Sebagai HRD, melakukan proses rekrutmen untuk mendapatkan talenta terbaik serta berkualitas bagi perusahaan merupakan tugas yang sangat penting dan ternyata tidak semudah yang dibayangkan. Apalagi jika kandidat yang diinginkan lebih memilih perusahaan kompetitor. Nah, penting bagi Anda untuk menciptakan proses rekrutmen yang menyenangkan bagi kandidat, sehingga mereka tertarik dan memutuskan untuk bergabung dengan perusahaan Anda. Kira-kira bagaimana cara membuat proses rekrutmen menjadi lebih menyenangkan? Daripada bingung, yuk simak penjelasannya di bawah ini!
Tujuan Proses Rekrutmen
Seperti yang kita ketahui, rekrutmen adalah serangkaian proses mendapatkan tenaga kerja potensial yang dimulai dengan mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk bekerja di suatu perusahaan. Adapun tujuan dari dilakukannya proses rekrutmen ini yaitu:
Memenuhi kebutuhan sumber daya manusia
Tujuan utama dari rekrutmen adalah mencari seorang tenaga kerja profesional untuk mengisi posisi tertentu. Setiap perusahaan pasti membutuhkan sumber daya manusia untuk membantu menjalankan bisnisnya. Proses rekrutmen menjadi salah satu cara agar kebutuhan tersebut terpenuhi, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Menemukan kandidat ideal
Tujuan rekrutmen berikutnya yaitu untuk menemukan kandidat ideal yang dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab posisi tertentu dengan sempurna. Jadi, kandidat yang tidak memenuhi kualifikasi akan langsung tereliminasi agar proses rekrutmen dapat lebih efektif. Inilah mengapa hanya kandidat yang benar-benar kompeten saja yang dapat lolos ke tahap akhir rekrutmen seperti wawancara kerja. Perusahaan tidak akan membuang-buang waktunya untuk berkomunikasi dengan kandidat yang tidak sesuai dengan keinginannya.
Sebagai pemberdayaan SDM
Dengan adanya proses rekrutmen, tentu saja akan ada lebih banyak sumber daya manusia yang bisa diberdayakan. Artinya, rekrutmen ini tidak hanya bermanfaat untuk perusahaan saja, namun juga untuk pelamar yang mencari pekerjaan.
Menyaring data pelamar
Seperti yang kita ketahui, ketika HRD membuka lowongan pekerjaan di beberapa job portal, tentu akan ada banyak pelamar yang mengirimkan CV kepada perusahaan terkait. Setelah itu, pihak HRD akan melakukan penyaringan untuk menemukan CV yang paling sesuai dengan kualifikasi. Walaupun disaring dalam beberapa tahapan rekrutmen, namun data-data pelamar yang dimiliki oleh HR dapat dijadikan arsip, sehingga jika di kemudian hari perusahaan membutuhkan kandidat untuk posisi serupa HR dapat menggunakan data tersebut kembali.
Tahap Proses Rekrutmen
Secara umum, ada 7 tahapan dalam proses rekrutmen yang dilakukan untuk mendapatkan calon karyawan baru. Beberapa di antaranya yaitu:
Penentuan kebutuhan/posisi yang diperlukan
Tahap pertama yang harus Anda lakukan dalam proses rekrutmen adalah menentukan kebutuhan perusahaan atau posisi yang ingin diisi oleh karyawan baru. Prioritaskan posisi yang mempunyai beban kerja banyak dan jumlah karyawan yang belum bisa menanganinya. Jangan sampai Anda membuka lowongan pekerjaan untuk posisi yang sudah lengkap atau tidak membutuhkan personel baru. Hal ini hanya akan menghambat kinerja karyawan dan berpengaruh pada penggajian.
Penyusunan rencana rekrutmen
Setelah Anda mengetahui kebutuhan atau posisi yang membutuhkan personel baru, selanjutnya Anda bisa mulai menyusun rencana rekrutmen. Mulai dari membuat deskripsi pekerjaan, spesifikasi dan kualifikasi, skill tes untuk posisi tertentu, perencanaan rentang waktu dan biaya, serta pihak-pihak yang akan terlibat dalam proses rekrutmen nantinya. Dengan membuat perencanaan seperti ini, proses rekrutmen akan berlangsung secara efektif dan terorganisir.
Pencarian kandidat
Untuk mencari kandidat potensial, Anda bisa menggunakan beberapa metode seperti metode tertutup dan metode terbuka. Jika metode tertutup, pencarian kandidat akan dilakukan secara internal atau di dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya, karena ada karyawan yang mengalami demosi atau penurunan jabatan, maka perusahaan akan menggantikannya dengan karyawan satu level di bawahnya. Atau perusahaan melakukan rotasi jabatan karyawan pada level yang sama untuk mengisi posisi tertentu.
