Administrative skill nyatanya dibutuhkan hampir di semua level dan jenis pekerjaan. Oleh karena itu, penting menguasai keterampilan ini agar sukses di tempat kerja.
Keterampilan administratif adalah kemampuan untuk menangani pekerjaan yang berkaitan dengan pengelolaan.
Orang yang menguasai keahlian administrasi cenderung mudah dalam menyusun dan menyelesaikan tugas secara efisien. Baca terus artikel di sini untuk lihat contohnya.
Apa itu administrative skills?
Menurut Britannica, kata administrative berarti sesuatu yang berkaitan dengan manajemen perusahaan, sekolah, dan organisasi.
Sementara, menurut KBBI administratif yaitu suatu hal yang erat kaitannya dengan pekerjaan administrasi.
Jika kita perhatikan kerja bagian administrasi, maka tidak terlepas dari pengarsipan dokumen, pencatatan dan pembuatan laporan, tugas perencanaan pertemuan, hingga membina hubungan baik dengan atasan maupun rekan kerja.
Mengembangkan kemampuan administrasi sangat berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas karyawan dan memastikan kegiatan operasional berjalan optimal.
Karyawan yang cakap dalam kemampuan administratif membantu perusahaan dalam pencapaian misi baik dari segi teknis maupun berhubungan dengan klien.
Contoh administrative skills
Banyak perusahaan mencari kandidat yang memahami keterampilan administratif, sebab sangat berguna untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas nantinya.
Skill administrasi meliputi kemampuan komunikasi, organisasi, pemecahan masalah, manajemen waktu, dan perencanaan. Penjelasan lengkapnya bisa Anda simak di bawah ini.
1. Kemampuan komunikasi
Soft skill staff administrasi pertama adalah komunikasi. Keterampilan ini sangat membantu dalam menjalin hubungan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Apabila Anda bekerja sebagai admin, maka komunikasi yang baik dapat meminimalisir risiko miskonsepsi dengan klien, mitra, supplier, customer, manajemen, direksi, dan rekan kerja.
Anda pun harus mampu mengomunikasikan informasi dengan jelas, termasuk saat delegasi tugas, sehingga kegiatan operasional berjalan lancar.
Jenis komunikasi tak hanya lisan saja, tetapi kemampuan komunikasi non-verbal dan mendengar aktif pun turut Anda butuhkan untuk menunjang pekerjaan. Pelajari lebih lanjut tentang Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dalam Karir serta Manfaatnya.
Contoh keterampilan komunikasi diantaranya:
- memahami dan mampu menyebarkan informasi dengan jelas dan praktis,
- membangun komunikasi efektif dengan banyak orang,
- menjabarkan informasi rumit secara tertulis maupun lisan,
- melakukan negosiasi,
- mengarahkan panggilan, dan
2. Organizational skill
Skill administration yang wajib ada di CV yaitu pengorganisasian. Keterampilan ini sangat penting, terutama jika Anda seorang sekretaris maupun manajer.
Keterampilan organisasi yang kuat membantu Anda menyelesaikan banyak tugas secara efisien. Seperti mengatur jadwal, agenda, dan mengelola perlengkapan serta kegiatan kantor.
Lebih lanjut, memiliki skill organisasi turut menghemat tenaga, sumber daya, dan waktu pekerja sekaligus mengurangi stress karena tugas menumpuk.
3. Teamwork
Teamwork termasuk ke dalam soft skill staff administrasi yang juga berguna bagi pekerja di bidang lainnya.
Pekerjaan kini banyak melibatkan kolaborasi antar divisi, maka tak heran kemampuan teamwork juga perlu Anda kuasai.
Anda akan lebih nyaman dan mudah berinteraksi bahkan memimpin individu dalam setiap tugas project yang perusahaan berikan bersama orang baru.
Contoh keterampilan kerja tim meliputi kemampuan beradaptasi, bertindak, dan membangun kolaboratif di lingkungan kerja. Baca juga pembahasan terkait 7 Tips Cepat Meningkatkan Kemampuan Teamwork untuk Karir.
4. Problem solving
Administrative skill berikutnya adalah problem solving. Keterampilan ini dibutuhkan bagi customer service, sales, hingga manager.
Seseorang yang punya keterampilan memecahkan masalah cenderung dapat diandalkan dan seringkali menjadi leader di sebuah tim maupun divisi.
Pemecahan masalah biasanya kombinasi dari berpikir kritis, analitis, dan kreatif. Beberapa pekerjaan menuntut Anda menemukan solusi yang tepat dengan waktu terbatas. Baca juga 10 Cara Meningkatkan Kemampuan Problem Solving.
Contoh kemampuan problem solving diantaranya:
- mengidentifikasi masalah,
- mempertimbangkan solusi,
- mengambil keputusan terkait klien dan hubungan bisnis, dan
- melakukan mediasi antara karyawan yang berselisih (biasanya dilakukan oleh HR).
5. Manajemen waktu
Dalam bisnis waktu adalah hal berharga, sehingga setiap karyawan perlu memanfaatkannya dengan baik demi memaksimalkan performa dan menyelesaikan tugas tepat waktu.
