menangani klien yang tidak puas adalah bagian rutin dari pekerjaan resepsionis. Anda perlu memastikan bahwa kandidat terampil dalam mengatasi situasi tegang, bernegosiasi untuk mencari solusi, dan melakukan yang terbaik untuk memastikan bahwa pelanggan pergi dengan puas dan meninggalkan kesan baik terhadap perusahaan.
Pastikan kandidat menekankan pentingnya kemampuan mendengarkan, berempati, tetap tenang, dan tidak merasa tersinggung secara pribadi atau diserang. Penggunaan bahasa yang sopan saat menangani situasi dimana pelanggan tidak puas akan menjadi indikator positif sikap kandidat terhadap tamu dan pihak eksternal.
Ceritakan pengalaman Anda ketika Anda harus membuat keputusan tanpa panduan dari manajer Anda.
Resepsionis sering bekerja sendiri dan harus mengambil keputusan secara spontan tanpa panduan atasan mereka. Kandidat yang ideal akan menunjukkan keseimbangan yang baik antara inisiatif dan daya kreatif serta kemampuan untuk menilai kapan waktu yang tepat untuk mendapatkan masukan dari seseorang dengan lebih banyak pengalaman atau wewenang.
Ceritakan pengalaman Anda ketika Anda melakukan kesalahan. Apa yang Anda lakukan untuk memperbaikinya?
Resepsionis Anda seharusnya merupakan seseorang yang dapat Anda percaya untuk mengakui kesalahan dan menerima pembelajaran serta umpan balik konstruktif untuk memastikan agar kesalahan tersebut tidak terulang. Pertanyaan ini akan memberikan gambaran tentang tingkat kesadaran diri calon Anda dan kemampuan mereka untuk memperbaiki diri.
Seorang klien datang kepada Anda dengan permintaan yang tidak dapat Anda bantu. Apa yang akan Anda lakukan?
Pertanyaan ini akan memberikan gambaran tentang bagaimana calon Anda akan menangani situasi di mana mereka tidak memiliki pengetahuan, alat, atau wewenang untuk memenuhi permintaan seorang klien. Kandidat yang ideal akan memprioritaskan mencari solusi dan menunjukkan penggunaan bahasa yang positif dan hormat.
Seorang klien mendesak Anda untuk memberikan informasi rahasia tentang jadwal dan ketersediaan seorang eksekutif. Apa yang akan Anda katakan kepada mereka?
Tidak jarang pihak eksternal menekan resepsionis untuk mendapatkan informasi yang mungkin bersifat rahasia, baik dengan sengaja maupun tanpa disadari. Sebagai seseorang yang menjadi pintu terdepan dari perusahaan, kandidat seharusnya sangat menyadari pentingnya kerahasiaan dan kepercayaan dalam posisi ini.
Seperti Apa Resepsionis yang Baik?
Resepsionis memainkan peran penting dalam komunikasi dan bertanggung jawab untuk menciptakan kesan pertama yang baik dengan pihak eksternal.
Resepsionis yang baik memiliki keterampilan pelayanan pelanggan dan kemampuan multitasking yang baik. Mereka mengenali orang-orang di perusahaan dan dapat membantu rekan kerja menentukan cara terbaik untuk berkomunikasi tentang berbagai hal.
Mereka mengontrol akses kontak eksternal ke karyawan dan memiliki penilaian yang baik dalam menyaring panggilan dan tamu.
Tips Merekrut Kandidat Resepsionis
Tentukan apakah Anda membutuhkan resepsionis yang berpengalaman atau bisa melatih fresh graduate, ataupun non-pengalaman baru untuk berhasil dalam posisi ini. Anda bisa mempertimbangkan menggandeng resepsionis berpengalaman untuk melatih resepsionis yang lebih baru.
Untuk mereka yang baru dalam posisi ini, beritahu bahwa pekerjaan mungkin berlangsung cepat di mana mereka harus menangani banyak pekerjaan dan pekerjaan ini bisa bersifat monoton. Tanyakan bagaimana mereka merencanakan jadwal harian dan apa yang memotivasi mereka untuk berkinerja baik di pekerjaan.
Pertimbangkan pertanyaan ini sebagai titik awal dan tambahkan pertanyaan yang sesuai dengan lingkungan kerja mereka. Sebagai contoh, resepsionis di hotel akan memiliki tanggung jawab yang berbeda dengan resepsionis di kantor dokter.
Demikian template pertanyaan interview untuk merekrut resepsionis. Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan outsourcing dalam merekrut dan mengelola resepsionis Anda.
Anda dapat memilih MyRobin sebagai penyedia jasa layanan outsourcing on-demand terpercaya. Kami dapat menyalurkan pekerja profesional dari berbagai bidang sesuai dengan kebutuhan Anda kurang dari 24 jam. Pelajari selengkapnya produk dan layanan MyRobin disini!