Sedangkan untuk metode terbuka, perusahaan akan menyebarkan informasi lowongan pekerjaan ke luar lingkungan perusahaan. Misalnya, online job portal, social media, atau melalui jasa Recruitment Process Outsourcing (RPO).
Penyaringan kandidat
Setelah menyebarkan lowongan pekerjaan, tentu Anda akan mulai menerima banyak lamaran yang masuk. Dalam tahap ini, Anda harus melakukan penyaringan untuk menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Calon kandidat yang mempunyai tingkat kecocokan skill, latar belakang pendidikan, ataupun pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka akan lolos ke tahap berikutnya.
Wawancara kerja
Tahap rekrutmen selanjutnya yaitu wawancara kerja bersama HRD dan User untuk posisi terkait. Melalui wawancara, Anda sebagai perekrut dapat berkomunikasi secara langsung dengan kandidat untuk mengetahui informasi lebih detail terkait dirinya. Nantinya, informasi tersebut akan diberikan kepada User yang akan bekerja dengan kandidat terkait bila berhasil lolos semua tahap rekrutmen. Biasanya User tidak akan menanyakan hal-hal yang sudah ditanyakan oleh HRD, sebab sudah ada dalam rangkuman yang dibuat oleh HRD.
Penawaran & penerimaan
Setelah melakukan wawancara dengan beberapa kandidat terpilih, User akan memutuskan mana kandidat yang layak untuk dipekerjakan dan menyerahkannya kepada pihak HRD. Dari keputusan User tersebut, Anda bisa mulai mempersiapkan beberapa dokumen seperti offering letter yang berisi deskripsi pekerjaan, hak dan tanggung jawab karyawan termasuk gaji yang ditawarkan serta jatah libur. Biasanya dalam tahap ini akan ada negosiasi antara manajemen dengan kandidat untuk mencapai kesepakatan tertentu, misalnya gaji, sistem kerja, dan lain sebagainya.
Onboarding
Tahap terakhir dari rekrutmen adalah onboarding atau orientasi karyawan baru selama 3 bulan. Hal ini bertujuan untuk membantu adaptasi karyawan baru, mengenalkan perusahaan dan anggota tim lebih dekat, serta membagi informasi terkait perusahaan seperti visi misi, tujuan, budaya, dan lain sebagainya.
Lalu, Bagaimana Membuat Proses Rekrutmen Menjadi Menyenangkan?
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, baik atau buruknya proses rekrutmen akan mempengaruhi keputusan kandidat. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menciptakan proses rekrutmen yang menyenangkan, sehingga kandidat pun tertarik untuk bergabung dengan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan:
Buat kandidat ingin bekerja di perusahaan
Rata-rata kandidat pasti tidak hanya melamar di satu perusahaan saja, namun mereka pasti sudah menyebarkan lamaran di beberapa perusahaan lain yang mungkin saja itu adalah kompetitor perusahaan Anda. Bahkan, tak jarang dari mereka sedang melakukan wawancara di beberapa tempat. Nah, walaupun tidak semua kandidat akan Anda rekrut, maka perlakukanlah mereka dengan baik. Dengan begitu, Anda tidak akan kehilangan kandidat-kandidat yang mungkin berpotensi sekaligus memberikan pengalaman mencari kerja yang positif bagi mereka.
Selalu libatkan kandidat
Semua kandidat pasti senang bila mendapatkan pemberitahuan terkait kepastian proses rekrutmen yang dilakukannya. Jadi, setiap kemajuan proses rekrutmen harus Anda informasikan kepada mereka. Misalnya, untuk melakukan wawancara bersama User, Anda bisa memberikan waktu kepada kandidat untuk mempersiapkannya. Contoh lainnya seperti ketika kandidat gagal lolos tahap wawancara, Anda menginformasikannya kepada mereka sekaligus memberikan motivasi dan feedback untuknya.
Jangan memberikan pertanyaan standar
Ketika melakukan wawancara dengan kandidat, jangan memberikan pertanyaan-pertanyaan standar seperti alasan mereka tertarik melamar di posisi terkait, apa yang mereka tahu tentang perusahaan Anda, atau kelebihan dan kelemahan yang mereka miliki. Lebih baik berikan pertanyaan yang lebih detail dan berhubungan posisi yang Anda tawarkan. Dengan begitu, Anda tidak akan membuang-buang waktu untuk mendengarkan jawaban yang umum dan tidak ingin Anda ketahui. Biasanya kandidat akan lebih nyaman dan menguasai pertanyaan terkait pekerjaannya. Dari pertanyaan semacam ini juga secara tidak langsung Anda akan mengetahui karakteristik serta kepribadiannya dalam bekerja.