Manajemen waktu merupakan skill administrasi keuangan yang juga bisa Anda terapkan pada profesi lainnya.
Keterampilan manajemen waktu memungkinkan seseorang merencanakan dan mengatur waktunya seefisien mungkin berkaitan dengan penyelesaian tugas kerja.
Orang dengan keterampilan ini cenderung menghargai waktu dan tidak mudah terdistraksi. Sebelum pekerjaan selesai pantang baginya melakukan kesenangan.
Contoh manajemen waktu seperti manajemen agenda, deadline, delegasi tugas, membuat skala prioritas, koordinasi jadwal, dan estimasi waktu.
6. Planning
Keahlian administrasi di CV yang sering jadi pertimbangan saat perekrutan adalah perencanaan. Tanpa adanya rencana matang kegiatan bisa saja terhambat dan terkendala.
Keterampilan ini masuk ke dalam organizational skill. Seorang yang berprofesi sebagai admin atau organizer harus mampu merencanakan hal dan mempersiapkan segala kemungkinan risiko kantor.
7. Technology skill
Mengoperasikan perangkat elektronik dan berbau teknologi termasuk skill administratif yang wajib Anda kuasai. Pasalnya, dengan memahami teknologi pekerjaan jadi lebih cepat.
Contohnya membuat struktur organisasi atau laporan keuangan, Anda bisa menggunakan excel atau microsoft word.
Seorang finance dan HR juga menggunakan software untuk memudahkan proses penggajian dan pengelolaan kas perusahaan.
8. Database management
Salah satu keterampilan administrative staff yang tak luput Anda pelajari adalah manajemen database seperti pengarsipan surat-surat penting perusahaan.
Kemampuan mengelola informasi secara efektif agar dapat perusahaan gunakan untuk perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang.
9. Multitasking
Skill administrasi perkantoran berikutnya adalah multitasking. Tugas-tugas jadi lebih cepat selesai apabila Anda bisa mengerjakannya sekaligus di waktu bersamaan.
Namun, meningkatkan keterampilan ini nggak mudah. Perlu skill manajemen waktu dan organisasi yang kuat sebagai fondasi.
10. Social media management
Menurut Robert Half, di era digital ini seseorang juga memerlukan keahlian manajemen sosial media untuk membantu kegiatan promosi bisnis secara online.
Keahlian manajemen sosial media berhubungan dengan keterampilan manajemen waktu dan perencanaan. Oleh sebab itu, ini termasuk bagian dari administrative skill.
11. Attention to detail
Cara menarik HRD yaitu kuasai skill administratif. Salah satu administrative skill yang membuat resume Anda menonjol yakni memasukkan keterampilan attention to detail.
Sebagai perencana yang baik Anda perlu meningkatkan ketelitian pada hasil pekerjaan yang telah diselesaikan. Apalagi tugas yang dikerjakan berbarengan dengan task lain.
12. Mampu bekerja dengan pengawasan minim
Skill administrasi perkantoran patut Anda contoh selanjutnya dapat bekerja di bawah pengawasan minim. Seorang admin harus mampu menyelesaikan pekerjaan mandiri.
Cara meningkatkan kemampuan administratif
Contoh keterampilan administrasi sudah kita bahas dan Anda pun sudah tahu pentingnya skill tersebut di lingkungan kantor.
Kini saatnya meningkatkan kemampuan administrasi lewat beberapa cara di bawah ini.
1. Identifikasi kelemahan Anda
Tahap pertama meningkatkan kemampuan administratif adalah mengevaluasi kelemahan Anda. Di titik mana Anda merasa kurang ahli, misalkan terkait manajemen waktu atau komunikasi.
Hal ini akan membantu Anda fokus untuk meningkatkan kelemahan tersebut. dan tidak mudah terdistraksi untuk menguasai keterampilan lain di waktu bersamaan.
2. Tentukan tujuan karier
Apabila Anda tertarik menjadi admin yang menangani segala keperluan dan kegiatan administrasi kantor, sudah semestinya menguasai administrative skill mulai dari sekarang.
Pasalnya, Anda membutuhkan waktu untuk bisa menguasai dan mahir dalam keterampilan tersebut.
3. Mengikuti pelatihan
Tentukan keterampilan mana yang ingin Anda prioritaskan, apakah komunikasi, manajemen waktu, perencanaan, atau technical skill.
Kemudian, mengikuti pelatihan dan gabung komunitas dengan ketertarikan yang sama untuk meningkatkan kemampuan administratif.
4. Menerapkan contoh administrative skill
Administrasi yang baik yaitu individu yang menguasai keahlian administratif dan mampu mengaplikasikannya dengan baik.
Tips paling mudah mempelajari keterampilan administratif adalah coba menerapkannya di pekerjaan sehari-hari agar terbiasa dan cek selalu progress harian.
Itulah pengertian administrative skill dan contohnya dalam karier. Melalui pembahasan di atas, semoga Anda mampu meningkatkan kemampuan tersebut untuk menunjang pekerjaan.
Nah, kalau Anda sedang mencari pekerjaan kunjungi app.myrobin.id. Tersedia berbagai lowongan pekerjaan dari berbagai perusahaan ternama di Indonesia. Lamar sekarang!