Lebih manusiawi dan transparan
Proses rekrutmen terkadang menjadi salah satu tantangan terberat dan menakutkan bagi kandidat, terutama tahap wawancara. Nah, untuk membuat mereka nyaman cobalah untuk merangkul mereka dengan lebih manusiawi. Misalnya seperti menanyakan bagaimana hasil test atau wawancara yang sudah mereka lakukan, tidak menciptakan suasana atau interaksi yang kaku sehingga membuat mereka menjadi tegang dan takut, dan lain sebagainya. Selain itu, berikan semua hasil atau keputusan kepada kandidat dengan apa adanya tanpa ada yang ditutup-tutupi. Hal ini tentu akan memberikan pandangan positif terhadap perusahaan Anda.
Tunjukkan pesona Anda
Bisa saja kandidat tertarik untuk bergabung di perusahaan Anda karena orang yang ditemuinya ketika wawancara kerja sangat welcome dan ramah kepadanya, apalagi jika terlihat mengayomi. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk menunjukkan pesona diri ketika mewawancarai kandidat. Gunakan daya tarik yang Anda miliki seperti keramahan, cara berbicara yang meyakinkan, atau penampilan yang rapi dan profesional untuk semakin memikat kandidat untuk bekerja di perusahaan Anda, terutama pada kandidat yang Anda inginkan. Mereka akan beranggapan bahwa jika tim HRD saja memperlakukannya dengan baik, pasti perusahaannya mempunyai pengelolaan karyawan yang baik pula.
Seleksi menurut merit
Proses rekrutmen yang baik tidak harus memihak dan adil kepada semua kandidat. Pihak User yakni manajer atau direktur posisi terkait perlu memastikan bahwa kandidat dipekerjakan berdasarkan prestasi atau kesesuaian skill. Selain itu, perusahaan harus memastikan bahwa perekrut menggunakan cara yang profesional untuk mendapatkan kandidat.
Menghormati perbedaan
Sudah semestinya proses rekrutmen didasarkan pada rasa hormat terhadap keragaman tenaga kerja. Perusahaan tidak boleh membeda-bedakan pelamar berdasarkan agama, kebangsaan, jenis kelamin, usia, status perkawinan, atau kecacatan apapun. Kandidat berhak untuk melakukan proses rekrutmen jika memang mereka sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan. Bila perlu jangan terlalu menyinggung hal-hal tersebut untuk menghindari kesalahpahaman.
Tunjukkan mereka bagian dari proses rekrutmen
Tidak ada salahnya untuk mempublikasikan hasil proses rekrutmen dalam bentuk postingan di media sosial atau blog perusahaan, video testimoni, email newsletter, dan lain sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan senang dengan bergabungnya kandidat di perusahaan dan membuat kandidat merasa diterima. Selain itu, konten visual atau tulisan yang Anda buat bisa memberikan wawasan bagi kandidat seperti:
- Bagaimana proses rekrutmen bekerja. Misalnya, Anda mengilustrasikan proses rekrutmen, menjelaskan kerangka waktu dan tahapan yang kandidat lalui berupa video atau diagram.
- Bagaimana rasanya bekerja di perusahaan. Mulai dari suasana kantor, gaji, lokasi kantor, atau testimoni kandidat sebagai perantau.
- Peran departemen atau posisi yang diisi oleh kandidat.
Bagi perusahaan, cara ini cukup efektif untuk menciptakan citra positif terkait perusahaan di mata masyarakat. Tidak hanya itu saja, perusahaan juga dapat menarik talenta terbaik dan potensial. Dilansir dari talenthub.io, sebanyak 47% perekrut menganggap media sosial sebagai kekuatan utama yang mendorong pengenalan dan pertumbuhan brand di seluruh dunia. Selain itu, 59% kandidat menggunakan media sosial untuk mencari tahu tentang perusahaan yang mereka lamar. Jadi, optimalkan promosi di platform media sosial untuk menunjukkan proses rekrutmen yang menyenangkan.
Nah, itulah beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk menciptakan proses rekrutmen yang menyenangkan bagi kandidat. Dengan begitu, potensi Anda kehilangan kandidat terbaik akan lebih kecil. Ingin tahu informasi menarik lainnya seputar HRD, bisnis, dan karir? Yuk, kunjungi blog MyRobin sekarang juga!
ID 
EN